潘芮琪

（?？谑腥嗣襻t(yī)院，海南 海口 570208）

人事檔案是事業(yè)單位為管理本單位人員而形成的，以員工個人為單位將其所屬身份信息進(jìn)行匯總編制以特殊形式存放的檔案信息，是評定員工職級、薪資漲幅、人事調(diào)動的重要依據(jù)。且當(dāng)下正處于一個信息化高速發(fā)展的信息時代，傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理制度逐漸不再適應(yīng)當(dāng)下事業(yè)單位的檔案管理需求。

1 醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題分析

1.1 管理部門的檔案管理方式較為落后

隨著我國信息化水平的不斷提高，越來越多的領(lǐng)域通過引入信息化存儲設(shè)備提高該領(lǐng)域的工作效率，醫(yī)院檔案管理工作者通過對現(xiàn)階段的工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院當(dāng)下的檔案管理方式相較于其他部門而言較為落后，其具體表現(xiàn)在以下幾個方面：1）雖然醫(yī)院檔案管理部門也和其他部門一樣引進(jìn)了計算機(jī)及相應(yīng)的電子存儲設(shè)備，但檔案管理部門在日常工作中并沒有充分利用計算機(jī)電子設(shè)備來加提高自身的工作效率，電子設(shè)備在檔案管理工作中更多地承擔(dān)著人員名字檢索、相關(guān)人事信息儲備的工作，檔案管理人員將電子設(shè)備視為一種檢索工具投入到日常工作中，卻沒有深度挖掘電子設(shè)備的其他功能，從而降低該設(shè)備的使用頻率[1]。2）傳統(tǒng)模式下的檔案管理模式較為單一，檔案管理人員在日常工作中并沒有擺脫傳統(tǒng)檔案保管方式對自身的影響，在日常工作中往往陷入手工錄入與編輯的低效工作模式，卻忽略了電子信息設(shè)備強(qiáng)大的數(shù)字運算及檢索功能。且在手工錄入員工信息時往往由于工作人員自身的疏忽造成員工信息的誤錄，檔案管理部門如果無法及時準(zhǔn)確地提供相應(yīng)的人員信息，那么檔案管理部門的存在毫無意義。落后的檔案信息管理模式不僅限制了醫(yī)院人員的發(fā)展，同時也為將阻礙醫(yī)院任職工作者的職業(yè)發(fā)展。

1.2 醫(yī)院人事部門對人事檔案的重視程度不夠

醫(yī)院日常事務(wù)中最主要的就是醫(yī)療服務(wù)，全院的精力都集中在不斷提高現(xiàn)階段的醫(yī)療技術(shù)水平和構(gòu)建完善的醫(yī)療服務(wù)體系中，從而忽略了對醫(yī)院人事檔案的重視程度，醫(yī)院人事部門受傳統(tǒng)工作理念的影響，往往極大的對醫(yī)療科研水平和醫(yī)院管理制進(jìn)行資金投入，在一定程度上忽略了醫(yī)院人事檔案部門的建設(shè)工作，醫(yī)院主管部門不重視人事檔案的管理，因此不很重視干部檔案管理。二是管理人員和設(shè)備配備不足。目前，很多三甲醫(yī)院尚未有專職的檔案工作人員，人事檔案管理工作人員更是由人事部門的工作人員兼職，這些兼職人員有的對中層干部檔案管理業(yè)務(wù)不了解、不熟悉，且日常工作繁忙，沒有更多的時間投身到干部人事檔案管理工作中，導(dǎo)致很多干部人事檔案材料的收集不齊全，歸檔不及時，需要補(bǔ)充的資料收集不到。這就需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，使其更好地完成自身的本職工作。針對這一檔案管理現(xiàn)狀，相關(guān)部門要盡快提升對檔案管理部門的重視程度，并為檔案管理部門持續(xù)引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才[2]。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理過程中的改善措施

2.1 細(xì)化人事檔案分類，對現(xiàn)有職員進(jìn)行檔案梳理

通過前文對醫(yī)院人事檔案管理中存在的具體問題進(jìn)行分析后可知，由于醫(yī)院相關(guān)從業(yè)人員工齡普遍較長，他們每個人的人事檔案在檔案管理部門存放的時間較長，所以現(xiàn)階段檔案部門的主要工作任務(wù)就是細(xì)化人事檔案分類，對現(xiàn)有職工的人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的梳理，通過整理對醫(yī)院從業(yè)人員的工作履歷進(jìn)行排查，確保每個人的人事檔案都沒有遺漏、殘缺的部分，如有員工的人事檔案不完整，檔案管理人員要采取一定的補(bǔ)救措施，完善檔案中殘缺遺漏的部分。在完成相關(guān)人員的人事檔案排查后，檔案管理人員要進(jìn)一步深化檔案管理的數(shù)字化改革，將紙質(zhì)文件全部轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，一份保存在檔案管理部門的電子設(shè)備中，一份保存在主管部門的存儲設(shè)備中，如有其他要求，可以用紙質(zhì)人事檔案為依據(jù)制作一份掃描版的電子文檔，并將其存放于主管部門的電子設(shè)備中，實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化管理。

2.2 加強(qiáng)人事檔案的鑒定力度，增強(qiáng)檔案信息的真實性

醫(yī)院必須建立健全完善的檔案管理制度及其工作人員職責(zé)，保證有專用的檔案庫房。嚴(yán)格落實各項工作制度。從而有效推動干部人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，不斷吸取和總結(jié)工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，保障工作有序開展。增強(qiáng)干部人事檔案管理者的服務(wù)意識和專業(yè)知識。要增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識，是醫(yī)院干部人事檔案管理的重中之重，在實際工作中，需要管理人員積極主動地投身到工作中。同時，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)科室部門大力支持配合工作。配備齊全檔案管理設(shè)備的時候，還需要配備思想政治素質(zhì)好、檔案業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任。提高干部人事檔案的利用價值。醫(yī)院干部人事檔案管理的利用價值，是提供有效的信息資源，這就要求干部人事檔案記錄內(nèi)容要具備完整性和條理性。在管理工作中，要求檔案管理工作人員對干部的各類信息資料進(jìn)行合理分類，為查閱者提供不同類型的人員資料狀況，定期或不定期對收集歸檔干部人員進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總并分析，做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系，保證干部人事檔案資料的安全性，同時也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)，在保護(hù)的同時提高檔案信息的利用效率。

2.3 改善人事檔案的存放環(huán)境，方便檔案的查閱翻找

雖然現(xiàn)階段的人事檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)由紙質(zhì)文檔的保存逐步轉(zhuǎn)為將人事檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息加以保存，在這以轉(zhuǎn)化過程中大大降低了紙質(zhì)人事檔案的使用頻率，但這并不意味著傳統(tǒng)保管模式向下的紙質(zhì)人事檔案的存放徹底退出當(dāng)下的人事檔案管理的舞臺，在特殊的檔案查找情景中，檔案管理人員也需要翻閱紙質(zhì)人事檔案，這就要求檔案管理部門對當(dāng)下人事檔案的存放環(huán)境作出一定的要求，方便后續(xù)檔案的翻閱和查找，眾所周知，傳統(tǒng)人事檔案是以紙張作為載體進(jìn)行相關(guān)人事檔案的記錄，而紙張的長期保存與空氣濕度密切相關(guān)，所以人事部門優(yōu)化檔案管理制度時，要關(guān)注相關(guān)人事檔案的存放環(huán)境，確保紙質(zhì)檔案文件不因存放環(huán)境的改變而變質(zhì)腐爛[3]。

2.4 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)識人事檔案管理的重要性

前文已經(jīng)舉例論述了引入專業(yè)的檔案管理人員對檔案管理產(chǎn)生的影響，并使管理部門充分認(rèn)識到人事檔案管理對醫(yī)院的持續(xù)運營發(fā)展起到的積極影響。人事部門通過強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，間接培養(yǎng)職工的工作責(zé)任感，引導(dǎo)員工逐步提高自身的檔案管理水平，以飽滿的工作態(tài)度配合醫(yī)院其他部門完成自身的工作任務(wù)。

3 總結(jié)

綜上所述，通過對現(xiàn)階段醫(yī)院人事管理中存在的具體問題進(jìn)行分析可知，醫(yī)院人事管理部門存在的疏漏之處是由于多種因素共同構(gòu)成的結(jié)果，在對該現(xiàn)狀進(jìn)行一定的優(yōu)化和改善時，檔案部門從業(yè)人員要從全局出發(fā)，系統(tǒng)性的梳理當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，并對檔案管理方法進(jìn)行一定的調(diào)整，使之適配現(xiàn)階段信息管理的發(fā)展。