肖 塞

（齊齊哈爾市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

在現(xiàn)在日常的檔案管理工作中，我們都會(huì)進(jìn)行電子檔案管理工作，如今電子檔案管理已經(jīng)比較普及了，成為現(xiàn)代檔案管理工作中極為重要的組成部分，因?yàn)楝F(xiàn)代化的科技發(fā)展為它提供了有力的技術(shù)支持，檔案管理工作因?yàn)橛辛穗娮踊倪M(jìn)步正在向著更快捷、更安全、更詳實(shí)的方向發(fā)展，今后電子檔案管理將成為檔案管理工作中舉足輕重的重要程序。

1 電子文檔的快捷性

隨著現(xiàn)代化步伐的逐步加快，現(xiàn)在我們?cè)谌粘９ぷ骱蜕钪袝?huì)經(jīng)常運(yùn)用到電子產(chǎn)品和發(fā)布電子信息。以往的年代我們發(fā)布一個(gè)信息或者通知，大多需要通過紙質(zhì)文件或者口信的方式傳達(dá)，最高級(jí)也就是打個(gè)電話告知，而且在轉(zhuǎn)發(fā)過程中可能會(huì)有疏漏或變異，往往會(huì)有些失誤造成工作上的不可預(yù)見后果，而現(xiàn)在通過電子文件傳輸和發(fā)布的信息會(huì)準(zhǔn)確無誤地發(fā)送到接收者手中，避免了信息的誤讀和走樣，大大減少了工作過程中的失誤。以我單位為例：我單位離退休老教師老周退休后隨女兒去到北京市居住，老人退休已有二十多年，且年事已高，聽力不大好，以往單位有事項(xiàng)的時(shí)候工會(huì)辦公室人員會(huì)給老人打電話告知各項(xiàng)事宜，老人總是說好好知道了，可是回頭一辦卻總是缺這少那，需要反復(fù)好幾次才會(huì)辦妥。后來給其女兒打電話情況好了些，可是還會(huì)和單位要求有些出入，之后我建議工會(huì)利用電子文檔的形式通知老人和家屬，改為給其女兒發(fā)短信、電子郵件和傳真等電子檔案方法聯(lián)系，這大大地提高了工作成效，有時(shí)候一次發(fā)送電子信息就可得到圓滿答復(fù)，電子檔案的快捷性特性顯而易見，效果極其顯著。在單位以往工作中也是這樣，以往單位向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)，需要文員帶著文件前去相關(guān)主管部門呈遞，有的上級(jí)部門離我們單位很遠(yuǎn)，需要坐車往返來回跑，有時(shí)候相同的一件事情需要來回跑好幾趟，每年的公務(wù)車耗相關(guān)費(fèi)用不少，即耽誤時(shí)間又浪費(fèi)資金。而現(xiàn)在改為以電子文檔呈遞的方式后，只需在網(wǎng)絡(luò)上向其主管部門發(fā)送一封電子郵件或傳真件即可圓滿完成遞交工作，既省時(shí)又省錢，既快捷又便利，極大地提高了工作效率。

2 電子文檔的安全性

檔案管理工作的重要一環(huán)就是一定要保證檔案文件資料的安全性，以往的紙質(zhì)檔案具有保管期限有限、不易長期或永久存儲(chǔ)的缺點(diǎn)，有的紙質(zhì)檔案在檔案室卷柜中雖然經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的保存，但也只能保存有限的幾十年，時(shí)間再久了紙張就會(huì)變質(zhì)，出現(xiàn)脆化、脫色、發(fā)霉、模糊不清甚至蟲洞等等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案占用檔案室空間較大，需要大量的檔案柜存儲(chǔ)，移動(dòng)轉(zhuǎn)存也很麻煩，需要很多人手。有的檔案還會(huì)在工作中由于經(jīng)手的人員眾多出現(xiàn)不慎丟失的情況，甚至出現(xiàn)重要的檔案被盜和泄密的情況，而現(xiàn)在大量應(yīng)用電子文檔后，不但極大地減少了空間的存儲(chǔ)面積，而且在檔案的保存上經(jīng)過完善細(xì)致的保存可以達(dá)到永久保存的地步。由于電子檔案的傳送大都是以點(diǎn)對(duì)點(diǎn)式的聯(lián)系，避免了經(jīng)手人員過多的混亂環(huán)節(jié)，也避免了檔案被盜的風(fēng)險(xiǎn)，大大地提高了檔案管理工作的安全性。一些單位以往工作中由于種種原因總是出現(xiàn)檔案缺失的情況，給后續(xù)的相關(guān)工作帶來很大的麻煩，實(shí)行電子文檔后，加大投入資金，探索實(shí)行電子檔案管理模式，工作中檔案的安全性立馬顯著提高，由于電子文檔易于存儲(chǔ)和保管，占用空間小，傳遞過程中無需更多其它環(huán)節(jié)，保密性更高，檔案文件的丟失和泄密事件明顯不見了。大家最關(guān)心的人事勞資工作也早早地引入電子應(yīng)用管理匯總軟件，每月一統(tǒng)計(jì)，每年年底向上級(jí)統(tǒng)一上報(bào)，年年被上級(jí)評(píng)為先進(jìn)工作單位。

3 電子文檔的詳實(shí)性

電子文檔和以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比具有傳遞信息量的更大更多更詳實(shí)的特性，不但可以進(jìn)行各式文字表述，還可以進(jìn)行動(dòng)態(tài)的文字和3D動(dòng)態(tài)圖表等更深層次復(fù)雜的剖析和闡述，效果直觀而易懂，具有極好的成效。2011年在我單位向上級(jí)部門呈報(bào)的一項(xiàng)關(guān)于重點(diǎn)院校的申報(bào)材料中，我校校領(lǐng)導(dǎo)充分調(diào)動(dòng)了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)人員預(yù)先進(jìn)行了申報(bào)材料的電子檔案制作準(zhǔn)備工作，等完成后在規(guī)定上報(bào)時(shí)間內(nèi)分別向上級(jí)主管部門呈報(bào)了紙質(zhì)文字匯報(bào)材料和電子檔案匯報(bào)材料等兩份文件，其中在電子文檔匯報(bào)材料中錄入了大量的圖片資料和相關(guān)視頻資料，并專門制作了動(dòng)態(tài)化電子相冊(cè)，精美詳實(shí)的資料和信息，圖文并茂、纖華盡顯，完美地呈現(xiàn)出了我校的整體風(fēng)貌，上級(jí)部門在仔細(xì)看了我單位的申報(bào)材料后，對(duì)我單位的匯報(bào)材料給予了高度的肯定和贊揚(yáng)，并欣然通過了我校的申報(bào)工作。

4 幾點(diǎn)心得經(jīng)驗(yàn)

4.1 電子檔案工作需要高度細(xì)致的責(zé)任心

電子檔案雖然有著無可比擬的快捷性，但是在日常工作中需要我們檔案管理者快中有慢、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，精心地做好每件電子檔案，并完好保存它，用我們高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和事業(yè)心來對(duì)待檔案管理工作，因?yàn)闄n案管理工作意義重大，它是其它一切工作的指導(dǎo)和憑證，所以在工作中絕不能出現(xiàn)一絲疏漏。

4.2 電子檔案工作需要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度

俗語講沒有規(guī)矩不成方圓，任何一項(xiàng)工作都需要遵循工作規(guī)章制度，對(duì)于更加需要嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)的檔案管理工作來說更是必不可少，為了保證電子文檔的安全性在工作中要嚴(yán)格遵守檔案法所頒布的相關(guān)條例，嚴(yán)守檔案機(jī)密，嚴(yán)把檔案安全之門，保證不丟失不泄密，精心細(xì)致地保管好每一件文件材料，尤其是電子檔案，做到電子檔案不向無關(guān)人員展示，不向他人透露相關(guān)信息，不借閱給無關(guān)人員。傳輸電子文件時(shí)設(shè)置安全口令，日常工作電腦設(shè)置密碼鎖，經(jīng)常殺毒不讓無關(guān)人員觸摸等。只有嚴(yán)格執(zhí)行了這些工作流程，電子檔案的安全性才可以得到有效保障。

4.3 電子檔案的工作不是越多越好，要取精去糟，注重實(shí)效

電子檔案的存儲(chǔ)不是積攢的越多越好，要不缺不濫，有些和實(shí)際工作無關(guān)緊要的文件資料就可以刪除不存，電子文檔的保存一定即要求精練，又要求能夠完整表述文件的內(nèi)涵，不能缺少其中重要的部分。對(duì)于在工作中重點(diǎn)涉及和頻繁利用的電子文檔資料要重點(diǎn)保存，甚至設(shè)立專項(xiàng)存儲(chǔ)，拷貝足夠的副本妥善保管，要注重電子文檔在工作中實(shí)際應(yīng)用的實(shí)效性，并方便調(diào)取查考利用。