武 琳 王愛(ài)華

（山東醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校，山東 臨沂 276000）

目前高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：檔案管理水平跟不上信息社會(huì)的發(fā)展，各系和教學(xué)檔案管理混亂，圖書(shū)館擴(kuò)大信息覆蓋面，建立檔案管理責(zé)任制，加大經(jīng)費(fèi)投入，等等，這是目前高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理工作必須采取的改革措施。

一、高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理水平跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要

隨著信息社會(huì)的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，5G技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理已經(jīng)越來(lái)越多呈現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的姿態(tài)。當(dāng)前高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理在信息化改革中并沒(méi)有滿(mǎn)足信息化管理的需要。大多數(shù)檔案管理工作還只是停留在簡(jiǎn)單地以信息記錄作為主要的方式，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案所進(jìn)行的工作，并不能真正體現(xiàn)出高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)的真實(shí)情況。當(dāng)前高等醫(yī)學(xué)院校的檔案信息化管理模式主要的還是用檔案管理系統(tǒng)對(duì)案卷的目錄及部分的文件進(jìn)行錄入，缺乏對(duì)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索以及應(yīng)用[1]。

2.檔案管理人員的意識(shí)不強(qiáng)

在高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理人員中，他們對(duì)教學(xué)檔案管理意識(shí)的強(qiáng)與弱，注定了教學(xué)檔案在收集、移交、利用方面的規(guī)范化與否，而在現(xiàn)實(shí)中，教學(xué)檔案管理人員對(duì)檔案的管理意識(shí)相當(dāng)薄弱，這是由許多因素造成的，而最主要的是，在大多數(shù)的檔案管理人員并非是專(zhuān)職人員，他們大多是由教師兼職，而這些教師的主要任務(wù)是教學(xué)，所以就沒(méi)有太多的精力放在教學(xué)檔案管理方面，對(duì)檔案的管理重要性也沒(méi)有深入地研究，從而造成許多教學(xué)檔案不能夠在第一時(shí)間進(jìn)行整理歸檔，或是對(duì)某些教學(xué)檔案在管理上松弛，容易造成檔案丟失的現(xiàn)象。其次，這些教師即使有教學(xué)檔案管理的意識(shí)，但是由于其不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理者，有時(shí)時(shí)間不允許他們從事更多的教學(xué)檔案的管理工作，尤其是在收集資料時(shí)，會(huì)需要消耗大量的時(shí)間與精力，這就使這些教師在從事檔案管理時(shí)有了一定的限制。

二、高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理的改革措施

1.互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高檔案管理水平

相比于紙質(zhì)檔案的管理，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)提高檔案的管理也是當(dāng)下被越來(lái)越多的高校采用的手段，這是一種創(chuàng)新的管理方法，首先，它突破了檔案管理的技術(shù)，使電子檔案成為檔案管理的必經(jīng)之路，由于高校的規(guī)模越來(lái)越大，檔案越來(lái)越多，而通過(guò)電子存檔的方法，可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)的興起，使他人在查閱檔案時(shí)也更加方便，可以隨時(shí)隨地查閱到自己想要的檔案，從而大大提高了檔案的利用效率。

2.提高管理人員的檔案管理意識(shí)

提高教學(xué)檔案的管理意識(shí)，不僅僅是要求教學(xué)檔案管理人員，還要求學(xué)校的管理者也要有這個(gè)意識(shí)，對(duì)教學(xué)檔案的管理工作要充分地認(rèn)識(shí)到它的重要性，并要正確理解教學(xué)檔案管理的意義所在，使學(xué)校的管理者真正明白，只有投入到教學(xué)檔案管理中的人力、物力、財(cái)力更多時(shí)，才會(huì)顯現(xiàn)教學(xué)檔案管理的價(jià)值出來(lái)。對(duì)于學(xué)校的管理者來(lái)說(shuō)，要想提高教學(xué)檔案的管理，要從以下幾個(gè)方面來(lái)突破，首先，要建立一支專(zhuān)業(yè)化的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，從源頭上重視起來(lái)，專(zhuān)業(yè)檔案人員在檔案管理的意識(shí)上、專(zhuān)業(yè)上都會(huì)優(yōu)于兼職的教職工。其次，對(duì)檔案管理人員要求有良好的個(gè)人品質(zhì)，在高等醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案中，涉及教師的教學(xué)資料、學(xué)生的學(xué)籍以及高校的發(fā)展規(guī)劃和管理方案，這些都有一些保密的性質(zhì)，只有良好的品德修養(yǎng)，強(qiáng)硬的個(gè)人素質(zhì)，才能擔(dān)當(dāng)此工作，這就要求高等醫(yī)學(xué)院校領(lǐng)導(dǎo)在選用檔案管理人員時(shí)要謹(jǐn)慎并高度重視。最后，高等醫(yī)學(xué)院校要重視檔案設(shè)備的引進(jìn)，對(duì)于一些現(xiàn)代檔案管理的設(shè)備與工具要及時(shí)引進(jìn)，這樣不但提高了教學(xué)檔案工作的效率，同時(shí)，也便于對(duì)教學(xué)檔案更加科學(xué)化地管理。對(duì)教學(xué)檔案管理給予更多的扶持與幫助，無(wú)論是從政策還是資金以及專(zhuān)業(yè)化人員上都要給予照顧，這樣才能使教學(xué)檔案管理更加規(guī)范化[2]。

3.對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的要求，即使是再專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，如果長(zhǎng)期得不到培訓(xùn)，就會(huì)與時(shí)代脫軌，從而影響到教學(xué)檔案的管理，尤其像現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)以及對(duì)信息的利用都已經(jīng)有了很大的利用空間，這些對(duì)教學(xué)檔案管理都提出了更高的要求。教學(xué)檔案管理人員要在專(zhuān)業(yè)化上面、規(guī)范化方面加強(qiáng)培訓(xùn)，才能更好地去適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的發(fā)展，面對(duì)這些嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，只有不停地提升管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，使檔案管理人員的工作能力進(jìn)一步地提高，掌握更多的新知識(shí)、新技能，適應(yīng)社會(huì)，使教學(xué)檔案為高等教育以及教學(xué)服務(wù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

結(jié)語(yǔ)

高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題有許多，其中最主要的問(wèn)題就是檔案管理沒(méi)有跟上社會(huì)發(fā)展的需要，在信息化網(wǎng)絡(luò)化方面的發(fā)展，沒(méi)有及時(shí)運(yùn)用，以及對(duì)檔案管理的混亂，造成檔案的損失和毀壞，同時(shí)檔案管理人員的管理意識(shí)也不強(qiáng)。要進(jìn)行高等醫(yī)學(xué)院校教育檔案管理的改革措施，就必須要提高檔案管理人員的管理水平，要對(duì)檔案管理制定相應(yīng)的制度與規(guī)范，這樣才能幫助高等醫(yī)學(xué)院校提升教學(xué)效率，有利于高等醫(yī)學(xué)院校的長(zhǎng)期發(fā)展。