符朝妮

（中海石油（中國）有限公司湛江/海南分公司，廣東 湛江 524057）

檔案管理是一個(gè)現(xiàn)代化名詞，每個(gè)人自來到世上的一刻起，就有了自己的檔案，并且會(huì)終身伴隨他的一生。企業(yè)也會(huì)有自己的內(nèi)部檔案，所以檔案管理工作是十分重要的管理工作。檔案管理對企業(yè)運(yùn)營也起到了重要作用，也是重要的內(nèi)部管理工作。為了有效進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作，要選用具有專業(yè)能力的工作人員。檔案管理可以為企業(yè)的內(nèi)部信息管理提供技術(shù)支持。檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用范圍較為廣泛，可以實(shí)現(xiàn)更為周全的檔案管理工作，一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作。可以有效運(yùn)行，對企業(yè)的整體經(jīng)營有著重要影響，也會(huì)提供極大的推動(dòng)力。

1 現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作

現(xiàn)代企業(yè)需要規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，具有條理性的檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部控制提供有效支持。在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，在任何發(fā)展階段，都需要以有秩序的檔案管理?，F(xiàn)代企業(yè)要求進(jìn)行規(guī)范的檔案管理工作。在企業(yè)的任一經(jīng)營方面，都有完善檔案管理體系的必要性。進(jìn)行檔案管理體系的完善工作，可以合理掌控企業(yè)的內(nèi)部控制工作，協(xié)調(diào)管理外部運(yùn)營，對創(chuàng)建良好的企業(yè)形象有極大幫助。但由于歷史的不可抗力因素，部分企業(yè)管理人員不注重檔案管理工作。但現(xiàn)代化企業(yè)在不斷進(jìn)行體制改革，現(xiàn)代觀念也帶來了極大程度的影響。企業(yè)之間的競爭變得更加激烈，大部分企業(yè)的管理人員對檔案管理工作更加注重，并且規(guī)律建設(shè)具有專業(yè)職能的檔案管理部門。

我們列舉簡單的例子，來探究檔案管理的重要性。在21世紀(jì)初某世界聞名的能源服務(wù)公司，曝光了一則內(nèi)部丑聞，財(cái)務(wù)管理部門涉嫌假造財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。該公司領(lǐng)導(dǎo)為了獲取超額的經(jīng)濟(jì)利潤，欺騙了各位股東，銷毀證據(jù)，并且隱藏了對外債務(wù)。為了避免股東發(fā)現(xiàn)，制造了財(cái)務(wù)假賬偽造財(cái)務(wù)報(bào)告，這里一系列違法行為使該公司的基本形象破滅。從發(fā)展角度來看，該公司最終導(dǎo)致如此嚴(yán)重的后果，將內(nèi)部資產(chǎn)消磨殆盡，也失去了社會(huì)公眾的基本信任，根本原因是內(nèi)部控制工作進(jìn)展不到位，沒有較為完善的檔案管理體系。安然公司的檔案管理問題，也體現(xiàn)在多個(gè)方面，不止影響該公司的基本經(jīng)營，也會(huì)造成其他方面的不良影響。銷毀財(cái)務(wù)報(bào)告是非常嚴(yán)重的違法行為，如果該公司的檔案管理體系較為完善，有嚴(yán)格規(guī)定，那么不能輕易銷毀財(cái)務(wù)報(bào)告。這也體現(xiàn)了該公司在檔案管理方面的疏漏，為了促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展，要有效解決企業(yè)的運(yùn)營管理問題，提升內(nèi)部管理水平，解決企業(yè)的檔案管理問題，提升企業(yè)的內(nèi)部控制效率。

2 企業(yè)的內(nèi)部控制力

從企業(yè)的內(nèi)部管理角度來說，檔案管理系統(tǒng)的工作水平也體現(xiàn)了企業(yè)的內(nèi)部控制力。企業(yè)的內(nèi)部控制情況體現(xiàn)在其工作流程。企業(yè)的工作流程較為繁雜，董事會(huì)和企業(yè)管理人員以及企業(yè)的整體員工作為工作對象，共同參與到企業(yè)的內(nèi)部控制工作中。通過這種聯(lián)系，可以形成較為完善的企業(yè)內(nèi)部控制體系。完善的企業(yè)內(nèi)部控制體系，可以形成極為高效的控制局面。企業(yè)在發(fā)展進(jìn)步的過程中，也要實(shí)現(xiàn)更為完善的內(nèi)部控制工作。從我國發(fā)展層面來看，我國企業(yè)管理水平相較于西方國家，有較大程度的差異。為了實(shí)現(xiàn)更為完善的內(nèi)部控制工作，要針對企業(yè)的內(nèi)部管理進(jìn)行有效探討。不但要進(jìn)行人力資源的合理規(guī)劃，還要實(shí)現(xiàn)更為完善的內(nèi)部信息管理工作。通過優(yōu)化整合企業(yè)的信息資源，實(shí)現(xiàn)更為完善的內(nèi)部控制。

從大部分企業(yè)的管理狀態(tài)來看，我國企業(yè)內(nèi)部控制框架由COSO報(bào)告和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的內(nèi)部控制框架所組成的。COSO提出了五大核心要素和三大管理目標(biāo)。本文在下文開展簡單介紹，企業(yè)內(nèi)部控制體系所說的是一套具體管理流程，也是開展企業(yè)內(nèi)部控制工作的主要依據(jù)。這是根據(jù)實(shí)際情況提出的戰(zhàn)略性管理方案。

主要根據(jù)內(nèi)部信息和經(jīng)營狀態(tài)，來進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)估工作。要針對內(nèi)部控制信息和人員管理情況來實(shí)際開展，通過掌控內(nèi)部管理信息，達(dá)到企業(yè)信息資源的合理控制。同時(shí)采用信息交流模式，進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的有效掌控。信息交流是基于企業(yè)信息管理開展的實(shí)際工作，包括內(nèi)部控制信息和外部經(jīng)營信息，只要是有利于企業(yè)管理的信息資源，都可以應(yīng)用到實(shí)際工作中，它主要是進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的有效監(jiān)控，篩選合理信息，進(jìn)行運(yùn)營要素的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。該報(bào)告中還包括了三大經(jīng)營目標(biāo)，分別為報(bào)告目標(biāo)，運(yùn)營目標(biāo)和臺(tái)規(guī)目標(biāo)。報(bào)告部目標(biāo)是針對企業(yè)內(nèi)部信息管理的，要確保企業(yè)內(nèi)部信息的真實(shí)性和時(shí)效性，從而方便開展公開透明的企業(yè)管理工作，運(yùn)營目標(biāo)是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和企業(yè)的協(xié)調(diào)管理能力來實(shí)際制定的。臺(tái)規(guī)目標(biāo)，主要要求企業(yè)嚴(yán)格按照合法規(guī)定和管理制度，來進(jìn)行企業(yè)的運(yùn)營管理。

3 檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的合理應(yīng)用

上文簡單介紹了在企業(yè)經(jīng)營管理過程中的檔案管理工作和內(nèi)部控制的實(shí)際聯(lián)系，也體現(xiàn)了檔案管理的重要性。我們在日常生活中，經(jīng)?？梢钥吹接嘘P(guān)新聞，比如知名度較高的某企業(yè)，因?yàn)橐恍﹥?nèi)部管理問題，出現(xiàn)丑聞。上文所提出的企業(yè)丑聞，就是例子之一。另一家我國較為知名的實(shí)業(yè)股份公司，也被曝出造假新聞，在短短三年之間累計(jì)造假，收入高達(dá)10億元。通過檔案管理工作，來進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制的有效調(diào)整，也是一種有效的實(shí)際工作。

檔案管理對企業(yè)內(nèi)部信息的有效整理，可以調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部控制的有效性，提供積極影響。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的過程中，要充分落實(shí)企業(yè)各個(gè)階段的內(nèi)部控制策略，也就是要將整個(gè)企業(yè)的信息資源都進(jìn)行有效管理。這樣不論是進(jìn)行企業(yè)的內(nèi)部控制管理，還是企業(yè)員工的人員調(diào)動(dòng)，都能夠?qū)崿F(xiàn)更為高效的信息交流企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部信息調(diào)整工作的過程中，要采取有效的管理機(jī)制，進(jìn)行內(nèi)部信息的協(xié)調(diào)管理，這對提升企業(yè)的內(nèi)部控制力有十分重要的作用。要針對企業(yè)相關(guān)部門的有效改革樹立明確目標(biāo)進(jìn)行人員資源的有效調(diào)整。

通過完善檔案管理體系，進(jìn)行有效的施工調(diào)整和內(nèi)部改革。為了提升企業(yè)的內(nèi)部控制能力，要進(jìn)行更為全面的信息管理。要針對各個(gè)部門的應(yīng)用情況進(jìn)行目標(biāo)改革。要進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營策略的有效調(diào)整，體現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際作用。實(shí)現(xiàn)更為高效的檔案管理工作，能夠起到實(shí)際監(jiān)督的作用，進(jìn)行各個(gè)工作部門進(jìn)展情況的有效考核，有利于提升企業(yè)的經(jīng)營實(shí)力和競爭力。營造良性經(jīng)營環(huán)境，有利于企業(yè)的奮斗發(fā)展，也有利于提升工作效率。為了實(shí)現(xiàn)更為全面的檔案管理，為企業(yè)經(jīng)營提供可靠控制，為企業(yè)的內(nèi)部控制工作提供更好的服務(wù)，從而進(jìn)行更為高效的科學(xué)管理。

4 結(jié)語

經(jīng)過上述內(nèi)容的有效分析，可以充分了解到，檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的控制作用。這可以體現(xiàn)檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部的重要意義，也能體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。檔案管理工作可以為內(nèi)部控制提供有效支持，內(nèi)部控制也可以完善檔案管理體系。要針對實(shí)際情況進(jìn)行有效的調(diào)整改革，使二者共同實(shí)現(xiàn)發(fā)展作用。

為了實(shí)現(xiàn)更為完善的內(nèi)部控制，減少內(nèi)部管理問題，要積極進(jìn)行高效的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。