孫 佳
(武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心,湖北 武漢 430014)
進入新時代以后,各行各業(yè)紛紛推進信息化建設(shè),使得信息技術(shù)得到廣泛深入的應(yīng)用,效果顯著。檔案管理工作是科研單位日常管理的重要組成部分,人事檔案管理作為檔案工作的關(guān)鍵內(nèi)容,需要運用信息技術(shù)提高效率與質(zhì)量,確保適應(yīng)新時代發(fā)展需要。
針對科研單位人事檔案而言,其價值存在于:一方面,人事檔案是科研單位選拔人才、匹配人員與崗位的重要依據(jù)。隨著新時期事業(yè)單位改革的不斷深入,越來越重視引進優(yōu)秀的人才,更關(guān)注人員發(fā)展,人事檔案不僅可以讓人員清晰地認識自我,還有助于單位選拔合適的人才、提供恰當?shù)膷徫弧hb于此,人事檔案記錄更需要活化這些數(shù)據(jù)信息,有必要通過信息化管理提高人事檔案信息利用率。另一方面,人事檔案是科研單位考核人員、調(diào)整職級的依據(jù)。科研單位在新時代越來越重視引入多元主體考核、使用多種績效考核工具,人事檔案是考核人員績效的重要依據(jù)之一。所以人事檔案信息應(yīng)是動態(tài)更新的,有必要基于信息化管理提高對人員職業(yè)規(guī)劃與成長的關(guān)注度,在科研單位管理中實現(xiàn)人事檔案信息的價值[1]。
科研單位實施人事檔案信息化管理,首先要做的就是根據(jù)新《檔案法》的規(guī)定建立起完善的、切實可行的信息化管理制度。同時在執(zhí)行制度的過程中結(jié)合信息化建設(shè)實際調(diào)整完善管理制度,確保人事檔案信息化管理不斷趨于制度化、規(guī)范化[2]。一是在制定信息化管理制度時要遵循科學(xué)性、可行性的基本原則,特別是對于人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等各環(huán)節(jié)形成具有針對性的運行機制[3];二是在信息化管理環(huán)節(jié)嚴格依據(jù)既定制度、流程做好各項工作,按照標準進行人事檔案信息的歸類、鑒別,落實查閱和調(diào)取等工作;三是每一次查閱、調(diào)取人事檔案信息都要有記錄和監(jiān)督,形成完善的查閱制度,確保人事檔案信息完整、真實。
除了構(gòu)建可靠的制度基礎(chǔ),推進人事檔案信息化建設(shè)還需要有效的安全保密管理的支撐,減少甚至消除安全隱患。一是針對極易發(fā)生的信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等問題,作為檔案人員要提高保密意識,加強安全管理,用信息技術(shù)科學(xué)處理人事檔案數(shù)據(jù),實現(xiàn)分層加密、合理備份,降低安全風(fēng)險[4];二是要完善人事檔案管理軟硬件設(shè)施,讓辦公室和檔案閱覽室、檔案庫房相互分離,在保存電子人事檔案時配備專用防護設(shè)備,落實防潮、防腐蝕、防輻射等工作,提供可靠的檔案信息安全保證;三是在檔案系統(tǒng)客戶端設(shè)置管理員和用戶的不同權(quán)限[5],在確保檔案信息安全的同時,杜絕偽造、篡改,保護好人員隱私信息安全,使人事檔案始終處于安全完整的狀態(tài);四是加大人事檔案信息的傳輸與共享力度,從收集、保管、利用三大環(huán)節(jié)著手,充分整合人事檔案信息資源,依托信息化建設(shè)支撐人事檔案信息的互動、共享,滿足新時代人事檔案信息化管理要求,最大限度發(fā)揮科研單位人事檔案的價值,推動科研單位管理信息化建設(shè)。
人事檔案信息化管理是一項專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作,并非只是檔案部門或者人事部門的任務(wù),而是與單位全體人員息息相關(guān)。隨著信息化建設(shè)的不斷開展,引入的信息化技術(shù)也會日益增多,對于檔案從業(yè)人員的要求也將越來越高[6]。一方面,需要單位采取教育培訓(xùn)方式提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì),增強服務(wù)意識,保障人事檔案信息化管理的快速有序推進。另一方面,要吸引更多專業(yè)信息化人才進入檔案部門,同時,加強對檔案人員的培養(yǎng),使其豐富專業(yè)知識儲備。此外,加強檔案人員的考核,對不滿足信息化管理要求的人員要開展針對性的培訓(xùn),如果依舊不合格,應(yīng)及時調(diào)離或者解聘;定期舉辦檔案信息化管理講座,大力宣傳信息化建設(shè)的必要性、迫切性,介紹管理的方法、技巧等,提升科研單位人員的檔案信息化管理思維和素質(zhì);重點培養(yǎng)優(yōu)秀人才,定期進修,鼓勵他們多使用現(xiàn)有軟件技術(shù)、信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),完善檔案信息管理系統(tǒng),加快人事檔案信息化管理進程。
從紙質(zhì)人事檔案到信息化人事檔案的轉(zhuǎn)變,讓人們體驗到容易保存和利用的信息化管理方式的技術(shù)優(yōu)勢,科研單位檔案人員通過以上措施切實提高人事檔案信息化管理水平,使人事檔案發(fā)揮更大價值,推動科研單位檔案事業(yè)在新時代取得新突破。今后要繼續(xù)在改革和創(chuàng)新上大膽探索,進一步提高人事檔案信息化管理理念,不斷積累信息化管理的方法和經(jīng)驗,推動科研單位人事檔案信息化工作的有序發(fā)展。