賈 俊

（成都天府綠道建設(shè)投資集團有限公司，四川 成都 610041）

檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一種科學(xué)、高效的檔案管理方式，不僅能夠?qū)n案管理工作進行有效規(guī)范，也能確保檔案數(shù)據(jù)得到及時更新，對于城市建設(shè)的進一步完善具有重要作用。但是，現(xiàn)階段我國城建檔案管理的工作中，仍存在一定問題，嚴重限制了檔案管理工作效率的提升，因此，應(yīng)不斷完善城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量以及管理水平，進而為城市建設(shè)工作提供重要的數(shù)據(jù)支持。

1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

城建檔案是在城市建設(shè)管理以及建設(shè)規(guī)劃等工作中存留的歷史記錄材料，具有較高的利用以及保存價值，能為城市的未來發(fā)展與開發(fā)提供重要依據(jù)。然而，隨著社會進程的不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式以及管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化的管理需求，而檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實施，不僅能夠?qū)n案管理的流程進行規(guī)范，更能加強檔案數(shù)據(jù)信息的時效性，以供相關(guān)資料使用人員能夠快速查找到所需資料，提升檔案使用效率。另外，數(shù)字化的檔案管理，可以隨時對檔案資料進行完善與補充。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，若想對檔案進行查缺補漏，需要將整個檔案文檔進行拆卷以及裝卷，整個過程不僅消耗大量的時間，也會給紙質(zhì)檔案的完整性造成影響，而數(shù)字化管理可以有效利用計算機設(shè)備，僅對出現(xiàn)問題以及必須修改的部分進行整改，不僅大大提升了檔案管理的工作效率，也在一定程度上降低了工作人員的工作壓力[1]。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

1）前期建設(shè)難度較大。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項十分復(fù)雜的項目，若想全面實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，不僅需要具備完善的應(yīng)用系統(tǒng)以及基礎(chǔ)設(shè)施，還需要建立健全的城建檔案管理制度，對以往檔案管理的相關(guān)資料進行匯總與整理。同時，在形成數(shù)字化建設(shè)以后，要對大量的紙質(zhì)檔案資料進行電子錄入，并針對不同的檔案信息進行分類建檔，這樣才能保障后期的檔案查詢、借閱以及更新等工作更加方便、高效。但是，在整個建檔前期不僅工作量大、任務(wù)繁重，而且在財力、物力以及人力等方面均會造成了一定的損耗，并且還要最大程度的確保檔案信息錄入的準確性，任何一個細小的差錯都會給后續(xù)的城建數(shù)字化管理造成影響，進而降低檔案管理的整體質(zhì)量[2]。

2）基礎(chǔ)設(shè)施不健全。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要有效借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是由于部分地區(qū)存在網(wǎng)絡(luò)信號不穩(wěn)定的現(xiàn)象，導(dǎo)致城建檔案數(shù)據(jù)資料遺失，嚴重降低了檔案管理信息的完整性，進而給城建檔案工作整體效率的提升造成了不利影響。同時，在進行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)時，會受到硬件設(shè)施以及計算機軟件等因素的影響，使得檔案管理的穩(wěn)定性較差，也會在一定程度上造成城建檔案資料的缺失。另外，由于城建檔案信息是整個城市建設(shè)的重要依據(jù)，數(shù)據(jù)遺失不僅會影響檔案管理工作的順利進行，也會給城市的未來建設(shè)與完善帶來一定的阻礙。

3）檔案信息安全性不足。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)具有信息資源共享性、公共性以及開放性等特點，將城建檔案管理處于這一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就必然存在遭到非法盜用以及竊取的情況，甚至該會存在將已有的檔案資料肆意增減或者刪改的情況，從而嚴重影響數(shù)字化檔案管理工作的正常進行。另外，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)中還可能隨時受到黑客的攻擊以及各種計算機病毒的入侵，導(dǎo)致計算機系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定甚至崩潰的狀態(tài)，使城建電子檔案信息泄露，這將會給數(shù)字化檔案資料管理造成嚴重且無法彌補的后果，也會導(dǎo)致城建檔案信息的可靠性以及安全性無法得到全面保障。

3 強化城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體措施

1）明確檔案數(shù)字化建設(shè)標準。檔案管理部門在進行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)時，應(yīng)嚴格按照城建部門頒發(fā)的各項條例與準則，制定出明確的建設(shè)標準，并根據(jù)本地區(qū)的實際檔案情況，在具體的標準以及格式上進行統(tǒng)一。同時，檔案管理部門應(yīng)將各項建設(shè)指標與標準落實到實際的檔案數(shù)字化建設(shè)的當中，進一步提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性以及合理性。另外，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化管理相關(guān)法律法規(guī)的要求，對檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施進行優(yōu)化與完善，強化各種服務(wù)器的使用配置、升級檢測以及系統(tǒng)防護等等，進而確保各種配套設(shè)施可以達到安全、穩(wěn)定運行的目的，將數(shù)字化城建檔案管理的質(zhì)量以及水平不斷提升。

2）構(gòu)建良好的信息安全防范體系。通過限制使用權(quán)限的方式，對城建檔案管理進行安全防范，可以有效確保檔案資料的使用更加具有規(guī)范性，杜絕非管理人員隨意操作以及篡改的情況出現(xiàn)，具體的構(gòu)建形式主要包括以下幾個方面：第一，對檔案管理人員身份保護級別進行構(gòu)建。每個檔案管理人員只有一個身份，并且只有在身份得以確認之后，才可以進行電子信息資料的訪問以及使用；第二，對訪問驗證保護級別進行構(gòu)建。系統(tǒng)通過對檔案管理人員的身份進行驗證，明確其可訪問的范圍，不同檔案管理人員所涉及的權(quán)限各不相同，從而有效避免信息檔案被非法增減以及下載等情況；第三，對系統(tǒng)審計的保護級別進行構(gòu)建。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及，黑客很容易通過網(wǎng)絡(luò)進入到城建檔案系統(tǒng)當中，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息損壞或者丟失，會在一定程度上影響城市建設(shè)的健康、可持續(xù)發(fā)展[3]。因此，需要對進入數(shù)字化檔案系統(tǒng)的人員進行身份審核，并對具體瀏覽情況進行記錄，強化檔案管理人員的使用責(zé)任，有效提升城建檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

3）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。城建檔案管理工作相對繁瑣且復(fù)雜，并且對管理人員的綜合素養(yǎng)要求較高，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理技能，還需要具備一定的計算機操作能力。因此，城市建設(shè)單位應(yīng)全面提升檔案管理的人才質(zhì)量，通過組織檔案管理人員參加講座、培訓(xùn)以及外出進修學(xué)習(xí)等方式，全面提升管理人員的安全意識以及計算機操作技巧，使檔案管理人員能將學(xué)習(xí)的理論知識靈活應(yīng)用于實際的檔案管理當中，進而全面提升檔案管理的整體質(zhì)量。同時，可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，對檔案管理人員進行遠程教育培訓(xùn)，確保其可以真正認識到城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，并積極參與到實際的檔案管理當中，全面提升自身的專業(yè)技能。另外，應(yīng)建立完善的獎懲機制，對于一些專業(yè)技能強、綜合素養(yǎng)高度的檔案管理人員，應(yīng)對其給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵以及精神激勵，有效提升檔案管理人員的工作積極性以及工作熱情；而對于一些工作態(tài)度消極、松懈懶散的管理人員，應(yīng)對其給予一定的懲罰，促使管理人員能夠正視自身的責(zé)任與義務(wù)，進而全面提升檔案管理工作的整體工作質(zhì)量以及工作效率，全面降低數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)信息的風(fēng)險性。

4 結(jié)束語

綜上所述，全面加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠提升檔案管理工作的管理質(zhì)量以及管理水平，更能保證城建資料的完整性，進而為未來的城市規(guī)劃以及建設(shè)提供重要的歷史依據(jù)。但是，現(xiàn)階段城建檔案數(shù)字化管理在實際的建設(shè)中，仍存在建設(shè)難度較大、基礎(chǔ)設(shè)施不健全以及檔案信息安全性不足等問題，嚴重限制了城建檔案管理工作效率的提升，因此，檔案管理部門應(yīng)明確檔案數(shù)字化建設(shè)標準、構(gòu)建良好的信息安全防范體系，同時積極培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，進而保證城建檔案管理工作最大限度發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的作用。