宋菲菲 黔南民族幼兒師范高等?？茖W(xué)校 貴州 貴定 551300

引 言：

學(xué)校從辦校以來各種教學(xué)活動(dòng)的開展，從無到有的建設(shè)與發(fā)展是高校檔案主要內(nèi)容，學(xué)校以外的人通過翻閱檔案資料就能夠?qū)Ω咝５陌l(fā)展歷程、校園文化、組織結(jié)構(gòu)等了解得一清二楚。但就是目前的高校檔案管理的現(xiàn)狀來看，依舊有很多的不足之處，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足高校發(fā)展的需求，那在之后的發(fā)展中如何打破傳統(tǒng)檔案管理方式帶來的弊端，利用檔案管理為高校的發(fā)展提供完整的閱讀資料，有效提高檔案的利用率是本文研究與探索的主要目的。

一、高校檔案室現(xiàn)狀及其未來發(fā)展趨勢(shì)分析

高校的檔案管理工作是屬于學(xué)?；A(chǔ)類管理工作，該類工作最主要的難點(diǎn)是對(duì)檔案的分類、保存、查找等，但傳統(tǒng)的檔案管理工作需要大量的人工來對(duì)文件進(jìn)行分類、保管，在查找時(shí)更是需要一個(gè)一個(gè)的查找，在這樣的一個(gè)過程中浪費(fèi)了不少的時(shí)間，且部分檔案會(huì)由于管理員的疏忽丟失，即使保存完好的紙質(zhì)檔案依舊會(huì)因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)出現(xiàn)破損。在數(shù)字化管理推行之后對(duì)檔案的保管與分類減少了不少的工作量，且目前高校對(duì)于檔案的管理是有一定的重視的，投入了大量人力物力和資金，但就檔案管理工作現(xiàn)狀來看依舊存在不足，首先檔案管理員對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，缺乏管理意識(shí)，導(dǎo)致部分文件的缺失，再有師生對(duì)于檔案工作的不了解，無法理解檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，導(dǎo)致檔案管理工作的推行緩慢[1]。同時(shí)在數(shù)字化管理的條件下，由于管理員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作有一定的要求，對(duì)于檔案的錄入與查找要求能夠熟練的操作，但高校檔案管理者對(duì)于該操作的不熟悉阻止了檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。而數(shù)字化檔案管理缺失檔案管理發(fā)展的主要方向，將大量的檔案儲(chǔ)存在磁盤中能夠節(jié)省大量的空間，在計(jì)算機(jī)中對(duì)于檔案的查找更節(jié)省時(shí)間，能夠更好的提高檔案資料利用率，為學(xué)校的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)，保證檔案的完善。

二、高校檔案持續(xù)性發(fā)展策略的深入思考

科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)高校的教育發(fā)展提供硬核條件，同時(shí)為高校的檔案管理創(chuàng)新提供了一定的優(yōu)質(zhì)條件，高校的逐年擴(kuò)招為學(xué)校的檔案管理帶來了較大的工作量，因此學(xué)校投入了不少的人力物力，對(duì)高校的檔案管理工作有一定的重視，并給予充分的支持，保證檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，推動(dòng)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

(一)有效的提高高校領(lǐng)導(dǎo)層重視程度

檔案管理工作雖然有檔案管理員專門進(jìn)行管理，但如果校內(nèi)師生對(duì)于檔案管理工作不夠積極，那么僅僅是檔案管理員來進(jìn)行管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字化的檔案管理大多在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)端就可以完成錄入，因此在信息采集時(shí)是有師生自主手動(dòng)錄入的，因此高校應(yīng)該在校內(nèi)借助學(xué)習(xí)內(nèi)部進(jìn)行宣傳，讓師生能夠了解檔案填寫的重要性，有效的培養(yǎng)高校教師與學(xué)生的檔案意識(shí)，在做好宣傳之后便要付出實(shí)際的行動(dòng)，在有一定意識(shí)基礎(chǔ)之后能對(duì)后期利用檔案資源有更好的基礎(chǔ)，在一定程度上能夠?yàn)閷W(xué)校節(jié)省檔案管理的花費(fèi)。因此要較好的開展高校檔案工作，需要高效領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要高效檔案管理員的有效宣傳，同時(shí)必不可少的還有高校師生的檔案管理意識(shí)[2]。

(二)加快高校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

由于傳統(tǒng)的高校檔案管理存在較多的無法避免的缺陷，例如，占用空間大、保存難度大、查閱工作量大等都是傳統(tǒng)高校檔案管理中的難題，因此對(duì)于高校檔案管理現(xiàn)代化是勢(shì)在必行的，就目前的情況來說，數(shù)字化的檔案管理技術(shù)已經(jīng)較為成熟了，在高校應(yīng)用“數(shù)字化檔案室”有儲(chǔ)存查找方便、節(jié)約紙張避免鋪張浪費(fèi)、節(jié)省人力時(shí)間等優(yōu)點(diǎn)，但在高校應(yīng)用“數(shù)字化檔案室”對(duì)高校的硬件配置有一定的要求，要求學(xué)校投入對(duì)硬件設(shè)備與軟件設(shè)備的建設(shè)?！皵?shù)字化檔案館”主要依托以數(shù)字化的管理技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，快速的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、編目、著錄與檢索等。需要確保檔案的準(zhǔn)確與完善，還需要有一定的技術(shù)支持，高校也可以將自動(dòng)化辦公與現(xiàn)代化檔案管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)一體化。通過技術(shù)性人才對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題進(jìn)行完善和維護(hù)，以保證檔案資料的完善性、準(zhǔn)確性與安全性。

(三)增強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)

技術(shù)在更新對(duì)于管理人員的要求也就會(huì)更高，現(xiàn)代化檔案管理雖然在操作上會(huì)為管理員節(jié)省了不少的時(shí)間，但卻要求管理員在技術(shù)層面能夠有更好的表現(xiàn)，不少高校會(huì)因?yàn)闄n案管理員的管理思維與操作落后導(dǎo)致高校的管理工作滯留不前，因此高校要發(fā)展引進(jìn)數(shù)字化檔案管理就要對(duì)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員有一定操作基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理的引進(jìn)技術(shù)有一定的了解，同時(shí)可以引進(jìn)一些新鮮血液，在招聘時(shí)設(shè)定一定考核標(biāo)準(zhǔn)，在新老員工一起共事時(shí)還應(yīng)該設(shè)定一些人員管理機(jī)制，有一定的淘汰機(jī)制，激勵(lì)員工進(jìn)行自我的提升。為了高校檔案管理工作能夠有效的開展應(yīng)該為其提供良好的環(huán)境條件，對(duì)于人才與技術(shù)的引進(jìn)缺一不可，同時(shí)在硬件設(shè)備的配置上也應(yīng)該收到重視，不少高校對(duì)前兩項(xiàng)的要求都做到了完美，但其配備的硬件設(shè)施卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不到，使得高校的檔案管理工作受到制約。高校要對(duì)檔案管理工作有足夠的認(rèn)識(shí)與重視，保證其數(shù)字化發(fā)展的推行，對(duì)于人員的要求較為重要的一個(gè)步驟。

(四)優(yōu)質(zhì)服務(wù)是持續(xù)性發(fā)展的核心

能夠?yàn)閷W(xué)校師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是高校檔案室的工作重心，這一點(diǎn)也成為高檔案室實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要條件。以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為中心，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行分析[3]。第一，超前的服務(wù)，在現(xiàn)代化技術(shù)下，利用檔案管理系統(tǒng)能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式下的被動(dòng)服務(wù)方式，能夠較為積極的主動(dòng)的為學(xué)校師生發(fā)展提供良好的服務(wù)，例如：在高校展開校園活動(dòng)時(shí)，通過檔案室能夠有效且快速的提取相關(guān)的信息，查詢之前活動(dòng)規(guī)模與邀請(qǐng)人員，便于查詢活動(dòng)的主要流程。第二，便是主動(dòng)性的服務(wù)，在服務(wù)范圍上有一定的拓寬，高校檔案室在學(xué)校這樣一個(gè)有大量人才聚集的地方，由于較好的資源，可以與外部的教學(xué)進(jìn)行合作，為教學(xué)研究人員提高相關(guān)且必要的檔案資料，在某種意義上也是在促進(jìn)教學(xué)的發(fā)展與進(jìn)步。第三，重視信息反饋。檔案在收集之后有一個(gè)匯總，同時(shí)也可以通過檔案收集的方式對(duì)檔案使用者的看法進(jìn)行收集，在工作中不斷完善改進(jìn)高校的檔案管理工作，長(zhǎng)此以往，對(duì)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展有一定的促進(jìn)作用。

三、結(jié) 語

總之，高等教育的發(fā)展，使得高校檔案室建設(shè)成為近期較為重要的事件，在高校不斷擴(kuò)招的情況下，高校的檔案管理工作如果不進(jìn)行改變，那么高校的檔案管理的工作量將十分的龐大，且復(fù)雜繁瑣，尤其現(xiàn)在還處于紙質(zhì)檔案的高校的管理工作艱巨，首先需要大量空間儲(chǔ)存，要對(duì)成千上萬分檔案進(jìn)行逐一分類，因此高校的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是勢(shì)在必行的，不僅僅減輕了大量的工作量還能夠從一定程度上節(jié)約資源，因此檔案管理的轉(zhuǎn)型需要引起高校領(lǐng)導(dǎo)足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)高校檔案管理的硬件設(shè)施的配備與檔案管理人員的整體素質(zhì)的提高有一定的帶動(dòng)與落實(shí)。做好檔案管理工作，對(duì)于高校的發(fā)展有很大提升與幫助，高校在對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)能夠節(jié)省大量的時(shí)間，在短時(shí)間獲取與自己有用的數(shù)據(jù)，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案的完整性與可利用性有一定的保護(hù)作用，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展。