趙宗明

（濱州學(xué)院檔案館 山東 濱州 256601）

1 引言

進(jìn)入21世紀(jì)以來，信息科學(xué)引領(lǐng)社會(huì)發(fā)展，數(shù)字化、智能化已成為推動(dòng)各個(gè)行業(yè)發(fā)展的重要手段。高校檔案體系建設(shè)工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，通過融入數(shù)字化管理，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)高校檔案管理工作中存在的不足，降低出現(xiàn)檔案損失以及檔案錯(cuò)誤的可能性，有效地提升管理工作的效率和實(shí)際效果。

2 檔案數(shù)字化管理的意義

2.1 數(shù)字化教學(xué)的需要

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用以及數(shù)字化水平的提升，我國(guó)高校檔案管理中也開始融合使用大數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)而可以推進(jìn)高校數(shù)字化管理模式建設(shè)[1]。高校檔案數(shù)字化建設(shè)可以將教學(xué)活動(dòng)和檔案管理進(jìn)行有機(jī)融合，以數(shù)字信息的形式儲(chǔ)存在資源庫中，為后續(xù)工作提供有效地支持，推進(jìn)高校全面數(shù)字化與信息化建設(shè)。比如在高校進(jìn)行跨區(qū)域交流以及技術(shù)交流時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)字化文件，方便快捷的同時(shí)又能保證交流效率和效果。

2.2 檔案建設(shè)與管理的需要

檔案數(shù)字化管理是高校管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，可以滿足云存儲(chǔ)的要求，也是目前檔案管理工作進(jìn)行的主要方式。在數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，而利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則可有效地降低人工成本和時(shí)間成本，進(jìn)而提高工作效率。另外，在教學(xué)改革不斷深化的背景下，大多數(shù)課堂都引入了全新的數(shù)字化教學(xué)方法，作為保存資料的檔案部門也需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。進(jìn)而可以順應(yīng)時(shí)代變革。

2.3 校園建設(shè)的需要

數(shù)字化除了可以推進(jìn)教學(xué)活動(dòng)，還可以推進(jìn)校園建設(shè)。校園建設(shè)的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，在其中應(yīng)用檔案數(shù)字化管理模式可以有效地提升高校的教學(xué)質(zhì)量以及管理效果。例如校園數(shù)字化中可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)調(diào)查學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)、興趣取向，并且開設(shè)相關(guān)的課程，滿足個(gè)性化學(xué)習(xí)的需求。這是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，也是推進(jìn)校園建設(shè)水平提升的關(guān)鍵，以此推進(jìn)我國(guó)高校的數(shù)字化信息化建設(shè)。

3 檔案數(shù)字化管理模式的特點(diǎn)

3.1 文檔一體化

在大數(shù)據(jù)背景下，高校數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子版的文件和數(shù)字文件的有效結(jié)合，并且將這些東西融合在同一個(gè)管理體制中，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。檔案數(shù)字化管理可以打破紙質(zhì)和電子檔案之間的界限，將檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)并且進(jìn)行數(shù)字化歸檔，對(duì)于整個(gè)管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證文件保存的安全性和可靠性。

3.2 檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行處理，相比較于傳統(tǒng)的管理模式具有檢索簡(jiǎn)單、快速下載等特點(diǎn)，提升管理工作的質(zhì)量和效率[2]。

3.3 平臺(tái)虛擬化

高校檔案數(shù)字化管理綜合運(yùn)用各種技術(shù)，建立各個(gè)院校獨(dú)立的數(shù)字檔案管理平臺(tái)，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的跨院系管理，并且管理人員可以依托數(shù)據(jù)平臺(tái)結(jié)合管理內(nèi)容提供服務(wù)，進(jìn)而提升數(shù)字化檔案工作的科學(xué)性和有效性。

4 檔案數(shù)字化管理模式的創(chuàng)新路徑

4.1 提升工作人員的工作素質(zhì)

檔案數(shù)字化管理對(duì)于管理工作人員的工作素質(zhì)具有比較高的要求，因此相關(guān)部門需要積極地利用培訓(xùn)手段提升工作人員的工作素質(zhì)，促進(jìn)高校的智能化和數(shù)據(jù)化建設(shè)。檔案管理工作人員的知識(shí)培訓(xùn)需要包括檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)。在檔案數(shù)字化管理模式下，工作人員在需要具備一定的檔案業(yè)務(wù)管理知識(shí)的同時(shí)，還需要具有自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作存在比較明顯的缺失，工作人員的工作意識(shí)存在明顯的欠缺。因此，在進(jìn)行培訓(xùn)工作的時(shí)候，需要調(diào)動(dòng)員工對(duì)于培訓(xùn)工作的積極性，讓他們?cè)谂嘤?xùn)的過程中可以學(xué)習(xí)新的技術(shù)新的思想，以此提升工作人員的工作能力。另外，在掌握了基本的基礎(chǔ)知識(shí)以及基本的信息化技術(shù)以外，還需要在培訓(xùn)工作中加強(qiáng)有關(guān)檔案鑒別學(xué)習(xí)方面的內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化工具，進(jìn)而可以避免在轉(zhuǎn)換工作進(jìn)行時(shí)出現(xiàn)信息不完全或者錯(cuò)誤的現(xiàn)象。因此培養(yǎng)工作人員的檔案鑒別能力，可以保證檔案的真實(shí)性，促進(jìn)其健康發(fā)展。

4.2 加大對(duì)檔案管理工作的資金以及技術(shù)投入

檔案數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行需要充分的資金支持，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)庫以及管理平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和自動(dòng)化，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的工作效率以及工作效果。因此，高校在推進(jìn)檔案管理信息化中需要為其提供必備的物質(zhì)支持，及時(shí)更新檔案數(shù)字化管理的設(shè)備，并且需要充分地認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字管理工作的重要性，將其作為一項(xiàng)比較重要的工作進(jìn)行，進(jìn)而可以保證檔案管理工作的效果。

數(shù)字化管理需要技術(shù)手段進(jìn)行支持。無論是數(shù)字化檔案平臺(tái)還是數(shù)據(jù)模擬都需要大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。因此，相關(guān)部門需要及時(shí)地更新信息化設(shè)備，加大技術(shù)支持，提升管理工作的效率。

4.3 構(gòu)建分步檔案數(shù)字化管理模式

高校的檔案數(shù)字化管理在進(jìn)行的過程中需要充分地尊重開放性、實(shí)用性以及特色性的原則。在實(shí)際進(jìn)行工作的時(shí)候，為了提升檔案管理的效率以及其實(shí)際工作的效果，需要對(duì)高校數(shù)字化管理進(jìn)行整體的規(guī)劃，制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，對(duì)工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行具體的標(biāo)注，然后按照一定順序，分階段四進(jìn)行工作，推進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

首先，高校自身需要完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)定，建立科學(xué)合理的管理制度，使檔案管理工作的所有流程都可以得到實(shí)時(shí)控制。在進(jìn)行規(guī)定的時(shí)候需要從業(yè)務(wù)、技術(shù)、和管理三個(gè)方面進(jìn)行，進(jìn)而明確工作人員的工作流程，解決技術(shù)管理方面存在的問題，并且保證資源的合法性和安全性。高校數(shù)字化管理的規(guī)定需要由國(guó)家檔案管理部門統(tǒng)一指定的，高校需要積極地進(jìn)行借鑒，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的共享，推進(jìn)其順利進(jìn)行。其次，高校需要積極地完善檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)。高校需要對(duì)自身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查，并且根據(jù)自身的實(shí)際需求選擇適合自身的檔案管理工作。軟件需要具備健全的功能，保證數(shù)字檔案的完整性和兼容性，可以有效地提升管理工作的效率，全方位保證管理工作的質(zhì)量。這種軟件可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息交流以及收集，實(shí)現(xiàn)電子檔案和辦公系統(tǒng)的有效銜接，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公電子化和信息化，進(jìn)而可以有效地提升管理工作的效率，保證其實(shí)際工作的質(zhì)量。第三，檔案數(shù)字管理需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。紙質(zhì)檔案易損壞、易丟失，利用信息化技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案館，創(chuàng)建數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，相關(guān)部門對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類，將重要的文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，再將利用率比較高的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化，最后再將特色的檔案進(jìn)行合理轉(zhuǎn)換。

另外，相關(guān)部門為了保證其實(shí)際應(yīng)用的效果也需要注重對(duì)于紙質(zhì)資料的保存工作[3]。有一些歷史悠久的紙質(zhì)文檔可能會(huì)因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)以及保存不當(dāng)?shù)膯栴}導(dǎo)致文檔出現(xiàn)污染或者破損，并且對(duì)這些檔案進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)和掃描，保證高校檔案管理的完整性。這種分步分階段的管理工作可以完善高校檔案數(shù)字化庫的建設(shè)，促進(jìn)高校的數(shù)字化和信息化建設(shè)，提升檔案管理工作的效率，促進(jìn)學(xué)校的數(shù)字化智能化發(fā)展[4]。

5 總結(jié)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和技術(shù)水平的提升，信息化技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校數(shù)字化檔案管理工作也需要利用計(jì)算機(jī)手段和信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展。基于此，本文從各個(gè)角度對(duì)其進(jìn)行分析，以有效地提升管理的效果，推進(jìn)檔案管理工作的效果和效率，進(jìn)而推進(jìn)高校現(xiàn)代化建設(shè)。