韓麗輝，于春梅，高 原，王 波，金仁東

（北京科技大學a.冶金與生態(tài)工程學院；b.資產(chǎn)管理處，北京 100083）

0 引言

高校固定資產(chǎn)是高校學科建設和人才培養(yǎng)的重要硬件支撐，是衡量一個高校教學、科研以及發(fā)展水平的重要標志之一。隨著國家對教育的大量投入，高校固定資產(chǎn)規(guī)模不斷壯大，固定資產(chǎn)管理已成為高校管理工作中一項重要的內(nèi)容，同時固定資產(chǎn)內(nèi)部控制效率也成為高校管理績效考核指標之一。但由于在舊的會計制度中高校資產(chǎn)沒有資產(chǎn)負債表而又不考慮其經(jīng)濟效益，導致高校固定資產(chǎn)存在多頭管理、管理制度不完善、管理系統(tǒng)落后、資產(chǎn)利用率低、賬物不符甚至資產(chǎn)流失等長期存在的問題［1-4］，而健全管理制度、定期進行固定資產(chǎn)清查、實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)下的信息化管理是解決上述問題的有效措施［5-8］。2016 年財政部下發(fā)的《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查核實管理辦法》（“財資［2016］1、2 號”文件）以及教育部下發(fā)的“教財司函［2016］88號”文件要求高校全面做好資產(chǎn)清查工作，摸清家底，夯實管理基礎。我校以此活動為契機，順應政府會計制度實施新要求和互聯(lián)網(wǎng)時代的工作模式，進行了固定資產(chǎn)管理的信息化建設工作，并于2018 年底在全校范圍內(nèi)啟用資產(chǎn)全生命周期管理信息系統(tǒng)并借助該系統(tǒng)完成了固定資產(chǎn)清查工作。該項工作進一步提高了學校固定資產(chǎn)動態(tài)管理信息化水平，做到師生少跑路、信息多跑路，實現(xiàn)了資產(chǎn)的精細管理、流程規(guī)范、責任到人，為高校固定資產(chǎn)管理的科學化、高效化、規(guī)范化提供了技術保障。

1 高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

高校固定資產(chǎn)需滿足3 點：①使用年限需在1 年以上；②單位價值在規(guī)定標準以上，通常一般設備為500 元，專用設備為800 元；③在使用過程中仍能保持原有物質(zhì)形態(tài)［5］。高校固定資產(chǎn)具有如下特點：資金來源主要是國家財政撥款購置以及少量的捐贈資產(chǎn)；財務管理在舊的會計制度中未曾編制過資產(chǎn)負債表，不考慮其經(jīng)濟效益，無法對其整體分布及使用情況進行微觀量化；從歸口管理上看多數(shù)高校由設備處或資產(chǎn)處進行動態(tài)管理，財務部門進行賬面核算管理。目前多數(shù)高校固定資產(chǎn)管理中存在以下問題［2-6］：①管理系統(tǒng)落后，管理不規(guī)范。管理系統(tǒng)不基于互聯(lián)網(wǎng)，系統(tǒng)的查詢和使用均在相應的職能部門，資產(chǎn)使用單位只能看到excel表或紙質(zhì)版的設備清單，造成管理與使用脫節(jié)，不能責任到人。在日常管理中存在明確的管理流程但有時卻未按流程操作，存在先采購后補手續(xù)、資產(chǎn)無標識、資產(chǎn)隨意處置、設備購置論證走形式等；②多頭管理，信息不共享。設備管理部門和財務部門分別在兩套系統(tǒng)中登記資產(chǎn)賬，由于資產(chǎn)分類不同，經(jīng)常導致按驗收單登記入財務賬時無法正確歸類的現(xiàn)象。另外由于兩套系統(tǒng)各自獨立，信息不能共享，造成工作量重復且年終兩部門間核對賬麻煩；③管理制度不完善，資產(chǎn)責任不清。設備管理部門和財務部門系統(tǒng)中記賬依據(jù)都是設備驗收單，驗收單上有經(jīng)手人、保管員、審批領導等簽字，因為沒有明確規(guī)定錄入哪類人員為責任人，導致錄入系統(tǒng)時隨意挑選一個錄入甚至錄錯名字。責任人不清加上人員變動導致資產(chǎn)歸屬部門混亂，在資產(chǎn)清查時非常困難，經(jīng)常沒有任何查找線索；④管理人員隊伍建設滯后，監(jiān)管不到位。固定資產(chǎn)管理隊伍建設長期不被重視，工作責任心不強、工作流程銜接不到位、檔案資料丟失等情況也時有發(fā)生，為設備清查帶來較大隱患。

2 固定資產(chǎn)管理信息化建設

固定資產(chǎn)管理經(jīng)歷了從紙質(zhì)版管理到計算機管理再到網(wǎng)絡管理的發(fā)展過程。固定資產(chǎn)信息化就是指利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術、通信技術及數(shù)據(jù)庫技術，將固定資產(chǎn)各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，通過電腦或手機在互聯(lián)網(wǎng)條件下對其進行交互式網(wǎng)絡管理。這種管理模式實現(xiàn)了信息共享和移動客戶端操作，方便用戶及時處理資產(chǎn)變動的各種業(yè)務，能夠及時反映固定資產(chǎn)變化情況，增強固定資產(chǎn)管理的有效性和規(guī)范性，大大提高固定資產(chǎn)的管理效率和管理水平。

2.1 資產(chǎn)全生命周期信息管理系統(tǒng)

我校根據(jù)資產(chǎn)管理的實際情況并結合財務管理系統(tǒng)開發(fā)了資產(chǎn)全生命周期信息管理系統(tǒng)，包括從資產(chǎn)采購到報廢整個生命周期內(nèi)的各種管理。系統(tǒng)中固定資產(chǎn)分類與財務系統(tǒng)一致，并有接口做到信息共享。目前該系統(tǒng)的應用范圍是設備、家具和軟件，不包括圖書、文物及房屋等其他固定資產(chǎn)，后續(xù)會增加無形資產(chǎn)和公房管理等功能。負責該系統(tǒng)的建設及管理的部門是學校資產(chǎn)處。

系統(tǒng)的使用者必須是學校在職工作人員，分為系統(tǒng)管理員、資產(chǎn)管理員和普通用戶。系統(tǒng)管理員對整個系統(tǒng)內(nèi)所有資產(chǎn)和用戶進行任何處理，負責系統(tǒng)的維護和改進；資產(chǎn)管理員負責各個資產(chǎn)處置流程中的審批工作，分為3 個級別：一級管理員是學校資產(chǎn)處的工作人員，負責各個資產(chǎn)管理工作流程中的最終審核；二級管理員是學院資產(chǎn)管理人員，只能看到本單位的資產(chǎn)，可以更改資產(chǎn)領用人和放置地點，負責本學院資產(chǎn)清查工作；三級管理員面向各系所的資產(chǎn)管理，主要是負責本單位資產(chǎn)建賬驗收、調(diào)撥、報廢流程中的審核；一級資產(chǎn)管理員是專職人員，二、三級管理員是兼職人員，資產(chǎn)管理員的權限由系統(tǒng)管理員分配。普通用戶是資產(chǎn)管理的主體，是建賬、調(diào)撥、報廢、清查等業(yè)務的發(fā)起者和執(zhí)行者，須對自己名下的資產(chǎn)進行管理和負責。系統(tǒng)登錄方式可以使用賬號密碼登錄，也可以使用手機微信掃描二維碼登錄。

圖1 功能模塊結構圖

系統(tǒng)功能包括驗收建賬、調(diào)撥、報廢等常規(guī)業(yè)務，及價格變動、資產(chǎn)退庫、報失、資產(chǎn)轉出等日常較少辦理的業(yè)務，還具有資產(chǎn)清查及大型儀器設備考核填報功能，功能模塊結構如圖1 所示，其中“我領用的資產(chǎn)”“資產(chǎn)清查”“大型儀器考核數(shù)據(jù)上報”3 個功能下沒有子模塊，直接進入資產(chǎn)列表顯示畫面，針對顯示記錄可以進行修改、自查、數(shù)據(jù)填報等操作。驗收建賬流程由資產(chǎn)領用人發(fā)起驗收申請，輸入資產(chǎn)信息、購置人信息、供應商信息，并上傳實物安裝照片以及計劃卡、購買合同、發(fā)票等紙質(zhì)資料照片到系統(tǒng)中，由院校兩級管理員審核后入庫并產(chǎn)生二維碼。報廢流程由資產(chǎn)領用人發(fā)起報廢申請，填寫報廢理由，生成“報廢技術鑒定表”下載打印，由相關人員簽字后再上傳至系統(tǒng)，校級管理員審核后生成回收單，資產(chǎn)領用人將回收單及報廢的資產(chǎn)一同送到指定地點，校級管理員進行最終確認。報廢流程中校級審核和廢物回收由1 人負責，有效防止了報廢不消賬、賬物不符情況的發(fā)生。資產(chǎn)清查功能中，普通用戶借助系統(tǒng)生成盤點表進行資產(chǎn)清查，管理人員查看自查比例掌握清查進度并根據(jù)資產(chǎn)狀態(tài)統(tǒng)計清查結果?？己颂顖蠊δ苤懈鶕?jù)上級部門需要的數(shù)據(jù)進行定制，自動生成各類所需表格。系統(tǒng)功能可以根據(jù)使用需要逐步進行添加和完善。

2.2 固定資產(chǎn)信息化上線過程

固定資產(chǎn)信息化過程需要4 個方面的保障：①校領導高度重視，信息化過程也是梳理工作流程、整合資源、解決難題的過程，在資產(chǎn)處的帶領下需要多部門間協(xié)作配合，因此需要校領導高度重視，必要時給予決策和擔當；②學校提供豐富的網(wǎng)絡環(huán)境，用戶能夠用電腦或手機終端實時訪問系統(tǒng)服務器；③專職工作人員要有較強的業(yè)務能力，在信息化過程中需要各工作崗位人員的大力配合，只有熟練掌握本職工作并能提供合理化建議來優(yōu)化工作流程，才能管理好固定資產(chǎn)，更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用；④廣泛動員及培訓工作，新系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理最大的不同是責任到人，自己名下的資產(chǎn)自己管理和負責，因此系統(tǒng)上線工作涉及到學校的每個在職員工，需要全體動員及培訓工作。

上線過程首先是系統(tǒng)管理員將舊系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息導入新系統(tǒng)，同時根據(jù)人事處提供的在職人員名單和工號為每個在職人員建立系統(tǒng)登錄賬號和初始密碼，并分配各級用戶權限。為了保證新舊系統(tǒng)銜接流暢、在上線過程中發(fā)現(xiàn)問題能及時解決、并使新系統(tǒng)不斷完善，上線過程分兩步走，先進行小范圍內(nèi)局部上線，再進行全面上線。局部上線挑選3 家二級單位進行試點，試用時間為5 周。自試用之日起，試用單位的儀器設備和家具的驗收入賬、調(diào)撥和報廢等工作由經(jīng)手老師和單位資產(chǎn)管理員配合通過系統(tǒng)辦理。在試用期間，通過建立微信群、QQ 群和工作郵箱等方式，廣大師生將意見和建議及時反映給技術支持和系統(tǒng)管理員，使系統(tǒng)得到了有效完善。系統(tǒng)全面上線之前，資產(chǎn)處編寫系統(tǒng)操作手冊，并對各個二級單位的負責領導召開動員會，各二級單位再對本單位所有員工召開動員會，并由資產(chǎn)處工作人員進行新系統(tǒng)操作培訓。試點工作結束半個月后進行全面上線，全校固定資產(chǎn)管理工作進入新模式，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 固定資產(chǎn)信息化管理的作用

信息化建設使固定資產(chǎn)管理更加規(guī)范、透明、高效和科學，并有效解決了國有資產(chǎn)流失問題。①管理流程更加規(guī)范。審批工作都在系統(tǒng)上進行，上個環(huán)節(jié)完成后才能自動轉到下個環(huán)節(jié)，有效杜絕了先采購后計劃、先報賬后驗收等情況的發(fā)生；②資產(chǎn)信息公開透明。只要資產(chǎn)驗收入庫后，用戶可以查詢?nèi)魏我粋€資產(chǎn)的信息，及時了解全校資產(chǎn)狀況，使資產(chǎn)能夠有效利用并避免重復購置；③管理效率大大提高。資產(chǎn)的建立是由用戶端發(fā)起，校級管理人員只是最終的審核而不是數(shù)據(jù)錄入，大大提高了專職人員的工作效率；另外資產(chǎn)數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)進行對接，校級管理員可以從復雜煩瑣的對賬工作中解放出來，節(jié)省了大量的人力、物力；④智能化管理，校級管理人員可以隨時調(diào)出各二級單位的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)計分類、深度挖掘，對貴重設備的投入產(chǎn)出進行對比分析，為新設備購置論證提供依據(jù)。還可以根據(jù)資產(chǎn)使用狀況對校內(nèi)資產(chǎn)進行整合、優(yōu)化處理，做到資源合理配置、提高資產(chǎn)利用率；⑤有效防止了國有資產(chǎn)流失，每個在職員工都能夠在系統(tǒng)中對自己名下的資產(chǎn)進行有效管理，執(zhí)行資產(chǎn)清查工作，承擔資產(chǎn)盤虧之責。

3 基于信息系統(tǒng)完成資產(chǎn)清查工作

資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)全面啟用的同時，根據(jù)財政部、教育部相關文件精神資產(chǎn)處開展全校內(nèi)儀器設備、家具類固定資產(chǎn)清查，并借助系統(tǒng)中資產(chǎn)清查功能，大大提高了資產(chǎn)清查工作的效率和水平；同時對系統(tǒng)內(nèi)資產(chǎn)信息及時進行修改和增刪，做到賬物相符、信息正確，使固定資產(chǎn)信息化上線工作更加完善。通過資產(chǎn)清查工作摸清“家底”，夯實管理基礎，為全校內(nèi)資源合理配置提供依據(jù)，提高資產(chǎn)利用率；同時可以發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中存在的一些問題，有利于健全管理制度，提高管理水平；并對財務預算提供真實可靠的支撐數(shù)據(jù)、防范高校經(jīng)濟活動風險的發(fā)生［9-14］。

3.1 建立資產(chǎn)清查責任體系

由學校資產(chǎn)處牽頭，召集各二級單位資產(chǎn)負責人、資產(chǎn)管理員和相關職能部門負責人召開了全校資產(chǎn)清查工作布置大會。明確各單位資產(chǎn)負責人是清查工作第一責任人，明確財務、人事、紀檢等相關職能部門的配合工作，以便于協(xié)調(diào)工作，查閱數(shù)據(jù)。各二級單位是資產(chǎn)清查的執(zhí)行主體，也召開本單位的資產(chǎn)清查動員大會，要求每個梯隊必須至少有1 名老師參加，并給每位老師發(fā)送相關郵件，確保本單位每個在職老師都知道此次資產(chǎn)清查任務的重要性、時間節(jié)點、如何清查及問題聯(lián)系人。學院均成立資產(chǎn)清查小組，由學院資產(chǎn)負責人任組長，負責清查工作的協(xié)調(diào)和推進；實驗中心負責人任為副組長，主要負責追查無頭賬資產(chǎn)，并將清查任務進行分解；各個系所保管員為組員，負責聯(lián)絡督促系所的老師，以冶金學院為例，包括鋼冶、有色、理化、生態(tài)、實驗中心、學院行政機關6 個三級單位，每個單位有一個聯(lián)系人，資產(chǎn)清查責任體系如圖2 所示。此次資產(chǎn)清查小組工作與以往不同，以前是各系所保管員進行清查盤點工作，而此次清查工作的執(zhí)行人是每位在職老師，需登錄系統(tǒng)來完成名下資產(chǎn)清查。

圖2 資產(chǎn)清查責任體系

3.2 開展資產(chǎn)清查工作

（1）在職員工自查。系統(tǒng)中資產(chǎn)清查結果選項為“賬物相符”和“有賬無物”，資產(chǎn)狀態(tài)選項為“在用”“閑置”“已報廢”“盤虧”。個人自查過程分為5 步：建立盤點表-實地查找-清查小組協(xié)同處理-系統(tǒng)自查確認-打印標簽。登錄系統(tǒng)后點擊“待自查”按鈕，會顯示自己名下的所有未自查資產(chǎn)，將資產(chǎn)導出到excel表上，建立資產(chǎn)個人固定盤點表；打印盤點表后進行實地查找，將找到的、找不到的以及查找中發(fā)現(xiàn)的“新”設備（不在盤點表中）整理好后交給本系所清查小組聯(lián)系人。實地查找是資產(chǎn)清查的重要環(huán)節(jié)，不僅能明確自己賬上資產(chǎn)的現(xiàn)放位置，重要的是能發(fā)現(xiàn)不在自己賬上的資產(chǎn)，比如家具、空調(diào)、打印機等通用資產(chǎn)，這些資產(chǎn)多數(shù)通過清查小組匯總后找到該資產(chǎn)主人；針對最終無法找到的資產(chǎn)，清查小組進行報廢單據(jù)核對，對于已經(jīng)明確報廢過的設備，將報廢單拍照發(fā)給資產(chǎn)處系統(tǒng)管理員；盤點表中的資產(chǎn)全部弄清楚后，個人再次登錄系統(tǒng)，逐一對每條資產(chǎn)記錄進行“自查結果”和“資產(chǎn)狀態(tài)”的選擇和“存放地點”核實更新，對于10萬元以上的設備上傳照片，最后保存完成資產(chǎn)自查，自查后的資產(chǎn)的“狀態(tài)”變?yōu)椤耙炎圆椤?；最后一步是打印資產(chǎn)二維碼標簽并張貼在資產(chǎn)上，通過手機掃描二維碼即可查知每個資產(chǎn)的名稱、型號、使用部門、領用人、存放地點等，有效減輕手工進行實物與賬目校對的負擔，有利于以后清查工作的順利開展。

（2）無頭賬處理。在資產(chǎn)清查工作中最麻煩的問題就是追查無頭賬。無頭賬的特點：①經(jīng)手人不是在職員工；②沒有任何紙質(zhì)資料；③多為可移動設備，如筆記本電腦、手機、打印機等。對于學校的老專業(yè)，這樣的資產(chǎn)非常多，無頭賬的追查工作主要由清查小組副組長來完成。首先按購置時間排序，查找以往資產(chǎn)清查歷史，看是否當時已經(jīng)記錄報廢，根據(jù)歷史資料把已經(jīng)報廢的設備挑出來；對于沒有報廢的無頭賬，追查的第一線索是經(jīng)手人，通過跟年長老師咨詢、人事系統(tǒng)及財務系統(tǒng)查詢，查出經(jīng)手人的身份，一般是退休人員、離職人員、其他二級單位人員及學生，需做分別處理：①對于經(jīng)手人是退休人員或離職人員的，盡量聯(lián)系到本人，明確資產(chǎn)去向后將資產(chǎn)放在指定在職老師名下；②對于經(jīng)手人是其他二級單位的，匯總后交給資產(chǎn)處；③對于經(jīng)手人是學生的，通過研究生系統(tǒng)找出其導師，將資產(chǎn)放在導師名下；④對于無經(jīng)手人的，查詢財務系統(tǒng)，根據(jù)報銷記錄找到責任人；⑤對于由于錄入錯誤造成經(jīng)手人身份無法追查的，首先根據(jù)名字的相似性去尋找可能是哪位老師，或者再根據(jù)資產(chǎn)所在房間號及相關資產(chǎn)批號進行追查；⑥對于經(jīng)手人已經(jīng)去世的且實在無其他追查線索的，做盤虧處理。最后根據(jù)找到的新領用人所在系所，由相應的清查小組成員進行系統(tǒng)內(nèi)更改，新的資產(chǎn)領用人在系統(tǒng)中再進行自查確認、張貼標簽。

（3）清查工作的推進。資產(chǎn)清查工作的推進采用逐級督促的辦法。系統(tǒng)中可以查看各二級單位以及個人的資產(chǎn)自查率。為了有效推進資產(chǎn)清查工作，資產(chǎn)處領導高度重視，定期在全校資產(chǎn)清查微信群中公布各個二級單位的自查進度。二級單位的清查小組也定期召開小組會議，進行資產(chǎn)進度匯報和信息交流，使清查小組組長及時掌握清查情況，并及時處理難點問題。各系所聯(lián)系人定期查看自己所負責老師的自查比例，必要時進行電話督促，并對老師反映的問題進行匯總。學院為了有效推進老師的資產(chǎn)自查工作，對于未履行自查責任的老師必要時做某些工作限制，例如停止其實驗室?；肪W(wǎng)上購買，停止其新設備購置及其與資產(chǎn)相關的一切審批活動等，引起老師高度重視，按時完成資產(chǎn)清查任務。

（4）二次查找與集中報廢。各二級單位自查結束后，為了減少國有資產(chǎn)流失，將學校系統(tǒng)管理員將各單位閑置資產(chǎn)和盤虧資產(chǎn)導出系統(tǒng)，由二級單位再進行二次查找。二次查找設備多為退休老師經(jīng)手的手機、筆記本電腦以及學生輔導員經(jīng)手的相機、投影儀等，且這些設備均已超過使用年限多年。清查小組首先查找該退休老師是否有學生留校工作，通過其學生配合進行再次查找；對于學生輔導員經(jīng)手的設備，由于使用人交替快且相機類設備更新?lián)Q代快，使得資產(chǎn)追查工作非常困難，必須聯(lián)系各級輔導員，盡可能找到資產(chǎn)下落。經(jīng)過二次查找，將找到并可以使用的設備標清新領用人和放置地點，由學校系統(tǒng)管理員再次放入系統(tǒng)中。對于損壞無法維修并超過使用年限的設備，為了方便起見，由學院收集后進行統(tǒng)一報廢處理，不走新系統(tǒng)報廢流程。通過二次查找及報廢，集中處理了閑置多年待報廢或損壞嚴重的固定資產(chǎn)，既實現(xiàn)了殘值回收又防止了固定資產(chǎn)因長期存放而中途遺失。

3.3 分析資產(chǎn)盤虧原因

此次資產(chǎn)清查是一次徹底的清查，有一定數(shù)量的資產(chǎn)盤虧，造成固定資產(chǎn)流失的原因：①各系所保管員是兼職的，且資產(chǎn)量大，以他一人之力很難對系所所有資產(chǎn)進行定期清查盤點；②對于一些可移動設備，保管員無法做到實時監(jiān)管，資產(chǎn)往往在東搬西挪中最后不知去向；③資產(chǎn)使用人員急于驗收或報廢，代替保管員簽字的事也時有發(fā)生，導致保管員根本不清楚資產(chǎn)增減情況；④保管員退休或工作變動時工作交接不清楚甚至不交接，導致設備驗收單和報廢單丟失，且無電子版存檔，給清查工作帶來困難；⑤資產(chǎn)錄入不細心導致資產(chǎn)賬混亂，例如資產(chǎn)經(jīng)手人信息不正確或資產(chǎn)報廢后對數(shù)據(jù)庫未及時更新等；⑥空調(diào)類資產(chǎn)在更新時需要拆卸費，經(jīng)常用舊空調(diào)抵扣拆卸費，從而造成空調(diào)類資產(chǎn)流失；⑦退休人員或離職人員在離開單位時沒有進行資產(chǎn)交接或者擅自處理；⑧一些固定資產(chǎn)在學院搬家、學院重組及樓宇加固時丟失。以上問題造成的資產(chǎn)盤虧只有在徹底進行資產(chǎn)清查時才會暴露出來。

3.4 資產(chǎn)清查信息化成效

資產(chǎn)清查借助管理系統(tǒng)完成，實現(xiàn)了清查工作責任到人、逐級督促。此次清查中，人人是清查員，借助網(wǎng)絡環(huán)境，可以隨時隨地登錄系統(tǒng)進行自查處理，校級、院級清查小組隨時隨地查看清查進度，系統(tǒng)操作方便、快捷，大大提高了工作效率；使用新系統(tǒng)后，資產(chǎn)信息透明，在信息中包括資產(chǎn)名稱、型號、金額、購置日期、使用年限、經(jīng)手人、照片等詳細信息，有利于個人進行名下資產(chǎn)盤點；在清查過程中，發(fā)現(xiàn)的問題能及時處理，各二級單位的清查小組成員具有對本單位資產(chǎn)部分信息進行更改的權限，不必走審批流程，避免了所有問題都壓在資產(chǎn)處工作人員身上；通過系統(tǒng)完成個人名下資產(chǎn)清查，有利于提高個人責任意識，重視使用過程中的資產(chǎn)管理，能夠有效防止國有資產(chǎn)流失。

4 完善固定資產(chǎn)管理制度

資產(chǎn)管理信息化是手段，制度是保障。只有建立并完善合理、科學、可執(zhí)行的管理制度，并嚴格執(zhí)行，才能在信息化的基礎上實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理的科學化、規(guī)范化、高效化。

（1）完善退休、離職制度。從此次資產(chǎn)清查看出，退休人員和離職人員經(jīng)手的資產(chǎn)是清查中無頭賬的最大來源，甚至有的離校人員將資產(chǎn)帶走，所以必須在退休、離職人員辦理離校手續(xù)時增加資產(chǎn)檢查環(huán)節(jié)。辦理離校手續(xù)時一般要到學校各個職能部門簽字蓋章，也就是通常所說的“轉單”，在“轉單”中需增加資產(chǎn)處，由工作人員檢查其名下確實沒有資產(chǎn)后，刪除其資產(chǎn)系統(tǒng)賬號，方可簽字蓋章。對于因病長期休養(yǎng)、在崗死亡等造成的人員變動，二級單位有責任及時進行資產(chǎn)調(diào)撥。如果還像以前一樣沒有資產(chǎn)檢查這一環(huán)節(jié)，即使是信息化管理，系統(tǒng)內(nèi)的垃圾信息也會越來越多，在以后的資產(chǎn)清查中一樣會成為無頭賬、一些可移動設備同樣會隨著人員的離校而流失。

（2）做好二級單位資產(chǎn)交割。通過此次資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)，資產(chǎn)歸屬的二級單位存在錯誤，造成賬物分離，為資產(chǎn)清查帶來很大麻煩。例如冶金學院的資產(chǎn)賬上有很多在冶金國重使用的設備，因為冶金國重從冶金學院分離出去時沒有進行資產(chǎn)賬分割，也沒有對新單位人員名下資產(chǎn)賬進行整理，從而造成資產(chǎn)賬與實物歸屬單位不一致。而在學校的發(fā)展過程中難免會新增或取消某個二級單位，轉移到新單位的資產(chǎn)必須從學校層面在系統(tǒng)內(nèi)進行歸屬劃撥，并指定新的領用人和放置地點。另外當人員校內(nèi)轉崗時，對于非帶走資產(chǎn)需進行領用人交接，對于帶走資產(chǎn)，如筆記本電腦，要及時劃歸到新的部門。這些工作必須有明確的制度規(guī)定，從流程上劃分好資產(chǎn)所屬單位。

（3）建立資產(chǎn)丟失追責制度。使用信息化管理后，建立了資產(chǎn)管理“實名制”，實現(xiàn)了“誰使用、誰管理”，從技術手段上保證了明確資產(chǎn)責任人，但從制度上還需增加“誰負責”的約束機制［16］。即在今后資產(chǎn)清查中盤虧的資產(chǎn)，對其領用人進行一定的懲罰，根據(jù)資產(chǎn)的原值、使用時間及折舊方法等進行一定金額的賠付，并在今后新資產(chǎn)購買時給予一定限制或者與考核、聘崗、評優(yōu)等掛鉤。只有建立并嚴格執(zhí)行資產(chǎn)丟失追責制度，才能約束責任人注重平時的資產(chǎn)看護以及轉崗時的資產(chǎn)調(diào)撥。

（4）完善資產(chǎn)清查制度。使用信息化管理后，資產(chǎn)清查變得快捷方便。應完善現(xiàn)有資產(chǎn)清查制度，使其與信息化相適應，包括加大清查頻率、建立清查組織機構、明確清查方式以及后續(xù)的結果跟蹤處理等，使資產(chǎn)清查制度一定具有可行性，切實做到有據(jù)可循，有規(guī)可依［9］。建議每年進行一次徹底的校級資產(chǎn)清查；建立定期自查和不定期抽查相結合的管理制度，二級單位組織自查并將結果上報資產(chǎn)處，資產(chǎn)處根據(jù)各單位上報情況在二級單位內(nèi)按一定比例進行抽查，即組織相關人員對資產(chǎn)清查結果和資產(chǎn)標簽的粘貼情況進行現(xiàn)場復核。最后對于損壞且無法維修的資產(chǎn)及時進行報廢處理，第一時間進行有效回收資產(chǎn)殘值，促進固定資產(chǎn)的新陳代謝，并為在用資產(chǎn)或新購置資產(chǎn)的合理布局提供寶貴的場地［10］。清查工作結束后應及時歸納匯總相關問題，分析原因，明確責任、制定解決方案，必要時進行“回頭看”督查，確保清查的問題得以真正解決，避免出現(xiàn)歷史遺留問題。

（5）加強隊伍建設。使用信息化管理后，實現(xiàn)了人人用資產(chǎn)人人管資產(chǎn)，但對于資產(chǎn)專職管理人員更需要加強隊伍建設，做到精細化管理。資產(chǎn)專職管理人員主要任務是流程優(yōu)化、操作培訓、網(wǎng)上審核和監(jiān)督落實，新的工作任務要求他們必須有過硬的業(yè)務能力和敬業(yè)精神。在信息系統(tǒng)使用初期能夠發(fā)現(xiàn)問題使系統(tǒng)不斷完善，在系統(tǒng)使用過程中能夠熟練掌握業(yè)務流程使系統(tǒng)不斷優(yōu)化；在操作培訓中要有問必答，同時廣泛聽取系統(tǒng)使用人員意見和建議；網(wǎng)上審核時要加強對資產(chǎn)管理關鍵環(huán)節(jié)的重點監(jiān)督，確保合理購置、入庫信息無誤及賬物相符。對于專職管理人員需要定期開展資產(chǎn)管理知識培訓，定期舉辦資產(chǎn)管理相關條例及規(guī)章制度解讀和資產(chǎn)管理經(jīng)驗交流會，提高其管理能力。同時建立獎懲機制，對于工作不認真而造成嚴重后果，如審核不細致而造成資產(chǎn)信息混亂、監(jiān)管不到位造成資產(chǎn)流失的管理人員必須追究責任［15-17］。

5 結語

高校固定資產(chǎn)管理是高校發(fā)展和建設中一項非常重要的工作，隨著對教育投入的不斷增加，高校固定資產(chǎn)規(guī)模和水平也不斷壯大和提高。如何有效進行資源配置、提高資產(chǎn)利用率、避免國有資產(chǎn)流失及提高資產(chǎn)管理水平等是高校固定資產(chǎn)管理普遍面臨的問題。我校通過固定資產(chǎn)信息化建設實現(xiàn)了資產(chǎn)管理的全面上線，并依靠信息化手段實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)下的資產(chǎn)清查，厘清了歷史積壓問題并完善了信息化數(shù)據(jù)基礎，夯實了管理基礎，實現(xiàn)了資產(chǎn)的精細管理。信息化是手段，制度是保障。在固定資產(chǎn)信息化的基礎上還需制定和完善合理的、可執(zhí)行的管理制度且嚴格執(zhí)行，才能實現(xiàn)高校固定資產(chǎn)管理的科學化、高效化、規(guī)范化。