符建英

（海南省儋州市不動產(chǎn)登記中心，海南 儋州 571700）

作為一種數(shù)據(jù)資產(chǎn)，在社會進(jìn)步中起著至關(guān)重要的作用。它是資產(chǎn)管理中的一個重要接口。土地檔案管理是在監(jiān)督、創(chuàng)建和利用抵達(dá)資產(chǎn)的過程中形成的，這是一種具有長期訪問和利用價值的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，它可以成為重要的國土資源記錄。筆者就如何搞好土地檔案管理工作談幾點(diǎn)淺見。

1 土地檔案的價值

1.1 土地檔案歷史悠久

土地對于人類的發(fā)展是極其重要的，是人類文明得以延續(xù)的重要保障，是人類社會持續(xù)開拓、進(jìn)步、國家建設(shè)持續(xù)發(fā)展興盛的主要資源。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，土地的價值日益提升，這也使土地檔案管理工作變得越來越重要。

1.2 承載了大量的土地信息

土地作為人類生產(chǎn)和生活的重要場所以及營養(yǎng)和衣服的來源，在社會進(jìn)步和金融發(fā)展中具有重要的地位。土地檔案是國土資源有關(guān)部門對于土地的開發(fā)以及管理形成的，它承載著土地征用、劃撥、出讓、土地確權(quán)發(fā)證等工作的大量土地信息。土地檔案實際就是行業(yè)中各項信息內(nèi)容的綜合體現(xiàn)，以及在實際應(yīng)用過程中發(fā)生的變動。檔案針對土地建設(shè)來說，就是大量信息內(nèi)容的集合。工作人員在具體工作過程中，可以利用土地檔案，找到各項信息，從而使信息的利用效率能夠得到進(jìn)一步提高。

2 管理現(xiàn)狀和問題分析

2.1 缺乏創(chuàng)新意識

當(dāng)前對于土地檔案管理的重視程度不夠，土地檔案仍然存在著不規(guī)范的問題。一些檔案人員未參加過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，短時間之內(nèi)難以勝任新的管理要求，這就導(dǎo)致總體的管理速度會變慢很多。

2.2 缺乏服務(wù)意識

土地檔案管理人員少，工作量大，涉及范圍廣，服務(wù)意識還有待提高。

2.3 缺乏專業(yè)人才培訓(xùn)流程

在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下，中國的傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)發(fā)生了部分變化。但是在沒有很好地反映在中國的整個檔案管理能力的準(zhǔn)備工作。目前，中國的檔案管理能力準(zhǔn)備中的信息檔案管理準(zhǔn)備仍處于入門階段，不足以滿足中國檔案數(shù)據(jù)管理的發(fā)展要求。這個現(xiàn)象會造成記錄管理人才的缺乏和對精煉技能的需求。這個問題對我們目前的檔案管理工作非常不利，以至于對我們未來的檔案管理行業(yè)的發(fā)展也有很大影響。所以，從根源上解決這個問題已經(jīng)變得迫在眉睫了。在今天的數(shù)據(jù)發(fā)展浪潮中，我們必須考慮的最重要的事情是將圍繞計算機(jī)的利用、記錄管理框架的運(yùn)作和其他信息創(chuàng)新記錄管理工作的一些數(shù)據(jù)納入記錄管理領(lǐng)域的人力培訓(xùn)方法中。通過做好這些工作，我們能夠以最快的速度將我們的能力調(diào)整到數(shù)據(jù)文件管理的工作中，從而使這些未使用的創(chuàng)新能夠在最好的條件下，以最高的熟練度進(jìn)行連接。

3 土地檔案管理策略

3.1 提高認(rèn)識

檔案部門應(yīng)進(jìn)一步加大宣傳力度，增強(qiáng)意識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。針對一些領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作的情況，引起他們的高度重視。要使領(lǐng)導(dǎo)清楚地認(rèn)識到土地檔案的產(chǎn)生、形成、發(fā)展和變化的全過程，貫穿于生活、經(jīng)營、成長的各個方面，無論是現(xiàn)在還是將來都會起到不可或缺的查證、借鑒價值。

3.2 實時數(shù)據(jù)上傳

如何以更方便的方式管理記錄信息的變化對我們來說一直是一個巨大的問題。我們必須首先發(fā)現(xiàn)比較記錄的位置，到那個區(qū)域去改變記錄中的文件，并把記錄放在整改區(qū)域內(nèi)。整個準(zhǔn)備工作異常重復(fù)，需要一部分海關(guān)人員來實現(xiàn)我們需要實現(xiàn)的目標(biāo)，這既費(fèi)時又費(fèi)力。結(jié)合一些現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展，我們將毫不費(fèi)力地調(diào)整和查詢記錄中的信息，并真正及時地上傳記錄信息的變化。通過應(yīng)用這些未使用的創(chuàng)新技術(shù)，能夠有效地降低檔案管理工作的復(fù)雜性，使收起的檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得到提高，并保證收起的記錄信息的真實性和準(zhǔn)確性，從而使我們能夠更好地利用和監(jiān)督這些報告數(shù)據(jù)。

3.3 加強(qiáng)教育培訓(xùn)

定時定期地準(zhǔn)備一定的培訓(xùn)工作，并歡迎專家提供地址或準(zhǔn)備課程，以提供專業(yè)的檔案管理的方法以及相關(guān)理論，使檔案管理者的綜合素質(zhì)能夠有著顯著的變化，并結(jié)合實際就檔案員的素質(zhì)進(jìn)行綜合性的訓(xùn)練。檔案管理人員的素質(zhì)將會直接決定著檔案管理的水平。國土資源部應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理者培訓(xùn)的準(zhǔn)備工作，并從各個角度提高檔案員的質(zhì)量。首先，要通過專業(yè)的培訓(xùn)以及指導(dǎo)來推進(jìn)知識和信息水平的提高。其次，不同工作人員之間的交流是非常重要的，這種方式會讓他們看到自己的不足，從而學(xué)會反思自己。然后，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神。然后，要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，學(xué)會運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備。要積極學(xué)習(xí)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的技術(shù)、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理檔案、努力學(xué)習(xí)新的知識以填補(bǔ)自身的知識點(diǎn)的欠缺。最后，進(jìn)行優(yōu)選評價。要采取走出去、并且還能夠帶回來的方式，讓檔案人員開闊眼界、增長智慧。

3.4 收集是關(guān)鍵

收集工作漫長而麻煩的，但卻是整個土地檔案管理當(dāng)中的重點(diǎn)。對于檔案管理部門來說，要指導(dǎo)全面的進(jìn)展并不簡單。但不管是什么框架，都必須緊緊圍繞著收集去工作。收集可以保證檔案的全面性和完整性，收集就是介紹，收集就是建立。收集起來的文件記錄框架將會更加規(guī)范以及科學(xué)。

3.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)

提高檔案工作的整體質(zhì)量，還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，注重在信息化理念下加強(qiáng)檔案管理技術(shù)設(shè)備的建設(shè)工作。充分利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段支持檔案工作的順利進(jìn)行。一是加強(qiáng)信息化設(shè)備的引進(jìn)工作，重點(diǎn)更新關(guān)鍵技術(shù)設(shè)備，做好技術(shù)設(shè)備更新計劃，保證技術(shù)設(shè)備的積極更新。二是加大檔案管理工作的資金投入力度，增加檔案管理工作的資金預(yù)算，著力加強(qiáng)檔案管理費(fèi)用的保障。三是建立資源共享，依靠互聯(lián)網(wǎng)建立完善的檔案傳遞系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下加強(qiáng)土地檔案管理工作，以便于節(jié)省檔案的存儲空間，達(dá)到高質(zhì)量的保存檔案目標(biāo)，更好地提高檔案資源的安全性，為土地部門有效工作提供高效服務(wù)。要堅持與時俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，轉(zhuǎn)變檔案信息呈現(xiàn)形式，與當(dāng)前信息社會的交流和溝通方式相適應(yīng)，充分體現(xiàn)服務(wù)工作方便、快捷和準(zhǔn)確、高效。爭取做到心中有數(shù)，主動服務(wù)。土地檔案管理的現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然要求，讓我們隨著時代的發(fā)展，努力學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，發(fā)揮檔案管理服務(wù)宗旨，為土地事業(yè)的發(fā)展作出一份貢獻(xiàn)。

3.6 提高管理、服務(wù)水平

檔案管理工作的本質(zhì)就是以人民為中心。檔案就是一項服務(wù)工作，檔案員在日常的工作中具備良好心態(tài)，嚴(yán)謹(jǐn)耐心的對待查閱人員的檔案需求和查閱方向的指引。根據(jù)日常單位工作人員查閱檔案的頻率以及工作內(nèi)容進(jìn)行及時的記錄，可以對工作記錄的查閱進(jìn)行改進(jìn)，以更快速度找到想要的檔案信息。加強(qiáng)土地檔案管理都要有一套完整有效的內(nèi)部管理制度，做到管理有序，利用有章。作為國土資源事業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，土地管理的真正價值是不可估量的，必須要加大投資力度，為土地檔案實現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造一些基本的軟硬件設(shè)施條件，提高其管理、服務(wù)水平。

3.7 管好用活

真實性工作是黨和政府工作的重要組成部分，承擔(dān)著為黨管檔案、為國守史、為民服務(wù)的義務(wù)。檔案收集的最終目的不僅僅是為了保存，而是利用。當(dāng)檔案的利用價值得到發(fā)揮時，就可以真正的體現(xiàn)出檔案的價值。因此，構(gòu)建一個共享文件數(shù)據(jù)資產(chǎn)的平臺，推進(jìn)檔案的利用率是最重要的。首先，我們應(yīng)該廣泛宣傳檔案的意義，提高人們對檔案的認(rèn)識，并調(diào)動所有代表的積極性和主動性來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集。此外，我們還應(yīng)該開辟不同的納入方式，深入到不同的辦公室和部門，通過不同的渠道收集數(shù)據(jù)，加強(qiáng)真實資產(chǎn)的抵達(dá)。其次，安排各種查詢策略，以達(dá)到快速查詢，提高查詢的有效性，并成功地提高檔案的利用率。最后，創(chuàng)造和挖掘有價值的檔案數(shù)據(jù)，重視檔案利用的數(shù)據(jù)輸入，不斷總結(jié)行政管理的經(jīng)驗，不斷進(jìn)步工作思路，提高行政管理效率。

3.8 杜絕土地檔案管理過程中的信息安全問題

信息時代的飛速發(fā)展讓數(shù)據(jù)的采購、交換、流通和共享的速度變得非?？?，這也給數(shù)據(jù)安全帶來了隱患。檔案的數(shù)據(jù)安全是到達(dá)記錄管理的最重要的角度之一。在檔案管理中，有信息被竊取和連接，程序和設(shè)備裝備被人為粉碎，主管人員必須建立起安全意識，避免這種情況。首先，基于云容量的創(chuàng)新可以有效地避免到達(dá)文件信息的損失。在大數(shù)據(jù)管理階段，云計算能力的基本管理是非常隱秘的，如信息加密、以及信息防攻擊技術(shù)等，以便于數(shù)據(jù)信息的二次加工技術(shù)，做好對于保密信息的加工技術(shù)，對于大數(shù)據(jù)的監(jiān)管平臺需要，做好機(jī)密文件的檢查以及更新，保證信息的安全。最后，對于一些比較機(jī)密的土地檔案要做好重點(diǎn)保護(hù)，為其制定嚴(yán)格的保密措施，根據(jù)信息的機(jī)密程度設(shè)置不同的級別，針對不同級別設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限，對機(jī)密文件的傳播范圍要做好嚴(yán)格的控制，既要保障文件的機(jī)密性更要做好文件的安保工作，不能泄露文件中的重要信息，更要有效防止檔案員當(dāng)中對于信息的非法竊取的行為。

4 結(jié)語

土地檔案在數(shù)量和種類上都很龐大，并在不同的歷史任務(wù)中占有一席之地。作為不同歷史時期的重要見證者，土地檔案管理對于今后的發(fā)展來講都是至關(guān)重要的，它記錄著不同的研究成果，具有極高的參考價值。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理大多是靠著人工完成的。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，文獻(xiàn)信息量逐年增大，尤其是隨著社會的不斷發(fā)展，土地管理的工作變得越來越復(fù)雜，這些經(jīng)過土地變更而形成的材料也是與日俱增，只有將這些材料都整理好了，才有助于大力開發(fā)土地資源，發(fā)揮土地價值，讓土地檔案管理變得越發(fā)高效，從而更好地為人民，為社會服務(wù)。