吳秀芳

（上海龍賽建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司，上海 200442）

如今，建筑施工的結(jié)構(gòu)變得越來越復(fù)雜、規(guī)模越來越大，技術(shù)性也越來越強(qiáng)，加之國家市場與行業(yè)監(jiān)管的日益嚴(yán)格，都要求施工企業(yè)必須要將工程項(xiàng)目檔案管理作為一個(gè)關(guān)鍵課題，積極加強(qiáng)研究、探討與實(shí)踐，不斷提高工程項(xiàng)目檔案管理的成效與質(zhì)量。如要客觀剖析、認(rèn)識(shí)既往工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔中存在的問題，并采取針對(duì)性的問題解決措施，從而使檔案的信息內(nèi)容質(zhì)量得到保證。

1 施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案收集歸檔的重要性

在如今的建筑工程項(xiàng)目建設(shè)施工過程當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件、數(shù)據(jù)和信息，如各種設(shè)計(jì)圖紙、建設(shè)規(guī)范、采購憑證、審批證書等等，其均是工程項(xiàng)目檔案的一部分[1]。而工程項(xiàng)目檔案管理則主要指的是對(duì)這些相關(guān)文件、數(shù)據(jù)和信息，進(jìn)行收集歸檔、存儲(chǔ)保管、研究與利用，以記錄工程項(xiàng)目的建設(shè)歷程，為后期的工程驗(yàn)收、建筑管理、建筑維護(hù)等提供必要的依據(jù)，體現(xiàn)出工程項(xiàng)目檔案信息內(nèi)容的文化價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。

在工程項(xiàng)目檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，收集歸檔是最起始的環(huán)節(jié)，也是對(duì)檔案管理成效、檔案信息內(nèi)容質(zhì)量影響最大的環(huán)節(jié)，只有首先做好了對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作，確保檔案收集歸檔的完整性、規(guī)范性，才能為后期環(huán)節(jié)的工作奠定好基礎(chǔ)，使檔案價(jià)值得到有效發(fā)揮。

2 既往工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔中存在的問題

1）工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔的規(guī)范性較差。當(dāng)前，我國對(duì)建筑施工行業(yè)的管理異常嚴(yán)格，且施工行業(yè)市場的競爭也特別的激烈，這都迫使施工企業(yè)必須要注重自身的建筑工程項(xiàng)目施工質(zhì)量，準(zhǔn)確把握好施工精度，合理的控制好施工成本，為此所有的施工企業(yè)都高度注重對(duì)建筑工程項(xiàng)目施工本身的把控，這本身是一個(gè)很好的現(xiàn)象，只不過其同時(shí)卻忽略了工程項(xiàng)目檔案管理工作的開展，認(rèn)為此項(xiàng)工作處于“附屬”地位，對(duì)企業(yè)自身的技術(shù)能力和市場競爭力提升沒有幫助作用，所以工程項(xiàng)目檔案管理的意識(shí)淡薄，相關(guān)的工作投入明顯不足，最終導(dǎo)致了工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔規(guī)范性較差的問題出現(xiàn)[2]。進(jìn)而致使工程項(xiàng)目檔案的收集與歸檔缺少必要的指導(dǎo)和約束，造成檔案收集歸檔的時(shí)效性得不到保證，檔案遺失，信息內(nèi)容不全面，格式不統(tǒng)一，可讀性差，給后期的檔案利用造成相當(dāng)大的阻礙。

2）收集與歸檔相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力較低。不論是專職的工程項(xiàng)目檔案管理人員，還是項(xiàng)目的資料員，其均對(duì)檔案的收集與歸檔有著直接的影響。雖然當(dāng)前信息化技術(shù)已經(jīng)在信息傳遞、檔案管理中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但是在實(shí)踐當(dāng)中，很多工作依然需要人工進(jìn)行靈活的處理，才能保證檔案管理工作的有序推進(jìn)，特別是在檔案的收集與歸檔中，情況更是如此。如對(duì)于檔案信息的前期整理、保存、分類或是填寫等，均需要人工進(jìn)行，這一部分的工作如若不能落實(shí)到位，就必然會(huì)使得檔案的收集與歸檔面臨各種困境[3]。從既往的工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔來看，就還存在著相關(guān)工作人員素質(zhì)能力較低的問題，不論是專職檔案管理人員，還是項(xiàng)目資料員，其對(duì)自身工作的勝任力都還有待提升，容易在工作中出現(xiàn)各種疏漏，不利于工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔的開展。

3）缺少必要的收集與歸檔績效考核機(jī)制。通過對(duì)工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔進(jìn)行績效考核，既能夠客觀反映收集與歸檔工作現(xiàn)狀，包括取得的成績、存在的漏洞，又能夠指導(dǎo)收集與歸檔工作的不斷改進(jìn)與完善，激勵(lì)人員高質(zhì)量落實(shí)自身工作任務(wù)，因此這是工程項(xiàng)目檔案管理中不可或缺的一個(gè)手段。但就以往的實(shí)踐情況來看，在工程項(xiàng)目的檔案收集與歸檔中，還缺少必要的收集與歸檔績效考核機(jī)制，沒有利用好這一科學(xué)的手段方法，導(dǎo)致檔案收集與歸檔中的相關(guān)問題重復(fù)出現(xiàn)，得不到解決。

3 工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔的問題解決措施

1）增強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的重視力度，提高檔案收集與歸檔的規(guī)范性。作為施工企業(yè)，首先必須要認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性和必要性之所在，了解工程項(xiàng)目檔案管理所具有的歷史文化價(jià)值和實(shí)用價(jià)值，從而增強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的重視力度，加大對(duì)此項(xiàng)工作的投入，提高檔案收集與歸檔的規(guī)范性。如在實(shí)踐當(dāng)中，要將《企業(yè)檔案管理辦法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》等，作為基本的框架和指導(dǎo)，并根據(jù)企業(yè)自身的組織情況、項(xiàng)目情況等，制定對(duì)于企業(yè)自身來說，具有高度操作性的工程項(xiàng)目檔案收集歸檔辦法，為檔案的收集與歸檔，提供明確的制度要求，確保其收集與歸檔過程，能夠達(dá)到規(guī)范化的理想效果。在具體的收集歸檔中，要對(duì)專職檔案管理人員和工程項(xiàng)目資料員的職能進(jìn)行明確劃分，編制相應(yīng)的工作要求細(xì)則，詳細(xì)說明其具體工作內(nèi)容。如對(duì)工程項(xiàng)目所涉及的檔案管理信息內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等，都應(yīng)當(dāng)做出明確的規(guī)定，同時(shí)還要對(duì)資料、文件、檔案的交接情況做好詳實(shí)記錄，如交接人員、交接時(shí)間、交接單位等等[4]。

2）加強(qiáng)人員隊(duì)伍管理，提高相關(guān)人員素質(zhì)、能力。對(duì)于工程項(xiàng)目的資料員，嚴(yán)格要求其持證上崗，施工企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，將資料員培訓(xùn)列入企業(yè)“五大員”培訓(xùn)行列，要求工程項(xiàng)目資料員持《資料員合格證》上崗。保證工程項(xiàng)目資料員的穩(wěn)定，嚴(yán)防代簽代交，就工程項(xiàng)目的資料員來說，不能隨意的更換，以防止人員的更換造成資料的遺失，這樣更有利于確保檔案本身的完整性和連續(xù)性。檔案資料的收集來源渠道，必須要保持高度的暢通。對(duì)工程項(xiàng)目技術(shù)人員及各有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)、檔案信息化等的教育與培訓(xùn)，提高檔案意識(shí)，了解工程項(xiàng)目資料檔案收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求等，積極主動(dòng)配合資料員的收集工作，切實(shí)保證收集渠道暢通。對(duì)于專職的檔案管理人員，更要對(duì)其做好專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力方面的教育、培訓(xùn)工作，強(qiáng)化他們對(duì)檔案管理的勝任力，使其能夠與資料員更好的協(xié)調(diào)、配合，高質(zhì)量、高效率的完成對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集與歸檔。

3）完善績效考核機(jī)制，實(shí)施檔案收集與歸檔專項(xiàng)考核。最后，施工企業(yè)要通過對(duì)檔案管理的責(zé)權(quán)、職能梳理，完善檔案管理的績效考核機(jī)制，重點(diǎn)是要實(shí)施對(duì)檔案收集與歸檔的專項(xiàng)考核。實(shí)踐中，要對(duì)照和依據(jù)工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔的相關(guān)制度要求、工作內(nèi)容、工作規(guī)范，制定詳細(xì)的績效考核指標(biāo)，爭取將檔案收集與歸檔的實(shí)際工作情況全面、真實(shí)、客觀的反映出來，以便及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，同時(shí)通過獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，激勵(lì)工作人員更好的落實(shí)自身工作，確保檔案的收集與歸檔質(zhì)量。

4 結(jié)語

收集與管理是工程項(xiàng)目檔案管理的起始環(huán)節(jié)，也是對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量與成效影響最大的環(huán)節(jié)，因此就施工企業(yè)來說，必須要對(duì)其予以高度的關(guān)注與重視，客觀認(rèn)識(shí)既往工程項(xiàng)目檔案收集與歸檔中存在的問題，并采取針對(duì)性的問題解決措施，保證檔案的信息內(nèi)容質(zhì)量，以更好的體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值。