盧殿秀

（承德市雙灤區(qū)信訪局，河北 承德 067101）

辦公室文書檔案管理從表面上看就是收集與歸檔資料，然而，從實(shí)質(zhì)上看，它與辦公室所有工作聯(lián)系緊密，不僅與大局相關(guān)聯(lián)，還強(qiáng)調(diào)落實(shí)細(xì)節(jié)。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，辦公室文書檔案管理工作正在向系統(tǒng)化與精細(xì)化方向發(fā)展，必然會(huì)涉及更加復(fù)雜的內(nèi)容。因此，必須對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行全面落實(shí)，只有這樣，才能將它在整體管理中的價(jià)值發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，使文書檔案價(jià)值得到發(fā)揮，創(chuàng)建出良好的發(fā)展環(huán)境。

1 檔案文書管理工作重要性分析

辦公室的重要組成部分之一是辦公室，因此，領(lǐng)導(dǎo)層需要重點(diǎn)關(guān)注檔案文書管理工作。檔案管理工作的重點(diǎn)是對(duì)文書檔案的收集、利用等，管理好辦公室檔案文書的關(guān)鍵與核心是充分運(yùn)用檔案文書的優(yōu)點(diǎn)，最大限度將文書檔案的作用發(fā)揮出來，讓檔案文書更好的服務(wù)于核心工作。由此看來，最大化發(fā)揮檔案文書價(jià)值是做好辦公室文書檔案管理工作核心，只有這樣，才能為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量[1]。

2 辦公室檔案文書管理工作不足

現(xiàn)階段，由于辦公室文書檔案管理工作具有重要意義，為了更好地對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，需要全面了解和掌握存在的不足合問題，接下來本文對(duì)具體不足進(jìn)行詳細(xì)分析和研究，主要表現(xiàn)在以下方面：

2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范

檔案文書管理制度的不合理，不科學(xué)，導(dǎo)致一些單位將檔案文書埋藏于檔案室內(nèi)，通常情況下，行政員工日常工作負(fù)擔(dān)比較沉重，無暇兼顧其他檔案文書的分類、歸檔。此外，由于部分員工沒有及時(shí)歸檔使用后的文件，導(dǎo)致丟失文件現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此看來，想要促進(jìn)檔案文書工作效率和管理質(zhì)量的提升，就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案文書制度進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理人員重視檔案文書管理工作的程度，促進(jìn)檔案文書利用率的提升，使檔案文書管理能夠適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，全面提升檔案文書管理的規(guī)范性和科學(xué)性[2]。

2.2 相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)較低

部分檔案文書工作人員缺少專業(yè)性，這就導(dǎo)致他們責(zé)任意識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足。在具體管理工作實(shí)踐中，管理人員對(duì)重要文件的整理給予高度關(guān)注，卻忽視管理除此之外的檔案文書，不整理和記錄沒有標(biāo)號(hào)的文件，更為嚴(yán)重的是一些員工不重視一般類文件，導(dǎo)致一些文件出現(xiàn)很多問題，對(duì)其他類別文件的整理工作產(chǎn)生嚴(yán)重不良影響。由此看來，有必要進(jìn)一步提升檔案文書工作品質(zhì)，對(duì)辦公室文書、管理人員工作意識(shí)和責(zé)任感進(jìn)行加強(qiáng)，保障順利開展文書檔案管理工作。

2.3 不重視文書檔案管理工作

很多單位都忽視檔案文書相關(guān)工作，將其作為簡(jiǎn)單的辦公室工作，又不在管理工作范疇內(nèi)將其納入。對(duì)于管理人員而言，沒有認(rèn)識(shí)到文件信息的價(jià)值和作用，認(rèn)為管理工作就是收集與保存文件資料，換言之，就是不能充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作，更不重視文書檔案管理工作[3]。

3 優(yōu)化辦公室文書檔案管理工作的有效策略

對(duì)于當(dāng)前存在檔案文書管理工作中的問題，本文主要采取以下優(yōu)化措施，具體分析是：

3.1 完善檔案文書管理制度

對(duì)檔案文書相關(guān)工作進(jìn)行嚴(yán)格管理，能夠促進(jìn)單位人員工作質(zhì)量和效率的提高，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)需要重點(diǎn)關(guān)注辦公室檔案文書工作，將更多精力投入到該項(xiàng)工作中，對(duì)檔案文書管理制度進(jìn)行不斷完善，貫徹并全面落實(shí)檔案文書管理制度，在單位人員共同努力下，促進(jìn)檔案文書管理水平不斷提升。主要從以下方面完善檔案文書管理制度：第一，全面分析原有的文書檔案管理機(jī)制，找出其中問題及不合理地方，成立專門負(fù)責(zé)調(diào)查的小組，調(diào)查小組全權(quán)負(fù)責(zé)基層調(diào)查現(xiàn)行文書檔案管理工作問題，及時(shí)做好相關(guān)內(nèi)容的記錄，結(jié)束調(diào)查工作后，及時(shí)上報(bào)調(diào)查結(jié)果，開展大會(huì)討論解決現(xiàn)有檔案文書管理機(jī)制中問題的措施和方法。在此過程，必須做到全面而細(xì)致，與此同時(shí)，確保全新的文書檔案管理機(jī)制能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作的方方面面進(jìn)行涵蓋，及時(shí)應(yīng)對(duì)檔案文書相關(guān)管理工作中的問題，促進(jìn)檔案文書相關(guān)工作的順利完成[4]。

3.2 提升工作人員綜合素質(zhì)能力

首先，選聘相關(guān)工作人員之前，領(lǐng)導(dǎo)層需要提出較高要求，將多層次考核制度設(shè)定出來，必須選擇具有相關(guān)專業(yè)管理知識(shí)、管理能力和管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員，同時(shí)還需要具備高度責(zé)任感和使命感，可以將自己分內(nèi)職責(zé)履行好。其次，為了全面做好檔案文書相關(guān)工作，需要對(duì)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)能力加強(qiáng)考核與評(píng)價(jià)。針對(duì)檔案文書相關(guān)工作人員需要開展定期或者不定期培訓(xùn)，主要培訓(xùn)內(nèi)容是員工實(shí)踐能力和專業(yè)知識(shí)，補(bǔ)足工作人員知識(shí)盲點(diǎn)，并且在培訓(xùn)大會(huì)上定期拋出具體案例，以供工作人員分析，大幅度提升檔案文書工作人員綜合素質(zhì)能力，使文書檔案員工能夠深入掌握大量專業(yè)技術(shù)理論，使他們?cè)谝院蟮墓ぷ髦心軌蛎鞔_存在于理論與實(shí)踐之間的差異，通過自己不斷努力，能夠?qū)Χ咧g的差異進(jìn)行很好平衡。最后，想要進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)綜合成效，就要以培訓(xùn)大會(huì)內(nèi)容為根據(jù)，將相應(yīng)考核內(nèi)容制定出來，給予具有優(yōu)秀成績(jī)的員工一定程度獎(jiǎng)勵(lì)，與此同時(shí)，還需要適當(dāng)處罰具有不不達(dá)標(biāo)成績(jī)的員工，比如罰勞動(dòng)、現(xiàn)金等，同時(shí)，暫停考核成績(jī)不達(dá)標(biāo)員工的職務(wù)，在員工考核成績(jī)達(dá)標(biāo)后可以對(duì)其職務(wù)進(jìn)行恢復(fù)[5]。

3.3 重視文書檔案管理工作

想要將檔案文書管理相關(guān)工作更好的落實(shí)下去，就要提高重視程度，將其納入規(guī)劃范疇，使其成為辦公室管理重要內(nèi)容，對(duì)全局性發(fā)展更要給予高度重視，積極改變思路，有效規(guī)劃和部署文書檔案工作，高度關(guān)注監(jiān)督管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)管理工作中的不足，就要進(jìn)行有針對(duì)性的指出及調(diào)整。積極推廣和應(yīng)用科學(xué)發(fā)展模式和工作方式，使全員都能夠高度重視文書檔案管理工作。

4 結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理在辦公室工作中處于至關(guān)重要的地位，其管理質(zhì)量直接影響辦公室發(fā)展和壯大。由此看來，需要正確對(duì)待出現(xiàn)在檔案文書管理中的不足和弊端，這就需要及時(shí)研究和分析相關(guān)不足，并且提出科學(xué)合理的有效對(duì)策，以先進(jìn)的管理體系為依托，使優(yōu)秀的管理人才發(fā)揮出最大價(jià)值和作用，將新的檔案文書管理模式落實(shí)到位，最大程度發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案文書管理效率和質(zhì)量的不斷提高，保障辦公室及單位持續(xù)、快速發(fā)展。