陳思佳

摘要：“實物檔案”這一檔案學范疇的術語，自產(chǎn)生之日起，就引起了學界各方關注，其導致的爭議一直延續(xù)至今。理論探討繁榮背后所隱藏的是企業(yè)實物檔案開發(fā)利用工作的遲滯。對于此，筆者認為應當暫且擱置爭議，充分認識到企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的必要性，并從樹立資產(chǎn)管理意識、健全實物檔案管理制度規(guī)范、協(xié)同利益相關者多方合作、建立實物檔案數(shù)字展廳四個方面提出建議，共同開發(fā)企業(yè)實物檔案，以最大限度發(fā)揮其作用。

關鍵詞：企業(yè)檔案 實物檔案 資產(chǎn) 開發(fā)利用

2019年，北京市檔案館在第12屆國際檔案日期間，舉辦了“新中國的記憶——市管企業(yè)檔案聯(lián)展”。[1]展覽展出史料、圖片及實物等共計1200余件，其中尤以見證企業(yè)發(fā)展的車模、排球等實物檔案最為引人注目，形象地再現(xiàn)了首都企業(yè)在國家改革開放歷史大潮中奮勇前進的歷史足跡，也引發(fā)了筆者對企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的思考。企業(yè)實物檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的珍貴財富，但是目前的開發(fā)利用工作是不均衡、不全面的。根據(jù)筆者以往調(diào)研經(jīng)歷發(fā)現(xiàn)，企業(yè)實物檔案在管理工作中遭遇冷待，往往被遺忘于檔案館（室）一隅。文獻研究中也甚少有牽涉企業(yè)實物檔案開發(fā)利用與價值實現(xiàn)主題的成果，以“企業(yè)實物檔案”為篇名在中國知網(wǎng)、萬方、維普期刊網(wǎng)檢索，去除重復文獻及不相關文獻，僅發(fā)現(xiàn)41篇文獻，與企業(yè)檔案體量龐大、內(nèi)容豐富的研究成果形成較大反差。故而，本文擬從企業(yè)實物檔案的概念出發(fā)，指明企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的必要性，在此基礎上，分析理論爭辯背后為人所忽視的實踐現(xiàn)狀，探尋其成因，最后提出實現(xiàn)企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的建議。

一、企業(yè)實物檔案的概念界定及歷史爭議

企業(yè)實物檔案的概念以實物檔案的概念為基石，要弄清企業(yè)實物檔案的內(nèi)涵，首先必須明晰實物檔案的定義。根據(jù)文獻檢索，我國實物檔案概念最早出現(xiàn)于1964年，當時學者對它的認識還僅限于“檔案中的實物材料”[2]，并未將其視為獨立的檔案類型，此后十幾年內(nèi)“實物檔案”“檔案實物”稱謂交錯并行，模糊指向這一類以實物形態(tài)存在的檔案材料。直到1992年，有學者指出，“‘實物檔案，一種錯誤的認識和稱謂”[3]，才引起學界對“實物檔案”這一頗受爭議的事物的反思與探討。

在漫長的爭論中，霍振禮提出修改檔案的定義，以“信息載體”屬概念涵括檔案、資料、文物，以及各種實物樣品[4]；王恩漢賦予實物檔案以“檔案館（室）保存的某些具有憑證意義的自然物”的解釋，并說明其一般情況下只是某種文字材料的補充[5]；郭東升提出“所謂實物檔案，是指國家機構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，由其原始價值為主轉(zhuǎn)化為備以查考價值為主的實物形態(tài)的歷史記錄”[6]，等等。同時，自20世紀90年代起，以陳永斌為首的一批學者，始終堅定地站在否定“實物檔案”合理性的陣營一方，堅持為檔案概念正名，后期甚至有人走向極端，認為實物檔案不應當被收藏。[7]這場爭辯長達數(shù)年，至今學界尚未達成共識。盡管反實物檔案理論支持者的聲音不時出現(xiàn)，卻不能阻礙實踐的腳步，現(xiàn)如今，各個檔案館（室）收藏有不同數(shù)量的所謂“實物檔案”已成為一種普遍現(xiàn)象。

通過文獻梳理，筆者基本贊同黃霄羽教授在圍繞企業(yè)實物檔案商討時所持的態(tài)度，以實現(xiàn)檔案價值為第一要務，本文也采納其概念解讀，將企業(yè)實物檔案定義為“企業(yè)在經(jīng)營管理活動中直接形成的實物形態(tài)的歷史記錄”[8]。

二、企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的必要性

作為企業(yè)檔案的重要組成部分，企業(yè)實物檔案同樣有開發(fā)利用的必要，將其遺忘于檔案室角落蒙塵，無異于是對資源的浪費。相對于企業(yè)其他類型的檔案，企業(yè)實物檔案具有的客觀、真實、直觀、形象的特點，使其在原始記錄與敘事表達方面擁有圖像或文字性描述難以比擬的優(yōu)勢。

第一，企業(yè)實物檔案是企業(yè)生產(chǎn)最原始的材料，為文字性成果報告提供最初始的依據(jù)。與傳統(tǒng)檔案不同，實物檔案有兩點十分顯著：一是形態(tài)的三維性，二是信息表現(xiàn)形式的非文字性。一篇描寫實物檔案的文字，寫得再詳細、再生動，也不如一套實物檔案讓人眼前一亮，同時描寫總有側(cè)重，在未明確使用目的之前，對實物檔案的反映也難免有所疏漏，此時，尋找原物對照，無疑是最簡便、有效的方式。

第二，企業(yè)實物檔案真實記載了企業(yè)發(fā)展的歷史過程、發(fā)展水平和工藝技術，是企業(yè)精神與風貌的固化產(chǎn)物，為企業(yè)品牌建設創(chuàng)造了不竭動力。典型案例是，在2017年“東軟杯”全國企業(yè)檔案資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評選中，中國鐵路總公司濟南鐵路局報送的“實物檔案——還原百年膠濟鐵路歷史”案例當之無愧地獲得二等獎殊榮。這也給企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)新提供了一種新的思路，企業(yè)實物檔案仍有很大的開發(fā)空間。

第三，企業(yè)實物檔案易觸發(fā)員工情感共鳴，刻寫社會大眾時代記憶。企業(yè)實物檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更生動、形象、鮮明，讓人一目了然，給人留下深刻的印象，更容易被人感受和理解，從而容易引起人的情感共鳴，促使人們對過去進行回憶或再現(xiàn)環(huán)境、歷史事件。例如，中華人民共和國成立70周年之際，中鐵三局集團有限公司辦公室以“檔案刻錄新中國的記憶”為主題，利用照片檔案、實物檔案回顧了中華人民共和國成立以來公司所取得的優(yōu)秀建設成果，以此激發(fā)當代公司員工的奮斗熱情。

三、企業(yè)實物檔案開發(fā)利用問題及其成因分析

基于以上看法，筆者采用文獻研究法，對41篇檢索出來的文獻進行梳理，同時立足實際，簡要總結(jié)目前我國企業(yè)實物檔案開發(fā)利用中暴露出的問題，并探析造成這些問題的原因。

（一）企業(yè)實物檔案開發(fā)利用意識薄弱

在企業(yè)內(nèi)部，通常的做法是將散落于各處的實物檔案集中收集起來，再按照類型、事由等標準，統(tǒng)一存放于檔案架柜中，或止步于實物檔案目錄的編制，對后續(xù)的開發(fā)利用則缺乏進一步思考。不管是企業(yè)領導、普通員工還是檔案人員，都不重視企業(yè)實物檔案開發(fā)利用工作。究其原因，筆者認為，這與我國實物檔案管理專門規(guī)范的缺失脫不開關系。當前，我國有關實物檔案管理的規(guī)范一般以章節(jié)或字句形式出現(xiàn)于其他類型檔案管理規(guī)定中，分布并不均衡。用以指導企業(yè)檔案工作的法規(guī)標準，如《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）等忽略了企業(yè)實物檔案的地位；《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）雖然在機關檔案所涉及的范圍中單列“實物檔案”，且第33條提出宜將實物檔案（SW）設置為一級門類代碼，但無論是國家法規(guī)、部門規(guī)章還是行業(yè)標準，都未對實物檔案管理提出一個可供參照的成文規(guī)定；各高校執(zhí)行的《實物檔案管理辦法》大多參考《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合自身實際制定并實施，對社會的影響范圍非常有限。

（二）受企業(yè)實物檔案管理條件制約

根據(jù)企業(yè)檔案工作實踐，企業(yè)實物檔案收集的范圍一般包括印章、獎旗、獎牌、獎狀、獎杯、證書、牌匾、書畫、題詞、產(chǎn)品類實物等。實物檔案載體材質(zhì)的多樣性與不固定性決定了實物檔案管理要根據(jù)材質(zhì)的屬性區(qū)別對待。一方面，企業(yè)實物檔案由于規(guī)格、形狀、大小具有隨意性，因此在實踐工作中往往很難管理；另一方面，企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營領域、戰(zhàn)略目標各不相同，經(jīng)濟實力能否為企業(yè)實物檔案管理營造充分的條件尚不可知，日常管理尚且不能保證，更談不上深度開發(fā)利用了。

（三）與企業(yè)檔案信息化建設脫節(jié)

信息技術的應用加速了企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理進程。企業(yè)數(shù)字檔案館建設工作自2017年《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》（以下簡稱《指南》）印發(fā)后正式啟動，到2020年3月已有9家企業(yè)完成了企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點工作驗收[9]，可以說，近年來，我國企業(yè)檔案管理水平整體上是突飛猛進的。然而，詳細閱讀《指南》內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，其中并未涉及企業(yè)實物檔案如何處理，官方文件對這一特殊類型檔案信息化建設的忽視，也反映了企業(yè)實物檔案管理的尷尬處境。值得欣喜的是，2017年7月7日，國家電網(wǎng)公司在北京主持召開《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）啟動暨研討會，此后在《規(guī)范》編制過程中聽取了國家檔案局、故宮博物院、北京市文物局、檔案科學技術研究所等單位相關專家的意見和建議，并在其下屬供電公司進行試點?？梢哉f，這是我國電力行業(yè)企業(yè)在實物檔案開發(fā)利用方面的一次有益嘗試，也為今后其他行業(yè)企業(yè)實物檔案數(shù)字化實踐樹立了標桿。

四、企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的實現(xiàn)策略

（一）樹立資產(chǎn)管理意識

資產(chǎn)是經(jīng)濟學范疇的一個術語，被認可為資產(chǎn)的條件如下：一是被特定權(quán)利主體擁有或控制，二是能為其帶來經(jīng)濟效益。針對“企業(yè)檔案是不是企業(yè)資產(chǎn)”的問題[10]，曾在20世紀90年代引發(fā)了學界的廣泛探討，最終以肯定的觀點占據(jù)主流。筆者認為企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟活動中形成的歷史記錄，雖然不能像企業(yè)其他有形或無形資產(chǎn)如機器設備、知識產(chǎn)權(quán)那樣直接以貨幣單位計量，但其能為企業(yè)帶來經(jīng)濟收益的價值是無法被磨滅的，因而企業(yè)檔案屬于企業(yè)資產(chǎn)，企業(yè)實物檔案也理應被視為企業(yè)資產(chǎn)從而進行保護與開發(fā)。之所以強調(diào)這點，是因為在許多人的潛意識當中，并未將企業(yè)實物檔案視為可創(chuàng)造經(jīng)濟效益的資產(chǎn)，否則也不會對其疏于管理與開發(fā)利用了。

（二）健全實物檔案管理制度規(guī)范

企業(yè)實物檔案的特殊性，決定了這一門類檔案的收集與管理不能按部就班，應量身打造符合實際工作的相應制度規(guī)范，對實物檔案的收集范圍、收集要求及管理方法等做出具體規(guī)定。特別需要注意的是，以往對于企業(yè)實物檔案概念的爭議點主要在于實物不都具有信息確定性，而該屬性是檔案必備的特性之一。若能通過規(guī)章制度對接收進館（室）的實物形態(tài)及滿足條件進行規(guī)定，則圍繞實物是否應當作為檔案收集與管理的爭議就迎刃而解了。

（三）協(xié)同利益相關者多方合作

利益相關者理論起源于企業(yè)管理中，核心思想在于通過平衡考慮各利益相關者的權(quán)益要求，謀求企業(yè)長遠發(fā)展。1984年，美國經(jīng)濟學者弗里曼對利益相關者做了一個具體的闡釋，即“能夠影響一個組織目標的實現(xiàn)，或者在一個組織實現(xiàn)目標過程中會受到影響的個體或群體”[11]。目前，我國企業(yè)檔案管理主體是企業(yè)檔案館（室）、地方各級各類綜合檔案館和工商檔案管理中心。企業(yè)文化的建設既要體現(xiàn)共性需求，同時也要注重其個性的塑造，企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的實物檔案無疑是一張亮眼的名片。為了突破企業(yè)自身力量單薄的局限，筆者認為可以聯(lián)合利益相關方磋商合作，謀求長遠發(fā)展大計。

（四）建立實物檔案數(shù)字展廳

為了發(fā)揮企業(yè)實物檔案的最大價值，為企業(yè)創(chuàng)造實際效益，還需要對館（室）藏的實物檔案進行集中展示?？紤]到各企業(yè)自身經(jīng)濟條件限制，未必有能力建立專門的企業(yè)檔案館，實物檔案數(shù)字展廳成了可供替代的選項。在此之前，需要對實物檔案進行數(shù)字化，根據(jù)實物檔案載體的不同，可分別采用掃描或拍攝的方式進行。[12]針對紙質(zhì)載體的實物檔案，如獎狀、證書等，可根據(jù)檔案幅面大小選擇適當規(guī)格的掃描儀進行掃描，或?qū)⑿》鎾呙韬蟮膱D像進行拼接；針對非傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的實物檔案，如獎杯、牌匾等，可利用數(shù)碼相機進行彩色拍攝及后期處理還原實物檔案。最后，可采用Java虛擬技術，對企業(yè)實物檔案進行三維影像制作，在網(wǎng)絡上進行模擬展示，從而實現(xiàn)企業(yè)實物檔案的三維動態(tài)互動展覽。

注釋及參考文獻：

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[3]陳永斌.“實物檔案”，一種錯誤的認識和稱謂[J].湖南檔案，1992（1）：16-17.

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[7]仝艷鋒.檔案與文物之辨析——兼論“實物檔案”收藏的不合理性[J].檔案學研究，2007（4）：33-36.

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[9]國家檔案局.國家檔案局關于印發(fā)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點通過驗收企業(yè)名單的通知[EB/OL].（2020-04-03）[2020-07-01]. http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202004/ a247fac91218468890f370bc266467d4.shtml.

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[11]閆鵬.利益相關者視角下檔案部門參與科學數(shù)據(jù)管理的分析[J].檔案天地，2019（3）：47-49.

[12]張曉敏.實物檔案數(shù)字化的方法及成果應用[J].檔案管理，2011（1）：90.

作者單位：南京大學信息管理學院