高欣宇

（哈爾濱幼兒師范高等?？茖W(xué)校，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 檔案管理的信息化概述

所謂的檔案管理信息化，具體指的就是接受國家檔案行政管理部門安排與規(guī)劃，針對(duì)檔案開展管理工作，并將電腦信息技術(shù)引入其中，確保檔案信息資源管理與處理的有效性，便于檔案的有效使用。這樣一來，即可保證檔案管理模式實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，借助數(shù)字信息化來保管事業(yè)單位的檔案。由此可以發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理的信息化，就是從傳統(tǒng)以檔案保管為核心轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息的集中與保管，并在信息化技術(shù)的幫助下，為人民群眾提供所需的服務(wù)。

2 人事檔案信息化建設(shè)的必要性

1）人事檔案案信息的重要性。人事檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的真實(shí)歷史記錄，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的多樣性，決定了檔案信息內(nèi)容的多樣，涉及方方面面，是重要的憑證和依據(jù)，也是一種特殊的信息產(chǎn)品，是全面考察和了解和正確選拔人才的依據(jù)。2）提高工作效率的手段。在數(shù)字化時(shí)代背景下，各種文件的數(shù)量正以幾何級(jí)的速度加速增長，檔案工作者稱這種現(xiàn)象為“文件雪崩”。對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理工作來講，企業(yè)在各項(xiàng)工作當(dāng)中采用信息化、現(xiàn)代化的手段，能夠?yàn)槠髽I(yè)的相關(guān)工作提供完善的系統(tǒng)，還可以提高企業(yè)相關(guān)工作的效率，使企業(yè)在競(jìng)爭中立于不敗之地。3）社會(huì)信息化的必然趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)當(dāng)前向信息化方向的全面高速邁進(jìn)，使得全球各項(xiàng)事業(yè)都開始被卷進(jìn)信息化建設(shè)的工作中，各行各業(yè)都已將信息技術(shù)引進(jìn)各自的工作內(nèi)容，企業(yè)的人事檔案管理業(yè)不例外。積極做好檔案信息化律設(shè)的工作將成為企業(yè)的重要任務(wù)。4）事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)存在問題。事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)滯后、進(jìn)程緩慢，很多問題亟待解決，盡管人事管理信息化建設(shè)越來越得到肯定、認(rèn)同和重視，但仍有問題存在。

3 檔案管理存在的問題分析

1）檔案管理模式不完善。人事檔案管理工作中，管理機(jī)構(gòu)未能制定完善的制度，難以通過合理的方式開展日常管理等活動(dòng)，嚴(yán)重影響管理工作效果。且在實(shí)際工作中，缺乏合理的檔案管理體系，無法針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的分析。2）檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的不完善。在人事檔案管理的過程中，未能建設(shè)完善的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，無法針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的管控。在此期間，管理機(jī)構(gòu)未能建設(shè)系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫，難以針對(duì)信息數(shù)據(jù)等進(jìn)行合理的搜集．經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的現(xiàn)象。同時(shí)，在管理工作中，未能實(shí)現(xiàn)檔案目錄的管理體系，難以針對(duì)工作人員的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的管理．未能合理記錄檔案內(nèi)容，無法全面提升人事檔案管理工作的信息化水平，嚴(yán)重影響工作效果。3）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施的不齊全。對(duì)檔案管理必備的首要條件，是解決落實(shí)際案室硬件環(huán)境設(shè)施建設(shè)，有些企業(yè)沒有專罨檔案室，有些企業(yè)檔案室狹小、檔案資料多、潮濕、“六防”設(shè)備配套欠缺。從而會(huì)出現(xiàn)檔案資料蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性及整潔美觀，有的管檔企業(yè)必備統(tǒng)一的檔案夾、切刀等都無法購置齊備。4）信息化開發(fā)水平不高。事業(yè)單位人事管理內(nèi)容復(fù)雜且交叉性強(qiáng)，如要達(dá)到完全信息化難度很大，不但要求開發(fā)人員具有豐富的事業(yè)單{立人事管理工作經(jīng)驗(yàn)，而且需要具備一定的計(jì)算機(jī)軟硬件水平。同時(shí)，事業(yè)單位人才儲(chǔ)備水平和政策難以與該要求匹配，導(dǎo)致事業(yè)單位人事管理信息化開發(fā)水平不夠。5）信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。有些事業(yè)單位所配備的計(jì)算機(jī)僅能滿足日常工作，有些事業(yè)單位使用軟件過多，功能不清、流程復(fù)雜，部門之間管理混亂．導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。6）高素質(zhì)人才隊(duì)伍較缺。（1）在實(shí)際工作中，沒有聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，未能要求檔案管理人員具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，無法通過科學(xué)的方式提升人事檔案管理工作效率與質(zhì)量。（2）其次．在檔案管理工作中，沒有針對(duì)工作人員進(jìn)行階段性專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，無法利用科學(xué)合理的方式提升人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，嚴(yán)重影響各方面管理工作效果。（3）在人事檔案管理工作中，未能制定完善的責(zé)任制度與激勵(lì)制度，無法通過合理的方式明確各方面檔案管理工作職責(zé)．難以通過獎(jiǎng)懲方式提升人事?lián)醢腹芾砣藛T的工作積極性。

4 存在問題的解決措施

1）樹立正確的工作觀念。在新時(shí)期人事檔案管理工作中，檔案管理工作人員須樹立正確的工作觀念，創(chuàng)建信息化建設(shè)機(jī)制，明確各方面教學(xué)要求與原則，創(chuàng)建先進(jìn)的管理體系。在信息化管理的過程中，檔案管理機(jī)構(gòu)需加大資金的投入力度，合理搜集資金開展人事檔案的管理活動(dòng)，提升整體工作效果。同時(shí)，在檔案管理的過程中，需引進(jìn)先進(jìn)的硬件技術(shù)與系統(tǒng)，利用信息化管理技術(shù)方式，全面提升整體管理工作效率與質(zhì)量，明確具體的人事檔案管理工作內(nèi)容，創(chuàng)建現(xiàn)代化的計(jì)劃方案，培養(yǎng)現(xiàn)代化的復(fù)合型人才。且在實(shí)際工作中，需明確具體的工作要求，創(chuàng)建多元化的信息化管理機(jī)制，滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求。2）加強(qiáng)人事管理信息資源開發(fā)。人事資源開發(fā)是人事管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)，可從以下幾方面開展：首先，建立健全人事管理信息數(shù)據(jù)庫。事業(yè)單位一般人員較多，個(gè)人信息冗繁，傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行人員信息管理，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及實(shí)效性都難以保證。人事管理信息數(shù)據(jù)庫的建立不僅能提升管理效率還能提升人事信息準(zhǔn)確性；其次，完善數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)庫信息越完善越能提升事業(yè)單位人事管理效率，降低管理成本。事業(yè)單位管理者必須與時(shí)代發(fā)展潮流相隨，立足于發(fā)展角度，不斷進(jìn)行人事管理數(shù)據(jù)庫管理方法的創(chuàng)新，且越完整的數(shù)據(jù)庫越能為創(chuàng)新管理手段提供有力保障；最后，人事管理信息資源的動(dòng)態(tài)化。事業(yè)單位改革的動(dòng)態(tài)性，管理政策的動(dòng)態(tài)性，必然要求人事管理數(shù)據(jù)庫的信息也是動(dòng)態(tài)的，更是人事管理動(dòng)態(tài)性的基礎(chǔ)。3）加強(qiáng)人事管理信息化硬件建設(shè)。硬件設(shè)施的保障是信息化建設(shè)基礎(chǔ)。人事管理信息化硬件建設(shè)，一方面應(yīng)加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)，以便整合各個(gè)部門資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享，提升管理效率。由于人事管理工作與本單位每位員工及其切身利益都存在密切的聯(lián)系，單位局域網(wǎng)的建設(shè)可將單位各個(gè)職能部門的力量有效整合，并且還能共享激勵(lì)管理、績效管理、薪酬管理、支撐管理及退休調(diào)動(dòng)等人事工作所涉及的管理業(yè)務(wù)，使得管理效率得到有效提升；另一方面，應(yīng)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)的硬件建設(shè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”將進(jìn)一步提升人事管理效率，提高市場(chǎng)競(jìng)爭能力。4）優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息管理與服務(wù)水平。人類社會(huì)推動(dòng)信息化技術(shù)發(fā)展的目標(biāo)，是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的環(huán)境下，使信息最大程度的利用與信息的公開得以實(shí)現(xiàn)；對(duì)檔案信息化建設(shè)來說，該發(fā)展目標(biāo)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，檔案信息化建設(shè)應(yīng)有一個(gè)過程，在此過程當(dāng)中，伴隨著在檔案管理中應(yīng)用程度的變化及其信息技術(shù)水平的提高，其信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也應(yīng)及時(shí)地做出應(yīng)有的調(diào)整，所以在檔案信息化建設(shè)過程中，必須意識(shí)深遠(yuǎn)并且立足當(dāng)前，積極解決檔案信息化建設(shè)中會(huì)碰到的不同方面的問題。5）建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍。在新時(shí)期時(shí)代之下，人事檔案管理機(jī)構(gòu)需建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，創(chuàng)建現(xiàn)代化與合理化的檔案管理模式，通過合理方式提升管理工作效果。首先，檔案管理機(jī)構(gòu)需聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，要求檔案管理人員具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠在工作中提升整體人事檔案管理質(zhì)量與效率，滿足當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展需求。其次，需針對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行階段性專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的綜合素養(yǎng)，時(shí)期可以掌握先進(jìn)的人事檔案管理工作技能，可以在實(shí)際工作中，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。

5 結(jié)束語

在新時(shí)期人事檔案管理的過程中，結(jié)合本校的實(shí)際狀況而定，需制定完善的信息化建設(shè)方案，樹立正確的工作觀念，合理使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加大數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用力度，協(xié)調(diào)各方面技術(shù)之間的關(guān)系，在嚴(yán)格管理的情況下，提升整體技術(shù)管理工作質(zhì)量。