孫 婷

（天津鐵路疾病預(yù)防控制中心，天津 300140）

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，在技術(shù)的推動(dòng)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在發(fā)生變化。就傳統(tǒng)檔案管理模式而言，不僅占用大量存儲(chǔ)空間，而且整理起來(lái)耗費(fèi)巨大人力和財(cái)力，最主要的問(wèn)題是對(duì)當(dāng)前工作模式的開(kāi)展存在一定阻礙，不利于工作的開(kāi)展。因此需要做好檔案的信息化管理，從而提升企業(yè)檔案管理的效率。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1）提升檔案管理效率。企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展，不僅利于企業(yè)人員的管理，更方便企業(yè)其他工作的開(kāi)展。實(shí)際上，我國(guó)檔案管理工作依賴人工，造成檔案管理人員工作強(qiáng)度增加，但工作效率卻一直得不到提升。而開(kāi)展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，主要是通過(guò)建立電子檔案的模式，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成檔案整理分類(lèi)，顯著提升工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式需要大量人員參與，管理成本較高，直接造成員工工作強(qiáng)度增加，影響到檔案管理效率。強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，保證信息安全。另一方面，由于紙質(zhì)文件的大量存在，印刷費(fèi)用也是管理成本的重要組成部分，這種消耗品的存在也不利于節(jié)約型管理模式的形成。而利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理和整理，不僅節(jié)約時(shí)間，提升效率，還能以電子版的方式代替紙質(zhì)載體，有效節(jié)約了成本。

2）增加檔案管理安全性。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅工作，由于在有限的空間內(nèi)存放著大量的紙質(zhì)文件資料，一旦由于管理不慎出現(xiàn)火災(zāi)等問(wèn)題，將會(huì)造成重大損失。同時(shí)當(dāng)前部分檔案管理工作量巨大，因此需要多人同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種非專(zhuān)人負(fù)責(zé)的管理模式不利于形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制，甚至存在泄漏信息的情況，嚴(yán)重危害名譽(yù)以及社會(huì)的穩(wěn)定性。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理檔案信息，降低人員使用數(shù)量，提高檔案管理質(zhì)量與效率，從而有力降低信息泄露情況的發(fā)生概率。

3）提高檔案資源利用率。檔案管理工作內(nèi)容較多，利用信息化建設(shè)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一整理與收集信息資源，實(shí)現(xiàn)分類(lèi)處理信息資源的目的。相關(guān)的部門(mén)在檔案管理負(fù)責(zé)人的授權(quán)下，可以對(duì)制定的信息文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，從而提升信息共享的效率，這種共享模式安全性較好，還能更好地發(fā)揮信息資源的價(jià)值，推動(dòng)進(jìn)一步發(fā)展。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1）企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足。因?yàn)闄n案管理工作不僅內(nèi)容繁雜，而且要投入一定的資金和人力，但當(dāng)前部分企業(yè)過(guò)分重視經(jīng)濟(jì)效益，因此對(duì)于成本控制的相對(duì)嚴(yán)格，就忽視了對(duì)于檔案管理的重視，從而對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成不利影響。

2）檔案管理模式落后。當(dāng)前，部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這種管理模式不僅消耗大量的面積，并且保存起來(lái)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的來(lái)臨，信息化的檔案管理模式可以很好地解決這種問(wèn)題，因此企業(yè)需要加快模式的調(diào)整。但由于區(qū)域發(fā)展不平衡等因素的影響，導(dǎo)致我國(guó)在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方面一直處于低級(jí)階段。

3）檔案管理的安全問(wèn)題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)和智能設(shè)備的依賴性不斷增加，因此網(wǎng)絡(luò)安全也成為人們關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。作為企業(yè)的核心資源，檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)企業(yè)發(fā)展具有決定性影響。網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)不高也是企業(yè)決策者開(kāi)展信息化建設(shè)緩慢的重要原因。

3 針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的解決措施

1）建立信息化檔案管理的系統(tǒng)。在大中型的企業(yè)中，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，需要重視對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，充分享受技術(shù)紅利，從而助力企業(yè)更好的發(fā)展。就當(dāng)前而言，在建立信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，需要重視紙質(zhì)化辦公向電子化辦公的轉(zhuǎn)變，并保證銜接效果，從而更好地對(duì)相關(guān)的電子信息進(jìn)行記錄。另一方面需要保證系統(tǒng)的可拓展性，由于技術(shù)的不斷發(fā)展變化，需要在今后為系統(tǒng)賦予更多的功能，從而方便人們的工作。盡管電子信息數(shù)據(jù)的使用率不斷提升，部分企業(yè)也開(kāi)始進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但在實(shí)際上，部分電子文檔的管理依然不夠嚴(yán)謹(jǐn)，一方面體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題方面，另一方面與從業(yè)人員的習(xí)慣也有很大的關(guān)聯(lián)。因此企業(yè)需要重視對(duì)工作人員的能力培訓(xùn)，借助電子檔案對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)存儲(chǔ)，同時(shí)通過(guò)設(shè)置防火墻、局域網(wǎng)、專(zhuān)人專(zhuān)用以及使用密碼限制訪問(wèn)的方式保證電子文件和檔案的安全性。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注程度。檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，管理人員應(yīng)該客觀對(duì)待，并采取有效的措施提升檔案管理的效率。管理人員需要充分認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展以及科技的重要性，加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求全面投入。并在完善的過(guò)程中，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，采取有效的措施進(jìn)行解決，讓數(shù)據(jù)的價(jià)值能夠更好地發(fā)揮出來(lái)。企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況，重視對(duì)制度的完善，只有通過(guò)對(duì)相關(guān)流程的完善和管理，才能保證數(shù)據(jù)的有效性。另一方面，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)還需加強(qiáng)對(duì)云端第三方的重視和利用，及時(shí)將有關(guān)的協(xié)議落到實(shí)處，全面考察數(shù)據(jù)使用過(guò)程中的安全問(wèn)題，保證信息運(yùn)用過(guò)程的安全性。此外，企業(yè)的管理需要借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)，因此在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中盡可能對(duì)相關(guān)板塊和結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善，從而充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，提升信息交流的安全性和速度。

3）加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)型人才。從事檔案管理的工作人員的綜合能力和素質(zhì)也在一定程度上影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，并不斷完善人才的培養(yǎng)制度，從實(shí)際工作出發(fā)，通過(guò)培訓(xùn)的方式，提升從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)操作水平。另一方面，由于時(shí)代發(fā)展變化較快，應(yīng)該重視及時(shí)吸納新型的綜合性人才，為企業(yè)人才儲(chǔ)備做好準(zhǔn)備，從而為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的人才支持。企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況，重視對(duì)制度的完善，只有通過(guò)對(duì)相關(guān)流程的完善和管理，才能保證數(shù)據(jù)的有效性。另一方面，在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中通過(guò)關(guān)注云端第三方的信息，及時(shí)將有關(guān)的協(xié)議落到實(shí)處，全面考察數(shù)據(jù)使用過(guò)程中的安全問(wèn)題，保證信息運(yùn)用過(guò)程的安全性。同時(shí)在大數(shù)據(jù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，利用相關(guān)組織、模塊等及時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)和完善，從而充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，提升信息交流的安全性和速度。為加快大數(shù)據(jù)時(shí)代管理模式的轉(zhuǎn)型，企業(yè)需要做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，加強(qiáng)硬件的建設(shè)，傳統(tǒng)的管理模式在效率上表現(xiàn)出明顯的滯后性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)該充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理提供便利。因此需要做好計(jì)算機(jī)的配置、網(wǎng)絡(luò)的安裝以及內(nèi)網(wǎng)保密處理工作。第二，應(yīng)該積極對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，借助電腦對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存。第三，還應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)的部門(mén)積極配合，確保檔案管理系統(tǒng)的完整性。從而不斷完善制度的建設(shè)，為數(shù)據(jù)檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化流程。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的形勢(shì)下，企業(yè)的管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性，以自身存在的問(wèn)題為基礎(chǔ)，從硬件層面、系統(tǒng)的建設(shè)以及制度的優(yōu)化方面著手，積極創(chuàng)造條件推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。