摘要：為確保事業(yè)單位財務(wù)管理工作順利開展，要高度重視財務(wù)檔案的應(yīng)用與管理，確保單位各項業(yè)務(wù)活動順利開展。近年來，國家正進(jìn)一步深化財政體制改革，這也使得事業(yè)單位的財務(wù)管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位要緊密結(jié)合財政改革的要求，對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，使其能夠為單位的財務(wù)工作和其他業(yè)務(wù)活動的開展提供更多指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：財政改革;事業(yè)單位;財務(wù)檔案管理

引言：目前，我國財政改革正得到進(jìn)一步推進(jìn)，事業(yè)單位要嚴(yán)格按照這一政策的要求明確自身定位，為社會提供更加完善的服務(wù)。支持事業(yè)單位發(fā)展的資金主要源自財政撥款，因此，需確保每一筆款項有明確的取向，使其真正服務(wù)社會、服務(wù)人民。在財務(wù)檔案中記錄了事業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)活動情況，可將其作為重要信息的參考依據(jù)。事業(yè)單位要高度重視財務(wù)檔案管理工作，并結(jié)合自身實(shí)際情況，對該項工作進(jìn)行改進(jìn)，使財務(wù)檔案可以更好地發(fā)揮作用。

1 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.1 財務(wù)檔案管理并未全面落實(shí)

目前，許多事業(yè)單位雖然會將財務(wù)管理視作一項重要工作，但卻忽視對財務(wù)檔案的管理。比如，部分工作人員不了解財務(wù)檔案管理的具體內(nèi)容和范圍，或者僅對會計檔案進(jìn)行管理，缺乏全面的管理內(nèi)容。現(xiàn)有的管理手段比較落后，工作人員會將紙質(zhì)資料作為收集的重點(diǎn)，也會根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求對其進(jìn)行歸檔和立卷，但卻并未及時對電子信息檔案進(jìn)行備份與歸檔，管理理念比較落后。隨著財政改革不斷深入，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍正不斷增加，財務(wù)檔案的內(nèi)容等均已發(fā)生變化。目前，由于工作人員對財務(wù)檔案管理重視程度不夠，管理方式比較單一，就會導(dǎo)致財務(wù)檔案的安全性缺乏保障。部分單位的財務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識和實(shí)踐經(jīng)驗，將財務(wù)檔案隨意堆放，無法實(shí)現(xiàn)對檔案的合理分類。

1.2 財務(wù)檔案管理信息化水平有待提升

雖然事業(yè)單位已陸續(xù)在各項工作中引進(jìn)信息技術(shù)，使工作效率和質(zhì)量得到提升，但現(xiàn)階段，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在許多不足。第一，許多事業(yè)單位并未加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)， 不能定期對相應(yīng)的硬件和軟件進(jìn)行維護(hù)。第二，事業(yè)單位并未加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，現(xiàn)有的硬件、軟件設(shè)施水平較低。第三，財務(wù)檔案管理人員不重視檔案安全，不能設(shè)置有效的殺毒軟件或采用合理的安全加密技術(shù)，導(dǎo)致財務(wù)檔案內(nèi)容面臨被泄露的可能性。在應(yīng)用信息技術(shù)對財務(wù)檔案進(jìn)行管理時，檔案管理人員會將檔案存儲與專門的云平臺之中，但卻由于缺乏完善的安全管理體系，導(dǎo)致信息可能會面臨泄露、遺失。

1.3 財務(wù)檔案管理工作規(guī)范性不足

由于事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理工作重視程度不足，因此，財務(wù)檔案管理人員在具體操作的過程中可能會忽視許多環(huán)節(jié)，導(dǎo)致管理存在許多漏洞。由于財務(wù)檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，而現(xiàn)有的管理制度卻并不完善，因此，管理工作可能會缺乏應(yīng)有的秩序，工作人員也不能規(guī)范自身行為。比如，在進(jìn)行財務(wù)檔案調(diào)閱時，若缺乏完善的制度做依據(jù)，可能會導(dǎo)致檔案得到不合理利用，還會使信息面臨泄露。進(jìn)行財務(wù)檔案銷毀時，許多事業(yè)單位對該項工作并不了解，無法保證工作人員是否嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求進(jìn)行操作， 導(dǎo)致部分應(yīng)被處理的檔案卻并未及時得到銷毀。

2 財政改革背景下事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理的優(yōu)化思路

2.1 提高對財務(wù)檔案管理的重視程度

大部分事業(yè)單位會將財務(wù)管理工作與本單位的各項業(yè)務(wù)活動相結(jié)合，因此，其管理重點(diǎn)也會放在這些內(nèi)容之上，從而忽視對財務(wù)檔案的管理。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，充分意識到財務(wù)檔案管理開展的必要性，及時對各類經(jīng)濟(jì)活動所涉及的信息進(jìn)行全面的采集與整理，為事業(yè)單位的各項決策提供重要的參考依據(jù)，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。要結(jié)合財政改革的要求，明確財務(wù)檔案管理的方向和目標(biāo)，制定完善的管理制度，規(guī)范財務(wù)檔案管理人員的行為，提高檔案的利用率，滿足各個部門的工作需求。

2.2 積極開展財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

由于財務(wù)檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位各項工作的開展和決策的制定，因此，各大單位要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，完善系統(tǒng)的功能，提高信息化管理水平。財務(wù)檔案管理人員要及時與信息技術(shù)人員進(jìn)行溝通，了解檔案管理信息系統(tǒng)的功能和使用方法，熟練操作這一系統(tǒng)開展工作。技術(shù)人員要了解財務(wù)檔案管理工作的需求，明確管理目標(biāo)，合理進(jìn)行信息化系統(tǒng)設(shè)計，使其符合本單位的財務(wù)檔案管理流程的要求。

由于信息技術(shù)與財務(wù)檔案管理的融合涉及到許多環(huán)節(jié)，對工作人員的要求比較高，因此，事業(yè)單位要結(jié)合工作要求和自身實(shí)際情況，積極引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的人才，并加強(qiáng)對內(nèi)部員工的培訓(xùn)，使其掌握扎實(shí)的信息技術(shù)，更新管理理念和工作方法，善于發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高財務(wù)檔案管理水平。在開展培訓(xùn)時，要明確培訓(xùn)內(nèi)容、時間、目標(biāo)和周期，采取多元化培訓(xùn)方式，激發(fā)廣大員工參與的積極性，使其能夠盡快掌握信息技術(shù)，并做到學(xué)以致用。

2.3 規(guī)范開展財務(wù)檔案管理

第一，事業(yè)單位要考慮到各項原始會計憑證的管理，保證管理更加及時、科學(xué)、有效。要明確管理目的，對各項憑證進(jìn)行全面的整理與保管，避免與后續(xù)憑證產(chǎn)生交叉。要認(rèn)真核對憑證內(nèi)容，然后對其進(jìn)行分類，使檔案得到妥善保管，滿足使用者的需求。第二，要嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，對財務(wù)檔案進(jìn)行保管。需設(shè)置指定的保管場所，根據(jù)財務(wù)檔案的保管時間和保管周期，確定是否要移交檔案，避免檔案信息出現(xiàn)泄露，提高檔案的安全性和可靠性。可采用云技術(shù)對檔案進(jìn)行備份，確保重要的信息得到及時存儲，減少財務(wù)檔案管理所面臨的風(fēng)險。第三，由于財務(wù)檔案與事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，涉及諸多財務(wù)數(shù)據(jù)和經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，因此，要保證財務(wù)檔案得到穩(wěn)妥保管，提高廣大工作人員的保密意識，嚴(yán)格按照檔案管理的制度和要求開展工作。需對檔案調(diào)出流程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，若使用人員需調(diào)閱檔案，要保證手續(xù)齊全，確保使用人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)定執(zhí)行工作。要進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)檔案，調(diào)用審批制度和程序，明確記錄檔案的調(diào)取時間和目的，對執(zhí)行人和使用人進(jìn)行全面的監(jiān)督，使其能夠自覺規(guī)范自身行為。

3 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的實(shí)踐

3.1 財務(wù)檔案形成管理

財務(wù)檔案在事業(yè)單位中占據(jù)重要地，這一類檔案中包含的內(nèi)容眾多，比如，事業(yè)單位在開展各項經(jīng)濟(jì)活動時，會產(chǎn)生大量的信息和資料，檔案管理人員需及時對這些內(nèi)容進(jìn)行采集與整合，形成財務(wù)檔案;財務(wù)人員在進(jìn)行會計核算時，會產(chǎn)生一系列數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整理，使之形成財務(wù)檔案?？傊攧?wù)檔案具有高度的保管價值和使用價值，其充分反映出事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況和財務(wù)情況，對事業(yè)單位的各項決策起到有效的指導(dǎo)。財務(wù)檔案形式較多，除了傳統(tǒng)的文字和圖表之外，還有紙質(zhì)檔案和電子檔案。財務(wù)檔案管理人員要對檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行合理界定，嚴(yán)格按照管理流程的要求進(jìn)行操作，進(jìn)一步還原財務(wù)檔案的形成過程，對信息進(jìn)行有效提取和判斷，從而進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)檔案管理的內(nèi)容。要保證財務(wù)檔案管理的范圍和內(nèi)容全面，確定分類依據(jù)，對財務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類。

根據(jù)類別性質(zhì)對財務(wù)檔案進(jìn)行分類時， 可將其劃分為會計檔案和管理檔案。財務(wù)檔案管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范和制度對各類檔案進(jìn)行全面的管理。在會計檔案中包含的內(nèi)容比較多，如會計憑證、財務(wù)會計報告、會計賬簿等資料。管理檔案是隨著管理會計的發(fā)展而逐漸形成的一種財務(wù)檔案，這一檔案中包含的內(nèi)容更加豐富。比如，事業(yè)單位在進(jìn)行各項經(jīng)濟(jì)活動時，需對活動進(jìn)行有效的管理，從而形成各種管理制度、管理合同、報表、預(yù)算、采購、績效等相應(yīng)的文書檔案。根據(jù)媒介性質(zhì)對財務(wù)檔案進(jìn)行分類時，可將其劃分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，與紙質(zhì)檔案地位等同。財務(wù)檔案管理人員要將電子檔案的管理放在重要地位，并嚴(yán)格保障檔案的安全性和可靠性。

3.2 財務(wù)檔案保管要求

3.2.1 財務(wù)檔案整理與分類編碼設(shè)置

財務(wù)檔案管理人員要對各種零散的信息、文件和資料進(jìn)行合理整合與分類，然后按照檔案管理的要求，逐步進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)對財務(wù)檔案整理與歸檔。財務(wù)檔案管理人員要根據(jù)財務(wù)檔案形成的內(nèi)在聯(lián)系和保管原則，對各類檔案內(nèi)容進(jìn)行梳理和歸檔，并嚴(yán)格按照管理制度的要求，對各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行優(yōu)化，保障管理工作具有一定的靈活性和創(chuàng)新性。由于檔案在整理之前涉及到多個內(nèi)容，因此，檔案管理人員要根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則對各個要素進(jìn)行統(tǒng)一管理。要結(jié)合財務(wù)檔案的具體業(yè)務(wù)范圍、內(nèi)容，對檔案進(jìn)行明確分類，使其得到有序保管，方便使用人員隨時對檔案進(jìn)行查看和閱讀。要遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理人員的行為，明確檔案管理的組織架，使其能夠全面反映與檔案管理相關(guān)的內(nèi)容和具體信息。

為了進(jìn)一步夯實(shí)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)，事業(yè)單位要設(shè)置統(tǒng)一的編碼規(guī)則，使各類檔案得到高效的管理。在設(shè)置編碼結(jié)構(gòu)時，首先要明確財務(wù)檔案架構(gòu)內(nèi)容，以逐步細(xì)分的原則進(jìn)行設(shè)置，明確每個部分的編碼定義。比如，可通過分級管理的方式，使不同級別的檔案得到科學(xué)分類。然后，要進(jìn)一步細(xì)化分類，并將歸檔時間作為編碼設(shè)置的重要依據(jù)。要保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的編碼彼此統(tǒng)一，從而滿足使用者的需求。

3.2.2 統(tǒng)一收集歸檔管理

事業(yè)單位要打造健全的財務(wù)檔案管理體系，明確每一名工作人員的職責(zé)，提高其對工作的責(zé)任感。第一，要發(fā)揮出檔案室的作用，確保各類檔案在檔案室中得到統(tǒng)一的管理。第二，事業(yè)單位要明確財務(wù)部門各工作人員的職責(zé)，并設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理崗位，由責(zé)任心強(qiáng)、具備專業(yè)技能和檔案管理知識的人員負(fù)責(zé)該項工作，使其能夠?qū)⒇攧?wù)管理于檔案管理有機(jī)結(jié)合，協(xié)助檔案室的工作，提高財務(wù)檔案管理水平。第三，要設(shè)置不同專業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理責(zé)任主體工作小組，結(jié)合財務(wù)檔案管理制度的要求，設(shè)置兼職檔案管理人員，確保本專業(yè)或本組的檔案得到有效的收集和整理。及時對檔案進(jìn)行歸檔、編號，明確歸檔時間，將檔案移交到專職財務(wù)檔案管理人員處。各專業(yè)工作組要嚴(yán)格按照財務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求開展工作，規(guī)范操作行為。專職財務(wù)檔案管理人員要定期對財務(wù)檔案進(jìn)行匯總，并將最終的檔案移交到檔案室。

3.2.3 財務(wù)檔案保管

要嚴(yán)格保障財務(wù)檔案的安全，對檔案進(jìn)行穩(wěn)妥保管。財務(wù)檔案管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)的順序和規(guī)章制度對檔案進(jìn)行分類，使其得到有序存放，保證檔案內(nèi)容的原始性和完整性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的誕生時間比較晚，但同樣也是檔案管理的重要內(nèi)容。電子檔案的信息量龐大，雖然可方便存儲，但卻存在傳播速度快、容易復(fù)制，并且隨時面臨病毒和黑客所帶來的影響。財務(wù)檔案管理人員要將紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理放在同等重要的地位，同時，還要考慮到兩類檔案管理的差異性。第一，要保證同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量相符，嚴(yán)格按照相應(yīng)的歸檔要求進(jìn)行操作，保證檔案內(nèi)容的完整性。第二，要更加關(guān)注電子檔案所對應(yīng)的信息媒介是否安全，及時對檔案進(jìn)行備份，避免檔案面臨遺失或泄露。需全面保障紙質(zhì)媒介的完整性，避免其面臨損壞。

3.2.4 財務(wù)檔案保管期限與銷毀

在當(dāng)前財務(wù)檔案管理中，檔案的保管期限和銷毀經(jīng)常面臨處理不當(dāng)?shù)膯栴}，導(dǎo)致管理面臨較大的風(fēng)險。盡管關(guān)于會計檔案的保管期限和銷毀的內(nèi)容具有明確的規(guī)定，但對于財務(wù)管理檔案的相似內(nèi)容卻并未有明確的規(guī)定，這意味著事業(yè)單位在開展該項工作時缺乏必要的參考依據(jù)。為了改變現(xiàn)狀，財務(wù)檔案管理人員要了解檔案的具體內(nèi)容，明確管理需求，對現(xiàn)有的保管期限進(jìn)行規(guī)范管理，同時要嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度要求，對檔案進(jìn)行銷毀處理。

第一，財務(wù)檔案管理人員要嚴(yán)格按照管理制度的要求和流程，認(rèn)真進(jìn)行檔案銷毀工作，加強(qiáng)對檔案銷毀的鑒定，提高信息的保密程度。要對銷毀相關(guān)的責(zé)任予以明確，使工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行穩(wěn)妥保管，規(guī)范銷毀操作的行為，減少法律風(fēng)險。第二，正式進(jìn)行銷毀工作之前，要加強(qiáng)對檔案銷毀的鑒定，加大審核力度，確定檔案符合銷毀的要求。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，對檔案的保管期限進(jìn)行檢查，確定其已達(dá)到規(guī)定的保管時間。要嚴(yán)格履行報備程序，確保各項手續(xù)齊全，明確需要銷毀的檔案。若確定財務(wù)檔案符合銷毀要求，并確定財務(wù)檔案銷毀工作通過鑒定和審批，就要制定銷毀清冊。第三，為確保銷毀工作順利開展，要發(fā)揮出監(jiān)銷工作的作用，規(guī)范操作人員的行為。當(dāng)確定可銷毀，就要由檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)銷工作。在正式銷毀檔案之前，要嚴(yán)格按照銷毀清冊的內(nèi)容，對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核查。銷毀工作完成后，要在銷毀清冊上簽名、蓋章。對電子檔案進(jìn)行銷毀時，要嚴(yán)格按照國家所制定的電子檔案規(guī)定進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)監(jiān)銷的人員主要有檔案管理人員、財務(wù)管理人員和信息系統(tǒng)管理人員。

3.3 財務(wù)檔案的使用

為了進(jìn)一步發(fā)揮出財務(wù)檔案的價值，要規(guī)范使用行為，嚴(yán)格保障檔案的安全。需提高廣大工作人員的保密意識，嚴(yán)格按照國家的要求進(jìn)行操作，并根據(jù)保密制度的要求合理使用檔案。對檔案進(jìn)行查閱和借出等操作時，需嚴(yán)格履行審批登記制度的要求，明確各項手續(xù)和責(zé)任人。第一，進(jìn)行財務(wù)檔案借出時，要明確借閱權(quán)。通常，負(fù)責(zé)提供檔案的部門對本部門內(nèi)部的檔案享有相應(yīng)的借閱權(quán)，若其他部門人員要對這一部門的檔案進(jìn)行借閱，需提前向檔案管理部門提出申請，得到允許后，方可借閱。第二，要明確借閱檔案的范圍。通常不允許對外借出本單位的財務(wù)檔案，若必須要借，則要嚴(yán)格執(zhí)行借出制度的要求，明確各項借出手續(xù)和責(zé)任人。第三，要重視檔案借閱登記工作，嚴(yán)格保障檔案的安全性和可靠性。要根據(jù)檔案的具體級別和重要程度，采取不同的借閱管理制度。若檔案具有高度保密，則需根據(jù)相應(yīng)的保密級別，對大使用人員和部門進(jìn)行審查，確定其使用權(quán)限。由于檔案會存放在不同的地點(diǎn)和部門，因此，要制定與之相關(guān)的制度，進(jìn)一步規(guī)范借閱登記工作，明確工作人員的保管職責(zé)。要明確檔案的借出時間、地點(diǎn)、借出人和檔案的歸還時間，當(dāng)檔案得到歸還后，需對檔案的內(nèi)容進(jìn)行全面的檢查，避免出現(xiàn)檔案內(nèi)容泄露、丟失等問題。第四，充分發(fā)揮出單位辦公信息化平臺的功能，建立檔案借閱管理信息化文檔，有效保證檔案的安全。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位要充分意識到財政改革的必要性，以及現(xiàn)階段所面臨的全新發(fā)展環(huán)境，不斷提高自身綜合實(shí)力。要積極開展財務(wù)檔案管理，結(jié)合財政改革的要求和現(xiàn)階段工作中存在的問題，對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，以此推動事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：曾舉儀，（1981.06-），女，籍貫：四川射洪，學(xué)歷本科，職稱館員，研究方向：檔案管理。