楊亞紅，胡 亮

（陜西地礦第一地質(zhì)隊有限公司 陜西 安康 725000）

1 引言

大多數(shù)文書檔案管理方法都采用傳統(tǒng)的人為管理模式，導(dǎo)致工具文件管理效率低下，在處理文書檔案時可能會出現(xiàn)許多問題，甚至?xí)G失文書檔案，從而對相關(guān)任務(wù)產(chǎn)生負面影響。目前，我國已進入信息化社會發(fā)展階段，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣泛，如果能夠?qū)⑽臅鴻n案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以利用信息技術(shù)對檔案文件進行查詢等。既能提高效率，又能充分發(fā)揮檔案本身的作用。將文件檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合后，可以確保相關(guān)人員及時處理文件檔案管理中存在的問題，不斷提高本任務(wù)的執(zhí)行效率，實現(xiàn)這項工作的科學(xué)轉(zhuǎn)化[1]。

2 文書檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢

在文書檔案管理中，如果應(yīng)用信息技術(shù)處理，它可以使文書檔案存儲實時顯示。信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高檔案的檢索效率，如果為了獲取基本信息，相關(guān)人員不需要到檔案部門查詢檔案，只需要網(wǎng)絡(luò)的幫助即可獲取相關(guān)信息。同時，相關(guān)人員需要查閱檔案、文件或信息技術(shù)進行處理，避免排隊等。在檢查文書檔案時，它可以使用信息技術(shù)在搜索前查找其搜索狀態(tài)和位置，從而提高效率[2]。

文書檔案主要是記錄保密的人員信息、財務(wù)信息以及各種工作發(fā)展信息，因此具有特殊性。正是由于文書檔案的特殊性，對管理的要求也越來越高。如果選擇傳統(tǒng)的管理模式，將導(dǎo)致文檔文件管理器的正常工作量較大，工作效率會較低，但如果利用信息技術(shù)進行管理，可以彌補這一缺陷，從而保證文書檔案管理效率的顯著提高。

2.1 提高管理效率

計算機采用檔案管理系統(tǒng)，首先優(yōu)化了傳統(tǒng)的檔案管理，檔案的存檔、分類檔案，然后重新存檔。使用計算機技術(shù)進行存檔使文檔文件管理更易于使用。另一方面，存檔、存儲、分類、集成和文件搜索功能更加方便。

2.2 有效的思維信息檢索方式

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，數(shù)字應(yīng)用越來越普遍，計算機可以按需存儲大量數(shù)據(jù)和文件，可以找到相關(guān)信息，大大加快了搜索速度。傳統(tǒng)的管理方法很難做到，雖然人工管理可以實現(xiàn)文檔文件的完全存儲，但不能實現(xiàn)大量的信息傳遞，信息檢索會浪費很多時間，在一定程度上造成資源浪費。文書檔案管理采用計算機技術(shù)，可以根據(jù)內(nèi)部和外部特征進行分類。隨著計算機技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，各種檔案存儲設(shè)備可以與其他信息系統(tǒng)相結(jié)合，提高管理水平。

2.3 電子文件更加穩(wěn)定

電子文件存儲與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比可以節(jié)省大量空間，不易丟失和損壞。隨著電子技術(shù)的不斷進步，可以按要求存儲，使用合適的電子設(shè)備載體，電子儲存設(shè)備具有讀取方便、穩(wěn)定性高等功能，幾乎不受外部環(huán)境的影響，不易損壞。

3 信息化背景下文書檔案管理的相關(guān)問題

在信息時代背景下，信息化對文書檔案管理的要求越來越嚴格。因此，首先要認識到信息管理的重要性，要符合文檔文件管理的要求，才能有效地管理文檔文件。文檔文件管理簡化了工作流程，減少了經(jīng)理的工作量，提高了管理者的工作效率。因此，信息現(xiàn)代化是提高文檔文件管理水平的主要條件。目前，文檔文件管理的數(shù)據(jù)還存在許多問題。文檔文件管理是多單元管理的重要組成部分，因此提高文件管理設(shè)備的可靠性是首要任務(wù)。目前，管理效率低下，甚至缺乏管理的現(xiàn)象十分普遍，因此必須考慮開發(fā)工具文件信息管理。文件檔案管理信息開發(fā)需要支持穩(wěn)定的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，加大資金投入，培訓(xùn)檔案管理人員，確保檔案管理的準確性和有效性，能夠充分有效地實施檔案管理系統(tǒng)[3-4]。

3.1 缺乏必要監(jiān)督

針對信息化背景下文件檔案管理中存在的問題，監(jiān)管不力問題日益明顯。雖然一些部門對檔案進行了信息化管理，但也注重信息技術(shù)在這一工作中的合理應(yīng)用。但是，不能對這項工作進行必要和科學(xué)的監(jiān)督，從而導(dǎo)致缺乏條款。一些工作人員在實際操作中暴露的問題無法得到重視和及時解決，相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的合理性無法得到保證。因此，缺乏一定程度的監(jiān)督，制約了文檔文件數(shù)據(jù)管理的深入開發(fā)。

3.2 相關(guān)設(shè)備操作要求高

一些部門和領(lǐng)導(dǎo)人員在處理檔案信息時也給予了應(yīng)有的重視，并配備了信息設(shè)備。但是，由于傳統(tǒng)的工作理念，一些員工的工作水平不符合相關(guān)要求，無法保證設(shè)備得到充分利用。如果將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)進行管理，對管理人員的操作要求更高，如果管理人員沒有接受全面和科學(xué)的培訓(xùn)，執(zhí)行能力就無法提高，這將導(dǎo)致文件信息管理受到明顯限制，工作任務(wù)不能得到充分執(zhí)行。

3.3 保密程度不足

文書檔案信息管理需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，但電子文件的相關(guān)數(shù)據(jù)可能會發(fā)生變化，電子信息的存在形式很容易更改。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式相比，修改電子檔案信息非常簡單，人們在收到電子檔案時，不能完全判斷上述信息是否完全真實。同時，工具文件通常不是一部分，許多文檔文件包含多個不同部門的數(shù)據(jù)，如果相關(guān)人員需要對不同部門的數(shù)據(jù)進行匯總分析，則保密程度會降低。

3.4 檔案管理人員專業(yè)要求高

文件檔案信息化后，文件檔案轉(zhuǎn)為電子文檔，這需要管理人員擁有較強的專業(yè)知識和技能，需要精通檔案管理原則、程序規(guī)則和技能。嚴格要求檔案信息資源管理，必須具備扎實的基礎(chǔ)理論和領(lǐng)先的技術(shù)能力。目前，許多工作人員缺乏高水平的能力，導(dǎo)致文件檔案的數(shù)據(jù)管理水平不高。

4 提高文書檔案信息化管理的策略

4.1 加強工作監(jiān)督

文件檔案信息管理方面，有關(guān)部門必須結(jié)合監(jiān)督工作機制，作為提高文件檔案信息管理質(zhì)量的主要方式之一。有關(guān)部門要安排專人參與監(jiān)督，上級要有強烈的責(zé)任感，并對文件檔案管理人員的正常工作進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)管理人員有操作不善等情況，及時溝通處理，確保檔案管理順利進行。監(jiān)督員應(yīng)當(dāng)如實記錄監(jiān)督，總結(jié)確保文件檔案管理的整體質(zhì)量。

4.2 標準化管理

在檔案管理方面，有關(guān)部門和人員也需要不斷完善工作。相關(guān)人員可以按照相應(yīng)的步驟，具體區(qū)分文件的內(nèi)容，并規(guī)劃各種不同項目的管理方案，還可以對文件格式進行標準化處理，包括在信息平臺訪問文件、借閱、下載等，都需要標準化的操作指導(dǎo)模式。下載文件時，相關(guān)人員必須事先征得主管的同意，并填寫下載請求，包括何時下載工具文件以及何時銷毀。有關(guān)部門還可以在信息平臺后臺設(shè)置自動銷毀系統(tǒng)，如果文件下載時間超過時間，后臺可以移動下載的文件進行銷毀。這樣，文書檔案信息管理更加規(guī)范化，安全性得到保障，保密性得到有效提高，幫助相關(guān)工作人員增強自我責(zé)任感。

4.3 提高管理者的質(zhì)量

在文檔文件的數(shù)據(jù)管理中，管理者是實際參與者，其自身質(zhì)量直接影響到工作質(zhì)量。有關(guān)部門必須選用一批態(tài)度認真、能力強的員工來管理檔案信息，以便接受相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，認識到文件檔案信息管理的必要性，不斷提高信息管理意識。同時，管理者需要不斷學(xué)習(xí)新的信息管理理念，在培訓(xùn)中了解信息設(shè)備的具體操作模式，還要學(xué)習(xí)信息平臺的運行方式，確保所有設(shè)備在文件檔案信息管理方面熟練掌握，培訓(xùn)后，相關(guān)部門還需要對管理人員進行評估，觀察檔案信息管理的實際操作情況，只有通過管理人員的考核才能真正參與到這項工作中來，如果管理人員沒有通過考核，就必須繼續(xù)培訓(xùn)，直到考核達到標準，才能使管理人員真正認識到規(guī)范管理的重要性，這樣才能保證他們符合信息管理的標準要求[5]。

5 結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，傳統(tǒng)的文件檔案管理模式已難以滿足當(dāng)前的實際需要，導(dǎo)致文件檔案管理無法實現(xiàn)變革。目前，我國已進入信息化發(fā)展階段，傳統(tǒng)格式的檔案管理將存在諸多制約因素，相關(guān)人員必須充分認識信息技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢，從多方面選擇合理有效的工作策略，實現(xiàn)信息技術(shù)與文書檔案管理的結(jié)合。