張潔琳

（福建省福州市臺江區(qū)福建中醫(yī)藥大學附屬人民醫(yī)院紀檢監(jiān)察處 福建 福州 350001）

1 引言

當前，我國的醫(yī)院檔案管理已基本實現(xiàn)了信息化建設(shè)，即電子檔案管理，其對醫(yī)院發(fā)展中有著重要的作用，不僅可以將醫(yī)療相關(guān)信息準確、快捷、有效地傳播，還可以提高信息的覆蓋率。如今，檔案管理工作應實現(xiàn)融合發(fā)展，在此基礎(chǔ)上不斷變革管理模式，通過現(xiàn)代化技術(shù)拓寬醫(yī)院檔案信息化管理的渠道，避免自身建設(shè)存在的局限性，以此實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同時，檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新，使其發(fā)揮根本價值，醫(yī)院管理層應引起重視。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)能夠改變傳統(tǒng)管理模式，提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供推動力。所謂信息化建設(shè)，主要是通過信息化手段提高檔案的應用率，使醫(yī)院各科室實現(xiàn)有效溝通，在此過程中創(chuàng)新信息傳輸方式，將醫(yī)院的病案、科研、人事等資料數(shù)字化，擺脫傳統(tǒng)檔案儲存單一、占空間大、資料應用不足的問題，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)無從查找或丟失的問題，具體有以下幾點。

（1）完整保存醫(yī)院相關(guān)資料。醫(yī)院紙質(zhì)檔資料數(shù)量繁多，診療資料及相關(guān)研究日積月累，體積巨大，實際使用過程中不利于文獻調(diào)取及應用，且會占用較大的空間，該情況不符合時代發(fā)展需求[1]，開展檔案管理信息化建設(shè)則可以有效解決上述問題，且能夠最大化避免檔案原件損壞，顯著提高檔案管理水平與管理質(zhì)量。

（2）提升醫(yī)院檔案管理效率。檔案管理涉及的內(nèi)容較多，不僅包含醫(yī)院患者信息，還包含了人事信息以及行政管理等內(nèi)容，是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分。但在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)采用人工的方式對患者信息、人事檔案、行政檔案、診療檔案、研究文獻等進行分類整理，這樣的方法速度慢且需要大量的人力，容易出現(xiàn)登記檔案與實際不符的現(xiàn)象。而應用信息化檔案管理則可以減少檔案錄入的工作量，以數(shù)字化存檔備份提高檔案管理的精確性，降低管理失誤率，保證檔案管理工作的有效進行。

（3）增強醫(yī)院的綜合競爭力。檔案管理信息化建設(shè)可以有效增強醫(yī)院的綜合競爭力，如可以通過信息技術(shù)將醫(yī)院的各個部門與科室的檔案信息共享，提高醫(yī)院內(nèi)部信息資源的共享與交流，進而提升整體服務(wù)質(zhì)量[2]。

3 醫(yī)院檔案管理的劃分

我國的醫(yī)院檔案管理發(fā)展于1980年，其中包括醫(yī)院各項活動、建設(shè)、人員情況及日常管理等[3]。

3.1 醫(yī)院檔案的定義

醫(yī)院檔案可以將其稱之為一份記錄材料，目的是希望對檔案有效管理、合理利用，以此推動醫(yī)院發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案文字內(nèi)容為醫(yī)院各項資料的記錄，如醫(yī)學實例、人事狀況、資源記錄、相關(guān)文獻等，有一定的地域意義或歷史意義，但傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案資料不利于保存，且相關(guān)記錄僅可以通過文字進行表述，這樣的情況不符合當前時代需求。信息化檔案則包括了文字、圖片、視頻等多種形式的記錄，相關(guān)新載體成為檔案的附加，對醫(yī)院的活動、建設(shè)等進行更詳細更多方位的記錄，是醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的重要記錄，有著一定的目的性、專業(yè)性。

3.2 醫(yī)院檔案的特點

醫(yī)院檔案詳細記錄醫(yī)院的各項內(nèi)容，并將此類內(nèi)容進行儲存，使得檔案具有時間價值及應用價值。隨著醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高，對檔案質(zhì)量的需求也進一步提升，使得傳統(tǒng)檔案管理無法滿足實際需求，因此需要有效結(jié)合新興技術(shù)手段，使檔案內(nèi)容和種類更加豐富、具體，以滿足日新月異的時代需求。同時，醫(yī)院檔案能夠全面系統(tǒng)地了解醫(yī)護、科研、管理等專業(yè)人員的業(yè)務(wù)情況，便于針對后續(xù)人才科研發(fā)展制定計劃，提升醫(yī)院人才隊伍建設(shè)水平，以提高診療水平，如根據(jù)外科、內(nèi)科、骨傷科、神經(jīng)科、內(nèi)分泌、眼科等詳細的診療記錄，判斷其基礎(chǔ)診療水平，分析醫(yī)務(wù)人員年度考評檔案,結(jié)合醫(yī)院實際情況設(shè)定下一步工作目標，為醫(yī)院管理決策提供可靠的依據(jù)。當前更多的醫(yī)院管理層意識到醫(yī)院檔案管理的重要性，醫(yī)院檔案類型、內(nèi)容也在不斷增加和拓寬。

3.3 醫(yī)院檔案的種類

醫(yī)院檔案不僅僅是文字表述，其中包含了多種醫(yī)院重要信息，具體可以分為以下三個種類。

（1）資料自身檔案。資料自身檔案可以理解為“身份名牌”，主要是對醫(yī)院相關(guān)案例、文獻、資料自身的性質(zhì)及內(nèi)容進行詳細記錄，記錄中包含案例的時間、研究成果等，是檔案的基礎(chǔ)部分。

（2）資料規(guī)劃檔案。該類檔案記錄者醫(yī)院發(fā)展的“動向”，是醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)期間的全過程記錄，其中包括了醫(yī)院出現(xiàn)的問題、活動、相關(guān)建設(shè)等，且信息化檔案中會記錄影像及圖片資料等[4]。

（3）資料信息檔案。信息檔案即電子檔案，與普通檔案存在差異，普通檔案主要是以紙質(zhì)文件形式為主，電子檔案則是普通檔案的延續(xù)，其能夠在檔案中添加圖片、聲音、視頻等，是深入了解醫(yī)院的關(guān)鍵部分。

4 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理在醫(yī)院運行中發(fā)揮著不可替代的作用，其囊括了對診療行為、患者、醫(yī)護人員、時間、流程、資料等多方面的管理工作。為了保證醫(yī)院各科室檔案能夠有效應用，管理需要逐漸向著信息化方向發(fā)展，保證檔案管理的各個環(huán)節(jié)能夠得到有效地監(jiān)管。但就目前情況來看，醫(yī)院檔案管理制度不夠完善，且由于各個環(huán)節(jié)中對于信息的共享與傳遞有著較高的需求，使得錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性[5]。

1961年，我國頒布了《檔案管理暫行條例》，這是我國檔案管理的最早法規(guī)，1980年，頒布了《檔案保護法》，要求各地區(qū)醫(yī)院建立檔案收集庫，2016年，頒布了《國務(wù)院辦公廳關(guān)于全面推進醫(yī)院綜合改革的實施意見》要求醫(yī)院對檔案有效利用。當前我國醫(yī)院檔案可分為診療檔案、文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案等，部分科技檔案、文書檔案、診療檔案都可以進行數(shù)據(jù)儲存與備份，但互聯(lián)網(wǎng)儲存的應用存在安全風險，如2015年新加坡的“醫(yī)院檔案資料竊取”一案，不法分子通過互聯(lián)網(wǎng)竊取了病患姓名、住址、國籍、性別、種族和出生日期等，近150萬公民的健康數(shù)據(jù)，在眾多的受害者里新加坡總理赫然在目，為避免此類事情的發(fā)生需要以《知識產(chǎn)權(quán)法》和《檔案權(quán)法》保護檔案，防止侵權(quán)問題的發(fā)生，在出現(xiàn)違規(guī)行為時，可以根據(jù)法律追究不法分子的責任。因此，醫(yī)院對電子檔案安全管理要加強重視，如結(jié)合檔案類型設(shè)立加密系統(tǒng)，在醫(yī)院的綜合情況錄入到數(shù)據(jù)庫后設(shè)置加密的訪問權(quán)限，使檔案數(shù)據(jù)能夠得到有效保護，避免檔案材料的丟失和盜用。

5 醫(yī)院檔案管理信息化的策略

5.1 樹立新型檔案管理觀念

醫(yī)院應樹立新型管理理念，提高對檔案管理工作的重視度。首先，應在實際行動中轉(zhuǎn)變固有觀念，從領(lǐng)導層開始，到每名醫(yī)護、行政人員，都需打破固有觀念，深刻意識到檔案管理信息化建設(shè)工作的必要意義。其次，醫(yī)院管理層需要給予檔案管理部門對應職權(quán)，保證管理的有效性，避免出現(xiàn)權(quán)責不清的情況。同時，醫(yī)院需要結(jié)合實際情況完善獎懲制度，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量，充分激勵員工積極性，并在某種程度上約束員工的態(tài)度與行為。除此之外，在發(fā)展建設(shè)過程中，醫(yī)院還需定期開展培訓、教育工作，在此過程中滲透思想教育，使員工端正工作態(tài)度，積極地參與到檔案工作中[6]。

5.2 檔案管理規(guī)范化

在當前信息環(huán)境下，電子檔案管理工作必須規(guī)范化，以真實性、安全性、完整性為基本原則，從而提高管理效率，具體如以下幾點。

（1）需要從制度方面著手，通過建章立制，以醫(yī)院各類檔案原始記錄為基礎(chǔ)，成立檔案管理領(lǐng)導小組，明確檔案管理主體，保障檔案存儲及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

（2）從技術(shù)方面著手建立醫(yī)院檔案管理信息平臺，例如構(gòu)建切合實際的數(shù)字化管理平臺，各部門通過統(tǒng)一平臺進行檔案的存儲利用，使檔案管理協(xié)同化標準化。

（3）在電子檔案管理過程中，需要定期進行安全性檢查，借助現(xiàn)代化手段提高檔案管理安全性能，定期進行保密設(shè)置，防止檔案數(shù)據(jù)被惡意竊取或丟失。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建責任風險體制，制定完善緊急安全預案，最大化避免風險問題的出現(xiàn)，使檔案管理更加安全。

5.3 創(chuàng)新廉政檔案管理方式

廉政檔案是紀檢監(jiān)察機關(guān)在對黨員干部加強管理和監(jiān)督過程中，形成的反映黨員干部基本情況和廉潔自律狀況的歷史記錄，通過信息化手段建立健全紀檢監(jiān)察干部廉政檔案，能夠加強黨員干部自我監(jiān)督，是有助于醫(yī)院形成風清氣正的良好政治生態(tài)，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的有效舉措。在醫(yī)院干部廉政檔案審核管理中，將醫(yī)院中層干部實際家庭收入情況、廉潔情況納入審核，上級紀檢監(jiān)察機關(guān)通過廉政檔案進行精準“畫像”、動態(tài)更新、摸清底數(shù)，也為做細自我監(jiān)督夯實基礎(chǔ)。通過信息化手段對干部提拔任用等重要時間節(jié)點進行明確，即以關(guān)鍵詞檢索的信息化管理方式對干部廉政檔案信息進行篩查，既提高人事部門事前廉政把關(guān)的工作效率，也通過審核使醫(yī)院管理層在了解干部情況的同時達到抓準關(guān)鍵人、關(guān)鍵事的效果。

5.4 檔案管理隊伍建設(shè)

醫(yī)院檔案管理要實現(xiàn)信息化、數(shù)字化，急需加強檔案管理隊伍建設(shè)，從而實現(xiàn)高質(zhì)量管理。首先應提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，通過專業(yè)化培訓與教育，樹立檔案管理安全意識，提高管理技能。同時，檔案管理工作人員必須不斷學習新理論、新技術(shù)，在此基礎(chǔ)上加大知識儲備量，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，不斷開拓視野，進而全面提高自身綜合素養(yǎng)。

5.5 電子檔案管理體系建設(shè)

醫(yī)院要想真正實現(xiàn)檔案管理信息化，應加強電子檔案管理工作，必須建立一套完善的電子檔案管理體系。首先,必須建立符合醫(yī)院發(fā)展實際的電子檔案管理制度,不同科室的制度應具有針對性,使管理過程更加規(guī)范，在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)信息化檔案資源的共享。其次，為使管理體系的優(yōu)勢充分發(fā)揮，必須要求電子檔案管理標準化執(zhí)行，以此約束醫(yī)院電子檔案管理人員的自身行為，通過電子檔案標準化管理體系提高工作效率，調(diào)動管理人員的積極性，保證電子檔案管理能發(fā)揮出實際作用。

5.6 配齊配強檔案信息化管理設(shè)備

在當前信息化時代，醫(yī)院若想加快檔案管理信息化建設(shè)，必須配置相應的信息化設(shè)備，加強醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)，為創(chuàng)新管理提供有效地支持。在實際執(zhí)行過程中依據(jù)自身實際發(fā)展狀況與社會發(fā)展趨勢，主動引進信息化設(shè)備，明確設(shè)備管理制度，提升醫(yī)院信息化管理技術(shù)內(nèi)涵。在此基礎(chǔ)上，加大對檔案管理信息化的經(jīng)費投入，從物質(zhì)與技術(shù)上雙重支持檔案管理信息化工作順利開展。同時，醫(yī)院應該以部門協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)，根據(jù)各部門實際情況配置先進的檔案管理設(shè)備與管理軟件，并做好設(shè)備維護，細化設(shè)備的維護時間、維護事項以及安全防護措施，節(jié)省醫(yī)院運營管理成本。

6 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)日益成熟，將此類技術(shù)應用在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，使檔案管理能夠與時俱進，以更好適應當下的發(fā)展趨勢。同時，不斷加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠在工作中總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)當前信息化建設(shè)過程中的不足，并有效整改，通過學習和應用新型技術(shù)，確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效落實，推動醫(yī)院管理精細化、可持續(xù)化和現(xiàn)代化。