傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團(tuán)黃石市婦幼保健院（湖北理工學(xué)院附屬婦幼保健院），湖北 黃石 435000）

1 目前人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)繁雜，棄檔問題嚴(yán)重

人事檔案應(yīng)該是由各級(jí)政府部門管理，專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事手續(xù)調(diào)動(dòng)工作，但是由于各地政府和機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)手續(xù)不一樣，就出現(xiàn)人事檔案在流轉(zhuǎn)過程比較麻煩，尤其是異地調(diào)動(dòng)人事檔案，個(gè)人來回奔波調(diào)動(dòng)個(gè)人檔案，會(huì)增加時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本，這就會(huì)出現(xiàn)棄檔問題。甚至還有一小部分人受利益的驅(qū)使，專門為難檔案的調(diào)動(dòng)，這些問題不僅會(huì)影響個(gè)人還會(huì)影響政府的權(quán)威，給政府的形象造成損失。

1.2 人事檔案整理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案的數(shù)量非常得龐大，所以需要制定好統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)才能有效的管理。目前國(guó)家雖然有關(guān)人事檔案的規(guī)定已經(jīng)制定，但是人事檔案涉及的部門和人員較多，每個(gè)人都檔案管理的認(rèn)識(shí)和管理制度的使用不同，就會(huì)出現(xiàn)管理的偏差，造成手續(xù)麻煩、繁瑣，每一個(gè)人的處理方式不同，就導(dǎo)致檔案在進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)偏差，缺少統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 傳統(tǒng)的分類方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的社會(huì)要求

目前人事檔案的內(nèi)容很多，包含著每個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、政治面貌、工作經(jīng)驗(yàn)、還包含著對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)等多個(gè)方面，人才在社會(huì)中流動(dòng)，檔案也隨之流動(dòng)，這時(shí)候數(shù)量龐大就會(huì)導(dǎo)致工作量增加，給檔案管理工作增加難度，傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在大規(guī)模的檔案流動(dòng)，這些模式需要進(jìn)行創(chuàng)新和改變。

1.4 現(xiàn)在人事檔案多為靜態(tài)資料，缺少動(dòng)態(tài)管理

人事檔案是為了了解個(gè)人履歷建立的，這需要對(duì)檔案進(jìn)行很多數(shù)據(jù)的整理，需要根據(jù)個(gè)人經(jīng)歷的不同進(jìn)行檔案的劃分，隨著現(xiàn)在社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)檔案的要求也在不斷進(jìn)步，對(duì)檔案管理模式已經(jīng)需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，更大程度地發(fā)揮檔案的作用。目前現(xiàn)在的人事檔案還處于傳統(tǒng)的管理模式，還是屬于靜態(tài)資料的管理，不能及時(shí)的更新檔案內(nèi)容。而且現(xiàn)在很多小型的企業(yè)對(duì)檔案根本不重視，在進(jìn)行人事管理時(shí)缺少對(duì)檔案的要求，不注意檔案的更新和檢查，這就造成檔案管理不及時(shí)，檔案對(duì)于其他企業(yè)、單位來說缺少有效的信息利用，檔案就變成了書面化材料，不能增加對(duì)檔案的使用，檔案的實(shí)用功能越來越老化，這些都不利于檔案的管理。

1.5 人事檔案信息化程度不高，可利用資源少

目前眾所周知人事檔案是比較重要的，而且內(nèi)容十分重要，但是目前檔案的管理工作還是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并未及時(shí)有效的更新使用現(xiàn)代化的管理方式，這種信息化程度不高就給檔案的調(diào)閱、調(diào)動(dòng)都造成了很大的困難。目前很多的地區(qū)檔案管理方式還是處于紙質(zhì)化材料，檔案的調(diào)動(dòng)還需要人工查找和翻閱在進(jìn)行搬運(yùn)等工作，這些效率低下，人工成本也高，且有關(guān)政府部門、事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作也不夠重視，管理檔案的人員缺少專業(yè)性人員，這些都不利于檔案向信息化方向發(fā)展。

2 解決人事檔案管理中存在問題的措施

2.1 簡(jiǎn)化流轉(zhuǎn)手續(xù)

人事檔案由政府和專門管理檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這種管理出現(xiàn)的手續(xù)繁瑣等問題都是會(huì)影響檔案的流動(dòng)的，所以需要引進(jìn)檔案社會(huì)化管理，簡(jiǎn)化流轉(zhuǎn)手續(xù)，檔案社會(huì)化管理就是人事檔案的管理工作由社會(huì)專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，簡(jiǎn)化流轉(zhuǎn)手續(xù)，使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，制定科學(xué)的管理機(jī)制、保證檔案的完整性。而且為了減少人員對(duì)檔案的壓制，可以制定一套針對(duì)性的管理措施，保證檔案在流動(dòng)時(shí)能減少個(gè)人的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本，真的給個(gè)人提供方便。

2.2 制定檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要做到檔案“隨人走”，保證人員和檔案的有序流動(dòng)，給檔案的管理工作制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個(gè)地區(qū)、每一個(gè)部門都能有序的調(diào)動(dòng)檔案，而且設(shè)立地區(qū)專門的社會(huì)化機(jī)構(gòu)，做到檔案集中管理，保證不同地區(qū)、不同級(jí)別的檔案調(diào)動(dòng)流轉(zhuǎn)工作流程一致，每一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都是透明的、公開的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)化管理，實(shí)現(xiàn)“檔案隨人走”的合理配置。

2.3 更新檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足于現(xiàn)在的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行不斷更新，首先可以更新檔案的工作人員，給檔案管理工作人員加入新的血液，讓新的做工人員都能操作檔案的電子化錄入系統(tǒng)，保證工作人員都能認(rèn)真負(fù)責(zé)，其次可以設(shè)置專門的社會(huì)化機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案在管理和調(diào)動(dòng)時(shí)都能有人負(fù)責(zé)，不至于出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，最后可以簡(jiǎn)化檔案的管理流程，進(jìn)行傳統(tǒng)模式的突破和創(chuàng)新。

2.4 做好檔案的動(dòng)態(tài)化管理、更新工作

檔案的動(dòng)態(tài)化管理就是需要企業(yè)、事業(yè)單位重視對(duì)檔案的更新工作，制定一定的檔案標(biāo)準(zhǔn)，給檔案進(jìn)行合理的更新和配置工作，有關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位可以在檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)之前做好人員在這一階段做的工作測(cè)評(píng)，給人員檔案進(jìn)行合理的更新，企業(yè)和事業(yè)單位需要重視檔案的動(dòng)態(tài)化管理，增加檔案的可利用性，讓檔案在人員流動(dòng)中還具有權(quán)威性，讓檔案真的有意義。

2.5 使用信息化管理手段

現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下很多工作單位都已經(jīng)使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給企業(yè)、單位的數(shù)據(jù)工作進(jìn)行了信息化的處理，這種改變有利于數(shù)據(jù)的管理，所以在檔案管理工作中也可以引進(jìn)信息化的技術(shù)管理，增加檔案管理的便利性，給檔案管理工作引進(jìn)新的技術(shù)人員，降低檔案管理的人工成本和經(jīng)濟(jì)成本，做好先進(jìn)的檔案管理工作。使用信息化技術(shù)管理檔案方便檔案的查閱和調(diào)動(dòng)，還有利于減少紙質(zhì)化材料，減少人工搬動(dòng)、填寫、拆封等工作，信息化管理檔案留存的時(shí)間也可以增加，方便記錄更多的人員的經(jīng)歷。

3 結(jié)束語

給檔案進(jìn)行社會(huì)化管理是為了方便人員和檔案的調(diào)動(dòng)，檔案的社會(huì)化管理能讓專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，增加了檔案管理的有序性和便捷性。檔案是個(gè)人的重要經(jīng)歷的顯示，具有很重要的意義，所有做好檔案的社會(huì)化管理有利于減少檔案的現(xiàn)在所面臨的問題。