吳良妹

（福建省南平第一中學(xué)，福建 南平 354200）

由于信息化時(shí)代背景下，中學(xué)檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作由此發(fā)生日新月異的轉(zhuǎn)變。運(yùn)用信息化應(yīng)用對(duì)中學(xué)檔案進(jìn)行管理，能夠不斷地提高中學(xué)檔案數(shù)據(jù)的增值價(jià)值，促進(jìn)中學(xué)的行政管工作的持續(xù)有效發(fā)展。但是一些中學(xué)在運(yùn)用數(shù)字化到實(shí)際的檔案管理工作中存在著一些問(wèn)題，因此，就必須要認(rèn)識(shí)到在信息化背景下中學(xué)開(kāi)展檔案數(shù)字化的意義，找到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效途徑，將中學(xué)檔案數(shù)字化管理建設(shè)落到實(shí)處。

1 信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義

在過(guò)去的中學(xué)檔案的管理工作中，在信息的收集、歸納和保存方面都要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人員，并且想要通過(guò)檔案進(jìn)行資料查閱時(shí)花費(fèi)的時(shí)間精力也較多，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率不高。因此，在信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理具有很重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 便于節(jié)約大量資源

傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理工作中，用于整理和儲(chǔ)存檔案的設(shè)備和資金都需要專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行操作。若是能將中學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和建設(shè)，就能減輕用人負(fù)擔(dān)，只需要專門(mén)管理檔案的工作人員錄入檔案信息，并上傳到系統(tǒng)中，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)制和儲(chǔ)存，不用重復(fù)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，可以減少紙張的使用以及紙質(zhì)存儲(chǔ)帶來(lái)的不便?？梢杂行У販p少檔案管理建設(shè)工作的人員、物力和財(cái)力的投放，能夠?qū)崿F(xiàn)一次有效的投入，避免重復(fù)利用[1]。

1.2 方便檔案資料的儲(chǔ)存

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行信息資料的整理、歸納和儲(chǔ)存的最主要方式，當(dāng)時(shí)紙質(zhì)檔案有著很大的缺點(diǎn)，例如容易因?yàn)楸４娌划?dāng)導(dǎo)致檔案信息和資料的丟失，以及容易受到外界環(huán)境因素的影響而受到破損，從一定程度上增加了中學(xué)檔案的管理與建設(shè)工作的負(fù)擔(dān)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，能夠?qū)⑿畔①Y料通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及掃描的技術(shù)上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，運(yùn)用有利于儲(chǔ)存、節(jié)約成本的數(shù)字化方式來(lái)永久的保存檔案。

1.3 做到資源共享，提升利用效率

在過(guò)去的檔案管理工作中，由于對(duì)檔案管理的空間以及時(shí)間分配的不均衡，導(dǎo)致一些中學(xué)在進(jìn)行管理檔案工作時(shí)遇到很多方面的限制，不能有效地開(kāi)展管理與建設(shè)工作，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其他學(xué)校之間的檔案資源共享，很難找到有效的檔案資源進(jìn)行運(yùn)用。要是將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行搜索與篩選，將檔案資料進(jìn)行有效的保存，能夠便于各大中學(xué)之間進(jìn)行檔案資源的共享，進(jìn)一步提升利用檔案資源的效率。

2 當(dāng)前中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作中存在的問(wèn)題

信息技術(shù)在為中檔案管理數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了便利、進(jìn)步的同時(shí)，也給中學(xué)檔案信息資料的管理與建設(shè)帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。在信息化時(shí)代背景下，切實(shí)做好中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)工作，因此，明確現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理工作中存在的問(wèn)題才是當(dāng)務(wù)之急。

2.1 中學(xué)檔案管理方法較陳舊

在中學(xué)檔案數(shù)字化管理中，存在比較重要的問(wèn)題是管理人員管理中學(xué)檔案的方式與當(dāng)今社會(huì)發(fā)展下的層見(jiàn)疊出的信息技術(shù)相比十分的陳舊，檔案管理的方式仍然運(yùn)用的是最傳統(tǒng)的管理方法[2]。檔案管理工作的觀念與不斷更新的教育理念大相徑庭，這對(duì)于學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展十分不利。一些學(xué)校還存在著檔案數(shù)字化管理的設(shè)施不完備的狀況，甚至有的中學(xué)檔案管理工作室沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的有效開(kāi)展。

2.2 缺乏信息化管理的意識(shí)

在進(jìn)行中學(xué)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，管理人員缺乏信息化管理的意識(shí)也是較為突出的一個(gè)問(wèn)題。檔案管理人員在工作觀念上對(duì)檔案數(shù)字化缺乏正確的認(rèn)識(shí)，許多管理人員的工作流程都是將檔案進(jìn)行記錄，隨之進(jìn)行歸納，然后再保存，這樣就完成了檔案的管理工作。這種管理檔案的方式存在著許多缺陷，當(dāng)下一次想要查閱檔案中時(shí)，檔案中的資料信息就難以充分的得到運(yùn)用，不能夠有效的體現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)。除了檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)薄弱之外，大多數(shù)學(xué)校不夠重視檔案管理工作，檔案管理工作的地點(diǎn)通常被安排在比較窄小和偏僻的位置，因?yàn)榈乩砦恢貌畹脑?，紙質(zhì)的檔案在儲(chǔ)存的過(guò)程中就會(huì)在潮濕的環(huán)境中受到損壞，從而破壞了檔案的完整性。由于校方對(duì)檔案管理工作的不夠重視，這也就直接導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于工作沒(méi)有足夠的責(zé)任心，工作觀念還非常滯后。所以對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有得到充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其不能正確的定位自身的工作，進(jìn)而影響了檔案數(shù)字化管理的工作效果。

2.3 欠缺專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)

在檔案管理工作中存在的最后一個(gè)問(wèn)題是大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力水平不足，有些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與中學(xué)檔案管理的職位不相匹配，他們?cè)谏蠉徢皼](méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理技能。甚至有一些學(xué)校的檔案管理聘請(qǐng)的不是專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行工作，而是通過(guò)值班的方式，安排沒(méi)有課的老師進(jìn)行檔案管理工作室的值班，以上這些客觀因素導(dǎo)致的問(wèn)題，會(huì)影響著中學(xué)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，檔案管理工作的效果和質(zhì)量將會(huì)大打折扣，難以得到有效地提升。

3 信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效途徑

3.1 構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理工作體系

構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理工作體系將對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理發(fā)揮至關(guān)重要的作用。檔案管理工作體系需要從數(shù)字化工作流程和數(shù)字化管理制度這兩個(gè)方面來(lái)建構(gòu)，首先，可以利用信息化背景下的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)制定合理的工作流程，創(chuàng)建高效的檔案收集與歸納模式，檔案管理人員收集到檔案信息后，第一時(shí)間運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)傳送到檔案室，隨后由檔案室自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納。把檔案管理數(shù)字化應(yīng)用到收集與歸納的工作流程中，在一定程度上，有利地促進(jìn)了檔案工作管理效率的提升；其次，要對(duì)數(shù)字化管理制度進(jìn)行完善，檔案信息資料在網(wǎng)絡(luò)的收集、傳輸、歸納時(shí)要有一個(gè)安全的保護(hù)模式，防止網(wǎng)絡(luò)上的非法分子獲取檔案信息。可以通過(guò)設(shè)置殺毒軟件攔截和對(duì)檔案信息加密的方式，防止檔案中的資料信息被網(wǎng)絡(luò)黑客竊取。

3.2 建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

由于傳統(tǒng)的檔案工作管理采用的是紙質(zhì)管理的方式，紙質(zhì)的檔案在管理和獲取信息的過(guò)程中耗費(fèi)了大量的人力物力，不能及時(shí)的獲取到檔案信息。在信息化背景下開(kāi)運(yùn)用檔案數(shù)字化管理工作，其優(yōu)點(diǎn)是能夠及時(shí)地獲取到檔案中的信息，相較而言，建立數(shù)字化對(duì)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)十分重要。首先，要清楚的找到檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的出處，隨后要將數(shù)據(jù)信息完整的收集好。其次，要根據(jù)學(xué)校不同類別對(duì)的人員，如教師、學(xué)生、管理層領(lǐng)導(dǎo)干部、后勤工作人員等進(jìn)行科學(xué)的檔案分類管理，并且在數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置基本的目錄，這樣使用者查詢檔案信息時(shí)就能準(zhǔn)確地查找。最后，建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以根據(jù)學(xué)校工作的需要，將數(shù)據(jù)庫(kù)分成不同的內(nèi)容主題，例如：學(xué)校官網(wǎng)、學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案、教職工人事檔案、學(xué)校的教育成果等幾大主題，當(dāng)使用者在檔案中查找相應(yīng)的信息時(shí)，結(jié)合基本目錄和內(nèi)容主題的數(shù)據(jù)庫(kù)，就能一目了然，精準(zhǔn)地查找到檔案中的信息，這樣的方式有效地提升了查找的效率[3]。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)水平的培養(yǎng)

在傳統(tǒng)的檔案管理觀念和傳統(tǒng)的管理模式的影響下，檔案管理人員不具備完善的信息技術(shù)和管理的專業(yè)知識(shí)，所以，要想在信息化背景下建設(shè)和發(fā)展中學(xué)檔案數(shù)字化的管理工作，就要進(jìn)一步提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平。就學(xué)校方面而言，各大中學(xué)可以與高校進(jìn)行合作，從高校中引進(jìn)檔案管理相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生以及先進(jìn)人才，建設(shè)具有優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員隊(duì)伍[4]。在檔案管理人員上崗前，學(xué)?？梢云刚?qǐng)有關(guān)的專家和信息技術(shù)人員來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)與技能的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，要想提高中學(xué)檔案數(shù)字化的管理水平與效率，就要提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，可以通過(guò)定期培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的學(xué)習(xí)來(lái)豐富檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能，這樣才能有效的保證中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的科學(xué)性和有效性。就管理人員而言，作為檔案管理工作者應(yīng)該不斷地更新自己的工作觀念，打破傳統(tǒng)管理方式和觀念的束縛，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平能力，與校方共同努力，促進(jìn)中學(xué)檔案數(shù)字化的管理與建設(shè)。

3.4 強(qiáng)化拓展運(yùn)用檔案信息的程度

中學(xué)檔案的管理人員應(yīng)該加大開(kāi)發(fā)和利用檔案信息的力度，可以在校園網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布有關(guān)的信息，方便教師與學(xué)生對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行查閱、下載，這樣既能有效地促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展，對(duì)于學(xué)校的人員管理、教育科研工作的實(shí)施打下堅(jiān)固的基礎(chǔ)。除了檔案管理人員，檔案室也應(yīng)運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)搜索功能進(jìn)行改進(jìn)，可以將同類的檔案信息設(shè)定統(tǒng)一的編碼、關(guān)鍵字等進(jìn)行便捷的管理，這樣當(dāng)使用者想要查閱檔案信息時(shí)就能通過(guò)搜索相應(yīng)的編碼或關(guān)鍵字快速地找到相關(guān)的信息資料。再者應(yīng)該充分的使用互聯(lián)網(wǎng)與其他學(xué)校建立資源共享的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各學(xué)校之間的檔案信息資源的共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是促進(jìn)中學(xué)教育信息化的有效途徑。所以，為了實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)字化的管理與建設(shè)目標(biāo)，中學(xué)檔案管理人員要為此付出不懈努力，把切實(shí)提高檔案管理工作的實(shí)效性落到實(shí)處，讓檔案管理工作能真正做到為學(xué)校健康良好的運(yùn)作去添磚加瓦。