趙凌云

一、國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館信息服務(wù)研究現(xiàn)狀

1.云時(shí)代與數(shù)字檔案館信息服務(wù)概念辨析

數(shù)字檔案館作為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的產(chǎn)物，是傳統(tǒng)實(shí)體檔案館在信息時(shí)代的新型組織形式。學(xué)界對(duì)于數(shù)字檔案館的定義有多種認(rèn)識(shí)。傅榮校認(rèn)為：“數(shù)字檔案館是一個(gè)電子化信息的倉(cāng)庫(kù)，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)方便地獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制”[1]。馮惠玲提出：數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的方式[2]。筆者認(rèn)為，這一定義重點(diǎn)突出了在數(shù)字檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利性，從用戶視角說(shuō)明了數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)與使命，為云時(shí)代檔案部門應(yīng)用云技術(shù)提供智能化、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)提供了契機(jī)。

“云時(shí)代”的概念在學(xué)界暫無(wú)確切的定義，但有關(guān)將云計(jì)算應(yīng)用在檔案工作中的學(xué)術(shù)研究很多，因而目前出現(xiàn)了將云技術(shù)等同于云計(jì)算技術(shù)的片面認(rèn)識(shí)。筆者認(rèn)為，云時(shí)代指的是通過(guò)應(yīng)用大量云技術(shù)，創(chuàng)建安全便捷、數(shù)據(jù)上“云”的發(fā)展環(huán)境。云計(jì)算技術(shù)是云技術(shù)的典型表現(xiàn)形式，但除此之外，云服務(wù)、云存儲(chǔ)、云平臺(tái)等眾多信息存儲(chǔ)與計(jì)算手段都屬于云技術(shù)的表現(xiàn)范疇，云時(shí)代是一個(gè)系統(tǒng)整體的概念，其發(fā)展目標(biāo)即為促進(jìn)數(shù)據(jù)的安全保管和共享利用，應(yīng)該從宏觀發(fā)展的視角理解這一概念。

2.云時(shí)代數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀

對(duì)國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展研究的考察分析是研究人員把握關(guān)鍵信息技術(shù)、洞察數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)的必要基礎(chǔ)。在實(shí)踐層面，國(guó)內(nèi)最早關(guān)于數(shù)字檔案館的建設(shè)開始于2001年的青島市數(shù)字檔案館和深圳市數(shù)字檔案館，隨后又出現(xiàn)了紹興市數(shù)字檔案館、蕭山區(qū)數(shù)字檔案館等，取得了不錯(cuò)的成效，成為國(guó)內(nèi)較早建設(shè)和探索數(shù)字檔案館的實(shí)例[3]。數(shù)字檔案館的建立提高了檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，促進(jìn)了公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享[4]。

在理論研究層面，筆者以“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”為主題詞在中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）搜索，剔除無(wú)效數(shù)據(jù)，共檢索出114條相關(guān)結(jié)果（截至2020年8月）。20世紀(jì)90年代末， 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展， 我國(guó)檔案學(xué)者開始致力于對(duì)數(shù)字檔案館 （Digital Archives） 的研究;最早在2003年，檔案界學(xué)者開始關(guān)注“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”這一主題，研究?jī)?nèi)容主要包括數(shù)字檔案館信息服務(wù)的研究綜述與可視化分析、信息服務(wù)模式與平臺(tái)構(gòu)建、法律風(fēng)險(xiǎn)及防范等方面。

筆者再以“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”為主題詞且以“云計(jì)算”為關(guān)鍵詞在知網(wǎng)搜索，共檢索出7條有效記錄，論文發(fā)表時(shí)間集中于2010至2019年，近十年學(xué)界對(duì)這一主題的研究熱度在不斷增長(zhǎng)。彭曉芹、程結(jié)晶[5]提到云計(jì)算作為一種新思維在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用，必然會(huì)形成新的信息管理與信息服務(wù)體系，這種新的管理與服務(wù)體系的目標(biāo)正是數(shù)字檔案館基本特征和屬性的表現(xiàn);周楓[6]對(duì)云數(shù)字檔案館動(dòng)力機(jī)制進(jìn)行了系統(tǒng)研究，指出云計(jì)算將國(guó)家數(shù)字檔案資源虛擬為一個(gè)巨大的資源池，為用戶在龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)一站式查找與服務(wù);牛力、韓小汀[7]對(duì)對(duì)云計(jì)算環(huán)境下檔案信息資源整合與服務(wù)模式進(jìn)行了相關(guān)研究，建立了檔案信息資源“云服務(wù)”模型，通過(guò)“支撐云”，“業(yè)務(wù)云”和“公共云”平臺(tái)提供不同級(jí)別的檔案內(nèi)容與資源服務(wù);蔣冠、李曉[8]強(qiáng)調(diào)云計(jì)算以網(wǎng)絡(luò)為中心、以服務(wù)為提供方式，強(qiáng)調(diào)資源的池化與透明化，并具有高擴(kuò)展高可靠性。而數(shù)字檔案館具有數(shù)字檔案信息資源的海量與異構(gòu)性、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字檔案館之間的互聯(lián)性，可以說(shuō)數(shù)字檔案館與云計(jì)算技術(shù)二者間存在天然的契合;呂元智[9]引入“云計(jì)算”平臺(tái)，從共享服務(wù)的角度對(duì)國(guó)家檔案信息資源服務(wù)模式進(jìn)行了探討;薛四新、陶水龍[10]提出了檔案資源的云備份策略，并給出相關(guān)的實(shí)現(xiàn)方案;吳驪[11]對(duì)基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)進(jìn)行了較為系統(tǒng)的研究;游姍姍[12]以福建省數(shù)字檔案館為例，探索了云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀與應(yīng)用前景。通過(guò)以上檢索結(jié)果，可以看出檔案學(xué)術(shù)界對(duì)“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”這一主題的研究成果較多，但研究云計(jì)算技術(shù)與數(shù)字檔案館信息服務(wù)工作相融合的文獻(xiàn)數(shù)量極少，且目前的研究主要集中于數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面，忽略其應(yīng)用層面的建設(shè)，“重建設(shè)輕應(yīng)用”的情況較為普遍。因此云時(shí)代深入推進(jìn)云技術(shù)與數(shù)字檔案館信息服務(wù)的融合將是大勢(shì)所趨。

二、云技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案館信息服務(wù)的作用

根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心最新發(fā)布的第45次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，截至2020年3月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)9.04億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)64.5%，我國(guó)手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.97億，網(wǎng)民使用手機(jī)上網(wǎng)的比例達(dá)99.3%，網(wǎng)民規(guī)模和互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷上升，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)使用持續(xù)深化。在云計(jì)算領(lǐng)域，我國(guó)政府高度重視以其為代表的新一代信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展，企業(yè)積極推動(dòng)戰(zhàn)略布局，云計(jì)算服務(wù)已逐漸被國(guó)內(nèi)市場(chǎng)認(rèn)可和接受[13]。云存儲(chǔ)、云計(jì)算、云服務(wù)均從不同層面對(duì)數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)揮著重要作用。

1.云存儲(chǔ)：提供海量信息存儲(chǔ)空間

豐富的檔案館藏資源是提供信息服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，在我國(guó)檔案工作逐步落實(shí)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略背景下，數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中不可避免地面臨著由于檔案數(shù)據(jù)增速過(guò)快而產(chǎn)生的存儲(chǔ)空間不足等問(wèn)題。擁有龐大服務(wù)集群的云存儲(chǔ)平臺(tái)可以為檔案信息提供海量存儲(chǔ)空間，云存儲(chǔ)技術(shù)通過(guò)集群應(yīng)用軟件集合網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的和館藏的數(shù)字化檔案資源，形成多個(gè)資源共享池協(xié)同工作，共同應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案館在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和對(duì)外業(yè)務(wù)訪問(wèn)中面臨的難題，同時(shí)為后續(xù)檔案信息資源檢索利用、開放共享奠定良好的基礎(chǔ)。

2.云計(jì)算：促進(jìn)檔案信息資源共建共享共用

云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)除了計(jì)算能力強(qiáng)、安全性高、成本較低外，還具有資源共享的突出特點(diǎn)，它不僅能夠連通各種硬件設(shè)備、共享信息資源，而且能夠共享硬件設(shè)施、共享存儲(chǔ)、共享計(jì)算，并生成新的知識(shí)資源，組建“檔案云”，實(shí)現(xiàn)“一站式檢索”。這一點(diǎn)不僅與數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)很相近，而且與當(dāng)前倡導(dǎo)的共建共享共治的社會(huì)治理格局相契合。云計(jì)算的信息共享特點(diǎn)，剛好可以滿足數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)，使得數(shù)字檔案館在最大程度上實(shí)現(xiàn)跨越時(shí)空的檔案信息資源共享;同時(shí)其計(jì)算能力強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)還便于處理海量檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息精準(zhǔn)檢索，提高數(shù)字檔案館的檢索能力，更精確地滿足用戶的信息需求。

3.云服務(wù)：滿足用戶多樣化信息需求，提供個(gè)性化服務(wù)

惠普公司曾表明：云服務(wù)的本質(zhì)是廣泛、主動(dòng)、高度個(gè)性化[14]。一方面，在云計(jì)算模式下，運(yùn)用云網(wǎng)超強(qiáng)的計(jì)算能力和幾乎無(wú)限的帶寬可以為檔案信息資源共享提供良好的交互環(huán)境，便于檔案部門及時(shí)了解用戶需求;另一方面，云計(jì)算是一種開放式的環(huán)境，云計(jì)算提供的平臺(tái)能夠整合博客、播客等服務(wù)技術(shù)和模式，實(shí)現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)理念，滿足廣大檔案利用者的個(gè)性化需求，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源個(gè)性化服務(wù)。

總之，應(yīng)用云存儲(chǔ)與云計(jì)算技術(shù)共同構(gòu)建科學(xué)適用的云服務(wù)平臺(tái)，將極大提高信息資源的利用共享自由度，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)與信息服務(wù)工作的開展。

三、云時(shí)代數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展策略

2010年6月國(guó)家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，其中就“服務(wù)平臺(tái)建設(shè)”方面明確給出了“鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲(chǔ)服務(wù)”的建議[15]。筆者認(rèn)為，云時(shí)代促進(jìn)數(shù)字檔案館信息服務(wù)具體可從以下幾方面入手：

1.制定相應(yīng)的政策法規(guī)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的行業(yè)應(yīng)用規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是推動(dòng)數(shù)字檔案館信息服務(wù)工作的保障。云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字檔案館建設(shè)具有非?？捎^的前景，但檔案界尚未制定形成相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的缺失會(huì)極大影響后續(xù)數(shù)字云主機(jī)平臺(tái)及服務(wù)器的構(gòu)建，不利于信息服務(wù)工作的開展。因此檔案部門需要加強(qiáng)對(duì)各類檔案業(yè)務(wù)流程的研究，組織懂技術(shù)、懂專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)規(guī)范數(shù)字檔案館信息服務(wù)行為，以保證檔案云數(shù)據(jù)中心具有適應(yīng)性與可擴(kuò)展性。

2.有選擇性地開展檔案館檔案信息數(shù)字化工作

模擬形態(tài)的數(shù)字檔案信息資源是云時(shí)代數(shù)字檔案館信息服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。各省市檔案館首先應(yīng)有選擇性、有針對(duì)性地將館藏檔案信息資源電子化，放入“云端”存儲(chǔ)，形成各地?cái)?shù)字檔案云主機(jī);其次，電子化的檔案數(shù)據(jù)需根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新，為后續(xù)共享式的檔案信息服務(wù)工作打下良好基礎(chǔ)。

3.構(gòu)建規(guī)范適用的“云服務(wù)平臺(tái)”與“分布式終端”

在各地分散的數(shù)字檔案云主機(jī)建構(gòu)完成后，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)，便可將多種類型的檔案數(shù)據(jù)存放于多個(gè)服務(wù)器，還可自動(dòng)備份上傳“云端”。用戶與眾多服務(wù)器之間進(jìn)行“數(shù)據(jù)交互”，在云計(jì)算提供的共享模式下建構(gòu)交互環(huán)境，即為“云服務(wù)平臺(tái)”。由于地區(qū)發(fā)展不平衡，可以先建立區(qū)域性的“數(shù)字檔案云”，即某區(qū)域的所有數(shù)字檔案館共建一個(gè)云端，進(jìn)行數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)和利用。譬如江蘇省建立了蘇州市數(shù)字檔案館、常熟市數(shù)字檔案館和靖江市數(shù)字檔案館，這些地域相近的數(shù)字檔案館可以共建一個(gè)云端。利用云存儲(chǔ)、云服務(wù)的強(qiáng)大功能和安全技術(shù)，用戶可突破硬件水平的限制，只需通過(guò)分布式終端，類似手機(jī)APP、微信小程序等應(yīng)用軟件便能隨時(shí)隨地檢索所需檔案信息，享受精準(zhǔn)便捷的信息服務(wù)。例如在2019年9月17日剛剛通過(guò)全國(guó)示范數(shù)字檔案館測(cè)試的浙江省數(shù)字檔案館應(yīng)用智能技術(shù)完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能，以局域網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和電子檔案長(zhǎng)久保存系統(tǒng)，政務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔接收系統(tǒng)和檔案利用館際共享服務(wù)系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)“浙江檔案網(wǎng)”門戶網(wǎng)站、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)和“浙里辦”APP等系統(tǒng)平臺(tái)為依托，構(gòu)建了存量數(shù)字化與增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系，真正實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”，在全國(guó)具有示范意義。

4.滿足用戶需求，提供個(gè)性化信息服務(wù)

優(yōu)秀的云服務(wù)是吸引用戶的關(guān)鍵。云計(jì)算是技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)，更重要的是安全、人性化的服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)[11]。中國(guó)移動(dòng)研究院院長(zhǎng)黃曉慶認(rèn)為：“信息服務(wù)是云計(jì)算落地最有效的動(dòng)力，信息服務(wù)的用戶需求則是云計(jì)算之本?！币虼?，數(shù)字檔案館信息服務(wù)必須要以用戶需求為導(dǎo)向。在技術(shù)迅速發(fā)展和公眾信息需求轉(zhuǎn)變的環(huán)境下，用戶愈加偏重個(gè)性化、小眾化的特色檔案信息。檔案部門應(yīng)利用云技術(shù)積極應(yīng)對(duì)這一轉(zhuǎn)變。

以用戶需求為導(dǎo)向，提供個(gè)性化檔案信息。數(shù)字檔案館在設(shè)置統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)接口供用戶訪問(wèn)的基礎(chǔ)上，可依照用戶的不同需求確定對(duì)應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，依賴云服務(wù)平臺(tái)提供的大量數(shù)據(jù)和交互環(huán)境，精準(zhǔn)匹配用戶需求與館藏檔案數(shù)據(jù)。

打造“云服務(wù)平臺(tái)”，挖掘用戶檔案信息需求，引導(dǎo)用戶進(jìn)行有效的檔案信息檢索。針對(duì)一眾用戶在瀏覽檔案網(wǎng)站時(shí)并無(wú)明確的信息需求、有潛在的信息需求但尚未被挖掘出來(lái)、或者有明確的信息需求但由于欠缺檢索技能等原因檢索不到有效信息等情況，數(shù)字檔案館應(yīng)積極構(gòu)建設(shè)計(jì)精巧、科學(xué)適用的“云服務(wù)平臺(tái)”，深入了解用戶需求，打破“信息孤島”，增強(qiáng)檔案館與用戶的黏合性和權(quán)威性。

追蹤用戶需求變化，及時(shí)推送更新的檔案信息，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，打造持久的用戶市場(chǎng)?！霸品?wù)平臺(tái)”可整合云計(jì)算技術(shù)超強(qiáng)的存儲(chǔ)和計(jì)算功能，在挖掘用戶潛在需求的同時(shí)，為不斷變化的用戶與更新的檔案數(shù)據(jù)建立“標(biāo)簽”，通過(guò)“匹配算法”和新媒體平臺(tái)，及時(shí)追蹤用戶并推送檔案信息。在“云服務(wù)平臺(tái)”的運(yùn)行過(guò)程中， 隨著檔案部門與用戶之間雙向溝通與反饋的進(jìn)展， 數(shù)字檔案館將朝著更高層次不斷發(fā)展。

5.完善“云”管理，保障數(shù)字檔案信息安全

大量檔案信息數(shù)據(jù)和用戶數(shù)據(jù)在“云”上很難做到數(shù)據(jù)獨(dú)立和互相隔離，給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)威脅;且云時(shí)代數(shù)字檔案館對(duì)“云”的依賴性很強(qiáng)，云服務(wù)平臺(tái)在傳輸過(guò)程中出現(xiàn)任何問(wèn)題，都會(huì)給信息服務(wù)工作帶來(lái)極大影響。筆者認(rèn)為，數(shù)據(jù)安全威脅主要來(lái)自兩個(gè)方面：一方面是檔案數(shù)據(jù)的丟失;另一方面是由于系統(tǒng)安全漏洞、黑客攻擊等不可控因素造成的信息泄露。這都對(duì)云管理水平提出了更高的要求?！霸啤惫芾淼拇胧┛梢詮娜缦聨追矫嫒胧郑阂皇菍?duì)用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)證，這是切實(shí)保障信息資源安全的必要前提。在用戶權(quán)限認(rèn)證過(guò)程中，必須嚴(yán)格把關(guān)，不同級(jí)別用戶使用權(quán)限必須準(zhǔn)確，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。二是檔案館應(yīng)建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，以保障危機(jī)發(fā)生時(shí)數(shù)字檔案館仍然可以繼續(xù)運(yùn)行。此外，檔案館還應(yīng)該采用異地備份存儲(chǔ)措施，確保云服務(wù)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，館藏資源仍有跡可循，以此規(guī)避云計(jì)算技術(shù)可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，更高效、更安全地為用戶提供檔案信息服務(wù)。

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作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院