黃富才

摘? 要：當(dāng)前醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集管理工作盡管取得了成效，但還存在些許不可小覷的問(wèn)題。本文重點(diǎn)圍繞醫(yī)院加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控檔案收集管理提出了建議及措施，希望對(duì)醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情;疫情防控;醫(yī)院;檔案收集;檔案管理

Abstract： Although the current hospital collection and management of COVID-19 pandemicarchives has achieved results， there are still some problems that cannot be underestimated. This article focuses on strengthening the collection and management of COVID-19 pandemicarchives in hospitals and puts forward suggestions and measures， hoping to help the collection and management of COVID-19 pandemicarchives in hospitals.

Keywords： COVID-19 pandemic; Epidemic prevention and control; Hospital; Archive collection; Archive management

疫情防控檔案是一種重要的歷史記錄，是醫(yī)院應(yīng)急管理能力和成效的真實(shí)反映，是后續(xù)疫情防控工作的開(kāi)展、臨床診療及公共衛(wèi)生體系構(gòu)建等方面的重要依據(jù)。

1 新冠肺炎疫情防控檔案的歸檔范圍

新冠肺炎疫情防控檔案即疫情防控過(guò)程中產(chǎn)生的和疫情防控有關(guān)的紙質(zhì)資料、圖片及音頻等原始記錄，其真實(shí)記錄了此次疫情防控工作與生活，在歸檔范圍方面有著較高要求。[1]

1.1 綜合類(lèi)檔案。綜合類(lèi)檔案與文書(shū)檔案類(lèi)似，重點(diǎn)記錄了國(guó)家、政府、單位有關(guān)疫情防控的決策部署與政策引導(dǎo)情況。

1.2 醫(yī)療防治類(lèi)檔案。醫(yī)療防治知識(shí)是經(jīng)各種渠道不斷推廣的，比如有關(guān)專(zhuān)家對(duì)人民群眾宣傳防疫知識(shí)，專(zhuān)家研發(fā)出新冠肺炎防治藥方等，這些醫(yī)療防治知識(shí)保障大眾健康。

1.3 醫(yī)療救治類(lèi)檔案。醫(yī)療救治類(lèi)檔案就是在對(duì)新冠肺炎病人進(jìn)行救治當(dāng)中生成的系列檔案。救治活動(dòng)中所形成的有關(guān)患者的定點(diǎn)醫(yī)院管理、救治方案、醫(yī)療監(jiān)測(cè)、用藥及會(huì)診等文件材料都屬于這類(lèi)檔案。[2]

另外，還有醫(yī)療援助類(lèi)、物資保障類(lèi)、科技攻克類(lèi)、抗疫統(tǒng)計(jì)類(lèi)和宣傳報(bào)道類(lèi)檔案等。

2 加強(qiáng)收集與管理工作的必要性

2.1 留住最真實(shí)的歷史。海量的疫情防控檔案資料是黨與政府領(lǐng)導(dǎo)人民群眾抗擊疫情的真實(shí)記錄，必須強(qiáng)化收集管理工作。

2.2 提供可供參考的經(jīng)驗(yàn)。疫情防控檔案中有許多關(guān)于疫情防控的信息、經(jīng)歷的挫折和教訓(xùn)以及成功經(jīng)驗(yàn)和方法等。其具有確定性、原始記錄性、社會(huì)性、歷史性等特性，可以為國(guó)內(nèi)甚至其他國(guó)家疫情防控提供資料支持、經(jīng)驗(yàn)借鑒及政策參考。[3]

2.3 履行檔案工作職責(zé)。疫情防控過(guò)程中，各級(jí)檔案部門(mén)都積極投入到疫情防控工作中，為黨和政府提供決策咨詢(xún)，為醫(yī)院醫(yī)生診治提供參考，為科研專(zhuān)家提供依據(jù)。

3 醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與管理的特點(diǎn)

3.1 檔案收集難度大。新冠肺炎具有極強(qiáng)的感染性，醫(yī)務(wù)人員需要全副武裝才可以進(jìn)入病區(qū)一線(xiàn)，無(wú)關(guān)人員則無(wú)法靠近，也就不可以及時(shí)拍攝到醫(yī)務(wù)人員救治護(hù)理的工作場(chǎng)面，這使得檔案收集工作存在局限與缺憾。

同時(shí)，疫情防控工作進(jìn)行期間的緊張忙碌，也存在無(wú)法兼顧檔案收集與歸檔工作或不愿把經(jīng)辦的文件資源進(jìn)行移交的情況。此外，民間生成的有著代表性的檔案又很難掌握，這都使得檔案收集難度加大。

3.2 檔案內(nèi)容多樣性。新冠肺炎疫情防控工作檔案資源內(nèi)容存在多樣性，包括上級(jí)文件、應(yīng)急預(yù)案、隔離病區(qū)建設(shè)、患者救治、捐助接收、英雄人物事跡等多方面資源，還包括了各級(jí)各類(lèi)網(wǎng)站、微博、微信、報(bào)紙等媒體宣傳產(chǎn)生的圖文、音頻等數(shù)據(jù)資料。

3.3 檔案管理復(fù)雜性。新冠肺炎疫情防控檔案與普通檔案有所區(qū)別，具有較強(qiáng)復(fù)雜性與不確定性，醫(yī)院難以在短時(shí)間內(nèi)快速、準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)疫情規(guī)模與危害程度，這使得國(guó)內(nèi)外疫情蔓延與防控工作進(jìn)行會(huì)出現(xiàn)一些無(wú)法預(yù)知的情況。疫情防控檔案資料源自防控多個(gè)方面，并且因?yàn)橐咔樽兓粩嘧兓?。?duì)此，普通檔案的收集、整理、保存及使用等常規(guī)程序無(wú)法完全適用。

3.4 檔案管理專(zhuān)業(yè)性。新冠肺炎疫情防控檔案屬于突發(fā)性公共衛(wèi)生事件專(zhuān)項(xiàng)檔案，有著較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。醫(yī)院檔案管理工作者需要靈活運(yùn)用疫情防控專(zhuān)業(yè)知識(shí)與檔案管理技能來(lái)科學(xué)管理疫情防控檔案，從而真正做好疫情防控檔案管理工作。[4]

3.5 防控管理剛需性。疫情防控管理對(duì)醫(yī)院智能化提出了高要求，會(huì)促使醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)更加健全，具有剛需性。就檔案工作而言，雖然傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)有一定的基礎(chǔ)，但仍然存在專(zhuān)業(yè)人才匱乏、創(chuàng)新力不足問(wèn)題，也存在信息安全、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享和管理信息系統(tǒng)配置不完善等問(wèn)題。這些問(wèn)題有望因防控管理的剛需性得以緩解。[5]

4 檔案收集與管理工作相關(guān)建議

4.1 健全制度，規(guī)范流程。新冠肺炎疫情暴發(fā)期間，傳統(tǒng)的檔案管理中的方式方法已經(jīng)不能完全適用。醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況制定檔案有關(guān)管理方式，確定醫(yī)院不同部門(mén)間的分工與職責(zé)，提升檔案管理工作效率，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，為疫情防控檔案收集與管理工作提供制度保證。[6]

4.2 主動(dòng)出擊，廣泛收集。首先是全過(guò)程收集。疫情防控檔案收集需要穿插于疫情防控工作全過(guò)程中，檔案管理人員深入疫情防控有關(guān)職能部門(mén)，進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，提供精準(zhǔn)服務(wù)。[7]其次是大范圍進(jìn)行檔案征集，通過(guò)社會(huì)各界力量廣泛征集，保證疫情防控檔案資料的完整性，讓疫情防控檔案更加完整、立體。[8]

4.3 提前布局，全程管理。建立由專(zhuān)業(yè)結(jié)合兼職檔案管理者構(gòu)成的疫情防控檔案工作小組，把檔案管理工作穿插于醫(yī)院防疫工作全過(guò)程中。

4.4 確定歸檔范圍，精準(zhǔn)高效收集。醫(yī)院檔案部門(mén)要依照有關(guān)要求來(lái)制定合適自身實(shí)際的檔案歸檔范圍和歸檔方式，實(shí)現(xiàn)檔案收集與管理的精準(zhǔn)高效。[9]

4.5 統(tǒng)籌疫后管理，實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值。通過(guò)對(duì)疫情的防控措施與成效進(jìn)行分析，挖掘事物發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，可以為今后疫情防控工作提供依據(jù)。[10]

醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)謀劃疫后檔案管理工作，設(shè)立疫情防控專(zhuān)項(xiàng)檔案，推進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，讓人們認(rèn)識(shí)到檔案的重要價(jià)值，增強(qiáng)檔案工作的影響力。

參考文獻(xiàn)：

[1]施瑞婷，李歡.疫情防控檔案情感價(jià)值探析——以全國(guó)檔案微信號(hào)原創(chuàng)熱搜榜中新冠疫情相關(guān)推文為例[J].檔案學(xué)研究，2020（06）：60-69.

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[3]馬燕婷.新冠肺炎病毒疫情防控背景下檔案管理部門(mén)的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)[J].檔案管理，2021（02）：52-53.

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[6]馮艷，馬穎輝，劉雙紅，陳建軍.檔案為疫情防控決策提供咨詢(xún)服務(wù)研究——以河南省生殖婦產(chǎn)醫(yī)院為例[J].檔案管理，2021（01）：120-121.

[7]彭燕，張亞云，緱麗霞.基層醫(yī)院應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情院感防

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[9]韓雙.抗擊新冠肺炎疫情下疫情防控檔案的收集與利用

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[10]邱志鵬，黃天嬌，高建輝.檔案部門(mén)服務(wù)疫情防控工作的若干思考[J].檔案管理，2021（01）：122-123.

（作者單位：海南省人民醫(yī)院來(lái)稿日期：2020-02-20）