鄒曉春

（漢川市人民醫(yī)院，湖北 漢川 431600）

在信息化時代，電子信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)的各個領(lǐng)域，眾多崗位以信息化建設(shè)的加強實現(xiàn)了更進一步的發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展的必要前提，醫(yī)院檔案管理也正步入信息化時代。檔案管理信息化建設(shè)也已成為醫(yī)院在現(xiàn)今時代立足發(fā)展的重要建設(shè)環(huán)節(jié)。醫(yī)院是提供醫(yī)療服務(wù)的重要場所，關(guān)系到公眾的生命健康安全與社會發(fā)展秩序，而其檔案管理機制則與醫(yī)院的日常工作運行有著重要聯(lián)系。

1 信息化建設(shè)對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實意義

1）有利于醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用。醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的場所，其檔案內(nèi)容更具科學(xué)性和客觀性，因此對檔案資源整合利用的嚴(yán)謹(jǐn)度要求也會更高。醫(yī)務(wù)人員日常工作需要查閱許多資料，根據(jù)病患一直以來的身體情況和病情變化來制定相應(yīng)的治療方案，確保治療方案詳細(xì)考慮到了病情病理等各個方面的細(xì)節(jié)問題，保障醫(yī)患的健康安全。因此，醫(yī)院檔案管理必須重視資源整合開發(fā)，通過信息化建設(shè)實現(xiàn)高效便捷的資料查閱，提高檔案資源的應(yīng)用程度，降低管理成本的同時提升檔案資源管理的工作效率，做到更快更好的資源共享。2）有利于保護醫(yī)院檔案珍貴原件。醫(yī)院檔案管理具有一定的特殊性，比起一般的企業(yè)單位，醫(yī)院檔案中具有大量精密尖端設(shè)備的文字、圖片檔案，還有眾多醫(yī)學(xué)史料病歷等內(nèi)容，其原件具有較高的保護價值，因此原件整理和保護也十分嚴(yán)格。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以將珍貴檔案掃描、錄入電子信息庫當(dāng)中，以電子檔案的使用減少原件的使用，避免人員傳閱導(dǎo)致的破損和丟失，在提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時實現(xiàn)了對珍貴檔案原件的妥善保護。3）有利于醫(yī)院檔案管理水平與社會發(fā)展相適應(yīng)?；ヂ?lián)網(wǎng)時代加快了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，極大提高了各個領(lǐng)域的生產(chǎn)管理效率，也進一步加快了各行各業(yè)的發(fā)展步伐，當(dāng)今時代已經(jīng)進入快節(jié)奏的發(fā)展時代。醫(yī)院要想跟上時代發(fā)展的腳步，也應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)，通過工作效率的提升更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展。而要確保醫(yī)院在現(xiàn)代社會中的發(fā)展效率，檔案管理工作的效率也需要快速提升。因此醫(yī)院必須重視檔案工作的信息化建設(shè)，通過電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用做好現(xiàn)代化檔案的整合、儲存和檢索使用，并保證檔案管理的質(zhì)量和資源信息準(zhǔn)確性。

2 信息化時代醫(yī)院檔案管理中存在的狀況

1）忽略法律規(guī)章的有效保障?！吨腥A人民共和國檔案法》是國家為規(guī)范檔案管理、提升檔案管理效率質(zhì)量所提供的法律保障，然而醫(yī)院管理人員以及相關(guān)部門通常忽略了檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)問題，很多檔案工作人員在進行工作時也缺乏法律意識。有關(guān)部門在對醫(yī)院進行考核時通常沒有將檔案管理的規(guī)范化建設(shè)列入考目目標(biāo)當(dāng)中，而醫(yī)院管理人員對法律規(guī)章忽視的主要體現(xiàn)在于，不重視專業(yè)化的檔案工作管理，忽略了檔案內(nèi)容的規(guī)范化、檔案管理的制度化和檔案工作人員的法律意識。檔案工作人員實際工作中也經(jīng)常忽略檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，甚至一些工作人員將檔案丟失、泄露當(dāng)成單純的業(yè)務(wù)工作失誤，沒有意識到其中所蘊含的法律問題，導(dǎo)致檔案管理制度的警示、約束效果不足，工作人員放松管理、檔案借閱人員損毀遺失檔案的事件頻頻發(fā)生。2）缺乏完善的檔案管理制度。缺乏完善的檔案管理制度在橫向上看困擾著各個行業(yè)領(lǐng)域，從縱向上看這又是一個在傳統(tǒng)型檔案管理模式和信息化檔案管理模式中都始終存在的問題。在醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)過程中，缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理制度導(dǎo)致檔案工作在檔案管理和人員管理方面都表現(xiàn)出一定的問題。首先，醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范的檔案信息收集整合制度，對儲存、借閱等的管理也很不完善，導(dǎo)致檔案管理的工作環(huán)節(jié)存在很多漏洞。其次，醫(yī)院檔案工作人員的職權(quán)劃分不明確，工作監(jiān)督和獎懲制度也不健全，導(dǎo)致工作人員缺乏主動性、積極性和責(zé)任感。3）檔案管理信息化建設(shè)不足?，F(xiàn)今時代檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，但是仍然有一些醫(yī)院秉持著傳統(tǒng)的檔案管理觀念，既不更新檔案管理的工作理念，也不制定符合時代發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度，對檔案工作的資金投入和人員素養(yǎng)都不夠重視，并且不愿意將先進的計算機設(shè)備等劃歸檔案部門使用，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進度緩慢。在這種情況下，醫(yī)院檔案工作人員依然采取人工收集、手動整理、實體存儲等傳統(tǒng)方式，工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，而且工作效率低下。同時，傳統(tǒng)檔案管理也面臨著保管占地、查找不便等情況，往往需要額外耗費人力物力和時間精力，不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需求。4）檔案的安全管理程度不足。醫(yī)院檔案管理的安全程度不足，主要與法律意識、制度完善、管理能力這幾方面的因素有關(guān)。相關(guān)人員缺乏法律意識，就會導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員和檔案需求者等都對檔案工作的規(guī)范化、制度化不夠重視，一些管理人員私自調(diào)整、外借醫(yī)院檔案，并且對已經(jīng)借出的檔案不進行及時的盤點回收，導(dǎo)致檔案信息的真實可靠性等都受到了影響。個別借閱使用者對檔案保管不用心，造成檔案損毀、丟失或者信息外泄。而檔案管理中出現(xiàn)上述現(xiàn)象，除了因為相關(guān)人員法律意識不足以外，不健全的管理制度和工作人員工作能力的缺失也都助長了檔案安全危機。5）檔案工作者素養(yǎng)有待提升。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，最終離不開檔案工作者的實際努力，如果檔案工作人員素養(yǎng)有所缺失，那么就會從多個方面導(dǎo)致檔案工作的疏漏。在信息化建設(shè)的進程中，醫(yī)院檔案工作人員的素養(yǎng)要求逐漸提升。對于現(xiàn)代檔案管理而言，檔案工作者不僅需要專業(yè)的檔案工作處理能力，還需要一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以便操作電子檔案系統(tǒng)軟件。同時，檔案工作人員需要對檔案的網(wǎng)絡(luò)安全和硬件設(shè)施等都有一定的維護能力，或者由醫(yī)院配備專業(yè)的維修維護人員，以此保障醫(yī)院檔案安全。醫(yī)院檔案管理隊伍的建設(shè)，既需要加強傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)技能考核培訓(xùn)，又需要提升檔案隊伍的信息化程度，只有這樣才能充分保證檔案工作者的綜合素養(yǎng)符合醫(yī)院建設(shè)和時代發(fā)展的需要，能夠擔(dān)負(fù)起新時期的檔案管理工作。

3 信息化背景下醫(yī)院檔案管理的策略革新

醫(yī)院檔案管理所面臨的相關(guān)問題，與觀念意識、機制制度和人員素養(yǎng)等諸多因素有著直接關(guān)聯(lián)，而在現(xiàn)今時代中，其最大的問題始終是與高速發(fā)展的信息化社會相適應(yīng)的問題。隨著信息化時代的到來，醫(yī)院檔案管理策略革新不僅要改變檔案管理工作一直以來存在的弊病，還要充分立足于時代發(fā)展，加快信息化建設(shè)。

1）尋求法律政策保障。在信息化背景下，要想強化醫(yī)院檔案管理機制，應(yīng)當(dāng)尋求法律政策保障。法律法規(guī)和政策始終是相關(guān)領(lǐng)域的重要保障，醫(yī)院要切實維護檔案信息的安全，確保管理信息和病患信息等不會外泄，應(yīng)當(dāng)充分利用有關(guān)法律政策，以明文規(guī)定為醫(yī)院檔案管理工作開展的依據(jù)，并積極獲取相關(guān)政策與資金支持，實現(xiàn)檔案管理從設(shè)施到人員的全面升級。在醫(yī)院尋求法律政策支持的同時，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)加強立法執(zhí)法，從醫(yī)院檔案管理的實際情況出發(fā)，針對社會發(fā)展的客觀形勢完善各項條紋規(guī)章，以完備的法律實現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的有法可依、有法必依，由此推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展建設(shè)，并進一步促進醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療工作在當(dāng)前社會中的順利發(fā)展。2）完善檔案管理制度。在信息化背景下，要想強化醫(yī)院檔案管理機制，應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度。健全完善的檔案管理制度是醫(yī)院檔案工作開展的基礎(chǔ)保障，而檔案工作的有序與否又與醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)開展和其他行政管理工作都有著重要關(guān)聯(lián)，因此醫(yī)院管理者和相關(guān)工作人員必須根據(jù)醫(yī)院檔案工作的實際情況制定合理的管理規(guī)章，以此規(guī)范檔案工作人員的工作行為，維持檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。首先，應(yīng)當(dāng)明確醫(yī)院檔案收集整理、歸檔儲存以及調(diào)動使用等各個環(huán)節(jié)的流程規(guī)定，降低管理難度，提升工作效率；其次，應(yīng)當(dāng)對檔案工作人員的工作范圍與相關(guān)職責(zé)進行劃分，通過明確的職責(zé)劃分確保相關(guān)人員的工作履行。3）推行信息化的管理。在信息化背景下，要想強化醫(yī)院檔案管理機制，應(yīng)當(dāng)推行信息化的管理。首先，加大資金和技術(shù)投入，為檔案管理的信息化建設(shè)提供完善的物質(zhì)保障，實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和人員素養(yǎng)的全面優(yōu)化升級。其次，借助計算機設(shè)備建立起電子檔案庫，減少不必要的實體紙質(zhì)檔案，并以此簡化檔案工作的流程、降低檔案信息整合處理的難度，提升檔案工作的效率和質(zhì)量。第三，做好信息化電子檔案管理模式的宣傳與培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變各階層管理人員以及檔案工作者的思想觀念，強化檔案工作人員的工作素養(yǎng)，讓檔案管理的電子化辦公模式得到各個部門的參與和配合，讓信息化的檔案管理制度真正實行于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中。4）重視檔案安全管理。在信息化背景下，要想強化醫(yī)院檔案管理機制，應(yīng)當(dāng)重視檔案安全管理。醫(yī)院共組所形成的檔案主要包括：藥品、器械和設(shè)備等的購進、存儲和使用記錄；病患檢查、方案形成、治療、復(fù)查、藥物器材使用和主治醫(yī)生等的相關(guān)記錄。這些記錄與醫(yī)院的內(nèi)部管理和病患隱私有著直接聯(lián)系，如果損毀就會干擾醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)工作的正常進展，一旦泄露出去也可能對醫(yī)院、醫(yī)生和患者造成不利影響。傳統(tǒng)檔案管理雖然在儲存管理方面也存在一些問題，但只要做好人員登記和日常檢查，基本可以保證檔案不會損毀丟失，但在信息化時代，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防不勝防。因此檔案管理人員不僅要注意保護實體檔案的安全，還要保護電子檔案的安全，這就需要醫(yī)院方面加強對信息技術(shù)方面的投入，以專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護和具有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員來保護檔案信息安全。5）提高工作人員素養(yǎng)。在信息化背景下，要想強化醫(yī)院檔案管理機制，應(yīng)當(dāng)提高工作人員素養(yǎng)。檔案工作人員不僅需要細(xì)心、耐心的品質(zhì)和較高的保密意識、責(zé)任意識，還需要具備專門的檔案信息管理知識，在信息化時代，更需要學(xué)習(xí)計算機網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，靈活操作電子檔案管理的軟件系統(tǒng)，并具備一定的信息安全維護能力。因此，醫(yī)院一方面要對已有的檔案工作人員進行專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，強化其基礎(chǔ)素養(yǎng)和專業(yè)能力，并以合理的獎懲激勵機制督促工作人員自我管理、自我提升；另一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強與高校的合作，吸納經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)的優(yōu)秀畢業(yè)生，通過科學(xué)的考核機制篩選具備較高素養(yǎng)的人員，并以合理的崗前培訓(xùn)推動新手工作人員融入崗位，通過良好的福利待遇吸引高素質(zhì)人才，為檔案管理隊伍補充新鮮血液。

4 總結(jié)

檔案管理的信息化建設(shè)對醫(yī)院工作運行有著積極意義，是社會醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要支撐。在信息化背景下，各行各業(yè)的檔案管理都面臨著極大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理工作的難度也進一步提升。同時，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案事業(yè)的進步提供了便利條件，讓檔案工作愈發(fā)朝著高質(zhì)量高效率的方向發(fā)展。總而言之，醫(yī)院檔案管理必須加快信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)與時代發(fā)展的緊密結(jié)合，讓檔案管理的職能在新時期得到充分發(fā)揮，并對醫(yī)院的工作開展形成良好的推動力。醫(yī)院及其管理者也應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作重視起來，以信息化的檔案工作機制建設(shè)提升醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的質(zhì)量，繼而提高醫(yī)療服務(wù)水平。