陳瑞萍

（柳州市自然資源和規(guī)劃?rùn)n案館，廣西 柳州 545000）

在進(jìn)行現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)管理是基于管理的背景，工作人員可以從檔案收集和整理的角度入手，并且做好檔案資源的開發(fā)和利用。對(duì)于相關(guān)研究單位來說，檔案的管理工作是保障后續(xù)研究能夠順利開展，并且檔案能夠作為備查的重要證據(jù)的。工作人員需要了解數(shù)字信息管理背景下，檔案管理工作的重要性，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化，借此才能保障檔案數(shù)據(jù)管理的整體質(zhì)量，使我國(guó)的專業(yè)檔案應(yīng)用效率得到提升。本文中簡(jiǎn)單針對(duì)數(shù)字管理模式進(jìn)行分析探討了基于知識(shí)檔案的專業(yè)檔案管理，信息開發(fā)和利用方法，旨在為我國(guó)現(xiàn)代化的檔案管理工作開展相應(yīng)的指導(dǎo)。

1 專業(yè)檔案管理信息開發(fā)和利用的主要內(nèi)容

1.1 建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫和知識(shí)網(wǎng)絡(luò)

檔案信息開發(fā)和利用想要保證質(zhì)量，其中的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)也是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，這是開展我國(guó)綜合信息管理的必要條件，而這項(xiàng)管理工作的核心內(nèi)容在于檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。檔案信息的綜合化管理與現(xiàn)代化的信息管理軟件密不可分，尤其是現(xiàn)在市面上具有較多不同類型的，由專業(yè)軟件開發(fā)商所開發(fā)的檔案管理軟件。軟件的選擇需要根據(jù)不同單位的工作需求做出相應(yīng)的調(diào)整，一般情況下來說，建議選擇口碑良好并且保密性較強(qiáng)的軟件作為檔案數(shù)據(jù)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)架構(gòu)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)時(shí)，需要購置大容量的數(shù)據(jù)庫以及安全性較高的辦公電腦，通過這種形式則能夠使檔案數(shù)據(jù)庫以及知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的安全性得到保障，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。

1.2 收集足夠量的檔案信息

信息資源對(duì)于現(xiàn)代化的建設(shè)來說極為重要，我國(guó)在21世紀(jì)正式進(jìn)入信息社會(huì)，對(duì)于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展來說極為重要，工作人員在開展檔案管理時(shí)涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，對(duì)于工作人員的信息技術(shù)開發(fā)手段和利用手段都有了更高的要求。信息資源管理工作是否能夠順利開展，其中的信息量對(duì)于我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)來說極為重要，其中包含單位的人力資源和物力資源等多方面的檔案信息，工作人員需要意識(shí)到不同信息在錄入時(shí)的差異和特點(diǎn)，盡量做好有效的信息分類，只有這樣才能夠使檔案信息得到有效地開發(fā)和利用，并保障信息量，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供有效的支持。

1.3 建立基于管理的檔案開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)是保障現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的一個(gè)重要方式，而其中涉及的內(nèi)容不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，也包含現(xiàn)代化的信息資源歸檔和電子檔案管理。所以工作人員需要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的識(shí)別和掃描，并做好電子檔案的歸檔以及備份，以及上傳云端，只有通過多方面的綜合管理才能保障檔案管理的整體質(zhì)量。

2 強(qiáng)化檔案管理信息開發(fā)和利用的對(duì)策

2.1 做好檔案信息開發(fā)和利用的整體規(guī)劃工作

想要保障檔案信息管理工作的應(yīng)用質(zhì)量工作人員，需要了解我國(guó)目前的檔案管理環(huán)境的特點(diǎn)，尤其是在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)時(shí)，一定要保障數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，與企業(yè)的發(fā)展相吻合，工作人員可對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全性進(jìn)行調(diào)查論證，保障數(shù)據(jù)庫中資源得到保護(hù)。而在進(jìn)行信息資源的開發(fā)與利用時(shí)，工作人員也需要注重整體的時(shí)效性考核，保障不同部門之間在進(jìn)行信息交流時(shí)的時(shí)效性。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化是一個(gè)內(nèi)容較為繁瑣并且極為復(fù)雜的過程，而其中涉及的許多內(nèi)容與檔案的資源管理有極為密切的關(guān)聯(lián)度，不同單位在工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行有效的分析，在確認(rèn)了檔案的真實(shí)性和合格性，后可以將其錄入至數(shù)據(jù)庫中，并做好云端的備份。但這也需要建立完整的檔案信息管理規(guī)劃體系，使檔案管理工作能夠滿足于不同單位的工作需求。

2.2 做好檔案的管理模型轉(zhuǎn)換

想要有效提高檔案管理信息開發(fā)和利用并且與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相交融，就需要將紙質(zhì)檔案合理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，并且在內(nèi)部建立完整的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫。檔案的數(shù)字化主要是指應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，將檔案?jìng)鹘y(tǒng)的物質(zhì)載體形式。例如在進(jìn)行管理時(shí)，檔案需要以知識(shí)資源論來進(jìn)行分析，將其中的各種無效的資源進(jìn)行有效地排除，或者是將大量無效的資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后將其轉(zhuǎn)化為具有意義的可分析數(shù)據(jù)。

2.3 強(qiáng)化檔案管理工作的教育以及認(rèn)知

在進(jìn)行管理時(shí)，而在進(jìn)行檔案管理時(shí)，工作人員的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)由管理人員直接開展，并不可單純依賴數(shù)字化資料，所以需要對(duì)管理人員進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化管理人員在日常工作中不僅需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備高度的責(zé)任感，在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，而內(nèi)部也需要對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使檔案管理工作成為相關(guān)工作人員的重要使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識(shí)。

而在進(jìn)行檔案人力資源隊(duì)伍的建設(shè)時(shí)，工作人員需要了解目前嗯人力資源隊(duì)伍中存在的問題，并建立完整的培訓(xùn)方案，使更多的工作人員能夠提高自身的綜合素質(zhì)，保障檔案管理工作的落實(shí)。

2.4 建立完善的管理制度

在進(jìn)行相關(guān)的條例和制度建設(shè)時(shí)，工作人員需要借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，尤其是需要對(duì)已經(jīng)歸檔的原始檔案進(jìn)行管理一系列的管理工作，需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，這樣能夠保障信息的完整性和原始性。如果某一類的電子檔案具有保密需求，并且需要長(zhǎng)期保存，需要設(shè)置完整內(nèi)容的紙質(zhì)文件，作為備份異同進(jìn)行歸檔，需要設(shè)置相應(yīng)的密碼建立安全的保密體系，只有這樣才能夠使文件的安全性得到保障，同時(shí)工作人員和維護(hù)人員需要做好定期的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)，避免黑客攻擊或者病毒入侵而導(dǎo)致文件丟失或者泄露。

2.5 注重檔案的管理人才培養(yǎng)以及設(shè)備升級(jí)

大數(shù)據(jù)背景下的人力資源培養(yǎng)以及設(shè)備升級(jí)是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，人才培養(yǎng)與人力資源管理不同。人才培養(yǎng)的主要目的是使單位內(nèi)部檔案管理工作人員能夠在工作中不斷優(yōu)化自身的綜合素質(zhì)，使智商對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知體系和管理理念得到提升，使工作人員更加能夠容易接受現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)。在這樣的背景下，企業(yè)內(nèi)部需要為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才建立完整的培養(yǎng)路徑，在檔案管理時(shí)如果需要進(jìn)行檔案的管理必要的人才是必不可少的，所以可以在培養(yǎng)現(xiàn)有人才的同時(shí)，在社會(huì)上積極吸納各種專業(yè)的優(yōu)秀人才。除此之外，設(shè)備升級(jí)對(duì)于檔案管理工作來說同樣極為重要，設(shè)備升級(jí)包含硬件升級(jí)以及軟件升級(jí)，軟件升級(jí)往往是由相關(guān)軟件開發(fā)單位進(jìn)行對(duì)應(yīng)的客戶端升級(jí)，而硬件升級(jí)則需要企業(yè)購置各種更加高級(jí)且安全性較高的檔案管理硬件設(shè)備，例如硬盤和數(shù)據(jù)庫等，只有這樣才能夠保障大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與工作的安全性。

2.6 電子文件的歸檔管理

信息系統(tǒng)檔案的歸檔是現(xiàn)代信息系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，工作人員需要建立全面統(tǒng)一并且動(dòng)態(tài)管理的原則，而想要達(dá)到這樣的目的，這就要求整個(gè)電子文件管理體系不斷進(jìn)行有效的連接和融合。相關(guān)工作人員在進(jìn)行信息系統(tǒng)檔案的統(tǒng)計(jì)與利用時(shí)，需要針對(duì)每一項(xiàng)管理內(nèi)容開展合理的過程監(jiān)控，這樣能夠幫助工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且糾正問題，而在此過程中工作人員需要將電子記錄和職能活動(dòng)的過程進(jìn)行密切的連接，使電子文件的保存具有真實(shí)性和完整性。

而當(dāng)電子文件的真實(shí)性和完整性得到驗(yàn)證后，可以將其嵌入到整個(gè)數(shù)據(jù)庫的文件保管系統(tǒng)中，這樣能夠使歸檔的完整性得到保障，而數(shù)據(jù)庫可以與云端連接，即使某一終端發(fā)生了損壞，也不會(huì)影響文件的長(zhǎng)期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且為檔案的全面信息化管理也有一定的促進(jìn)作用。

而信息系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)工作需要依靠法律法規(guī)來進(jìn)行，工作人員需要制定這項(xiàng)單位信息系統(tǒng)檔案資料的管理細(xì)則，并嚴(yán)格按照細(xì)則管理檔案的工作來開展一系列的管理工作人員，可以對(duì)信息系統(tǒng)檔案中的各種形式進(jìn)行歸類管理，并且做好明確的規(guī)定，例如圖片不清晰或者無參考價(jià)值的，不可將其歸納到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行管理，或者在進(jìn)行文字記錄時(shí)，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注時(shí)間地點(diǎn)等多方面的內(nèi)容才能被視為有價(jià)值的管理檔案，只有這樣才能做到有的放矢，使檔案的整體管理質(zhì)量得到優(yōu)化。

2.7 合理的檔案信息化平臺(tái)建設(shè)

檔案信息化平臺(tái)建設(shè)對(duì)于檔案信息化的轉(zhuǎn)變來說至關(guān)重要，目前的通信中心檔案的設(shè)施以及儀器總體來說較為有限，而建立相應(yīng)的辦公自動(dòng)化以及檔案操作軟件，對(duì)于檔案的信息化管理來說至關(guān)重要。

軟件平臺(tái)包含系統(tǒng)操作軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺(tái)，需要具備數(shù)據(jù)的處理功能和檔案的管理功能，而目前所使用的操作系統(tǒng)軟件一般會(huì)選擇windows軟件，少部分單位可能會(huì)選擇IBM操作系統(tǒng)。其中的檔案軟件管理需要對(duì)各個(gè)部門形成的紙質(zhì)或者電子文件進(jìn)行有效的管理，只有這樣才能使國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的原數(shù)據(jù)得到有效的加工，便于不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換以及信息檢索。

對(duì)于電力檔案計(jì)算機(jī)信息化管理水平不高的狀況，檔案管理部門可以制定相應(yīng)的計(jì)劃方案來對(duì)其進(jìn)行改善。檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際狀況來選擇能力較強(qiáng)，并且具有較為豐富和較良好市場(chǎng)口碑的電腦軟件研發(fā)公司，來設(shè)置相應(yīng)的電力檔案管理軟件，并且在獲得軟件后應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好軟件的系統(tǒng)性更新，盡可能提高計(jì)算機(jī)軟件的先進(jìn)性。

3 總結(jié)

對(duì)于檔案管理工作來說，單位在開展一系列的資料應(yīng)用時(shí)，需要了解自身的實(shí)際狀況，并且基于管理的要求，開展相應(yīng)的探索，了解在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)如何強(qiáng)化自身的知識(shí)觀念，建議選擇一種合理的方式創(chuàng)建知識(shí)共享的檔案管理模式，形成一體化的管理體系，使情報(bào)和檔案管理能夠得到有機(jī)地融合，將內(nèi)部的信息收藏中心轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)創(chuàng)新中心時(shí)，促進(jìn)我國(guó)的檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)時(shí)代以更新的視野不斷發(fā)展。