唐虹

四川大學華西醫(yī)院運營管理部，四川成都610041

在醫(yī)療水平不斷提升的現(xiàn)今，醫(yī)療體制也隨之不斷進行調(diào)整優(yōu)化，相應(yīng)的管理模式也不斷更新完善。為進一步提升患者的醫(yī)療舒適性，必須對醫(yī)療環(huán)境的完善性以及舒適性引起重視，其不僅能夠促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)，并且能夠為醫(yī)院醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供一定助力。在醫(yī)院開展管理工作的過程中，應(yīng)當對人事檔案的管理進行強化。對醫(yī)院人事關(guān)系基礎(chǔ)配置情況的充分了解，不僅能夠確保人事檔案管理工作的高效開展，并且能夠在一定程度上提升醫(yī)院的整體管理水平以及管理質(zhì)量?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院可將其應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，其具備更加科學、先進的管理手段，可以充分結(jié)合醫(yī)院的實際人員配置情況與工作開展情況來調(diào)整人事檔案的管理模式，促進醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是在人事管理活動中形成，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

1 在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的作用

將數(shù)字化管理應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，除了能夠推動電子檔案的創(chuàng)建進程外，與傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不會占據(jù)過大空間，可達到有效節(jié)省空間的目的。借助互聯(lián)網(wǎng)能夠有效實現(xiàn)電子檔案的有效儲存，從而使檔案管理的工作質(zhì)量以及工作效率得到一定提高，緩解工作人員的工作負擔以及工作壓力。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時，相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換速度、傳輸速度也會隨之提升[1]，計算機的儲存量也會不斷增大，能夠使不斷變化的檔案管理需求得到有效滿足。同時，在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，能夠使人事檔案資源的共享得以實現(xiàn)，繼而確保各個科室以及各個部門的相關(guān)工作需求均得到滿足。在電子檔案的幫助下，歸檔環(huán)節(jié)、存儲環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)以及調(diào)用環(huán)節(jié)的工作效率及工作質(zhì)量均會得到有效提升[2]，借助計算機接收需要的信息及數(shù)據(jù)，可在一定程度上增強各個部門之間的溝通以及交流，繼而使人事檔案在醫(yī)院管理工作中的作用及價值得到充分發(fā)揮。借助更加安全高效的防護措施以及保密技術(shù)[3]，可以進一步提升醫(yī)院人事檔案的保密性，防止發(fā)生由于操作不當導(dǎo)致的信息數(shù)據(jù)丟失、泄漏情況。在相關(guān)人員開展醫(yī)院考核工作的過程中，能夠在短時間內(nèi)迅速調(diào)取查閱人事檔案，繼而實現(xiàn)對相關(guān)工作人員的有效評估，確保考核流程能夠滿足公平原則以及公開原則[4]。此外，在人事系統(tǒng)中應(yīng)用數(shù)字化管理，還可以為工資的發(fā)放、社保扣費等信息的查詢提供一定便利。借助人事小程序，還可以方便相關(guān)工作人員查詢自己的基本信息、人事信息以及考勤信息。

2 在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化管理的有效路徑

2.1 積極健全管理制度及管理體系

以往所使用的傳統(tǒng)管理模式具有較為明顯的單一性以及局限性，對于日益提高的信息化、數(shù)字化建設(shè)要求表現(xiàn)出力不從心的態(tài)勢[5]，無法良好約束、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的日常工作。所以，面對這樣的形勢，醫(yī)院必須對自身人事檔案管理制度的改革引起重視，進一步提升改革速度，使各項日常工作的開展更具有規(guī)范性。積極結(jié)合現(xiàn)階段的政策方針以及法律法規(guī)要求制定醫(yī)院的人事檔案管理制度，綜合考慮醫(yī)院的未來戰(zhàn)略規(guī)劃以及實際發(fā)展情況，嚴格細化制度的每一個環(huán)節(jié)，可將精細化管理理念引入醫(yī)院管理中，從而有效增強制度實施效果，促使制度規(guī)范能夠真正落到實處[6]。積極構(gòu)建相應(yīng)的責任制度，將責任明確分配到個人身上，避免由于責任界定模糊而導(dǎo)致發(fā)生混亂，確保檔案信息以及檔案數(shù)據(jù)不會受到影響。進一步優(yōu)化用戶權(quán)限管理制度，避免出現(xiàn)越權(quán)管理現(xiàn)象。積極構(gòu)建健全的獎懲制度，針對在日常工作中能力突出、表現(xiàn)極佳的職工，應(yīng)當積極給予相應(yīng)的精神嘉獎以及物質(zhì)嘉獎[7]，使其成為其他職工的學習模范，進一步提高員工的工作主動性以及積極性。針對一些工作態(tài)度不佳、行為不夠規(guī)范、不端正的職工，應(yīng)當進行適當?shù)膽土P，從而使其形成良好的責任意識以及工作態(tài)度，對自身崗位工作的意義有正確、充分的認識。注重優(yōu)化職工薪酬福利制度，將其待遇改善，確保其日常工作中形成良好的凝聚意識，繼而達到留住、吸引優(yōu)秀人才的目的。同時，積極構(gòu)建設(shè)施設(shè)備的檢修制度以及維修制度，確保設(shè)施設(shè)備能夠處于良好運行狀態(tài)，避免對人事管理工作的正常開展造成阻礙。

2.2 對操作流程實施規(guī)范管理

必須對醫(yī)院資源規(guī)劃要求有明確、清晰的認知，以此來充分應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，在進一步健全人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，嚴格規(guī)范管理相關(guān)工作操作流程，避免混亂狀況的發(fā)生。對人事檔案信息進行分類管理，確保信息的全面性、真實度以及精確度[8]。在將不同管理崗位任務(wù)安排給相關(guān)工作人員時，必須先對其基本工作能力進行考察分析，考察內(nèi)容包括打字速度、計算機操作技能水平、信息素養(yǎng)以及查閱能力等，以此來充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的價值。結(jié)合實際情況來對檔案管理查找頁面開展相應(yīng)的設(shè)計，確保搜索關(guān)鍵字、詞與醫(yī)院工作特點相符，進一步提升工作人員查閱人事檔案信息的速率。相較于紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案所占據(jù)的空間并不大，便于檔案儲存工作以及管理工作的開展。在醫(yī)院規(guī)模不斷擴大、工作內(nèi)容不斷增多的同時，醫(yī)院中的人事變動也愈來愈頻繁，所以，必須對醫(yī)院數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行持續(xù)的更新完善，確保其能夠與實際工作的開展以及人事變動情況同步。定期檢查數(shù)據(jù)庫，避免發(fā)生信息丟失問題以及信息遺漏問題，確保補錄及時性[9]，避免對檔案完整性造成嚴重影響。強化與其他部門之間的信息數(shù)據(jù)共享，使信息整合能力得到一定增強，對檔案信息的更新引起重視。注意對現(xiàn)階段的操作規(guī)范實施精細化管理，內(nèi)容主要有數(shù)據(jù)備份、數(shù)字字典、系統(tǒng)日志以及用戶管理等。應(yīng)當為每一位工作人員配備相應(yīng)的工號，在其需要查閱檔案信息的時候，應(yīng)當使用自己的工號進行登錄。若需要修改單位信息欄的數(shù)據(jù)，則應(yīng)當確保獲得上級審核批準[10]，避免發(fā)生擅自修改的情況。定期核查數(shù)字字典的相關(guān)內(nèi)容，確保其能夠與信息查找工作相符，從而使人事檔案的信息利用效率得到一定程度的提升。此外，在瀏覽檔案、修改檔案以及下載檔案等環(huán)節(jié)中，應(yīng)當針對其設(shè)置明確的數(shù)據(jù)權(quán)限。

2.3 注重構(gòu)建電子信息平臺

對于醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理而言，電子信息平臺的建設(shè)不僅是一項關(guān)鍵的前提條件，并且是其各項工作開展的基礎(chǔ)支撐。所以，醫(yī)院應(yīng)當對電子信息平臺的建設(shè)引起高度重視，確保其能夠和醫(yī)院未來的發(fā)展要求相符。在這一信息平臺中，可使對多個類型人事檔案資料的統(tǒng)一化管理得到有效實現(xiàn)，同時有助于整合相關(guān)的數(shù)據(jù)、文字信息以及圖片信息。借助數(shù)字化管理的應(yīng)用，可對人事檔案的形式實施分類管理以及分級管理。如此除了能夠為資源的優(yōu)化配置提供幫助之外，還能夠使信息的共享需求得到有效滿足，可進一步增強醫(yī)院不同部門間的溝通、交流以及合作，避免信息孤島效應(yīng)的發(fā)生。在建設(shè)電子信息平臺的過程中，必須圍繞數(shù)據(jù)交換、技術(shù)更新、業(yè)務(wù)交流、數(shù)據(jù)集成以及數(shù)據(jù)應(yīng)用等平臺的建設(shè)開展電子信息平臺構(gòu)建工作，對不同子平臺的銜接引起重視，以此來為人事檔案信息數(shù)據(jù)的整個應(yīng)用過程提供一定便利[11]，包括信息數(shù)據(jù)的采集環(huán)節(jié)、整合環(huán)節(jié)、存儲環(huán)節(jié)、分析環(huán)節(jié)以及調(diào)用環(huán)節(jié)。①使電子信息平臺的標準性得到有效保障，確保在統(tǒng)一化的標準下，信息平臺的各項功能依然能夠正常運行，進而使其應(yīng)用效果得到有效增強。②必須使電子信息平臺的擴展性以及復(fù)用性得到有效保障，為醫(yī)院未來人事檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，避免出現(xiàn)資源浪費事件。③應(yīng)當盡量加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的速度，使傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端問題能夠得到良好處理，進而使信息技術(shù)的應(yīng)用價值得到充分彰顯。④為使電子信息平臺的功能應(yīng)用得到一定增強，必須深入解析各個部門以及科室的實際工作特點，使系統(tǒng)功能得到一定拓展，最終確保不同工作人員的個性化需求得到有效滿足。

2.4 重視管理人員素養(yǎng)的提升

對于醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作而言，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與其有著密切的聯(lián)系，對管理工作的效率以及質(zhì)量發(fā)揮著至關(guān)重要的決定作用?，F(xiàn)階段，一些醫(yī)院的人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性，繼而致使其管理工作質(zhì)量難以達到預(yù)期目標[12]。針對這一問題，為進一步提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，相關(guān)部門應(yīng)當結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理工作的實際狀況以及發(fā)展特點，為其制定相應(yīng)的專業(yè)培訓方案，積極組織相關(guān)管理人員開展專業(yè)知識培訓活動，確保其及時更新自身專業(yè)知識以及專業(yè)技能，對數(shù)字化管理在具體人事檔案管理工作中的應(yīng)用方案、應(yīng)用要點有正確、充分地認識及了解，以此來推動醫(yī)院管理的數(shù)字化建設(shè)。在開展實際業(yè)務(wù)學習活動的過程中，避免由于人為操作不當致使檔案信息安全遭到破壞，必須選擇出一個學習小組組長，使其形成較強的責任意識，提升其技術(shù)水平，借助互相監(jiān)督的方法來進行各項管理工作，按照檔案分類工作、錄入工作、補錄工作及校對工作的內(nèi)容特點，選擇使用具有一定差異性的培訓方法來組織其開展相應(yīng)的培訓活動，以此來使培訓效果得到一定的增強。在開展培訓活動的過程中，必須將信息化素養(yǎng)的培養(yǎng)作為重點培訓內(nèi)容，引導(dǎo)相關(guān)工作人員開展系統(tǒng)性的學習活動，使其充分掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)信息以及大數(shù)據(jù)的相關(guān)理論知識以及技術(shù)操作方法，使管理人員的操作水平以及操作能力得到有效提升，對于新時期的人事檔案管理工作具有更快的適應(yīng)速度[13]。引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變自己的工作理念，同時注意培養(yǎng)其技術(shù)應(yīng)用意識，避免數(shù)字化建設(shè)以及信息化建設(shè)逐漸淪為表面的形式化工作。積極對相關(guān)招聘機制進行改進完善，招收具有較高計算機應(yīng)用水平的高質(zhì)量、高素質(zhì)人才，構(gòu)建一支強大、高效的檔案管理團隊，為團隊注入新的生命活力。在招聘過程中，應(yīng)當積極考察人才的溝通能力、技術(shù)應(yīng)用能力、協(xié)調(diào)能力以及業(yè)務(wù)能力，以此來使工作隊伍結(jié)構(gòu)的合理性得到有效保障，同時按照員工的實際特點來安排相應(yīng)的崗位任務(wù)，在充分發(fā)揮員工個人價值的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院獲得更高的經(jīng)濟效益以及社會效益[14]。

3 結(jié)語

數(shù)字化管理是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，通過統(tǒng)計技術(shù)量化管理對象與管理行為，實現(xiàn)研發(fā)、計劃、組織、生產(chǎn)、協(xié)調(diào)、銷售、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動和方法。傳統(tǒng)質(zhì)量管理辦法存在著質(zhì)量信息采集與管理不規(guī)范、質(zhì)量問題追溯不易;質(zhì)量過程控制有法不依，效率低下;質(zhì)量決策與分析信息不全，決策拍腦袋等問題制約了企業(yè)的進一步發(fā)展。隨著研發(fā)、生產(chǎn)、采購和銷售過程信息化程度的提高，質(zhì)量管理部門越來越迫切地希望采用質(zhì)量信息系統(tǒng)來輔助質(zhì)量管理并和其他部門實現(xiàn)信息化溝通。而實現(xiàn)金品質(zhì)工程的基礎(chǔ)是有效地實行數(shù)字化管理系統(tǒng)[15]。

無論做什么工作，都需要學會用數(shù)據(jù)來管理工作，而非憑感覺。管理者需要每天去分析你的庫存數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、銷售網(wǎng)絡(luò)、產(chǎn)品生產(chǎn)流程、品質(zhì)數(shù)據(jù)、售后數(shù)據(jù)[16-17]。企業(yè)的庫存是否合理、財務(wù)是否健康、銷售網(wǎng)絡(luò)是否正常、生產(chǎn)流程是否順利，售后網(wǎng)絡(luò)是否完善，企業(yè)都得從重視數(shù)據(jù)管理開始。根據(jù)這些數(shù)據(jù)才能作出正確的判斷與決策[18-20]。

綜上所述，將數(shù)字化管理應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，不僅能夠達到節(jié)省空間資源、時間資源的目的，并且可以實現(xiàn)對檔案信息資源的高效利用，同時可進一步強化檔案的保密性。在以往的檔案管理中，因為管理方式具有一定單一性及局限性，同時信息更新速度比較緩慢，繼而致使人事檔案的可靠性要求以及完整性要求難以達到預(yù)期目標，對醫(yī)院各項管理工作的順利開展極為不利。所以，必須將數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院人事檔案管理中，借助管理制度及管理體系的健全、操作流程的規(guī)范管理、電子信息平臺的構(gòu)建以及管理人員素養(yǎng)的提升，使數(shù)字化管理的應(yīng)用效果得到有效增強，進一步提高醫(yī)院的整體管理水平，使醫(yī)院的良好發(fā)展獲得更加堅實的技術(shù)保障。