陳云鳳

（漳州城市運(yùn)營(yíng)集團(tuán)有限公司，福建 漳州 363005）

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)許多地方已經(jīng)推行無紙化辦公，這就使得我國(guó)在檔案管理的方式上也有了重大改變。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案極大的提升了檔案管理的效率，但紙質(zhì)檔案在日常檔案管理中依舊尤其不可替代的優(yōu)點(diǎn)，因此，需加強(qiáng)紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的融合，提升檔案管理效率，更好為我國(guó)檔案事業(yè)服務(wù)。

1 紙質(zhì)檔案管理概述

1）紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)。（1）信息直接明了。紙質(zhì)檔案在信息的檢索和存儲(chǔ)中，不需要借助任何計(jì)算機(jī)手段即可展示信息，對(duì)計(jì)算機(jī)操作水平要求低，相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中極易上手，且受外部因素影響較小[1]。

（2）可長(zhǎng)久存放。在信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之前，我國(guó)一直是以紙質(zhì)檔案為主，從古至今，我國(guó)都是以紙來作為記錄檔案相關(guān)信息的載體。紙張只要保存得宜，可存放很長(zhǎng)時(shí)間。

2）紙質(zhì)檔案局限性。（1）場(chǎng)地要求高。紙質(zhì)檔案需極大的場(chǎng)地來存放和管理，且對(duì)場(chǎng)地的要求極高，不僅有空間大小的要求，場(chǎng)地內(nèi)還需做好一系列的防火防盜工作來保證紙質(zhì)檔案的安全，且紙質(zhì)檔案對(duì)日常維護(hù)要求也極高，需注意場(chǎng)地的溫度及濕度，防止檔案出現(xiàn)腐爛狀況，影響日常使用。（2）管理復(fù)雜。對(duì)紙質(zhì)檔案的管理也十分復(fù)雜，紙質(zhì)檔案需人工進(jìn)行整理，建立檔案目錄才能保證正常使用，而這一切需耗費(fèi)極長(zhǎng)的時(shí)間，對(duì)人員的要求也極高，極大的影響了檔案管理的效率。（3）損失不可逆。紙質(zhì)檔案對(duì)周圍環(huán)境的要求極高，復(fù)制難度很高，若因自然因素或人為因素造成損害，其損失將十分巨大且往往不可逆轉(zhuǎn)。以漳州城市運(yùn)營(yíng)集團(tuán)有限公司為例，其管轄的范圍包括許多城市特色文化及歷史街區(qū)的管理運(yùn)營(yíng)，這些歷史文化的記錄傳承一般以紙質(zhì)檔案為主，若出現(xiàn)損害，將會(huì)帶來不可估量的損失。

2 電子檔案管理概述

1）電子檔案優(yōu)點(diǎn)。（1）內(nèi)容多樣化。在新形勢(shì)下，許多檔案的內(nèi)容已不局限于文字和圖片，視頻及音頻也越來越多的作為檔案內(nèi)容而存在。這些音頻和視頻無法轉(zhuǎn)為文字，只能利用電子檔案的形式進(jìn)行傳播和保存。因此電子檔案的存在極大的豐富了檔案內(nèi)容，對(duì)文化和信息的傳承起到了巨大的推動(dòng)作用。（2）占據(jù)空間小。電子檔案的儲(chǔ)存形式時(shí)數(shù)字化，因此，所需存儲(chǔ)空間極小。且隨著科技的不斷進(jìn)步，對(duì)存儲(chǔ)技術(shù)也起到了極大的推動(dòng)作用。不僅擴(kuò)展了存儲(chǔ)空間，更在傳輸速度及讀取速度上有了極大的提升。

2）電子檔案局限性。（1）對(duì)環(huán)境要求高。電子檔案雖存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器內(nèi)，然而存儲(chǔ)器由許多精密的電子元件構(gòu)成，對(duì)周圍存儲(chǔ)環(huán)境的要求極高，不僅需防潮防火，更需避免磕碰和磁場(chǎng)所造成的干擾。且存儲(chǔ)器若出現(xiàn)損壞，修復(fù)的難度也極大[2]。（2）對(duì)人員的計(jì)算機(jī)水平要求高。電子檔案在錄入及日常檢索使用中，對(duì)相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)水平也有一定要求。工作人員除檔案管理的技能之外，更需對(duì)計(jì)算機(jī)操作有一定了解，熟練掌握建檔檢索等相關(guān)技能，才能更好操作電子檔案。

3 融合時(shí)的主要問題

1）相關(guān)管理制度不健全。檔案管理工作歷史悠久，一直以紙質(zhì)檔案為主，而信息技術(shù)的發(fā)展是新時(shí)代的產(chǎn)物，相關(guān)管理制度一直不健全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因與電子檔案在性質(zhì)上有極大的差異性，因此，二者在管理上的模式也不盡相同，紙質(zhì)檔案的管理模式并不適用于電子檔案，只有建立健全符合檔案發(fā)展模式的最新模式，及時(shí)引入信息化及數(shù)字化概念，才能保證二者的有效融合。

2）重視程度不高。檔案管理在我國(guó)一直以紙質(zhì)檔案為主，導(dǎo)致許多工作人員對(duì)傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)習(xí)慣，且在日常工作中也一直熟練運(yùn)用，因此，對(duì)電子檔案重視程度不夠，一定程度上阻礙了紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的有機(jī)結(jié)合。

3）工作人員專業(yè)水平不高。新形勢(shì)下，檔案管理工作人員不僅需掌握檔案管理的相關(guān)技能，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)也需有一定的了解，才能更好適應(yīng)檔案管理工作。然而在部分地區(qū)，由于相關(guān)部門重視程度不夠，導(dǎo)致在工作中沒有注意培養(yǎng)工作人員的相關(guān)職業(yè)水平，對(duì)二者的有機(jī)融合也起到了極大的阻礙作用。

4 加強(qiáng)二者融合的相關(guān)措施

1）建立健全相關(guān)管理制度。積極推行電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機(jī)結(jié)合，需重視檔案管理的相關(guān)信息化建設(shè)，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制度上，根據(jù)自身實(shí)際情況，建立健全符合自身發(fā)展的相關(guān)電子化管理模式，大力推行信息化建設(shè)，來保證檔案管理工作的順利開展?？稍诠芾碇幸腚p軌制的概念，同時(shí)實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，將紙質(zhì)檔案作為正本，電子檔案作為備份副本，提升檔案管理效率的同時(shí)也極大的提升檔案檢索效率，更對(duì)檔案的存儲(chǔ)及管理起到了極大的保障作用。在檔案管理時(shí)，需完善全周期管理制度，從一份檔案開始建立到存儲(chǔ)直達(dá)最后的銷毀，均應(yīng)有完善的制度來進(jìn)行保障，在制度的制定中，管理人員需遵循檔案的客觀規(guī)律，制定檔案不同時(shí)期的不同工作目標(biāo)，來保障檔案管理工作科學(xué)開展[3]。

2）提升全民重視程度。在檔案管理工作中，需及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升相關(guān)單位及檔案管理工作人員的重視程度。在日常工作中積極引入信息化概念，推行紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存制度，宣傳電子檔案的重要意義，并健全現(xiàn)有的檔案管理制度，健全協(xié)調(diào)補(bǔ)充機(jī)制，督促相關(guān)人員加大重視，利用二者的優(yōu)勢(shì)來指導(dǎo)日常管理工作。規(guī)范檔案管理中每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，建立兩套管理模式，保證工作人員可在紙質(zhì)檔案和電子檔案的使用和存儲(chǔ)之中可以迅速切換，提升管理效率。

在提升重視程度的同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案和電子檔案只有融合到一起，才能更好的豐富檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案的真正意義。在將視頻及音頻融入檔案中時(shí)，除在存儲(chǔ)設(shè)備中保存之外，還應(yīng)將其刻錄在光盤中，實(shí)現(xiàn)實(shí)物存儲(chǔ)，來加大檔案存儲(chǔ)的安全性。對(duì)于漳州城市運(yùn)營(yíng)集團(tuán)有限公司來說，因其經(jīng)營(yíng)范圍涉及大量的歷史街區(qū)和城市景區(qū)，更應(yīng)重視電子檔案的重要意義?？蓪⑵涔茌牱秶鷥?nèi)的歷史文化景觀和城市景區(qū)錄為視頻，記錄在檔案中，并將其制作光盤來保存，可對(duì)各種景觀進(jìn)行真實(shí)詳盡的記錄，更好保存歷史原貌，達(dá)到文化的更好傳承[4]。

3）提升檔案管理人員的專業(yè)水平和道德素養(yǎng)。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。對(duì)檔案管理人員來說，更應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷提升自身專業(yè)水平，更應(yīng)提升自身計(jì)算機(jī)操作能力，熟練掌握檔案的建立、檢索等各項(xiàng)工作內(nèi)容。更要提升自身道德素養(yǎng)，認(rèn)清檔案的重要意義，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理和保護(hù)，才能更好的提升檔案管理效率，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

電子檔案與紙質(zhì)檔案在實(shí)際應(yīng)用中各有其優(yōu)勢(shì)，在信息化不斷推進(jìn)的當(dāng)下，電子檔案將是今后發(fā)展的主要趨勢(shì)，同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案也需加以重視，只有大力推進(jìn)二者融合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相彌補(bǔ)不足，