曲 波

（鄒平市好生街道辦事處 山東 鄒平 256209）

1 引言

街道辦事處在當(dāng)前社區(qū)服務(wù)工作中扮演著十分重要的角色，擔(dān)任著為居民服務(wù)的重要職責(zé)。在城市化進(jìn)程不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，各個(gè)社區(qū)的規(guī)模正在不斷擴(kuò)大，這對(duì)街道辦事處檔案管理工作提出了更高層次的要求。為了進(jìn)一步提高街道辦事處檔案檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，相關(guān)部門一定要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，切實(shí)加強(qiáng)街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)工作，有效促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作的現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的意義

近年來，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展中，并取得了非常不錯(cuò)的應(yīng)用效果，這對(duì)我國(guó)的社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)具有十分深遠(yuǎn)的影響。全面落實(shí)街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)工作，不僅能夠切實(shí)提高工作人員的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)還能有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式下的許多問題，這對(duì)街道辦事處檔案管理工作的高效進(jìn)行具有十分積極的影響。在街道辦事處傳統(tǒng)檔案管理的工作實(shí)踐中，檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案的保存管理容易受到外界因素的影響，從而出現(xiàn)蟲蛀、發(fā)潮以及破損等現(xiàn)象，同時(shí)工作人員一般不會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份，因此紙質(zhì)檔案損壞對(duì)當(dāng)?shù)鼐用竦挠绊戄^大。街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效避免紙質(zhì)檔案保存不當(dāng)造成的不良影響，同時(shí)還能切實(shí)提高檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率[1]。與此同時(shí)，街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)，還為當(dāng)?shù)鼐用竦娜粘Ｉ钐峁┝溯^大的便利。在此過程中，當(dāng)?shù)鼐用窨梢越柚娮踊?cè)平臺(tái)，提前準(zhǔn)備需要使用的各種材料，并通過多種途徑完成業(yè)務(wù)辦理，這不僅有效簡(jiǎn)化了當(dāng)?shù)鼐用駱I(yè)務(wù)辦理的整個(gè)流程，同時(shí)也切實(shí)縮短了業(yè)務(wù)辦理的審批時(shí)間，進(jìn)一步優(yōu)化了街道辦事處檔案管理的透明化程度。

3 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 缺乏統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理部門是街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的主體，扮演著領(lǐng)導(dǎo)決策的重要角色，在其信息化建設(shè)中起著重要的作用。但是在開展街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的具體實(shí)踐中，其日常工作缺乏統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)，因此很多信息化建設(shè)工作未能得到全面落實(shí)，這在很大程度上限制了街道辦事處檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

3.2 傳統(tǒng)檔案管理辦法的局限

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的具體實(shí)踐中，部分工作人員受傳統(tǒng)檔案管理理念和檔案管理方法的局限，對(duì)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)存在著一定的抵觸情緒，并且工作人員對(duì)新鮮事物的接受能力也相對(duì)較差，這種現(xiàn)象加大了街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的難度，使得檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際價(jià)值未能被充分發(fā)揮出來。

3.3 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

切實(shí)保障檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，是開展街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。但是就當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的工作現(xiàn)狀而言，其整體情況并不是十分樂觀。首先，相關(guān)部門對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的利用缺乏整體統(tǒng)一的規(guī)劃，導(dǎo)致街道辦事處的計(jì)算機(jī)類型存在著較大的差異，檔案管理設(shè)備的統(tǒng)一性相對(duì)較差；其次，檔案管理信息化建設(shè)中業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)以及分類編碼標(biāo)準(zhǔn)存在著較大的差異，導(dǎo)致檔案管理中信息流通受阻的現(xiàn)象頻繁發(fā)生，這對(duì)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的高效推進(jìn)造成了較大的阻礙[2]。

3.4 專業(yè)人員的缺失

街道辦事處檔案管理的信息化發(fā)展，對(duì)檔案人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)提出了更高層次的要求。但是在街道辦事處檔案管理的工作實(shí)踐中，其檔案管理人員雖然具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，但是其計(jì)算機(jī)專業(yè)技能還有待進(jìn)一步提高，同時(shí)對(duì)電子檔案程序管理維護(hù)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，這在一定程度上影響了街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。

4 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

4.1 落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)工作

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的工作實(shí)踐中，我們要切實(shí)提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，并且全面落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策，充分發(fā)揮各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)政策的組織指導(dǎo)作用，為街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的高效進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。在此過程中，我們可以根據(jù)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況，建立專門的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的統(tǒng)一化組織領(lǐng)導(dǎo)，并以目標(biāo)責(zé)任制為基本原則，有效開展信息化建設(shè)工作[3]。與此同時(shí)，相關(guān)部門要切實(shí)提高領(lǐng)導(dǎo)小組的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，優(yōu)化小組成員的改革創(chuàng)新意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，并以此為基礎(chǔ)提出行之有效地改進(jìn)措施，不斷加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有資源的整合利用，進(jìn)一步促進(jìn)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。除此之外，相關(guān)部門也要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，使其具備良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，督促檔案管理人員全面落實(shí)信息化建設(shè)工作，從而為街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定運(yùn)行打下良好的基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳工作

為了進(jìn)一步提高街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的工作質(zhì)量和效率，相關(guān)部門要切實(shí)做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，有效改變街道辦事處檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知，使得檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的實(shí)際價(jià)值有一個(gè)全面了解，切實(shí)消除檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的抵觸，從而為街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的高效進(jìn)行提供良好的先決條件。與此同時(shí)，相關(guān)部門在開展信息化建設(shè)的宣傳工作的過程中，也要不斷加強(qiáng)對(duì)當(dāng)?shù)鼐用竦男麄鹘逃?，引?dǎo)當(dāng)?shù)鼐用袢媪私庑畔⒒ㄔO(shè)的優(yōu)勢(shì)，使得當(dāng)?shù)鼐用駥?duì)信息化檔案的使用方法和服務(wù)范圍有一個(gè)清晰明確的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)居民們?nèi)粘I(yè)務(wù)的自助辦理，有效提高當(dāng)?shù)鼐用駱I(yè)務(wù)辦理的整體效率。

4.3 建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的工作實(shí)踐中，相關(guān)部門要根據(jù)檔案管理工作的切實(shí)需求，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而切實(shí)提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性，進(jìn)一步優(yōu)化檔案內(nèi)容的真實(shí)性。在此過程中，相關(guān)部門要切實(shí)做好以下幾方面的工作：其一，工作人員應(yīng)對(duì)相關(guān)的法律條例有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并嚴(yán)格按照法律條例中的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)提高檔案管理工作的規(guī)范性。其二，工作人員應(yīng)不斷優(yōu)化檔案內(nèi)容的整理工作，并采用統(tǒng)一的電子文件格式，有效規(guī)避電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)提高檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性[4]。其三，工作人員應(yīng)合理利用當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，合理控制各項(xiàng)數(shù)據(jù)和流程環(huán)節(jié)，切實(shí)提高檔案查詢以及檔案調(diào)取等工作的規(guī)范性，使其能夠在合理范圍內(nèi)高效使用。其四，工作人員應(yīng)切實(shí)做好電子文件的備份工作，優(yōu)化電子文件的儲(chǔ)存介質(zhì)和儲(chǔ)存性能，有效減少各種因素引起的電子文件丟失和泄露現(xiàn)象，從而為電子文件的有效傳遞和實(shí)時(shí)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

4.4 構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在開展街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的工作實(shí)踐中，相關(guān)部門應(yīng)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而為信息建設(shè)工作的有序進(jìn)行提供良好的先決條件。首先，相關(guān)部門在進(jìn)行軟件開發(fā)和軟件應(yīng)用的過程中，要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的統(tǒng)一規(guī)劃，并切實(shí)提高軟件的普遍性和實(shí)用性。其次，相關(guān)部門要全面統(tǒng)一計(jì)算機(jī)設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)，有效促進(jìn)檔案設(shè)備的一體化發(fā)展，從而為檔案管理信息化建設(shè)提供統(tǒng)一的硬件環(huán)境。最后，相關(guān)部門要建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和分類編碼標(biāo)準(zhǔn)，有效簡(jiǎn)化信息管理的流程，切實(shí)提高信息傳遞的流暢性，從而充分發(fā)揮信息化建設(shè)在街道辦事處檔案管理工作中的實(shí)際效能[5]。

4.5 優(yōu)化工作流程

對(duì)于街道辦事處檔案管理工作而言，信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的模式有著十分顯著的差異，并且信息化檔案管理對(duì)數(shù)據(jù)的需求更高。針對(duì)這種情況，相關(guān)部門必須切實(shí)優(yōu)化街道辦事處檔案管理的工作流程，有效提高信息化檔案管理工作的規(guī)范性。在此過程中，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際情況，以檔案價(jià)值和利用頻率為主要參考標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的分類、歸納和整合，從而切實(shí)提高檔案管理工作的實(shí)際效能。對(duì)于目錄齊全的檔案類型，工作人員可以通過全引目錄的應(yīng)用，高效開展分類標(biāo)引工作；對(duì)于較為特殊的檔案類型，工作人員可以將時(shí)間和名字等作為主要線索進(jìn)行卷宗目錄分類，并合理利用原始檔案，從而切實(shí)提高檔案錄入效率[6]。

4.6 引入專業(yè)化人才

人才在街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)中占據(jù)著十分重要的地位，是各項(xiàng)工作順利開展的重要基礎(chǔ)，對(duì)實(shí)現(xiàn)街道辦事處檔案管理的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。針對(duì)這種情況，相關(guān)部門一定要對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)工作給予足夠的重視，并切實(shí)做好以下幾方面的工作：其一，在人員招聘的過程中，相關(guān)部門應(yīng)建立完善的人員招聘機(jī)制，盡可能選擇具有專業(yè)背景的優(yōu)秀人才，同時(shí)有效加強(qiáng)對(duì)人才實(shí)踐能力、職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)的考察。其二，為專業(yè)人員提供良好的薪資待遇和福利水平，并構(gòu)建良好的工作環(huán)境和晉升途徑，從而有效吸引優(yōu)秀人才的加入，為街道辦事處檔案管理信息化發(fā)展灌注新的生機(jī)和活力。

5 結(jié)語

切實(shí)加強(qiáng)街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)，不僅能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)還能為當(dāng)?shù)鼐用裉峁└颖憬莸姆?wù)。因此相關(guān)部門要對(duì)街道辦事處檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)給予足夠的重視，全面落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)工作，加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳教育，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，優(yōu)化具體的工作流程，引入專業(yè)化人才，從而進(jìn)一步促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作的高效進(jìn)行。