張琬悅

摘要：檔案具有珍貴性、獨特性以及多樣性等幾方面特征，檔案對促進事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。因此，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，應當充分重視檔案管理的價值并對其進行規(guī)范化的管理，從而充分發(fā)揮其社會效益，使其成為事業(yè)單位重要文化資產(chǎn)。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理

社會的發(fā)展進步促使人們愈發(fā)重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見歷史發(fā)展的痕跡，并從中獲取前進的經(jīng)驗，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

一、檔案管理的重要性

在信息化時代，進行檔案管理的主要目的在于將重要的資料、文件等轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而使檔案管理更為有效，人們也可以從檔案中獲取自己所需要的信息，并通過檔案中記載的歷史變革汲取改革發(fā)展的經(jīng)驗。與此同時，在對檔案進行管理時，主要是利用計算機技術(shù)對檔案進行編撰、整理，以及保護，在這一過程中不僅方便查閱者尋找自己所需的資料，人力和物力也能得到有效的節(jié)省，而且實體檔案的生命也能得到有效的延長，從而提高了檔案的安全性，最終達到進行檔案管理的目的[1]。

檔案記錄了一個單位的改革發(fā)展歷程，其記載的歷史發(fā)展事件為事業(yè)單位進行決策、管理提供了相關(guān)的依據(jù)，而且這些素材具有較高的收藏價值以及新聞價值。對檔案進行管理不僅符合社會發(fā)展的需要，而且事業(yè)單位以此為依據(jù)制定的改革策略可以降低“走彎路”的概率，從而節(jié)約事業(yè)單位的人力資源費用，減少事業(yè)單位財務的不必要支出，事業(yè)單位的資金使用率也將會得到提高。在信息化時代，將現(xiàn)代技術(shù)運用于事業(yè)單位檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進行數(shù)字化管理，從而更加有效地對檔案進行管理且能夠有效地延長實體檔案的壽命，十分具有現(xiàn)實意義以及歷史意義。

二、檔案管理中存在的不足

大部分事業(yè)單位在進行檔案管理時還存在著一定的不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）沒有正視檔案管理的重要性

檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的一筆重要財富，里面包含了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和日常生產(chǎn)活動，涵蓋了人力資源、事業(yè)單位管理等方方面面的內(nèi)容，它具有文書檔案、技術(shù)檔案等多種形式，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中起了重要作用，但是很多事業(yè)單位卻沒有充分重視檔案的重要性。部分事業(yè)單位的管理者較為重視事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，工作重心也傾向于事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展，他們認為檔案管理在事業(yè)單位中處于無足輕重的地位，檔案管理者也只是對檔案進行整理、存放。由于部分事業(yè)單位沒有重視檔案管理工作，常常會出現(xiàn)突擊整理檔案的情況，使得檔案管理從原本長期、連續(xù)的工作變成了應付檢查的臨時性工作。由于事業(yè)單位沒有重視檔案管理重要性，在管理檔案的過程中存在突擊收集、整理等問題，所以當出現(xiàn)突發(fā)性事件時，很容易出現(xiàn)檔案被遺失等情況，為事業(yè)單位帶來難以預料的損失[2]。

（二）信息化管理中存在不足

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理中也開始廣泛運用計算機技術(shù)。在檔案管理的過程中運用信息化技術(shù)具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息的時效性等方面優(yōu)勢，因此事業(yè)單位在進行檔案管理時較為青睞于這種方法。但是，網(wǎng)絡也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會受到網(wǎng)絡安全的影響。如果事業(yè)單位沒有妥善保存涉及事業(yè)單位核心技術(shù)的秘密文件，那么將會造成無法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案應急管理中的問題之一。

（三）管理機制不健全，缺乏應有的應急處理方案

雖然部分單位制定了相關(guān)的管理機制和應急預案，但是應急預案僅僅是流于表面，沒有實際操作性。甚至有部分單位是為了應付檢查才制定了應急預案，這些預案往往都存在著抄襲問題，這些預案很難在出現(xiàn)意外時發(fā)揮其應有的作用[3]。

（四）沒有對檔案進行充分的開發(fā)利用

很多單位的檔案管理還處于庫房管理的初級階段，沒有較好的共享檔案資源，從而導致沒有對檔案進行多維度開發(fā)以及保值增值。除此之外，檔案查詢還采取的是手工查詢的方式，在查詢的過程中需要耗費大量的人力、物力，從而導致檔案的利用率較低。

（五）檔案管理方式較為落后

事業(yè)單位保存檔案的傳統(tǒng)方式主要是以紙質(zhì)檔案為主。但是，由于紙質(zhì)材料的壽命較為有限，很多儲存時間較長的檔案就會出現(xiàn)圖像失真、字跡模糊等方面的問題，從而導致很多珍貴的資料因此損壞。除此之外，科技的發(fā)展帶來事業(yè)單位電子設備更新?lián)Q代的步伐加快，從而導致早期視頻檔案沒有可以播放的設備[4]。

三、強化檔案管理的措施

（一）建立現(xiàn)代化電子資料庫

為了提高工作人員以及文件借閱者的工作效率，需要建立現(xiàn)代化電子資料庫，從而提高資料的利用效率。將紙質(zhì)檔案信息化，利用專門的信息化管理系統(tǒng)對其進行管理，可以提升工作人員的效率，減少紙質(zhì)檔案的損耗。當工作人員需要相關(guān)資料時，只需要登錄檔案系統(tǒng)進行查閱就可以獲得相關(guān)信息，從而減少了人力的損耗。建設完善的電子資料庫可以有效地優(yōu)化人力、物力資源，檔案室也能夠順利地進行檔案室管理工作，減少紙質(zhì)檔案的損耗，同時還能有效地保證事業(yè)單位內(nèi)部核心資料的安全性[5]。

（二）建立檔案管理建設目標，完善管理制度

在對檔案進行管理需要有明確的目標和科學的規(guī)劃，這樣才能有序地推進檔案室的管理工作。事業(yè)單位要結(jié)合自身的實際情況設定相應的目標，同時要做好檔案室管理的長遠規(guī)劃與近期目標，在制定實際工作戰(zhàn)略時要充分管理過程中的靈活性和實用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。除此之外，在對檔案室管理進行現(xiàn)代化建設時還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業(yè)技能水平要隨著時代的進步有所提升，不斷了解、學習檔案室管理的最新模式[6]。

除此之外，還需要對檔案管理的相關(guān)制度進行不斷的完善，只有這樣，檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規(guī)定，制定相關(guān)的技術(shù)標準，紙質(zhì)檔案的進出庫登記管理制度也需要不斷強化，從而保證紙質(zhì)檔案以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（三）檔案室管理需要運用現(xiàn)代化技術(shù)

首先，檔案室中包含著很多紙質(zhì)資料，因此檔案室需要做好防火、防光等方面的工作。檔案管理人員需要對消防設備及檢測設備定期檢查，并定期跟換開關(guān)、照明線路等設備，從而將影響檔案安全的危險因素都扼殺在萌芽中。隨著時間的推移，檔案室內(nèi)的檔案會越來越多，為了優(yōu)化人力資源，方便借閱人查閱資料，檔案室可以使用電動密集架，并同時配備電子標簽系統(tǒng)，當人們需要查閱檔案時，只需要打開電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置[7]。

其次，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及消毒集于一體的設備，從而使檔案室處于一個相對穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長紙質(zhì)檔案以及電子設備的壽命。除此之外，檔案室還需要配備攝像頭、傳感器等設備，檔案管理人員可以隨時通過監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時的進行解決。

最后，檔案室需要做好防盜工作。可以利用監(jiān)控、門禁等設備做好相關(guān)工作。要對可以進入檔案室的人員給予相應的權(quán)限，門禁設備可以采用電子指紋設備，只有相應的權(quán)限以及錄入指紋的人員才能進入檔案室。除此之外，還需要安裝攝像頭并做好出入人員記錄，從而可以隨時了解檔案室的實時狀況以及人員進出記錄[8]。

（四）提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理水平和工作人員的專業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)，因此相關(guān)部門應當重視培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務能力，定期組織專業(yè)技能培訓與信息技術(shù)的培訓，接受先進的檔案管理的觀念，從而提升工作人員的綜合管理水平。

（五）數(shù)字化保護

對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換是目前檔案管理人員最為重要的工作。工作人員需要對大量的檔案進行有計劃、有步驟的光盤轉(zhuǎn)刻，并對其進行計算機編目，從而使檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。除此之外，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)圖像、字跡失真的情況，應當及時對其進行修復，并對其進行轉(zhuǎn)存以及備份的工作。同時，還要避免出現(xiàn)重復勞動的情況[9]。

（六）推行一體化管理系統(tǒng)

一體化管理體系主要是指對各種檔案資源進行編目整合，從而使其成為具有現(xiàn)實意義以及實用價值的文化資產(chǎn)。這將提升工作人員對其進行在再加工的工作效率，同時大量的節(jié)省了人力、物力以及財力，從而解決了沒有對檔案進行集中管理、利用的問題。

（七）加強檔案資料檢索的便利性建設

相關(guān)的工作人員需要加強檔案資料檢索的便利性建設，不斷完善數(shù)字化檔案資料庫。深入篩選檔案內(nèi)容信息，并對其進行加工處理，從而在數(shù)據(jù)庫中完善檔案的相關(guān)信息，工作人員在查詢相關(guān)資料時可以通過關(guān)鍵詞檢索查找到自己所需要的內(nèi)容，從而更好地進行相關(guān)工作，最終達到推進事業(yè)單位發(fā)展的目的。

四、結(jié)語

時代的發(fā)展離不開創(chuàng)新，信息化時代的到來，為檔案管理工作提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要重視檔案的管理工作，正視其中存在的不足，并進行有針對性的提高，從而使檔案管理更加規(guī)范化，提高檔案管理水平，以便促進事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻：

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[9]趙黎.關(guān)于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].數(shù)字化用戶，2017，000（010）：85.