孫英

【摘? 要】檔案管理一直以來都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)管理工作的重點內(nèi)容，對各行各業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有廣泛且深遠(yuǎn)的影響，一旦沒有做好檔案管理，則難以真正呈現(xiàn)工作質(zhì)量，無法對工作效率進(jìn)行科學(xué)評估與改善，影響工作決策正確性。論文從新時期的檔案管理視角出發(fā)，概述檔案管理工作的重要意義，結(jié)合多年從事調(diào)水方面的檔案工作經(jīng)驗，對檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行相應(yīng)分析，以期為我國新時期的檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)一份微薄力量。

【Abstract】Archives Management has always been the focus of the management work of government organs， institutions and enterprises. It has a broad and far-reaching impact on the construction and development of all walks of life. Once archives management is not done well， it is difficult to truly present the quality of work， and can not scientifically evaluate and improve the work efficiency， and affect the correctness of work decisions. Starting from the perspective of archives management in the new period， this paper summarizes the significance of archives management work， and analyzes the current situation of archives management based on years of experience in archives work in water diversion， so as to contribute a meager strength to the archives management in the new period of China.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè);新時期;措施

【Keywords】archives management; career; new period; measures

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）01-0016-02

1 引言

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現(xiàn)了巨大變化，呈現(xiàn)出檔案資源數(shù)據(jù)日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應(yīng)新時期的發(fā)展需求。在此形勢下，改革創(chuàng)新檔案管理工作刻不容緩。因此，研究新時期的檔案管理工作十分必要，是擺在我國各地、各級檔案機(jī)構(gòu)面前的重要任務(wù)。

2 新時期的檔案管理工作意義

檔案資源包含歷史發(fā)展與過去工作情況，能夠給機(jī)關(guān)工作順利開展，社會進(jìn)步提供可靠依據(jù)，新時期檔案管理工作的重要意義主要體現(xiàn)在以下兩方面：

首先，無論任何時期，檔案都可以作為真實的歷史憑證，是工作主要參考資料，形成于社會實踐活動過程，信息不是后人自行編造，保證了歷史情況記錄的客觀性。有的寶貴檔案資源為當(dāng)事人工作歷史痕跡的親筆手稿，有的檔案資源經(jīng)過了機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示或簽署，想要充分利用并最大限度提升這些檔案資源的價值，就需要全面的檔案管理工作，將檔案資源中的有價值信息提取出來，做好檔案編碼、保存、調(diào)用、借閱等，讓檔案資源的利用更加高效、便捷[1]。

其次，最近兩年我國檔案事業(yè)快速發(fā)展，各地事業(yè)單位檔案部門勇于改革創(chuàng)新，解放思想，將檔案工作重點從過去的單一保存檔案逐漸轉(zhuǎn)移到開發(fā)和利用檔案資源的綜合服務(wù)上，以此作為促進(jìn)精神文明社會、物質(zhì)文明社會建設(shè)的科學(xué)途徑，積極引入現(xiàn)代化技術(shù)、科學(xué)管理手段，提升檔案資源統(tǒng)計、鑒定、收集、整理等各項工作效率，現(xiàn)代社會發(fā)展中檔案服務(wù)的功能愈加強(qiáng)大。

3 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

3.1 理念滯后

一些基層事業(yè)的工作人員，將工作內(nèi)容局限于抄錄檔案、保管檔案范圍內(nèi)，對檔案的管理僅從檔案事務(wù)性工作出發(fā)，尚未正確認(rèn)識檔案管理具有的國家財富價值，沒有明確檔案管理對現(xiàn)代社會發(fā)展所起到的間接性增加經(jīng)濟(jì)效益作用。理念上的滯后，不僅導(dǎo)致檔案資料頻繁出現(xiàn)信息泄露、丟失、不完整等情況，還經(jīng)常發(fā)生檔案管理設(shè)備老舊、破損等問題沒有及時解決，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，思想上對檔案工作檔案管理的不重視，行為上對檔案管理的不規(guī)范不科學(xué)，大大阻礙了檔案管理工作改革創(chuàng)新[2]。

3.2 欠缺制度

制度是任何一項工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必備依據(jù)，檔案管理也不例外，只有具備健全完善的管理制度，才能夠保證這項工作的細(xì)致性、嚴(yán)肅性、標(biāo)準(zhǔn)性，最大限度避免檔案工作出現(xiàn)各種紕漏，保證檔案管理整體效率與水平。然而，在實際情況中，我國大部分事業(yè)單位普遍處于欠缺制度保障的局面，其中的突出不足有以下兩點：

第一，尚未明確分配各項檔案管理任務(wù)，經(jīng)常存在一人同時兼顧多項檔案管理工作的情況，此外也容易出現(xiàn)工作人員冗雜、部門閑職過多、人力資源浪費嚴(yán)重等問題[3]。

第二，尚未明確績效考核機(jī)制，觀察我國各地檔案管理工作現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，管理流于形式的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，究其原因主要是績效考核機(jī)制的缺失所致，工作人員責(zé)任心薄弱，工作不積極，檔案管理過于追求面子化工程，降低了工作質(zhì)量，難以體現(xiàn)檔案資源的社會價值。

3.3 方法單一

社會在不斷進(jìn)步，檔案工作的方法不能停滯不前，而是要與時俱進(jìn)向著多元化方向不斷邁進(jìn)。但是現(xiàn)階段來看，我國事業(yè)單位檔案管理方法還存在著過于單一陳舊的問題，事業(yè)單位很多檔案工作人員自身沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，所掌握的檔案管理手段、理論知識、現(xiàn)代化技術(shù)明顯不足，實際工作開展盲目沿用過去“老一套”方法，不僅工作過程乏味枯燥，工作效率也很低下，難以提升檔案管理工作質(zhì)量。此外，現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用的不足，也無法體現(xiàn)飛速發(fā)展的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的獨特優(yōu)勢，無法為檔案管理注入源源不斷的新活力。

4 新時期加強(qiáng)檔案管理工作的可行策略

4.1 提高重視程度，全面認(rèn)識檔案管理

長久以來，很多人都將檔案管理定位于幕后工作，不夠關(guān)注這項工作，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新時期的事業(yè)經(jīng)營管理與發(fā)展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，全面認(rèn)識檔案管理重要性，意識到檔案管理對于機(jī)構(gòu)穩(wěn)定運行、企業(yè)正常發(fā)展以及社會快速進(jìn)步等方面的積極作用，把檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項檔案管理內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態(tài)度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責(zé)任，認(rèn)真嚴(yán)肅看待各項檔案管理工作。

例如，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人可以加強(qiáng)對檔案管理工作情況的兼顧力度與宣傳力度，采取現(xiàn)代化宣傳方法，在事業(yè)單位官方微信公眾號平臺宣傳新時期檔案工作的社會效益、巨大價值、服務(wù)功能，定期檢查檔案管理工作，不定期結(jié)合實際情況指導(dǎo)檔案管理工作，多措并舉一方面發(fā)揮出自身作為領(lǐng)導(dǎo)人的組織引領(lǐng)作用，另一方面將檔案管理意識牢牢樹立在所有工作人員心中，使其能夠重視檔案管理，積極參與這項工作，構(gòu)建人人發(fā)揮作用的檔案管理新模式。

4.2 完善管理體系，規(guī)范健康發(fā)展

針對目前檔案管理呈現(xiàn)出來的不正之風(fēng)，各地事業(yè)單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機(jī)構(gòu)工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關(guān)法律法規(guī)要求以及政府政策方針的檔案管理規(guī)章制度規(guī)范，讓檔案管理工作健康有序發(fā)展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實發(fā)揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執(zhí)行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風(fēng)險與安全隱患，實行合理的獎懲機(jī)制、績效考核機(jī)制，做到有功及時賞，有錯嚴(yán)肅罰，體現(xiàn)規(guī)章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展始終建立在公正公平基礎(chǔ)原則上，保持檔案管理長久活力，調(diào)動工作人員責(zé)任心與工作激情。

4.3 增加信息化應(yīng)用，革新工作方式

面對新時期對各個領(lǐng)域信息化建設(shè)提出的迫切要求，事業(yè)單位的檔案管理工作要盡快增加信息化應(yīng)用。一方面，購進(jìn)功能完善、效率高、安全保障強(qiáng)的檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備設(shè)施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎(chǔ)條件。另一方面，加強(qiáng)對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質(zhì)量的技術(shù)培訓(xùn)力度，保證工作人員可以嫻熟操作計算機(jī)、現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施、信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等。

4.4 落實檔案服務(wù)，豐富工作內(nèi)容

新時期檔案管理工作具有不容忽視的服務(wù)功能，事業(yè)單位要采取科學(xué)途徑落實檔案服務(wù)，走出手工傳遞文件、手工調(diào)閱檔案、手工檢索檔案文獻(xiàn)等傳統(tǒng)服務(wù)模式局限，避免被動提供檔案服務(wù)，從主動挖掘并提供個性化檔案服務(wù)需求出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字檔案館等，通過更新服務(wù)理念、變被動服務(wù)為主動服務(wù)等措施，豐富檔案管理的服務(wù)性內(nèi)容，開發(fā)檔案服務(wù)更多新渠道，強(qiáng)化檔案服務(wù)檔案管理對加快精神文明建設(shè)腳步，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平提升起到的服務(wù)力量。

5 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理作為一項復(fù)雜瑣碎的工作。在開展過程中容易出現(xiàn)各種各樣的紕漏，面對新時期對檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展提出的新挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要準(zhǔn)確定位自身職責(zé)作用，明確檔案管理的現(xiàn)實意義，深入分析目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，從實際出發(fā)采取可行策略，加強(qiáng)檔案管理工作，多角度、全方位提高檔案管理效率和水平，打造專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，加強(qiáng)對新時期檔案管理工作方法的研究與嘗試，不斷積累實踐經(jīng)驗，讓檔案管理事業(yè)更上一層樓。

【參考文獻(xiàn)】

【1】李煥.試論縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作[J].卷宗，2020，163（7）：121.

【2】張瓊.檔案局檔案管理工作的研究與探討[J].科學(xué)與財富，2020，31（18）：265.

【3】楊啟燕.新時代企業(yè)檔案管理工作的著力點[J].現(xiàn)代企業(yè)，2020，28（7）：31-32.