李 婷

（山西省呂梁市孝義市崇文街道辦事處，山西 呂梁 032300）

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國檔案管理工作最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，并且成為我國檔案管理工作未來發(fā)展的趨向。在檔案管理的各項(xiàng)工作中，信息化建設(shè)得到了較為廣泛的應(yīng)用，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，使檔案管理工作更加高效、便捷。因此，推動(dòng)、加強(qiáng)信息化建設(shè)的發(fā)展以及其在檔案管理工作中的應(yīng)用勢(shì)在必行，這不僅能促進(jìn)檔案管理工作有效的發(fā)展，還能對(duì)檔案進(jìn)行資源共享。

1 檔案管理中信息化建設(shè)的重要意義

在檔案管理工作中，信息化建設(shè)有著十分重要的地位，在整個(gè)檔案管理中都可以十分有效地提高其水平和效率。如今，我國很多行業(yè)都有著自己的檔案管理部門，然而能借鑒的經(jīng)驗(yàn)不足，企業(yè)對(duì)檔案管理工作沒有引起高度的重視，在檔案管理信息化建設(shè)中仍然存在很多問題，因此，將信息技術(shù)滲透進(jìn)檔案管理工作中，使信息技術(shù)能夠得到廣泛運(yùn)用，這樣不僅可以使檔案管理更加規(guī)范、更加高效，還可以擴(kuò)大其所覆蓋的領(lǐng)域，使檔案管理工作更加全面和完善[1]。

2 檔案管理中信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視

由于我國十分重視科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在推動(dòng)檔案管理信息建設(shè)化工作起到了很大的作用，但是一些老牌的企業(yè)很難接受較為先進(jìn)的信息手段或技術(shù)，抱著抵觸的情緒，始終墨守成規(guī)，這導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理方面的工作中舉步維艱。除此以外，很多企業(yè)忽視了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，減少了對(duì)其投入的人力和資金，并且沒有建立較為完善的檔案管理體系，這些都無益于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 檔案管理人員的信息技術(shù)水平不高

在大多數(shù)企業(yè)中，通過面試進(jìn)入企業(yè)檔案管理部門的工作人員往往是因?yàn)楣ぷ鲿r(shí)間彈性較大且比較靈活，工作內(nèi)容也很輕松，才進(jìn)入企業(yè)工作的，他們對(duì)于信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)和了解都很淺略，也沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)，就直接上崗任職。另外，任用的人員很多都是年齡比較大的員工，他們對(duì)于信息技術(shù)的接受能力和處理能力不足，不能進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算機(jī)操作，這對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)十分不利。

3 檔案管理信息化建設(shè)的工作新思路

3.1 加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金和設(shè)備投入

為了更好地促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，各個(gè)行業(yè)應(yīng)該加大對(duì)其的資金和設(shè)備投入，購入與檔案管理信息化建設(shè)相匹配的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及辦公設(shè)施，適當(dāng)?shù)馗纳茩n案部門的工作環(huán)境。同時(shí)由于檔案信息的種類繁多，因此需要配備大量的檔案裝具，并且適時(shí)地?cái)U(kuò)大檔案信息所涉及的范圍。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的需求，這就要求企業(yè)的檔案管理部門合理利用高新信息技術(shù)來整合檔案信息，改變檔案管理服務(wù)的方式，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

例如，目前，在環(huán)境、飲食習(xí)慣以及工作壓力的影響下，越來越多的人患上疾病，因此，每天出入醫(yī)院的人流量也與日俱增。病人在進(jìn)入醫(yī)院那一刻開始，醫(yī)院就開始了對(duì)病人進(jìn)行檔案記錄，主要體現(xiàn)在掛號(hào)、診斷、開藥、出入院等各個(gè)方面。由于醫(yī)院的檔案管理部門工作強(qiáng)度大且復(fù)雜，因此，需要配備符合實(shí)際工作情況的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案裝具來提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。

3.2 建立較為完善的檔案管理模式和制度

目前，很多企業(yè)還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和制度，然而傳統(tǒng)的檔案管理模式和制度已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流了，因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，企業(yè)和單位以及檔案管理的工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，建立一套較為完善的檔案信息管理制度，可以讓檔案信息更加明了、更加規(guī)范、更加科學(xué)[2]。如果沒有合適的完善的管理模式和制度，就會(huì)使檔案管理工作滯后，而信息化建設(shè)也得不到任何推進(jìn)。

例如，在重點(diǎn)建筑工程中，開展檔案管理工作時(shí)，要結(jié)合工程施工具體情況制定結(jié)構(gòu)完善的檔案管理模式和制度，對(duì)于一些重要的工程檔案，建筑企業(yè)應(yīng)該制定對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，這樣可以規(guī)范和約束工程檔案管理工作。如果建筑工程中，企業(yè)沒有建立完善的檔案管理制度，就會(huì)導(dǎo)致建筑工程檔案管理出現(xiàn)非常嚴(yán)重的疏漏，檔案管理工作人員在工作時(shí)不能及時(shí)跟上工程施工的進(jìn)度，從而影響檔案信息的記錄與采集，最終導(dǎo)致工作混亂，影響工期和質(zhì)量。

3.3 組建一支完整的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來說，工作人員的專業(yè)管理水平和信息技術(shù)水平都對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量和效率有著非常直接的影響，只有具備高管理水平和掌握先進(jìn)信息技術(shù)的人才勝任檔案管理工作，才能進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理在職人員的職能培訓(xùn)，管理人員也可以主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)和檔案管理知識(shí)來提升自己的業(yè)務(wù)能力，適當(dāng)?shù)靥蕴恍﹤鹘y(tǒng)的檔案管理觀念，不斷更新先進(jìn)的技術(shù)和理論，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員會(huì)在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，對(duì)工作更加得心應(yīng)手，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作水平[3]。

例如，在社區(qū)辦事處檔案管理開展信息化建設(shè)之前，可以組織成立一個(gè)檔案管理組，社區(qū)辦事處的相關(guān)負(fù)責(zé)人可以擔(dān)任檔案管理組的組長，這樣在社區(qū)辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行的時(shí)候，組長能夠起到一定的促進(jìn)作用，并且組長的職責(zé)才能認(rèn)真落到實(shí)處。同時(shí)，組長在空余時(shí)間還可以對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高與檔案工作相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，從而推動(dòng)信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。除此以外，還可以在社區(qū)辦事處內(nèi)外進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)宣傳和推廣，使大家能夠重視檔案管理信息化建設(shè)，在此過程中，檔案管理相關(guān)人員的意識(shí)也會(huì)逐步發(fā)生改變。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們可以看出，信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理來說，具有十分重要的發(fā)展意義，而且在信息化社會(huì)這個(gè)大背景下，信息技術(shù)得到越來越廣泛的運(yùn)用，它滲透了人們的生活的方方面面。為了順應(yīng)檔案管理發(fā)展的新趨向，必須充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作。對(duì)于推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，企業(yè)和單位可以從加大對(duì)檔案管理工作的資金投入、完善檔案管理的模式和制度、組建高素質(zhì)和高水平的檔案管理隊(duì)伍等方面入手，以便檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。