郭加忞

（上海核工程研究設(shè)計院有限公司，上海 200233）

數(shù)字檔案的創(chuàng)建對企業(yè)來說是重要的內(nèi)容，可以協(xié)調(diào)資源，促進工作的轉(zhuǎn)型和更新。自從數(shù)字檔案的概念被提出以來，全國各地不同類型的檔案都開始了項目的建設(shè)，推動了數(shù)字檔案的創(chuàng)建。各種新技術(shù)創(chuàng)造了各種檔案建設(shè)的概念，對服務功能的要求也提出了新的條件。

1 數(shù)字檔案的概念和創(chuàng)建目標

數(shù)字檔案的創(chuàng)建是一項戰(zhàn)略性工作，可以在信息化的情況下進一步改變和更新檔案。這篇文章采用了國家檔案局“公司數(shù)字檔案館手冊”中明確的定義，即“數(shù)字檔案館指的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案的業(yè)務流程，以及擁有資產(chǎn)的整合。電子檔案或其他數(shù)字資源被收集、分類和保存，集成控制系統(tǒng)平臺通過互聯(lián)網(wǎng)提供存檔信息服務和資源共享的使用；還明確說明了建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案的目的，數(shù)字檔案館的建設(shè)是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有力支柱。數(shù)字檔案的概念和目標的定義有助于為以后的業(yè)務工作確定階段性目標。此外，相關(guān)規(guī)章制度還規(guī)定了數(shù)字檔案構(gòu)建的原則、內(nèi)容和功能，這也是為不同類型的檔案建立平臺的參考文獻。

2 數(shù)字檔案館的技術(shù)條件

1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是建立數(shù)字檔案的基礎(chǔ)和條件，配套軟硬件設(shè)施無疑是數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容中的重點，良好工作環(huán)境是工作的基本保證。檔案館的建設(shè)必須集中在基礎(chǔ)設(shè)施上，專注于建造中心計算機室，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提供各種服務。服務器、交換機、數(shù)據(jù)庫服務器和數(shù)字處理工具等。

2）基礎(chǔ)業(yè)務功能實現(xiàn)。創(chuàng)建具有完整結(jié)構(gòu)和科學性的架構(gòu)是此平臺的一項重要工作。目前正在建立一個綜合控制平臺，設(shè)置電子檔案傳輸和接收系統(tǒng)，設(shè)置一個電子閱覽室系統(tǒng)來實現(xiàn)多個通道檢索文件。該系統(tǒng)是數(shù)字檔案發(fā)展的主要模型，原則上可以實現(xiàn)上述主要業(yè)務功能。

3）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。建立一個具有特色的數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源建設(shè)的有力表現(xiàn)。檔案館積極推動檔案資源數(shù)字化，同時促進庫存的增加，在文件層建立目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫和主題數(shù)據(jù)庫，并準備進入下一個發(fā)展階段，即向知識檔案的轉(zhuǎn)變，數(shù)字檔案強調(diào)了知識管理的重要性[1]。

4）構(gòu)建安全體系。在創(chuàng)建數(shù)字檔案館時，應盡一切努力保護數(shù)字檔案資源的安全。嚴格遵守國家標準和技術(shù)規(guī)范，注意安全保障系統(tǒng)的建設(shè)，使用網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)，執(zhí)行備份數(shù)據(jù)。通過有效的措施，正版數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)，提高日常管理的效率。

3 創(chuàng)新數(shù)字檔案館信息服務的途徑

根據(jù)數(shù)字檔案館的服務模式，作者建議增加數(shù)字檔案普通化和精準化的特色。就現(xiàn)如今的狀況來看，作者參考了其他數(shù)字檔案的相關(guān)情況，數(shù)字檔案的實踐已經(jīng)引入一些個性化的服務方法、服務對象和保密程序雖然在程度上有不同，但服務方法理念幾乎都是一致的，在內(nèi)容更新方面要進行研究[2]。

1）增加咨詢與交流功能。企業(yè)內(nèi)部的團隊和每個部門都不是獨立的。在創(chuàng)建數(shù)字檔案的過程中，需要進行總體規(guī)劃。在未來的前景中，數(shù)字檔案館的建設(shè)依靠平臺創(chuàng)建一個主題數(shù)據(jù)庫“參考決策信息”，為特定群體提供目標服務。在某些情況下，每個部門會有很多問題都需要咨詢專家，但是每個部門提出的問題都有一定程度的重復，而專家的回答很容易導致勞動力流失。為了提高團隊檔案的總體水平，在創(chuàng)建數(shù)字檔案的過程中，必須充分考慮和計劃。在公司數(shù)字檔案網(wǎng)站上，可以打開一個章節(jié)來增加咨詢和指導功能。一方面，工作人員可以預先收集相關(guān)的咨詢問題并創(chuàng)建一個問題庫。當一個利用關(guān)鍵字進行搜索時，系統(tǒng)會自動響應；另一方面，用戶可以留言，服務人員定期進入服務系統(tǒng)提供服務，并盡可能及時地響應，以達到調(diào)查和實時協(xié)商的效果，認真了解成員的問題，并進一步提升存檔工作效率。每個部門的檔案工作必須從對方的長處學習，互相討論，檔案管理員必須交流。因此，數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站可以創(chuàng)建一個小部分，作為論壇運行，參與部門討論相關(guān)問題并促進工作。服務于數(shù)字檔案系統(tǒng)的工作人員還可以及時檢查人員信息的內(nèi)容，在任何時候改進系統(tǒng)功能，或在自主模式下向不同部門提供必要的建議和幫助。

2）合理組織資源，重視資源。在創(chuàng)建數(shù)字檔案的過程中，公司專注于收集信息資源，使檔案資源豐富，內(nèi)容豐富，類別多樣化。創(chuàng)建數(shù)字檔案不僅僅是收集不同的資源，通過收集信息資源，需要對其服務系統(tǒng)進行深入研究，最重要的是如何組織資源。分類結(jié)構(gòu)必須是合理的，頁面必須是清晰和簡單的，方便用戶使用，也方便評估數(shù)字檔案質(zhì)量的標準。此外，公司還可以加強對數(shù)字資源標準化的開發(fā)，制定資源創(chuàng)建的結(jié)構(gòu)和模型，并通過元數(shù)據(jù)科學地組織不同的信息資源，以實現(xiàn)資源利用的目標。數(shù)據(jù)質(zhì)量控制也是一個需要考慮的問題；在收集數(shù)據(jù)的過程中，必須嚴格審核數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)來源的質(zhì)量。

3）開創(chuàng)資源共享審批功能。企業(yè)擁有一些基本資源，很難進行充分利用，也很難進行資源共享。企業(yè)之間的資源分配是一項需要謹慎的工作，每個部門的資源都應該通過該平臺進行共享，方便任何一個員工進行工作。如果工作人員需要訪問不同部門的數(shù)字文件平臺，您可以為對方打開一個在線程序，參與者可以申請并批準在線訪問。通過確定實現(xiàn)共享使用功能的許可，不僅可以改善信息的可用性，還可以確保數(shù)據(jù)的安全。

4 推進數(shù)字檔案的建議

1）依需求建設(shè)，加強規(guī)劃。創(chuàng)建數(shù)字檔案不能僅僅適用于大多數(shù)存檔的傳統(tǒng)做法。每個企業(yè)的情況都不一樣，所有功能的設(shè)定要根據(jù)企業(yè)的實踐情況進行設(shè)定，它必須與公司總體發(fā)展戰(zhàn)略的實際狀態(tài)、流程和信息化水平等相協(xié)調(diào)。企業(yè)檔案的建設(shè)必須考慮到公司和每個部門的實際情況，在此基礎(chǔ)上建立，提前計劃并根據(jù)實際需要。應加強高層設(shè)計工作，請專家指導和評估規(guī)劃，進一步保障規(guī)劃的科學性和合理性。

2）保障安全性。企業(yè)信息資源與公共信息資源的區(qū)別決定了上傳的信息資源的安全保障問題。因此，為了實現(xiàn)系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)保護和數(shù)字檔案隱私，需要采用各種管理、技術(shù)和設(shè)備等方法。迫切需要安全措施，如加密技術(shù)、防火墻和訪問許可。之后平臺需要定期維護，檢查訪問痕跡，并消除系統(tǒng)的漏洞。為了保證平臺的安全，必須對新的信息資源進行安全測試。

3）補充資源不斷創(chuàng)新。數(shù)字檔案不是一朝一夕的。它應根據(jù)不同的階段和需要進行維護和定期調(diào)整，并應增加新的功能，以便更好地適應企業(yè)的發(fā)展速度。公司可以依靠特定的文化傳統(tǒng)和現(xiàn)有的數(shù)字檔案功能，繼續(xù)設(shè)計和更新分區(qū)的內(nèi)容和功能，增加吸引力和實現(xiàn)公司價值。還可以通過市場調(diào)查或成員單位的調(diào)查來獲得目前的信息和數(shù)字檔案的內(nèi)容和功能。

5 結(jié)論

本文是筆者根據(jù)所在單位構(gòu)建數(shù)字檔案館建設(shè)過程的實際，參與建設(shè)研討會，對本單位數(shù)字檔案館乃至企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的一些思考，希望對推進數(shù)字檔案館的發(fā)展有所幫助。企業(yè)必須融入信息化建設(shè)的大環(huán)境，構(gòu)建新平臺，根據(jù)企業(yè)性質(zhì)選擇不同的建設(shè)模式。