李盼 薛微

EPC英文全稱為Engineering-Procurement-Construction，可譯為設(shè)計(jì)—采購—施工。這種模式自20世紀(jì)80年代在美國誕生，由于其具有節(jié)省投資、整合資源、縮短周期、保證質(zhì)量等優(yōu)勢，在國際工程總承包市場中廣泛推廣使用。改革開放以來，特別是21世紀(jì)加入世貿(mào)組織后，我國經(jīng)濟(jì)在大范圍內(nèi)和深層次上融入全球市場，EPC工程管理成為我國建筑行業(yè)發(fā)展的一個重要趨勢。在EPC模式快速推廣之下，我國檔案工作也得到進(jìn)一步的發(fā)展，檔案管理的理論探討和實(shí)踐探索相繼問世。為便于全面深入了解國內(nèi)研究現(xiàn)狀，文章采用文獻(xiàn)分析法，對EPC模式下的檔案管理研究進(jìn)行梳理，以使檔案工作更好地服務(wù)于總承包工程項(xiàng)目建設(shè)。

一、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析

文章以“主題”和“篇名”為檢索項(xiàng)，以“EPC+檔案”為檢索詞，對2006—2020年間發(fā)表在中國知網(wǎng)上的有關(guān)EPC模式下檔案管理的文獻(xiàn)進(jìn)行精確檢索，剔除無關(guān)及重復(fù)文獻(xiàn)后剩余71篇。

從圖1可知，學(xué)界對于EPC模式下檔案管理研究總體呈波動上升趨勢，特別是在2014年出現(xiàn)了一個小高峰，其主要原因是住建部于2014年印發(fā)的《關(guān)于推進(jìn)建筑業(yè)發(fā)展和改革的若干意見》中明確表示要加大工程總承包推行力度。此后，國務(wù)院、住建部大力支持全國各?。ㄊ校╅_展工程總承包試點(diǎn)工作，并在政策上加以指導(dǎo)。隨著建筑市場EPC項(xiàng)目的實(shí)施，傳統(tǒng)工程模式下的檔案管理工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下的要求。在國家政策與現(xiàn)實(shí)需要的雙重作用下，檔案界對EPC模式下檔案管理的關(guān)注度持續(xù)增加，研究熱情大幅增漲。

圖1 文獻(xiàn)年度—數(shù)量分布折線圖

由表1（見下頁）可知，發(fā)表在其他期刊（比如《四川水力發(fā)電》《工程建設(shè)》《石油工程建設(shè)》）上的論文有47篇，占66.2%，說明我國企業(yè)在推進(jìn)工程建設(shè)的同時也在積極改進(jìn)檔案管理工作，而與檔案學(xué)刊物有關(guān)的論文共有24篇，北大核心期刊占7篇，主要刊發(fā)在北京市和浙江省的刊物上，表明當(dāng)前研究成果的發(fā)表是以其他刊物為主體，論文可改進(jìn)與提升的空間很大。

表1 文獻(xiàn)期刊來源分布表

圖2 文獻(xiàn)集中的主要行業(yè)餅狀圖

從市場的運(yùn)用情況來看，工程總承包涵蓋的行業(yè)由最初的石油、化工逐步擴(kuò)展到機(jī)械、水利水電、公路、電力、輕工、市政、建筑等領(lǐng)域。由圖2可知，當(dāng)前學(xué)者對EPC模式下檔案管理的研究主要集中在水電、核電、火電等電力行業(yè)，占整個餅狀圖的74%；其次是石油、化工、天然氣等領(lǐng)域，占20%；再次是鋼鐵行業(yè)，僅占4%；其他行業(yè)占2%。

二、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的主要內(nèi)容

1.EPC模式下檔案管理的現(xiàn)狀分析。我國最早對EPC模式下檔案管理模式進(jìn)行探究的學(xué)者是呂潔，她從宏觀與微觀層面對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行初步探索，但未超越傳統(tǒng)管理模式的基本框架。接下來幾年，相關(guān)研究成果主要體現(xiàn)在檔案管理的微觀層面，涵蓋主體職責(zé)、檔案特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程三大內(nèi)容。

（1）在主體職責(zé)方面，由于業(yè)主將原先承擔(dān)的檔案工作全部轉(zhuǎn)移給總承包方，總承包方成為檔案管理的主體。因此，大多數(shù)論文主要從總承包方的角度進(jìn)行討論。黃齊明、劉勇指出：“總承包方有兩方面的職責(zé)：一是對分包方的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；二是收集、整理自身形成的過程文件和接收分包方的歸檔材料以及向業(yè)主的移交?！盵1]

（2）在檔案特點(diǎn)方面，王紅娟從工程建設(shè)的全過程考慮，認(rèn)為：“EPC項(xiàng)目文檔除了具備檔案的真實(shí)性、原始記錄性等基本特征外，還附加了工程的某些特性，如：種類繁多，數(shù)量巨大；文件形成單位較多，保管分散；專業(yè)性強(qiáng)；載體多樣性?！盵2]其他學(xué)者與其論述的核心內(nèi)容基本一致。

（3）在業(yè)務(wù)流程方面，EPC模式下檔案業(yè)務(wù)流程大致關(guān)注三個方向：檔案實(shí)體管理、檔案信息管理、檔案知識管理。相關(guān)研究對于檔案實(shí)體業(yè)務(wù)流程的探討主要集中在檔案的收集及歸檔范圍的確定，學(xué)者在工程建設(shè)實(shí)踐中普遍認(rèn)為EPC建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集歸檔范圍應(yīng)按設(shè)計(jì)（設(shè)計(jì)文件）、采購（采購文件）、施工（施工文件）等工程的全生命周期進(jìn)行。檔案信息管理時期，依托于強(qiáng)大的管理系統(tǒng)，電子檔案可以更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)的歸檔、保管和利用。馬哲文以核電工程為例指出：“核電工程電子文件在接收過程中應(yīng)用‘前端控制’思想，將參建各方的系統(tǒng)對接，在工程電子文件形成后，系統(tǒng)會自動給每份文件賦予歸檔標(biāo)識。同時運(yùn)用一定的內(nèi)部控制機(jī)制對電子文件的形成、收集到移交、編研與利用等各流程環(huán)節(jié)有序控制，使歸檔、鑒定與著錄等各個環(huán)節(jié)預(yù)置在電子文件的產(chǎn)生或流轉(zhuǎn)階段進(jìn)行，確保電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性?！盵3]如今，社會發(fā)展進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，王紅娟、張慧敏認(rèn)為：“知識經(jīng)濟(jì)時代的文檔管理，更側(cè)重于對檔案信息資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向檔案知識管理的轉(zhuǎn)變?！盵4]

直到2019年，黃巧芳在對湄洲灣第二發(fā)電廠的調(diào)研中指出：“在電力公司的主導(dǎo)下，總承包商首創(chuàng)了覆蓋項(xiàng)目建設(shè)方、監(jiān)理方、總承包方、施工方的‘四方’一體化的檔案管理模式。”[5]米彪則從“縱橫兩條脈絡(luò)構(gòu)建了基于業(yè)主、總承包方、分包方的三級化項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。就業(yè)主單位而言，橫向上明晰了業(yè)主與總包方的管理權(quán)限與職責(zé)，縱向上厘清了業(yè)主單位后方與業(yè)主單位現(xiàn)場管理機(jī)構(gòu)、第三方檢驗(yàn)檢測單位的檔案管理界面”[6]。

2.EPC模式下檔案管理存在的問題。由于EPC模式下的檔案管理尚處于起步階段，各方面機(jī)制都不健全，存在的問題較多，眾多學(xué)者從多方面闡述了檔案工作應(yīng)注意的問題。通過對71篇文獻(xiàn)的總結(jié)，論述存在的問題較多圍繞人員素質(zhì)、管理制度、重工程輕檔案、信息化程度等展開。

（1）檔案人員主觀認(rèn)識不足，專業(yè)素質(zhì)不高。EPC工程項(xiàng)目檔案存在時間緊、任務(wù)重、數(shù)量多、工地人員流動性強(qiáng)等特性；同時，總承包方對EPC模式下檔案管理缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識，停留在傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)之上。田沁的觀點(diǎn)最具代表性，她對EPC模式下檔案管理人員的整體情況進(jìn)行概括，認(rèn)為：“企業(yè)在檔案管理中一是項(xiàng)目管理人員主觀意識不強(qiáng)，認(rèn)識不到自身崗位職責(zé)；二是在檔案業(yè)務(wù)管理方面，存在缺少較穩(wěn)定的專兼職文檔人員的問題；三是檔案管理人員缺乏工程管理相關(guān)的專業(yè)知識?！盵7]

（2）檔案管理制度有待完善。在新的形勢之下，我國少部分企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)的過程中制定了適用于本公司實(shí)際工作的檔案管理辦法，如：在國投湄洲灣第二發(fā)電廠EPC項(xiàng)目建設(shè)中，總承包方出臺了《國投云頂湄洲灣電力有限公司檔案管理辦法》；在華能長春生物質(zhì)熱電廠項(xiàng)目中，總承包方編制了《華能長春生物質(zhì)熱電廠新建工程總承包項(xiàng)目文件材料立卷歸檔辦法》等文件，明確參建單位各方職責(zé)，規(guī)范了檔案流程與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的“三率”。但從整體研究情況來看，大部分企業(yè)的總承包商由于片面強(qiáng)調(diào)工程建設(shè)，導(dǎo)致檔案收集不齊全。國兆峰認(rèn)為：“檔案管理部門對工程文檔未形成規(guī)范化的制度管理體系，并且已頒發(fā)的檔案制度缺乏執(zhí)行力和落實(shí)度?！盵8]王紅娟指出：“項(xiàng)目各方未制定統(tǒng)一化的工作標(biāo)準(zhǔn)，也沒有提前對覆蓋整個工程建設(shè)的項(xiàng)目文件人員、軟硬件設(shè)備、庫房等進(jìn)行策劃和部署，給后期竣工檔案移交徒增諸多麻煩?！盵9]

（3）檔案管理與工程進(jìn)度不協(xié)調(diào)。EPC工程建設(shè)過程的各階段合理交叉進(jìn)行，項(xiàng)目檔案在上一階段還未完全收集完畢便開始進(jìn)行下一階段的工作。王紅娟認(rèn)為：“由于EPC項(xiàng)目工期極其緊張，加之文檔人員思想意識薄弱，現(xiàn)場人員過多關(guān)注工程項(xiàng)目建設(shè)，致使文檔保管與施工進(jìn)度嚴(yán)重不同步。”[10]周錦敏也指出：“總承包方為了在規(guī)定的期限內(nèi)完成建設(shè)任務(wù)，重視施工進(jìn)度控制和管理而輕視檔案質(zhì)量狀況，導(dǎo)致檔案信息錄入與工程建設(shè)無法協(xié)調(diào)開展，形成EPC項(xiàng)目資料歸檔滯后的局面。”[11]

（4）檔案信息化程度不夠。網(wǎng)絡(luò)的普及與技術(shù)的發(fā)展，使得文檔系統(tǒng)得到廣泛的應(yīng)用，但在實(shí)際管理中主要采取人工為主、計(jì)算機(jī)為輔的方式進(jìn)行。由于EPC文檔系統(tǒng)的不成熟性，導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用不僅沒有提高工作效率，反而增加了工作負(fù)擔(dān)，造成系統(tǒng)應(yīng)用半途而廢。王紅娟認(rèn)為：“當(dāng)前還很難實(shí)現(xiàn)文檔的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、簽署、組卷，并且電子簽名的法律效力還沒有完全得到認(rèn)可，竣工移交及工程結(jié)算等還是以紙質(zhì)版文檔為準(zhǔn)?！盵12]

3.EPC模式下檔案管理的解決對策。針對EPC模式下檔案工作遇到的難題，我國企業(yè)必須制定并落實(shí)各項(xiàng)可行策略，使其具備專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍、標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)管理制度、同步性的檔案運(yùn)作機(jī)制、知識性的信息化建設(shè)。

（1）增強(qiáng)意識，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。人員素養(yǎng)是工程檔案管理的前提，并在很大程度上決定了檔案管理的質(zhì)量。郭曉娟認(rèn)為檔案人員應(yīng)具備四大素養(yǎng)，即思想政治素養(yǎng)、檔案知識素養(yǎng)、工程知識素養(yǎng)和溝通知識素養(yǎng)。對于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來說，必須樹立大局觀念。田沁主張：“項(xiàng)目各級負(fù)責(zé)人應(yīng)站在全局視角指導(dǎo)和檢查職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目建設(shè)過程產(chǎn)生的文檔材料的收集管理歸檔情況。”[13]同時，梁媛指出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人“需定期對檔案管理人員開展教育培訓(xùn)，并組織實(shí)地參觀其他水電站的檔案管理過程，使工作人員從整體上深刻認(rèn)識檔案工作的意義，積累經(jīng)驗(yàn)”[14]。

（2）完善檔案管理制度。制度規(guī)范是工程檔案管理的依據(jù)，總承包方根據(jù)EPC項(xiàng)目進(jìn)展情況有步驟地制定制度規(guī)范。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，優(yōu)先制定有關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。黃齊明、劉勇認(rèn)為：“工程總承包應(yīng)實(shí)現(xiàn)整個項(xiàng)目檔案管理的一致性與標(biāo)準(zhǔn)化，并從檔案分類辦法、案卷格式、裝具和軟件等幾個方面作了規(guī)定。”[15]田沁則從縱、橫向兩個維度上規(guī)范了文檔管理制度，要求橫向上制度能覆蓋檔案管理的基本原則和要求，縱向上能涵蓋項(xiàng)目建設(shè)各活動階段和環(huán)節(jié)的具體可操作性的管理程序[16]。

（3）確保EPC項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度同步。借鑒以往工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持實(shí)施檔案同步管理原則，杜絕出現(xiàn)檔案與工程相脫節(jié)的現(xiàn)象。韓香珍等人認(rèn)為：“檔案工作的‘三納入’‘四同步’‘四參加’等制度要真正落實(shí)在項(xiàng)目管理的程序之中，確保項(xiàng)目竣工的時候檔案可以順利移交?！盵17]李愛鳳指出：“檔案工作要隨著項(xiàng)目工程的開展而啟動，同時檔案人員也要及時跟蹤項(xiàng)目并在此過程中注意資料的積累和收集，實(shí)現(xiàn)對于項(xiàng)目檔案全過程的指導(dǎo)、監(jiān)控?！盵18]

（4）開拓檔案信息化的新格局。信息化是在系統(tǒng)中運(yùn)用信息技術(shù)推動資源整合和再創(chuàng)造的過程。吳慧婷要求從信息管理流程系統(tǒng)、信息編碼系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)三方面強(qiáng)化檔案信息管理。張曉兵等人“以SSIS、SQL Server數(shù)據(jù)庫為平臺，建立了現(xiàn)場文檔管理的業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)模型，借此實(shí)現(xiàn)文件與多個文檔的高效流轉(zhuǎn)和集成，滿足施工方的業(yè)務(wù)要求”[19]。

三、2006—2020年EPC模式下檔案管理研究的趨勢分析

1.從研究數(shù)量上看，學(xué)者對EPC模式下檔案管理研究的重視程度逐漸增強(qiáng)。發(fā)文數(shù)量一定程度上反映了一個學(xué)科領(lǐng)域的活躍度。在2006—2012年的七年時間里，有關(guān)EPC模式下檔案管理的研究數(shù)量不多，呈平緩發(fā)展的態(tài)勢，但自2012年以來論文數(shù)量爆發(fā)式增長，總體上呈波動上升的態(tài)勢，這說明學(xué)界已經(jīng)認(rèn)識到在新模式下如何對檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)重要課題。

2.從研究質(zhì)量上看，論文的研究深度和高度有所欠缺。核心期刊上的論文數(shù)量往往能衡量出該主題在學(xué)科內(nèi)的學(xué)術(shù)實(shí)力。分析表1可知，相關(guān)研究的核心期刊只占總量的9.8%，僅有一篇發(fā)表在《檔案學(xué)通訊》上。由此可見，由于EPC模式下檔案管理的研究尚處起步階段，研究仍停留在表面，論文質(zhì)量有待提高。

3.從研究內(nèi)容上看，目前相關(guān)研究的層次都趨于微觀，研究視角十分狹窄，縱觀2019年之前的文獻(xiàn)內(nèi)容，大部分文獻(xiàn)都是探討檔案的業(yè)務(wù)流程（收集、整理、分類、編號、歸檔、移交）等微觀層面，未能構(gòu)建出完善的理論體系，僅對檔案管理中出現(xiàn)的若干問題進(jìn)行了探索，缺乏系統(tǒng)性。

四、結(jié)語

EPC工程總承包項(xiàng)目檔案真實(shí)、系統(tǒng)地反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的復(fù)雜過程和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的書面憑據(jù)。較傳統(tǒng)工程管理模式而言，EPC項(xiàng)目檔案管理工作在人員結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制、制度方法、管理模式等方面發(fā)生了巨大變化。因此，無論是在理論層面還是實(shí)踐層面，我國學(xué)者應(yīng)在原有研究的基礎(chǔ)上更加深入，使檔案更好地服務(wù)于EPC工程項(xiàng)目建設(shè)。