張博文

（佳木斯大學附屬第一醫(yī)院人力資源部，黑龍江 佳木斯 154002）

如何能夠真正保管好，利用好醫(yī)院編外人員的檔案信息，需要形成一套比較完善的檔案管理體系。而在此之前，首先了解現(xiàn)今醫(yī)院編外人員檔案管理的現(xiàn)狀是非常必要的。醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理流程較為復雜，其中涉及的內(nèi)容也較多，因此在實際管理的過程中，需要相關人員制定全面有效的醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理方案，將先進的技術手段和技術理念應用在其中，這種方式能夠提升我國醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理水平，促進經(jīng)濟的快速發(fā)展。

1 醫(yī)院編外人員檔案集約化管理概述

1）醫(yī)院編外人員檔案集約化管理的概念。集約化醫(yī)院管理體系是我國現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系中的重要一個組成環(huán)節(jié)部分，在不斷提升現(xiàn)代集約化醫(yī)院管理水平的整個過程中。第一，制定嚴格全面的醫(yī)院管理工作規(guī)范。根據(jù)管理業(yè)務的實際需求和工作流程，制定一套相應的數(shù)據(jù)歸檔處理程序，對醫(yī)院編外人員檔案管理中的相關信息數(shù)據(jù)展開統(tǒng)一歸檔處理，這種歸檔方式無疑是實現(xiàn)集約化資產(chǎn)管理的重要基礎。第二，提升醫(yī)院檔案收集整理工作質(zhì)量。這一改革過程中就需要國家統(tǒng)一制定醫(yī)院編外人員檔案管理服務標準，將檔案信息共享平臺的重要作用得以充分發(fā)揮體現(xiàn)出來。

2）醫(yī)院編外人員檔案集約化管理的特點。醫(yī)院編外人員是促進我國醫(yī)療水平發(fā)展的主要動力組成的一部分，其在實際檔案管理的工作過程中，需要充分保證整個醫(yī)院編外人員檔案管理工作過程的信息全面性和工作有效性，本文將以管理醫(yī)院編外人員檔案的信息管理法為例，將目前現(xiàn)代化的醫(yī)院編外人員管理信息技術充分應用在其中，保證最終提高醫(yī)院編外人員檔案管理工作質(zhì)量。醫(yī)院編外人員檔案管理現(xiàn)代化業(yè)務管理，在實施工作過程中主要必須具備時效性的特點。醫(yī)院編外人員醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化醫(yī)院管理中會需要應用最新的電子信息技術，而這種電子信息技術在實際管理使用中需要具備較強的管理時效性，整個管理流程需要依靠一個電子系統(tǒng)進行完成。醫(yī)院編外人員需要額外耗費大量的時間人力和人財物力，與其他傳統(tǒng)管理醫(yī)院編外人員醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)方式檔案相比，能夠有效節(jié)省大量的管理時間，提升檔案管理效率。

3）醫(yī)院編外人員檔案集約化管理的重要性。建立醫(yī)院編外人員動態(tài)管理檔案，已經(jīng)成為對于所有醫(yī)院編外人員進行動態(tài)管理的一種重要工具，醫(yī)院編外人員檔案也就是進行檔案動態(tài)所必不可少的重要組成部分。在所有醫(yī)院編外人員管理機構對醫(yī)院編外人員相關檔案內(nèi)容資料進行分類統(tǒng)一之后，檔案管理人員的職責就已經(jīng)可以完全的分類整合下放到一個人力資源部門當中，要讓我想更加便捷和高效的管理完成各項人資管理工作就必須對所有醫(yī)院編外人員的相關檔案資料進行一個集中性的分類整合和統(tǒng)一管理。這樣才會更能夠有效地幫助完成檔案信息化后續(xù)的其他一系列信息查詢和數(shù)據(jù)分類管理的相關工作。

2 醫(yī)院編外人員檔案管理中存在的問題

1）醫(yī)院編外人員檔案管理集約化程度低。各級的醫(yī)院編外人員檔案管理工作機制之間的相互制約約束力不夠明顯，各個檔案管理機制比較分散，沒有在統(tǒng)一的各級規(guī)范化檔案管理之下正常運作，彼此之間相互關聯(lián)性不夠。為有效解決這一復雜問題，就必然需要對目前分散于各個部門中密切相關的各類醫(yī)院編外人員檔案管理進行統(tǒng)一、全面的管理整合，統(tǒng)一管理保存，對各類醫(yī)院編外人員相關文件檔案管理進行一種集約化的統(tǒng)一管理模式。

2）醫(yī)院編外人員檔案管理缺乏有效制度規(guī)范。國家關于醫(yī)院編外人員的規(guī)章制度很多，內(nèi)容繁雜。對于醫(yī)院編外人員的相關定義不夠清晰，使得執(zhí)行起來彈性比較大。還由于現(xiàn)今醫(yī)療編外人員檔案管理的復雜程度與日增長，關于醫(yī)院編外人員的規(guī)章制度制定時間可能比較早。一些內(nèi)容并不是很適合實際發(fā)展中的醫(yī)院管理，在執(zhí)行時會有難度。所以相關完善的制度應該被建立，形成統(tǒng)一可行的管理標準，完善醫(yī)院編外人員檔案管理工作。

3）醫(yī)院編外人員檔案查詢服務水平低。受各地管理機制和管理水平的影響，各地的醫(yī)院編外人員檔案的管理查詢水平不同，與先進的城市相比查詢水平較為低下，且自動化查詢過程中有一定的限制，離不開人工的輔助，不能全面實現(xiàn)方便快捷的自助查詢。同時，有時在查詢時依據(jù)不同，查詢?nèi)藛T的素質(zhì)，以及查詢窗口的設置，都極大地降低了查詢的便利性。進而使得查詢工作效率低下，不能滿足日益增長的查詢需求。

3 醫(yī)院編外人員檔案管理的可行路徑

1）推進檔案信息化和集約化管理機制建設。將其與醫(yī)院編外人員管理業(yè)務相關的各類檔案集中管理整合，在醫(yī)院高度集中化的管理下即可實現(xiàn)醫(yī)院對醫(yī)院編外人員管理相關檔案的高度集約化集中管理。在醫(yī)院進行國有醫(yī)院編外人員產(chǎn)權管理檔案的專業(yè)集約化檔案管理時，可以將不同專業(yè)類型的檔案管理集中在一個檔案室內(nèi)，并對檔案管理進行一套標準、規(guī)范的專業(yè)集約化檔案管理。通過資源整合、集約化的檔案管理模式，大大程度節(jié)省了在開展醫(yī)院編外人員檔案管理上的大量重復性和投入，為確保醫(yī)院編外人員檔案管理工作的穩(wěn)定高效開展順利提供了有效保障。

2）制定科學管理標準完善檔案管理流程。在信息統(tǒng)一與集約規(guī)范運用檔案管理各類業(yè)務時，要充分考慮結合各類檔案業(yè)務的具體管理屬性與功能特征。設置檔案歸檔管理流程，建設完善相應的檔案信息化歸檔平臺，對從事檔案管理的重要標準數(shù)據(jù)進行信息統(tǒng)一化歸檔處理，為推進檔案的統(tǒng)一集約化規(guī)范管理發(fā)展奠定堅實基礎。對各類記錄檔案資料進行綜合整理時，應嚴格劃定進行整理的業(yè)務標準，規(guī)范好整理業(yè)務流程與相關執(zhí)行管理工序，對檔案管理的技術質(zhì)量標準要求也應進行行業(yè)統(tǒng)一化跟蹤處理，采取此種管理方式也只能為檔案資料的合理流轉(zhuǎn)、交接和其他信息技術資源整合利用提供有利條件，以求于在借助醫(yī)院信息化服務平臺后才能對各類檔案信息資源整合進行高效而科學的綜合管理。

3）整合不合理檔案資源拓展檔案增值服務。在對其進行開發(fā)利用的過程中，可以建立透明化的制度規(guī)則，防止醫(yī)院編外人員檔案管理中出現(xiàn)意外情況，針對醫(yī)院編外人員檔案的查詢業(yè)務，可以將其設定為服務性質(zhì)，醫(yī)院編外人員檔案醫(yī)院與政府相互溝通。根據(jù)目前的檔案資源，定期對資料進行重新編排，這種方式可以大幅度提升醫(yī)院編外人員檔案管理的概率。另外，在醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理的過程中，還可以將紙質(zhì)醫(yī)院編外人員檔案與電子醫(yī)院編外人員檔案相互結合，一旦一方檔案出現(xiàn)泄露或者丟失等情況，可以從另一個檔案中獲得缺失信息，保證整個醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理的全面性和有效性，促進我國醫(yī)院編外人員檔案現(xiàn)代化管理的良好發(fā)展。

4 結束語

醫(yī)院編外人員檔案的業(yè)務管理時候，可以通過采取集約化檔案管理，整合醫(yī)院人力資源。優(yōu)化功能配置，實現(xiàn)城市醫(yī)院編外人員檔案的管理便捷化簡易管理和查詢等。建立形成起一套比較完善的醫(yī)院編外人員集約化檔案管理體系，推動對醫(yī)院編外人員檔案管理業(yè)務管理水平的一個全面提高。