孫中博

曹縣職業(yè)教育中等專業(yè)學(xué)校，山東菏澤274400

職業(yè)教育學(xué)校檔案管理工作非常重要，涉及到學(xué)生學(xué)籍、評價等重要信息，因此長期以來職業(yè)教育學(xué)校都非常關(guān)注檔案管理工作的質(zhì)量。隨著檔案管理工作的日趨復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理方式暴露出了很多問題，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升。而利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作可以更好地滿足檔案管理需求，對工作整體進(jìn)行優(yōu)化，于是便提出了檔案管理信息化建設(shè)要求。

1 信息化檔案管理的優(yōu)勢

1.1 能更好地保障檔案信息安全

職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理工作責(zé)任重大，其中一份非常重要的內(nèi)容就是保障檔案信息安全。但紙質(zhì)檔案受限于紙張?zhí)匦?，容易丟失、損壞，也可能出現(xiàn)外泄、被無故篡改、被違規(guī)挪用的情況。在紙質(zhì)檔案的特性下信息安全性的水平都不會太高，現(xiàn)已不滿足人們預(yù)期要求[1]。反觀信息化檔案則能夠有效地避免上述的問題，這是一種將檔案信息以電子格式記錄在計(jì)算機(jī)中的檔案形式，因?yàn)槠鋵儆陔娮痈袷?，且存儲在?jì)算機(jī)當(dāng)中，所以只要計(jì)算機(jī)不丟失、不出現(xiàn)問題，檔案信息的丟失、損壞、外泄概率極低，且做好計(jì)算機(jī)防護(hù)工作，基本可避免被篡改、被挪用的現(xiàn)象發(fā)生，因此信息化檔案本身就具有更高的安全性保障，加之良好的管理，可以有效地提高檔案信息安全性水平。

1.2 信息流動性更高

職業(yè)教育學(xué)校檔案信息在特定需求下需要流動，如相關(guān)部門需查看某學(xué)生檔案，就需要學(xué)校配合工作，從大量的檔案當(dāng)中調(diào)出對應(yīng)檔案，并交相關(guān)部門以便查看。但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的流動性較差，原因在于紙質(zhì)檔案始終是實(shí)體物品，要讓檔案信息對外流動，就必須經(jīng)過查找、調(diào)出→現(xiàn)實(shí)搬運(yùn)流程，而這個流程需要檔案進(jìn)行實(shí)際移動，因此效率比較慢，同時這種移動方式也會造成信息安全方面的不良影響，且每次能夠移動的信息有限，若流動涉及到大量信息，則會進(jìn)一步拖慢流動效率。反觀信息化檔案，因?yàn)檫@種檔案的信息為電子格式，所以可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)信息流動，說明信息化檔案的流動性更高，具有更高的便捷性，即網(wǎng)絡(luò)傳輸能夠在短時間內(nèi)傳輸海量檔案信息，且基本沒有信息安全隱患，同時傳輸中每一條信息都可以獨(dú)立摘出，可做到只傳輸需要的信息，這一點(diǎn)區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在流動中普遍需要將整個檔案移交的方式，給信息的查閱工作提供了非常大的便利。

2 檔案管理信息化建設(shè)

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息化

實(shí)現(xiàn)檔案信息化的方法可以分為兩個步驟：（1）建立專門的信息儲存庫，即職業(yè)教育學(xué)校中的檔案信息數(shù)量較多，且信息有組別之分，要注意不能隨意存放，因此學(xué)校在信息化建設(shè)中必須先建立專門的信息儲存庫，這個儲存庫首先在容量上要滿足大量檔案信息的儲存需求，同時還要具有一定的超前性，確保能夠充分滿足檔案信息數(shù)量增長后不斷增大的儲存需求，其次要具備信息分類儲存、信息對稱整理的功能。根據(jù)這些要求，建議職業(yè)學(xué)校采用云數(shù)據(jù)庫，原因在于云數(shù)據(jù)庫的容量無限（理論上是無限的）因此可以滿足信息儲存方面的兩項(xiàng)需求，同時云數(shù)據(jù)庫可以與智能技術(shù)進(jìn)一步結(jié)合，從而具備了信息智能識別功能，借助該功能就可以讓數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)自動完成各種檔案信息分類、信息對稱整理[2]；（2）檔案信息電子化轉(zhuǎn)換，即可以使用網(wǎng)絡(luò)工具將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)化為電子格式，并同步保存在計(jì)算機(jī)中，完成后讓專人按批次對轉(zhuǎn)化結(jié)果進(jìn)行檢查，做好糾錯工作，確認(rèn)信息被正確轉(zhuǎn)換為電子格式之后，即可將信息導(dǎo)入云數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

2.2 信息化檔案管理功能設(shè)計(jì)

為了更好地開展管理，在實(shí)現(xiàn)了檔案信息化之后，職業(yè)教育學(xué)校要圍繞管理需求設(shè)計(jì)對應(yīng)的管理功能，其主要包含以下幾個方面的功能：（1）信息備份功能，該項(xiàng)功能主要是將現(xiàn)存的所有檔案信息全部復(fù)制，隨后儲存到另外的儲存空間中形成備份，備份可起到兩大作用，第一可以核對主使用的檔案信息是否正確，第二可以在主使用的檔案信息出現(xiàn)安全問題時進(jìn)行補(bǔ)充，因此信息備份功能是檔案信息化管理中的必備功能；（2）安全防護(hù)功能，雖然借助信息備份功能在一定程度上可以保障檔案的信息安全，但備份只能應(yīng)對已經(jīng)發(fā)生的信息安全事項(xiàng)，無法起到預(yù)防作用，因此在進(jìn)行檔案功能設(shè)計(jì)的時候必須要秉持預(yù)防優(yōu)先原則，職業(yè)教育學(xué)校還需要設(shè)計(jì)相應(yīng)的安全防護(hù)功能。以云數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，學(xué)?？梢圆捎糜脩粽J(rèn)證訪問功能來進(jìn)行檔案信息防護(hù)，該項(xiàng)功能可以先將云數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)儲存空間全部封存，并設(shè)立一個用戶訪問接口，隨后任何用戶想要訪問數(shù)據(jù)庫，獲取檔案信息時，就必須通過該接口的認(rèn)證，認(rèn)證方式可以是賬號/密碼+認(rèn)證證書+常用IP 等，這樣任何無法通過認(rèn)證的用戶就不能接觸檔案信息，起到了安全防護(hù)作用，可以有效地保證檔案信息安全；（3）信息檢索/調(diào)度功能，為了方便檔案的信息使用與流動，職業(yè)教育學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)信息檢索/調(diào)度功能，該項(xiàng)功能可以讓專人從數(shù)據(jù)庫中檢索得到專門的信息，隨后將專門的信息調(diào)出，傳輸?shù)街付▽ο笫种小?/p>

2.3 建設(shè)對應(yīng)管理制度

因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理工作中的主體依舊是人工，信息技術(shù)及相關(guān)功能只是管理工具，所以為了做好該項(xiàng)工作，職業(yè)教育學(xué)校需要建設(shè)完整的管理制度，以保障工作規(guī)范性。不同職業(yè)學(xué)校的檔案管理要求存在差異，因此管理制度不能混為一談，但無論檔案管理要求存在何種差異，制度中有三項(xiàng)內(nèi)容是不變的：（1）職業(yè)教育學(xué)校在檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)提出備份要求，即檔案管理人員在新信息錄入、檔案信息更新、檔案原備份啟用等情況中都要預(yù)先備份，這樣才能保障主用檔案與備份檔案保持一致，因此備份要求必須列入管理制度中；（2）應(yīng)當(dāng)要求管理人員及時、準(zhǔn)確的完成新信息錄入、信息更新等工作，這些工作不可延誤，同時錄入的新信息及更新用的信息必須第一時間進(jìn)入云數(shù)據(jù)庫，不得存放在云數(shù)據(jù)庫以外的地方，否則會增大信息安全風(fēng)險(xiǎn)；（3）應(yīng)當(dāng)定期檢查主用檔案信息是否存在異常，若發(fā)現(xiàn)異常則要及時處理，并更換賬號/密碼等，以防安全事項(xiàng)發(fā)生。

2.4 應(yīng)對注意事項(xiàng)的機(jī)制

職業(yè)教育學(xué)校在檔案信息化管理中需要注意的事項(xiàng)為外部惡意攻擊，這一事項(xiàng)屬于安全風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，對檔案信息有較大威脅，但單純依靠以上三大策略，并不足以完全防護(hù)，即以上三大策略只能對存放在云數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進(jìn)行防護(hù)，而難以保護(hù)傳輸過程中的檔案信息，但惡意攻擊是可以通過“竊聽”手段獲取傳輸過程中檔案信息的，則一點(diǎn)需要注意。圍繞這一點(diǎn)，建議職業(yè)教育學(xué)校設(shè)計(jì)信息加密功能，并建立信息加密傳輸機(jī)制，即任何要對外傳輸?shù)臋n案信息都必須預(yù)先被加密封裝，隨后打包發(fā)送，這樣即使信息包裹被竊取，竊取方也不能破譯，說明該機(jī)制可用于應(yīng)對惡意攻擊，從而有效地保護(hù)檔案信息安全。

3 結(jié)語

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案及相關(guān)管理工作存在很多缺陷，現(xiàn)代職業(yè)教育學(xué)校有必要開展檔案信息化管理建設(shè)工作，相比之下信息化檔案及管理工作更具優(yōu)勢。信息化檔案管理建設(shè)工作首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，并設(shè)計(jì)相關(guān)功能，其次要著眼于管理工作本身建設(shè)管理制度、設(shè)立應(yīng)對注意事項(xiàng)的機(jī)制，這樣才能完整實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)目標(biāo)，全面優(yōu)化職業(yè)教育學(xué)校的檔案管理工作。