陳怡君

廣東工程職業(yè)技術(shù)學院，廣東 廣州 510520

2018年11月20日，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，為高校從嚴管理干部人事檔案指明了方向，不僅要求完善健全干部人事檔案工作的管理機制、工作標準，還要加強對干部人事檔案的日常管理、審核利用、紀律監(jiān)督，并著力創(chuàng)新工作方式，提升干部人事檔案管理質(zhì)量，推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。

2020年1月14日，中共廣東省委組織部印發(fā)《全省干部人事檔案專項審核全覆蓋工作方案》，這是高校貫徹執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》的具體落實，體現(xiàn)了高校在教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才方面的客觀嚴肅性。

干部人事檔案是反映干部個人思想政治品質(zhì)、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。通過對干部人事檔案的審核，可以有效整治和杜絕干部人事檔案弄虛作假和處理不準不嚴的問題，確保干部人事檔案真實準確、全面規(guī)范。

1 高校人事檔案專項審核工作中發(fā)現(xiàn)的問題

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央對干部人事檔案工作高度重視，并隨著中共中央組織部開始在全國部署開展干部人事檔案專項審核工作，高校也在新時代對干部人事檔案管理工作明確了更高、更嚴謹?shù)囊?，提高了對干部人事檔案的認識和重視程度。當前高校干部人事檔案專項審核工作中發(fā)現(xiàn)了如下問題。

1.1 重要材料缺失

干部人事檔案材料分為十大類，在“三齡（年齡、黨齡、工齡）兩歷（學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷）一身份（工人、干部等身份）”的專項審核過程中，材料缺失問題最為突出，其中學歷學位、職稱評審材料，工資、任免、工作經(jīng)歷證明這三大類材料內(nèi)容缺失最為嚴重。例如，學歷學位無證書復印件或?qū)W信網(wǎng)的鑒定證明；職稱評審表和職稱證書復印件缺失；有的只有入職時的工資審批表，其后工作階段都無晉升工資審批表，因而無法斷定現(xiàn)階段工資薪級及職級；個人履歷表填寫有職務但無組織任免審批表；工作經(jīng)歷中缺失勞動合同或社保證明等明確清晰的證明材料。

1.2 日期記載不一致

在審核過程中，發(fā)現(xiàn)存在出生年月日中最早記錄與最新記錄、身份證不一致，參加工作時間月份或者年限不一致，入黨志愿書與后面填寫的干部履歷表的入黨時間記載不一致等情況。出生年月日的不一致所涉及的原因較為復雜，在確認階段，有陰歷與陽歷的差異，有在學習或工作變遷過程中戶口隨遷時的誤填，或因各類原因年齡改動、戶籍登記出錯等；參加工作時間不一致的原因也較多，如參加工作時實習試用階段與正式入職時間混淆，或者因為實際參加工作時間與合同簽訂、社保繳納時間有偏差等；入黨時間填寫不一致則大多是記憶偏差造成的。

1.3 材料的真實性存疑

在審核過程中，對主要材料存疑的地方，要進行科學分析，找到事實依據(jù)，再進行確認。對于出生年月有涂改或存疑的，需請當事人提供出生地原籍戶口記載材料，通過與兄弟姐妹之間的比對，對入學年齡的判斷，來進行科學分析。如果無法提供，則按最早記錄時間為準。對于參加工作時間存疑的，以新參加工作人員的工資審批表、入職時的年度考核表或轉(zhuǎn)正定級表記錄作參考。對于高等學校畢業(yè)生登記表蓋章不全或不蓋章，甚至無畢業(yè)生登記表或?qū)W位授予證明文件的，要求到原畢業(yè)學校補充學籍材料。對于工作經(jīng)歷存疑的，要求提供同一個單位的勞動合同和社保證明，但是有的單位改名、倒閉或合并，而當時又無購買社保的和簽訂勞動合同的，則無法確定真?zhèn)巍?/p>

1.4 重要個人信息未能及時填寫完整或收集整理補充

在審核過程中，發(fā)現(xiàn)有的干部檔案的履歷、工資等材料還是最初調(diào)入時的狀態(tài)，在本單位工作多年仍未重新填寫干部履歷，未準時收集整理和裝訂檔案材料，檔案材料缺乏及時性、完整性。其婚姻情況、學習經(jīng)歷、職稱評聘、家庭成員、任職變更、工資晉升等都發(fā)生了很大的變化，但未能及時補充完善檔案材料。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 思想上不夠重視

干部人事檔案管理是高校人事行政管理部門的一項重要工作內(nèi)容，但此項工作沒有教學部門一線工作的影響力，沒有招生就業(yè)決定學校發(fā)展規(guī)模的聲勢，也沒有教務、財務、學工等與師生息息相關(guān)的日常工作，更無法為高校帶來良好的經(jīng)濟收益，因此，大部分領(lǐng)導對人事檔案的管理工作不夠重視，認為只要做好防火、防蟲、防潮，保管好不遺失就行了，使得人事檔案管理工作處于單位管理的邊緣位置。

2.2 管理上不夠?qū)I(yè)專職

人事檔案管理工作人員大多是兼職人員，而且兼職也是不固定，經(jīng)常輪換，人員職責范圍內(nèi)其他工作內(nèi)容多，任務繁重，精力有限，對檔案管理工作只求保管好不出錯即可，對人事檔案細節(jié)上的管理難免出現(xiàn)紕漏，資料不能做到及時歸檔是常見現(xiàn)象。

2.3 時效上觀念不強

在時效觀念上，新員工入職時，沒有及時將調(diào)動材料放進檔案，單位未讓員工填寫干部履歷表，未及時完善新員工的檔案；評審職稱的材料、年度考核表、任免材料、在職教育學歷材料、各種獎懲材料、工資變動審批表等，未及時收集整理歸檔，造成人事檔案材料不完整，兼職人員輪崗后甚至造成材料丟失。往往是在干部人事關(guān)系變動需要將檔案轉(zhuǎn)遞，審核檔案時才發(fā)現(xiàn)材料不全，這種人事檔案管理在細節(jié)上的忽略，使檔案材料不完整、缺乏時效性，在人才流動中造成用人單位較大的困擾。

2.4 管理信息化落后

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，檔案資料和信息都是以紙質(zhì)形式收集、整理、保存，由于沒有信息化的管理系統(tǒng)，在需要查閱相關(guān)檔案資料時要不斷重復翻閱，浪費時間、精力并大大降低了工作的質(zhì)量和效率。另外，很多檔案管理人員已經(jīng)習慣了原有的管理方式，對信息化管理的學習興趣低，不愿積極主動更新管理方式，導致檔案管理信息化落后。

3 對加強干部人事檔案管理的思考

（1）加強對人事檔案管理的重視。提高單位領(lǐng)導對人事檔案的重視程度，可以將此項工作歸到日常工作內(nèi)容中；提高檔案管理工作人員的重視程度，可以根據(jù)單位的實際情況，制訂、完善相關(guān)的管理制度和針對性的改進計劃；提高材料形成部門和個人的重視，可有效提高材料的質(zhì)量和準確性以及收集的時效性，從而全面加大管理力度，創(chuàng)設(shè)良好的管理氛圍和環(huán)境，為單位的持續(xù)發(fā)展和進步奠定基礎(chǔ)。

（2）加強管理人員自身建設(shè)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平?jīng)Q定著管理的效果和質(zhì)量，單位要想方設(shè)法提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平，為其發(fā)展和進步提供堅實的力量。從事檔案管理工作的人員要腳踏實地，加強責任心，積極參加業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平，做好本職工作，保持業(yè)務性、政策性、服務性以及保密性意識，在職位上發(fā)光發(fā)熱。

（3）強化檔案管理的時效性。高校人事檔案材料的時效性和完整性是及時掌握人才信息的有效保障，檔案管理人員要不定時地關(guān)注職工的信息動態(tài)，及時收集相關(guān)的人才資料信息，進行整理及歸檔，禁止檔案材料作假的情況出現(xiàn)，以此來強化人事檔案資料的全面性、實用性和時效性，強化檔案的實際使用效果。

（4）促進管理信息化發(fā)展。隨著新時代信息化的普及，人事檔案管理信息化成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢，要將紙質(zhì)材料信息錄入計算機中生成電子檔案，在管理和利用人事檔案時，減少對原始紙質(zhì)材料的翻找頻率，也節(jié)約了提取的時間，可有效保證檔案材料的完整性和永久性，從而提高工作效率。檔案管理工作人員要定期參加業(yè)務培訓，積極學習并掌握先進的科學知識，熟練使用操作及維護數(shù)字化檔案設(shè)備，設(shè)置管理權(quán)限。建立數(shù)字化管理模式對保護檔案起到了積極作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校要正確認識到人事檔案管理工作的重要性。在目前的實際管理中，仍存在思想上不夠重視、管理上不夠?qū)I(yè)專職、時效上觀念不強、管理信息化落后等方面的問題，因此要加強單位領(lǐng)導對人事檔案的重視，加強管理人員自身建設(shè)，強化檔案管理的時效性，促進管理信息化發(fā)展，切實解決高校干部人事檔案管理存在的問題，提高檔案資料的完整性和時效性，強化檔案管理的質(zhì)量，使高校人才資源得到有效的利用。