李 陽

（通榆縣農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法大隊(duì)，吉林 白城 137200）

在知識經(jīng)濟(jì)時代下，人才是企事業(yè)單位健康發(fā)展的根本和基礎(chǔ)，尤其對于行政事業(yè)單位，加強(qiáng)人才儲備才能更好的保證內(nèi)部運(yùn)行，提升服務(wù)質(zhì)量和辦公效率。人事檔案作為單位長期人才隊(duì)伍建設(shè)而積累的寶貴資源，其記錄了單位的人才招聘、人員信息、干部任免以及人員變化，是一種珍稀資源，對單位選撥和聘用人才起到參考作用，因此，事業(yè)單位要認(rèn)識到人事檔案的價(jià)值和重要性，積極開展管理革新，推動單位的健康發(fā)展。

1 人事檔案及其特點(diǎn)概述

人事檔案作為一種重要的檔案資源，其是員工個人資歷、學(xué)歷和身份的證據(jù)，與組織關(guān)系、社會保障、勞動保障和工薪待遇掛鉤，具有一定的法律效應(yīng)。同時，人事檔案中還記錄了員工個人的品德作風(fēng)、政治面貌以及主要經(jīng)歷，在干部任免中起到參考、依據(jù)和憑證作用，在養(yǎng)老保險(xiǎn)、職稱申報(bào)和轉(zhuǎn)正定級中，人事檔案都發(fā)揮了關(guān)鍵作用。

人事檔案具有以下幾大特點(diǎn)：第一，機(jī)密性，人事檔案中不僅記錄了員工的個人信息，同時還側(cè)面體現(xiàn)了單位重要事件，例如員工的內(nèi)心隱秘、秘密工作以及特殊貢獻(xiàn)等，涉及國家和單位機(jī)密，不能私自保存或者對外泄露，因此，人事檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性；第二，流動性，人事檔案與員工管理相對應(yīng)，如果出現(xiàn)檔案與人員相脫節(jié)的情況，那么檔案的價(jià)值也無從發(fā)揮，流動性是人事檔案的主要特點(diǎn)，在管理中秉承“檔隨人走”的基本原則，在員工完成人事調(diào)動后，檔案也要相應(yīng)的轉(zhuǎn)入對應(yīng)的單位或者部門；第三，動態(tài)性，人事檔案在管理中，其內(nèi)容是動態(tài)變化、并非一成不變的，隨著員工成長內(nèi)容也不斷豐富，因此，在開展管理工作中，需要及時補(bǔ)充和收集關(guān)于員工個人信息的新材料，避免檔案管理和員工情況出現(xiàn)時間差，更加具體而全面的體現(xiàn)員工個人信息；第四，真實(shí)性，其是所有檔案管理基本的原則和特點(diǎn)，尤其對于人事檔案，其關(guān)系到單位干部任免和人才建設(shè)，收錄在檔案中的信息必須真實(shí)、可靠，客觀，可以起到參考價(jià)值和依據(jù)作用；第五，功能性，人事檔案不僅起到記錄員工個人信息的作用，其對于事業(yè)單位而言還具有較強(qiáng)的功能性，是解決工薪矛盾、合同續(xù)約、繳納社保的重要依據(jù)，而這一功能性也是人事檔案與其他檔案的重要區(qū)別；第六，全面性，人事檔案記錄了人員的工薪情況、任免情況、處分獎勵情況、政治面貌。政治歷史、鑒定考評、自傳以及工作履歷，其充分體現(xiàn)了人員的思想發(fā)展和個人成長，展示人員自然情況、專業(yè)情況以及家庭情況，囊括了人員的所有信息，具有較強(qiáng)的全面性。

2 人事檔案管理的價(jià)值

1）豐富人才儲備。人才是單位健康運(yùn)行的基礎(chǔ)保障，同時也是提升管理效能和服務(wù)質(zhì)量的重要基石，加速人事檔案創(chuàng)新管理，能夠幫助單位豐富人才儲備，對內(nèi)部人力資源合理規(guī)劃和優(yōu)化，真正體現(xiàn)人盡其才，發(fā)揮人才在特長領(lǐng)域的價(jià)值，建設(shè)一支服務(wù)意識強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高、職業(yè)素質(zhì)好的人才隊(duì)伍。

2）發(fā)揮服務(wù)職能。人事檔案是單位長期發(fā)展運(yùn)行中而產(chǎn)生的珍貴資源，其與普通檔案存在較大差異，其可以為單位選撥人才和干部任免提供依據(jù)，具有較強(qiáng)的服務(wù)職能。例如在干部任免中，通過查閱人事檔案，能夠掌握人才的具體信息，包括家庭情況、政治面貌、日常表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況等，便于單位領(lǐng)導(dǎo)將人才置于合適的崗位，發(fā)揮其優(yōu)勢和作用。

3）建設(shè)員工隊(duì)伍。行政事業(yè)單位具有較強(qiáng)的社會服務(wù)屬性，為基層群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是其存在的價(jià)值，而想要體現(xiàn)其服務(wù)作用，則需要依靠一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、敢創(chuàng)新、懂奉獻(xiàn)的現(xiàn)代化員工隊(duì)伍。人事檔案記錄了單位內(nèi)部員工的具體信息，在員工隊(duì)伍建設(shè)方面，人事檔案起到指導(dǎo)和參考作用，通過對檔案資源的分析，能夠發(fā)現(xiàn)隊(duì)伍中存在的薄弱點(diǎn)，進(jìn)而有針對性的改進(jìn)和調(diào)整。

4）促進(jìn)員工成長。隨著社會文化逐漸呈現(xiàn)多元化，其對當(dāng)代員工的影響較大，行政事業(yè)單位具有較強(qiáng)的公益性，員工隊(duì)伍建設(shè)則是保證服務(wù)質(zhì)量的重中之重。人事檔案中記錄了員工的成長軌跡和成長過程，通過檔案管理能夠提升單位對員工成長的重視，有助于員工結(jié)合自身需求和優(yōu)勢，制定科學(xué)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位和員工個體的共同發(fā)展。

3 人事檔案管理創(chuàng)新思路和實(shí)踐路徑

1）創(chuàng)新管理制度。制度是開展一切管理活動的基礎(chǔ)和前提，其具有約束和規(guī)范作用，因此，在創(chuàng)新人事檔案管理中，要注重加強(qiáng)制度創(chuàng)新。首先，根據(jù)管理需求構(gòu)建完善的制度體系，制度要囊括信息收集、檔案整理、歸檔保存以及資源利用等諸多環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)工作在制度的支撐下開展；其次，在完成制度制定后，要將其落實(shí)到各個管理環(huán)節(jié)中，包括人員獎懲制度，通過科學(xué)的獎懲制度規(guī)范人員管理行為，調(diào)動其參與管理的積極性；最后，管理制度并非一成不變，要結(jié)合人事檔案的需求動態(tài)調(diào)整，確保制度具有較強(qiáng)的針對性。

2）創(chuàng)新管理手段。以往的人事管理以人工為主要手段，而這種方式不僅容易出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，同時還容易造成管理混亂，因此，事業(yè)單位要積極探索信息化管理新模式。首先，采購信息化管理所需要的硬件設(shè)備，例如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)以掃描儀等，提升設(shè)備的利用效率；其次，建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)更加貼近人事檔案管理需求，基于人事檔案的機(jī)密性，要做好信息系統(tǒng)的安保工作，避免病毒或者黑客入侵；最后，將以往保存的紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，做好資源的保存和備份工作。

3）創(chuàng)新服務(wù)體系。人事檔案的價(jià)值在于利用，尤其在單位內(nèi)部崗位調(diào)整、干部選撥以及人員聘用中，人事檔案均發(fā)揮了關(guān)鍵作用，因此，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變以往重視保管、忽視利用的陳舊觀念，積極創(chuàng)新檔案服務(wù)體系。首先，為了提升人事檔案的利用價(jià)值，要動態(tài)收集相關(guān)信息資源，根據(jù)人員的崗位、職位以及學(xué)歷變化，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容，可以為單位制定人事決策提供依據(jù)；其次，積極引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對人事檔案內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘，提煉出其中的有效數(shù)據(jù)，為單位開展人員培訓(xùn)和崗位優(yōu)化提供依據(jù)；最后，管理人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，從以往的被動服務(wù)向主動服務(wù)發(fā)展，根據(jù)單位內(nèi)部運(yùn)行的需求，擴(kuò)寬人事檔案的應(yīng)用范圍，為單位健康發(fā)展提供人才支撐。

4 結(jié)束語

總而言之，人事檔案是事業(yè)單位開展檔案管理的主要內(nèi)容，其具有較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值和借鑒意義，行政事業(yè)單位要給予管理創(chuàng)新以高度重視，發(fā)揮其價(jià)值和作用，推動單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。