不動(dòng)產(chǎn)檔案管理關(guān)系人們的財(cái)產(chǎn)安全，檔案管理的質(zhì)量備受關(guān)注。傳統(tǒng)的檔案管理，依靠人工進(jìn)行，經(jīng)常因?yàn)楣ぷ魇韬龅仍蛟斐蓹n案管理問題百出。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展是當(dāng)今時(shí)代的最大特點(diǎn)，為各行業(yè)發(fā)展進(jìn)步提供了必要的支持。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，融合數(shù)字化技術(shù)，可以有效收集和整理我國不動(dòng)產(chǎn)檔案，提升管理質(zhì)量，保證有機(jī)統(tǒng)一我國各地區(qū)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的一致性。單位在管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的時(shí)候，若是利用數(shù)字化技術(shù)，需要借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成，由于我國具有較為發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)體系，所以在數(shù)字化管理不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)具復(fù)雜性。

一、數(shù)字化技術(shù)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)

（一）數(shù)字化技術(shù)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的目標(biāo)。在管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的時(shí)候，需要建立一套能夠?qū)n案資料進(jìn)行集中錄入和分級(jí)管理的檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化不動(dòng)產(chǎn)檔案資料轉(zhuǎn)換成為圖像化不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)、檢索、管理等。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展情況和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行調(diào)查和了解，在管理不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)用電子化技術(shù)需要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：第一，集中控制不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的電子版本，并且實(shí)現(xiàn)電子版不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的信息共享；第二，構(gòu)建的系統(tǒng)具有靈活性和可操作性，能夠根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中心業(yè)務(wù)量的變化而表現(xiàn)出連續(xù)性擴(kuò)容能力；第三，應(yīng)用電子化技術(shù)需要保證足夠的安全性，并且要同時(shí)顧及業(yè)務(wù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)安全，堅(jiān)決保證安全性和效率相統(tǒng)一；第四，能夠?yàn)楣芾砣藛T提供具有統(tǒng)一化的接口，對(duì)于其他業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容所涉及的應(yīng)用系統(tǒng)請(qǐng)求和本系統(tǒng)所存儲(chǔ)的資料查詢請(qǐng)求進(jìn)行快速響應(yīng)。

（二）數(shù)字化技術(shù)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的出發(fā)點(diǎn)。為了便于利用不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，當(dāng)不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主需要將房屋買賣的契約以及其他資料進(jìn)行復(fù)印的時(shí)候，檔案管理中心的工作人員只需要通過電腦調(diào)取不動(dòng)產(chǎn)的相關(guān)圖片直接進(jìn)行打印，省卻進(jìn)入庫房提取檔案的時(shí)間。之前的檔案管理工作，經(jīng)常在提供檔案服務(wù)時(shí)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，歸根結(jié)底是因?yàn)楣芾淼姆绞讲磺‘?dāng)?；旧嫌幸韵氯N情況：第一，不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主根本未在不動(dòng)產(chǎn)登記處進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)屬登記；第二，在歸為房產(chǎn)檔案的時(shí)候，由于工作疏忽而導(dǎo)致位置放錯(cuò)；第三，利用完成檔案以后，工作人員將檔案資料與其他資料混合一起，導(dǎo)致“丟失”。但是，通過運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)建立電子檔案以后，將會(huì)直接看清楚不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主是否完成不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)屬登記工作，從而有效防止出現(xiàn)上述問題。從利用房產(chǎn)檔案的安全層面而言，不動(dòng)產(chǎn)業(yè)主但凡需要查看房產(chǎn)檔案，多是為了解決所發(fā)生的民事訴訟、行政訴訟等產(chǎn)權(quán)糾紛。若是有人趁工作人員不注意時(shí)隨意增添或者是涂改部分內(nèi)容，甚至將委托書或者其他重要內(nèi)容抽出，將會(huì)造成原本符合法定程度的不動(dòng)產(chǎn)資料登記工作出現(xiàn)不齊全、不嚴(yán)密的現(xiàn)象，造成不良后果。所以，在檔案管理中心的工作人員，需要實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案查閱人員，保證查閱人員不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤。甚至有的檔案查閱室內(nèi)安裝攝像頭，全程監(jiān)督資料查閱人員的行為。若是利用電子檔案，能夠解決這些后顧之憂。

二、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和流程

（一）掃描不動(dòng)產(chǎn)檔案資料。1.對(duì)紙質(zhì)化檔案清晰填寫，并且保證無任何項(xiàng)目遺漏，對(duì)交接單等所有的資料進(jìn)行掃描；2.糾正所有文件中的偏差，保證錄入的電子資料能夠符合人們的閱讀習(xí)慣；3.在掃描不動(dòng)產(chǎn)檔案資料的時(shí)候，若是出現(xiàn)因?yàn)椴僮鞑划?dāng)或者是因?yàn)榧垙埖馁|(zhì)量而導(dǎo)致檔案資料發(fā)生破損，那么要按照原來的縫隙進(jìn)行粘貼，再通過使用平板掃描儀完成掃描工作；4.每完成掃描一套不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，掃描人員應(yīng)該仔細(xì)核對(duì)張數(shù)是否一致，若是存在不同，將具體原因?qū)懨?，或者是詢問現(xiàn)場(chǎng)管理人員；5.在核對(duì)完成以后，便可以將已經(jīng)完成的影像數(shù)據(jù)資料保存在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。

（二）糾正錯(cuò)誤圖像。掃描完成影像之后，所獲得的影響分辨率一般是200DPI。掃描完成的交接單與圖像的數(shù)量要始終保持一致性，不能出現(xiàn)任何的錯(cuò)誤。所有的畫幅所出現(xiàn)的順序，均應(yīng)該與原來的紙質(zhì)檔案所保持的順序相一致。掃描完成的影像資料要具有高度的清晰度，文字內(nèi)容要完整無缺，保證可讀性和科學(xué)性。所有的影像資料的清晰度，最好要達(dá)到能夠清晰辨別文字和每個(gè)照片的細(xì)節(jié)。倘若圖像文件并非原件，或者是不能夠清晰辨別圖像或者是字跡，那么便應(yīng)該重新操作。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

（三）分類管理檔案資料。分類管理不動(dòng)產(chǎn)檔案資料，要始終以實(shí)際的管理情況作為依據(jù)進(jìn)行調(diào)整，保證能夠一一對(duì)應(yīng)完成圖像文件名稱與每份檔案資料的內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)圖像文件與檔案目錄兩者之間的有效銜接。

（四）完成數(shù)據(jù)對(duì)接。以文件的業(yè)務(wù)編號(hào)作為依據(jù)，對(duì)接完成圖像文件和目錄數(shù)據(jù)，保證對(duì)接完成的信息沒有出現(xiàn)任何失誤。倘若是目錄數(shù)據(jù)以及電子文件內(nèi)容存在問題，與原文件之間存在偏差，那么要以原文件為準(zhǔn)。

（五）整理檔案。對(duì)完成掃描的產(chǎn)權(quán)資料展開詳細(xì)的檢查和驗(yàn)收工作，之后再將其進(jìn)行訂裝建卷，將其轉(zhuǎn)交給負(fù)責(zé)編排檔案的管理人員。不能夠拆分檔案原件，特別是不能復(fù)原的檔案原件?？梢詫⒗蠙n案拍照，直接輸入產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)之中。

（六）編排檔案號(hào)。檔案在經(jīng)過接收環(huán)節(jié)、掃描拍照環(huán)節(jié)以及整理環(huán)節(jié)時(shí)，均需要有專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行管理，通過使用不動(dòng)產(chǎn)資料管理系統(tǒng)自動(dòng)為檔案排列序號(hào)，以檔案的屬性不同，分別進(jìn)行歸類。以每卷檔案所在的位置狀態(tài)作為依據(jù)，對(duì)所有的檔案展開細(xì)致排列，查看檔案最后的狀態(tài)，保證以后能夠精準(zhǔn)找到檔案的詳細(xì)位置。在拍老檔案照片的時(shí)候，要盡可能做到不要拆卸，根據(jù)檔案的目錄完成案卷號(hào)的建立以及流水號(hào)的編排。這樣能夠充分保障拍攝老檔案時(shí)速度得以提升，還可以保證不會(huì)造成老檔案丟失，做到安全無遺漏。

（七）合理校對(duì)數(shù)據(jù)。以抽樣檢查的方式對(duì)數(shù)據(jù)和圖像文件進(jìn)行檢查，保證檢查的內(nèi)容具有準(zhǔn)確性。倘若在檢查的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，要及時(shí)做好記錄，并且通知相關(guān)工作人員在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行改正。若是全宗的合格率低于95%，那么不予以通過驗(yàn)收。

（八）刻錄光盤。所有的檔案資料均需要刻錄成光盤以進(jìn)行保存。在光盤刻錄時(shí)要保證圖像信息具有完整性。在刻錄完成之后，相關(guān)工作人員要進(jìn)行完整性檢查，保證質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于合格的光盤內(nèi)容，用只讀光盤復(fù)制兩份，進(jìn)行兩地分別保存。

（九）公開查詢和利用檔案。以前在利用不動(dòng)產(chǎn)檔案時(shí)處于雜亂無章的狀態(tài)，同時(shí)再加上傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理理念的束縛，導(dǎo)致檔案管理人員在工作當(dāng)中注重對(duì)于檔案的保管，而忽視對(duì)于檔案的利用。所以，在查詢不動(dòng)產(chǎn)檔案的時(shí)候，因受到重重條件的限制而導(dǎo)致利用率不高。在不動(dòng)產(chǎn)查詢系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)計(jì)了不動(dòng)產(chǎn)檔案的查詢功能，從查詢受理、查詢內(nèi)容、查詢目的、出具證明等環(huán)節(jié)共同著手，使其形成數(shù)字化管理。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候，對(duì)前臺(tái)所需要實(shí)現(xiàn)的功能和后臺(tái)所需要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行合理分配，通過高效運(yùn)用檔案信息系統(tǒng)，保證能夠自動(dòng)檢索不動(dòng)產(chǎn)檔案，自動(dòng)變更不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行自動(dòng)化編目、匯總和打印。為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員帶來了較好的影響，提升了工作效率的同時(shí)，也保證了社會(huì)效益。

三、結(jié)語

我國在房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中，只有不斷提升不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理技術(shù)，才可以保證其穩(wěn)定協(xié)調(diào)發(fā)展，國家以及相關(guān)部門要積極制定相關(guān)的法規(guī)和法律制度，強(qiáng)化對(duì)相關(guān)企業(yè)的責(zé)任落實(shí)和約束。企業(yè)也應(yīng)該注重參與到檔案管理工作當(dāng)中，保證房產(chǎn)檔案管理工作逐漸完善，提升我國房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量。