【摘 要】本文分析高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)中面臨檔案管理意識薄弱、歸檔行為欠規(guī)范、日常檔案管理方式落后等問題，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持規(guī)范安全原則、共建共享原則、持續(xù)發(fā)展原則，論述就業(yè)視角下推動高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的建議：改變舊觀念，充分利用大數(shù)據(jù)，重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生檔案 就業(yè)視角 信息化 大數(shù)據(jù)

【中圖分類號】G ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）07-0102-03

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校學(xué)生檔案管理工作信息化越來越普遍。但是，從服務(wù)學(xué)生就業(yè)工作視角來看，目前高校學(xué)生檔案信息化還處于初級應(yīng)用階段。本文分析高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀，闡述學(xué)生檔案信息化建設(shè)原則，提出學(xué)生檔案信息化的有效方式方法，以推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)。

一、高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)面臨的問題

高校學(xué)生檔案主要是指高中以來至大學(xué)畢業(yè)這一時(shí)期學(xué)生本人在學(xué)習(xí)生活中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。目前國內(nèi)高校的檔案管理狀況存在一些問題，主要表現(xiàn)為檔案管理意識有待提高、歸檔行為欠規(guī)范、日常檔案管理方式落后，尤其在信息化方面比別的行業(yè)滯后，學(xué)生檔案資源沒有得到有效利用與開發(fā)。

（一）檔案管理意識薄弱，缺乏信息化管理思維

目前，我國高校學(xué)生檔案管理中存在學(xué)生檔案管理部門、檔案管理工作者、學(xué)生本人等檔案管理意識淡薄現(xiàn)象，尤其缺乏信息化檔案管理的思維。

部分高校學(xué)生檔案管理的職能部門認(rèn)為，檔案工作不是高校的中心工作，只是為學(xué)校中心工作服務(wù)的一項(xiàng)輔助性工作;部分高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，學(xué)生檔案一般只在學(xué)校保存四年，最長也不超過六年，只要按常規(guī)保管好學(xué)生檔案，按基本要求做好相關(guān)工作即可，因此缺乏改革檔案工作的積極性。尤其在學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)有限的情況下，部分高校檔案信息化建設(shè)方面的投入嚴(yán)重不足，甚至被擱置、忽略。

學(xué)生檔案在大學(xué)階段一般是集中到學(xué)生所在學(xué)院保管，其輔導(dǎo)員或兼職班主任是學(xué)生檔案的直接負(fù)責(zé)人。由于輔導(dǎo)員、班主任要忙于日常行政管理事務(wù)或是教學(xué)科研工作，沒有花多少時(shí)間在學(xué)生檔案管理上，加上缺乏檔案管理方面知識的專業(yè)訓(xùn)練，往往缺乏檔案管理意識，只是按照學(xué)校工作布置完成相關(guān)學(xué)生檔案工作，以致學(xué)生檔案出現(xiàn)歸檔不全等問題。

學(xué)生本人檔案意識薄弱。個(gè)人檔案雖是學(xué)生自身學(xué)習(xí)成長的原始記錄，但由于是學(xué)校組織整理、保管，對學(xué)生而言檔案的存在感不強(qiáng)。家長、親友或者教師也沒有及時(shí)提醒學(xué)生注意其檔案的重要性。于是在現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)?？梢钥吹接胁糠謱W(xué)生在招考企事業(yè)單位時(shí)被用人單位發(fā)現(xiàn)檔案不完整，要求回校補(bǔ)一些證明材料方能參加相關(guān)考試或被錄用。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)說明學(xué)生本人缺乏對自身檔案重要性的認(rèn)識。

（二）學(xué)生檔案收集不完整、不規(guī)范，不利于用人單位全面了解學(xué)生

學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、表現(xiàn)等重要的成長記錄，歸檔完整、規(guī)范的學(xué)生檔案，對用人單位全面了解學(xué)生、選擇適合單位發(fā)展的勞動者具有非常重要的作用。然而，目前高校學(xué)生檔案管理存在檔案收集不完整、不規(guī)范現(xiàn)象。高校學(xué)生檔案的收集涉及學(xué)校檔案館、學(xué)工工作處、教務(wù)處、招生就業(yè)處、后勤管理處、學(xué)校團(tuán)委、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)院及學(xué)生所在學(xué)院等多部門，加上負(fù)責(zé)整理檔案的輔導(dǎo)員、班主任缺乏檔案學(xué)專業(yè)素養(yǎng)，而且事務(wù)繁多，不可避免地造成學(xué)生檔案收集不全面、不規(guī)范的問題。高校輔導(dǎo)員大多只在學(xué)生入學(xué)初期對學(xué)生檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，畢業(yè)前夕對大學(xué)四年形成的學(xué)生檔案進(jìn)行收集、整理，其余時(shí)間段一般是學(xué)生會干部進(jìn)行日常管理。由于學(xué)生干部流動性強(qiáng)，以致很多原始檔案材料沒有按時(shí)（年度）收集。在工作中，部分學(xué)生在更換工作后被用人單位發(fā)現(xiàn)檔案不完整，如實(shí)習(xí)單位記錄表沒有班級意見、學(xué)?；?qū)W院沒有簽字蓋章、缺少學(xué)籍檔案成績表等，導(dǎo)致學(xué)生不得不回校補(bǔ)證明材料。

（三）學(xué)生檔案管理方式陳舊，軟硬件設(shè)施設(shè)備需完善

目前，很多學(xué)生檔案管理一直處于紙質(zhì)檔案管理和人工管理的階段，由于投入資金不足，軟硬件設(shè)施不完善，無法將先進(jìn)技術(shù)融入學(xué)生檔案管理工作中，這樣的管理方式耗費(fèi)了管理者大量的時(shí)間，并且收集到的檔案存在碎片化信息，很多信息缺乏應(yīng)用價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的原則

高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持管理過程規(guī)范安全原則、共建共享原則和協(xié)調(diào)發(fā)展原則。這既是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展要求，也是充分利用高校學(xué)生檔案資源的需要。

（一）規(guī)范安全原則

在學(xué)生檔案信息化建設(shè)中，必須堅(jiān)持規(guī)范安全的原則。在學(xué)生檔案信息化過程中，管理者要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等制度要求推進(jìn)學(xué)生檔案信息化，具體包括整理、分類、鑒定、編號以及數(shù)字化外包等業(yè)務(wù)。堅(jiān)持規(guī)范原則不僅可以讓學(xué)生檔案信息化工作具有科學(xué)適用性，操作性更強(qiáng)，針對性顯著，而且在信息化開展過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的處理更精細(xì)化，做到工作效率和工作質(zhì)量全面提升。只有這樣，才能為用人單位提供有效全面的學(xué)生檔案資源，也便于用人單位全面了解學(xué)生，選擇合適人選，同時(shí)也保證學(xué)生檔案信息不外泄，安全規(guī)范。

（二）共建共享原則

在學(xué)生檔案信息化建設(shè)中，要動員多方力量，集思廣益，共同策劃，共同建設(shè)。招標(biāo)部門要將學(xué)生檔案質(zhì)量列入招標(biāo)文件和合同條款，確保系統(tǒng)可靠運(yùn)行和質(zhì)量過硬;業(yè)務(wù)部門要做好全面提供學(xué)生檔案資料等工作;監(jiān)督部門要跟進(jìn)信息化工作實(shí)施進(jìn)度，避免過程管理不當(dāng);檔案部門要從專業(yè)角度做好驗(yàn)收、反饋等工作;網(wǎng)絡(luò)安全部門要確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行并且學(xué)生資源安全。堅(jiān)持共建共享原則，能夠強(qiáng)化各部門溝通協(xié)調(diào)，確保資源建設(shè)安全規(guī)范。

（三）持續(xù)發(fā)展原則

學(xué)生檔案平臺系統(tǒng)的建設(shè)，既要能滿足當(dāng)前符合歸檔要求材料的收集、管理、利用、編研等各功能的要求，方便檔案利用者檢索、查詢，又能隨著技術(shù)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，不斷拓展、擴(kuò)充信息平臺的功能，不斷升級服務(wù)能力。

三、推動大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的建議

（一）改變舊觀念

要讓學(xué)生檔案管理工作上一個(gè)臺階，跟上時(shí)代的節(jié)拍，必須更新學(xué)生檔案管理理念。首先，要用多維視角梳理學(xué)生檔案管理流程與管理內(nèi)容，既要從管理者角度考慮學(xué)生檔案管理工作信息化的開展，也要從檔案利用者（用人單位）角度考慮學(xué)生檔案的查詢利用。促使學(xué)生檔案管理工作形成閉環(huán)管理，做到最優(yōu)流程。其次，要善于利用新技術(shù)解決工作中遇到的問題，用大數(shù)據(jù)思維落實(shí)日常學(xué)生檔案管理工作。只有這樣，才能把握大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)生檔案工作的特點(diǎn)，有效提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）充分利用大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)具有“4V”特點(diǎn)，即大容量（Volume）、多種類（Variety）、速度（Velocity）、價(jià)值（Value）?！按笕萘俊币笤趯W(xué)生檔案信息化建設(shè)過程中，不僅要了解學(xué)生檔案信息來源全面性，還要讓這些來源的信息具有真實(shí)性和完整性，要求多部門加強(qiáng)溝通，協(xié)同處理，讓參與單位認(rèn)識到信息化工作人人有責(zé)?！岸喾N類”要求信息化平臺要具有接收和處理各種數(shù)據(jù)的能力。“速度和價(jià)值”要求系統(tǒng)在運(yùn)行中具備及時(shí)響應(yīng)數(shù)據(jù)、處理信息的能力。首先，在平臺建設(shè)上要與學(xué)校的多部門通力協(xié)作，盡可能多地協(xié)調(diào)溝通，保證學(xué)生檔案資源完整性;系統(tǒng)平臺既能收集結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也能收集非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還能收集半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。同時(shí)，系統(tǒng)要能及時(shí)、實(shí)時(shí)全面地收集數(shù)據(jù)，確保有價(jià)值的數(shù)據(jù)不遺漏。其次，要做好學(xué)生檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分類，做好數(shù)據(jù)源的質(zhì)量管控，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、真實(shí)性、有效性。只有這樣，學(xué)校才能精準(zhǔn)施策，進(jìn)行個(gè)性化管理，為用人單位提供合適人才。

（三）重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

要做好高等學(xué)校學(xué)生檔案信息化工作，必須堅(jiān)持以人為本的思想，創(chuàng)造檔案隊(duì)伍成長的良好環(huán)境，建立檔案管理人才激勵(lì)機(jī)制，完善檔案管理人員繼續(xù)教育學(xué)習(xí)制度，從而加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

1.創(chuàng)造良好的人才成長環(huán)境

高等學(xué)校要給檔案工作者創(chuàng)造寬松的工作氛圍，給予檔案工作者人文關(guān)懷，尊重檔案工作人員職業(yè)，尊重檔案工作者的價(jià)值觀，重視檔案工作者提出的合理建議。一方面可以優(yōu)化檔案工作者的工作環(huán)境，配備檔案工作所需的先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備;另一方面可以在檔案管理學(xué)、文獻(xiàn)保護(hù)、檔案資源開發(fā)利用等方面加大科研立項(xiàng)，讓檔案工作者潛心研究，獲得項(xiàng)目立項(xiàng)，為職稱、級別晉升創(chuàng)造條件。

2.建立人才激勵(lì)機(jī)制

在激勵(lì)機(jī)制下，“多干少干一個(gè)樣”的局面會被徹底打破，從而充分調(diào)動檔案工作者的工作主動性和積極性，形成檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)動力、原動力，促進(jìn)檔案事業(yè)良性發(fā)展。因此，要把晉升專業(yè)技術(shù)職稱、行政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與工作業(yè)績相結(jié)合，改變把檔案管理人員當(dāng)作學(xué)校輔助崗位的狀況，更要善于利用信任激勵(lì)、情感激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)等方式激勵(lì)檔案工作人員，如果遇到能力過硬的人才，要有不拘一格的氣魄，及時(shí)地給他們壓擔(dān)子。運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制，形成“優(yōu)秀干部有成就感，平庸干部有壓力感，不稱職干部有危機(jī)感”的局面，才能真正做到事業(yè)留人、感情留人、待遇留人，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.完善繼續(xù)教育學(xué)習(xí)制度

要制定相關(guān)政策，明確規(guī)定高校檔案管理人員的繼續(xù)教育，明確在其崗位任期內(nèi)既要學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)等相關(guān)理論知識，也要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息學(xué)、大數(shù)據(jù)等方面技術(shù)技能，更要對其綜合素質(zhì)進(jìn)行考查、考核，建設(shè)一支“政治覺悟高、思想素質(zhì)好、敬業(yè)精神強(qiáng)、奉獻(xiàn)意識濃”的工作隊(duì)伍。

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校必須加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)，積極面對學(xué)生檔案信息化過程中遇到的一系列挑戰(zhàn)，用大數(shù)據(jù)觀念，強(qiáng)化高校學(xué)生檔案信息化管理工作，提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量與效率。

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注：廣西民族大學(xué)2017年校級科研項(xiàng)目就業(yè)研究專項(xiàng)“大數(shù)據(jù)時(shí)代畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究”（2017MDSKZX08）

【作者簡介】黃金旺（1975— ），男，漢族，湖南新田人，廣西民族大學(xué)電子信息學(xué)院經(jīng)濟(jì)師，研究方向?yàn)闄n案管理、實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理。

（責(zé)編 黎 原）