仇秀麗
2013年中共十八屆三中全會提出推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,國家管理方式的變化必然會引起檔案管理方式的變革,2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“到2020年,初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”的發(fā)展目標(biāo)[1]。農(nóng)業(yè)科研院所作為我國農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新和科技服務(wù)的主力軍,擔(dān)負(fù)著推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步、支撐現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展、引領(lǐng)傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)創(chuàng)新的重任。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所管理工作的一部分,是重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作,是提高工作質(zhì)量和服務(wù)效率的必要條件,對維護(hù)歷史真實面貌,推進(jìn)科技創(chuàng)新和服務(wù)三農(nóng)具有重要的現(xiàn)實意義。因此,在檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展背景下,農(nóng)業(yè)科研院所要適應(yīng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求,推進(jìn)檔案管理走向檔案治理是院所檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展的重要任務(wù),也是時代賦予檔案人的神圣使命[2]。
一、從檔案管理走向檔案治理的必然
(一)時代發(fā)展的必然產(chǎn)物
檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案,為黨和國家各項工作服務(wù)的一項工作。習(xí)近平總書記指出:“我國今天的國家治理體系,是在我國歷史傳承、文化傳統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)上長期發(fā)展、漸進(jìn)改進(jìn)、內(nèi)生性演化的結(jié)果[3]。”在新的時期,檔案治理作為國家治理體系的一個重要組成部分,緊跟國家治理現(xiàn)代化步伐,既是檔案管理的新發(fā)展和升華,也是更高層次的檔案管理,其內(nèi)涵更加豐富全面?!稒n案法》的修訂,正是推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)。因此,農(nóng)業(yè)科研院所從檔案管理走向檔案治理是時代發(fā)展的必然。
(二)科技發(fā)展的必然選擇
農(nóng)業(yè)隨著科技的發(fā)展,產(chǎn)生了大量的檔案資料,在大數(shù)據(jù)時代,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)很難滿足和適應(yīng)時代發(fā)展要求,很多紙質(zhì)檔案資源需要信息化才能滿足社會發(fā)展需要。充分利用云計算、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息科技手段,對檔案信息資源進(jìn)行掃描、加工、分析和利用,實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理和合理化配置,向本單位和社會提供有針對性、多樣化和智能化的檔案信息服務(wù),極大地提升了檔案公共服務(wù)的質(zhì)量和效率[4]。文檔一體化管理系統(tǒng)的建立,克服了傳統(tǒng)檔案依靠人工操作的弊端,將農(nóng)業(yè)科研院所檔案機(jī)構(gòu)打造成為一個信息處理和供應(yīng)中心,使檔案管理進(jìn)入一個新的管理形式,檔案治理切實能提升農(nóng)業(yè)科研院所檔案工作科學(xué)化水平。
(三)檔案管理的必然要求
目前很多農(nóng)業(yè)科研院所在檔案工作中存在著各式各樣的難題。比如,檔案數(shù)量日趨增多,編制人數(shù)相對減少,部門資源配備不足,沒有專用的檔案室或檔案庫房;不同管理部門之間信息資源沒有相互共享,在項目申報、報獎等環(huán)節(jié)上,無法實現(xiàn)查重,出現(xiàn)重復(fù)申報現(xiàn)象。這些資源配備不足、社會參與度低、檔案事務(wù)管理效能較低等問題,導(dǎo)致檔案信息不能為管理部門更好的服務(wù),難以滿足更多公眾對檔案利用需求。要打破現(xiàn)實困境,就要對檔案管理模式進(jìn)行變革和創(chuàng)新,轉(zhuǎn)向強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的檔案治理模式。因此,從檔案管理走向檔案治理是破解檔案工作困局的必然要求。
二、從檔案管理走向檔案治理的難點
(一)對檔案工作不重視
農(nóng)業(yè)科研院所的檔案有科研檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、照片檔案、基建檔案、實物檔案等多類檔案,由于涉及部門眾多,很多檔案存在著檔案部門“不該管、不好管、管不了、管不好”的現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視,甚至沒有成立一個專門的檔案管理部門,檔案工作者動力不足,得過且過,消極應(yīng)對檔案工作,全員對檔案的歸檔意識不強(qiáng),導(dǎo)致檔案分散、凌亂、甚至丟失。因此,對檔案工作不夠重視是阻礙農(nóng)業(yè)科研院所檔案工作發(fā)展的主要根源。
(二)檔案庫房管理落后
傳統(tǒng)檔案庫房安全防護(hù)措施單一,庫房遮陽防光、密閉防塵導(dǎo)致空氣不流通,空氣質(zhì)量難以有效控制,檔案管理人員的身心健康難以保障。有的單位由于對檔案工作的不重視,沒有專門的檔案庫房,有的即使有檔案庫房,庫房位置選擇也不科學(xué),基礎(chǔ)設(shè)施也不完善,沒有監(jiān)控系統(tǒng)和報警系統(tǒng),不符合國家標(biāo)準(zhǔn)。近幾年來,各農(nóng)業(yè)科研院所的檔案數(shù)量呈翻倍式歸檔在庫房中,單一的庫房已經(jīng)無法滿足對檔案的保管要求,檔案的存放、統(tǒng)計和借閱,皆因檔案數(shù)量的日益增多而出現(xiàn)麻煩與困難,工作效率低下,已經(jīng)無法滿足人們對檔案管理的需求,檔案庫房亟需實現(xiàn)智能化管理。
(三)檔案信息化建設(shè)落后
在信息化浪潮的帶動下,許多農(nóng)業(yè)科研院所加入到檔案信息化建設(shè)的浪潮中,也取得了一些成績,建立了檔案信息化管理系統(tǒng),但因缺乏戰(zhàn)略層面的統(tǒng)一指導(dǎo),沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),缺乏有效的共享和關(guān)聯(lián),各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不能對接和傳遞,產(chǎn)生了“信息孤島”,導(dǎo)致已建的系統(tǒng)與大多數(shù)國家和省部委的項目管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)對接,產(chǎn)生的電子文件無法及時歸檔,阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[5-8]。也有一些農(nóng)業(yè)科研院所因為費用、人員等問題,未建立檔案信息化管理系統(tǒng),檔案數(shù)字化程度不高。事實表明,傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)和滿足時代發(fā)展要求,跨單位檔案資源整合與應(yīng)用難度較大,檔案信息化建設(shè)落后于現(xiàn)實的需要,尚未實現(xiàn)檔案多元化管理轉(zhuǎn)型。
(四)缺乏檔案專業(yè)人才
農(nóng)業(yè)科研院所檔案分類多,專業(yè)性要求高,這就要求檔案人員既要有寬廣的知識面,又要有檔案管理的專業(yè)技能,他們肩負(fù)著既要檔案信息共享又要做好保密的神圣職責(zé)。一些農(nóng)業(yè)科研院所在人員配備方面沒有專職的檔案管理人員,現(xiàn)有檔案管理人員既兼職日常管理工作或科研工作,又承擔(dān)各業(yè)務(wù)科室檔案管理工作,責(zé)任主體不明確、職責(zé)分工不清晰,使農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)一種無人領(lǐng)導(dǎo)、相對分散的局面,許多有價值的電子文檔得不到及時收集和保存,阻礙了檔案信息化的實現(xiàn)[9]。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展,解決專業(yè)化檔案管理人才缺乏問題在農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)過程中顯得尤為重要。
(五)檔案開發(fā)利用不足
農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息量大、資源豐富,大多以紙質(zhì)形式保存,為了保障檔案齊全和安全,管理人員既要收集、整理、入庫等一系列歸檔工作,又要對庫房內(nèi)檔案登記、溫濕度和安全等環(huán)境檢查,嚴(yán)重影響了管理人員對檔案編研利用和深層次發(fā)掘的時間,難以充分實現(xiàn)檔案的全部價值。目前,一些農(nóng)業(yè)科研院所已經(jīng)開始檔案數(shù)字化加工工作,但多數(shù)只是簡單地將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、入信息庫,數(shù)字化成果只是圖片,沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,對檔案的統(tǒng)計、成果簡介匯編、院史館展覽等加工還處于低層次階段,極大影響了檔案在知識、憑證、技術(shù)等方面的傳承、開發(fā)和利用[10]。
三、從檔案管理走向檔案治理的對策
(一)抓好關(guān)鍵“三人”,提升檔案隊伍綜合素質(zhì)
1.領(lǐng)導(dǎo)人視角下的檔案治理。從領(lǐng)導(dǎo)人的視角來看檔案治理,簡單地說,就是從院所的高度和視角,做好頂層設(shè)計,協(xié)調(diào)好全院所的檔案工作?!绊攲釉O(shè)計”就是要從實際出發(fā),從全局視角統(tǒng)籌考慮各層次和各要素,在最高層次上尋求檔案事務(wù)的解決之道。領(lǐng)導(dǎo)干部要發(fā)揮“關(guān)鍵少數(shù)”作用,履行行政管理職責(zé),嚴(yán)格按照《檔案法》梳理“權(quán)責(zé)清單”,切實強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人對于檔案工作的責(zé)任意識。強(qiáng)化檔案行政管理職能,不能只從檔案行業(yè)視角,還要考慮院所的科技創(chuàng)新、科研文化等因素,加強(qiáng)檔案事業(yè)整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)只有充分認(rèn)識檔案工作的地位和作用,才能更好的做好頂層設(shè)計,堅持以人為本,以農(nóng)業(yè)院所農(nóng)業(yè)科技發(fā)展大局、科技人員和科技創(chuàng)新發(fā)展為檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點,不斷推進(jìn)檔案高質(zhì)量發(fā)展的步伐??蒲性核鶛n案管理的特色是數(shù)據(jù)量大,收集、整理、統(tǒng)計和信息管理比較復(fù)雜,只有綜合能力強(qiáng)的檔案專業(yè)人才隊伍才能保證完成檔案治理現(xiàn)代化的建設(shè)。所以,領(lǐng)導(dǎo)人也要重視檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè),引進(jìn)或吸引尖端優(yōu)秀的專業(yè)人才。
2.檔案人視角下的檔案治理。從檔案人的視角來看檔案治理,可以理解為既可提高自身素養(yǎng),也可借助檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)/企業(yè)力量,做好檔案事務(wù)管理工作。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步,農(nóng)業(yè)科研院所不再僅僅包括原始紙質(zhì)文檔,還包括一些電子數(shù)據(jù)、影像資料等,還有強(qiáng)化管理的數(shù)據(jù)系統(tǒng),新型記錄載體和管理方式的出現(xiàn)對檔案管理人員也提出了更高的要求。一是根據(jù)《檔案法》規(guī)定,成立專門的檔案管理部門或是科室,設(shè)立檔案專職崗位,給檔案人以歸屬感和責(zé)任感,形成良好的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展前景。二是重視培訓(xùn)學(xué)習(xí),積極支持其參加各類檔案會議,增加交流學(xué)習(xí)機(jī)會,時時掌握適應(yīng)當(dāng)前形勢要求的檔案知識,日常工作中多聯(lián)系和配合,發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案局(館)匯報、請教,及時反饋解決問題。三是針對大量的檔案材料,可以借助檔案專業(yè)企業(yè),完成檔案存量數(shù)字化增量電子化。
3.科技人視角下的檔案治理。從科技人的視角來看檔案治理,簡單地說,就是要完善自身的素養(yǎng),規(guī)范個人的行為,自覺完成資料歸檔??萍既藛T是科研院所大多數(shù)的群體,檔案能否收集齊全,科技人員起到關(guān)鍵性的作用。只有提高科技人員檔案意識,從思想上充分認(rèn)識檔案工作的重要性,做到人人關(guān)心檔案工作,積極主動配合檔案部門把科技活動中有價值的文件、記錄、照片、證書等材料歸檔保存,養(yǎng)成自覺積累材料并及時歸檔、進(jìn)檔案室的習(xí)慣??萍既藛T要自覺學(xué)習(xí)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī),做到知法、懂法、守法,保障檔案歸檔完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。
(二)落實兩項建設(shè),實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的管理
1.加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)。根據(jù)檔案庫房建設(shè)相關(guān)規(guī)定,不是任何一間辦公室都可以用做庫房,在建設(shè)過程中應(yīng)該做到庫房與辦公室、閱覽室分開,這也是維護(hù)檔案安全、做好檔案保密的基本保障。為了加快檔案庫房治理現(xiàn)代化進(jìn)程,農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)加大資金投人,購置現(xiàn)代化的消防器材、監(jiān)控器材等檔案保護(hù)設(shè)備,并及時配置或更新計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、照相機(jī)等相關(guān)硬件設(shè)施。目前,對于已經(jīng)實現(xiàn)或是部分實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的農(nóng)業(yè)科研院所檔案庫房,要緊跟時代步伐,不斷改善和創(chuàng)新檔案庫房建設(shè),通過構(gòu)建檔案智能密集架控制系統(tǒng)、檔案實體管理功能系統(tǒng)、檔案庫房環(huán)境智能監(jiān)測系統(tǒng)、檔案庫房安全管控系統(tǒng),搭建“檔案庫房+互聯(lián)網(wǎng)”新型管理模式,實現(xiàn)檔案庫房一體化智能管理功能[11]。在未來,我們應(yīng)該依托大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù),從庫房管理的每一個細(xì)節(jié)出發(fā),打造以人為本的智能化庫房,以智能管理創(chuàng)新促進(jìn)科技發(fā)展,以科技發(fā)展促進(jìn)庫房智能管理,實現(xiàn)真正意義上的檔案庫房智能化管理[12]。
2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用,很多農(nóng)業(yè)科研院所已經(jīng)建立起適合本院所發(fā)展的科研管理系統(tǒng),不再單純依靠紙質(zhì)文件保存資料,使檔案管理工作能夠不受時間和空間的限制,可以隨時隨地對各種檔案材料進(jìn)行檢索,有效地提升了工作效率。但目前各科研院所之間、科研院所和檔案館之間、科研院所和主管部門之間,沒有形成一個有效的信息共享平臺,無法通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息的互通互鑒。這就需要各農(nóng)業(yè)科研院所共同努力,研究開發(fā)既能讓檔案信息互聯(lián)互通,又具特色的檔案信息管理系統(tǒng),不斷拓展檔案社會價值空間,早日實現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化。
(三)構(gòu)建一套體制,完善檔案管理監(jiān)管體系
1.完善檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研院所建立完善的檔案管理制度,對于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理目標(biāo)的實現(xiàn)具有重要意義。比如建立科研、文書、會計、照片、基建、實物等檔案的管理辦法,明確其歸檔范圍和保管期限,保證歸檔文件的完整、齊全;建立檔案借閱利用制度、安全保密管理規(guī)定、緊急處理預(yù)案等管理規(guī)定,保證檔案安全;建立主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、檔案人員責(zé)任制等管理制度,梳理“權(quán)責(zé)清單”,保證責(zé)權(quán)到人。在今后工作中,各單位要根據(jù)檔案工作的新要求,重新制定、修訂或完善系列檔案管理制度,強(qiáng)調(diào)與時俱進(jìn),摒棄不合時宜的制度,形成良好的檔案長效管理體系。
2.完善檔案監(jiān)管機(jī)制。邀請省級檔案行政管理部門人員、農(nóng)業(yè)科研院所分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專業(yè)人員定期或不定期進(jìn)行檔案督導(dǎo)檢查,建立常態(tài)化、隨機(jī)化的監(jiān)管機(jī)制,對存在的問題要求及時整改,對整改不力的責(zé)任人和部門要進(jìn)行批評和通報,增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)肅性,避免臨時抱佛腳的現(xiàn)象發(fā)生。省級檔案行政部門也要加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)科研院所的監(jiān)督檢查,宣傳學(xué)法、遵法、守法、用法的典型,曝光檔案管理違法違紀(jì)案件,杜絕類似事件發(fā)生,做到警鐘長鳴。
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基金項目:福建省科技廳創(chuàng)新戰(zhàn)略研究項目“福建省省屬公益類科研院所基本科研專項十年實踐與經(jīng)驗總結(jié)”(項目編號:2020R0106)。
工作單位:福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研管理處