田兵兵

摘要：知識管理和檔案信息資源管理在很多方面都有著高度的契合度和耦合性，應(yīng)用知識管理的方式對檔案信息資源進行有效管理，有利于全面優(yōu)化檔案管理工作流程、提升檔案知識服務(wù)的社會效果。文章在分析知識管理與檔案信息資源管理相互關(guān)系的基礎(chǔ)上，剖析了檔案信息資源管理傳統(tǒng)模式存在的不足和現(xiàn)實挑戰(zhàn)，并提出了應(yīng)用知識管理優(yōu)化檔案信息資源管理的可行性策略。

關(guān)鍵詞：知識管理 檔案信息資源管理 檔案管理公共服務(wù)

作為影響社會發(fā)展進程的重要生產(chǎn)要素，知識在社會生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用日益突出。知識管理這一新興概念誕生于20世紀90年代，知識管理實現(xiàn)了從海量無序信息到有序數(shù)字化知識的加工和轉(zhuǎn)換。創(chuàng)新檔案管理體系，對有效發(fā)揮信息資源的價值具有重大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史影響。將知識管理應(yīng)用至檔案信息資源獲取、加工、存儲、利用等方面，對解決檔案信息資源管理面臨的現(xiàn)實挑戰(zhàn)、挖掘“沉睡”的數(shù)據(jù)信息、實現(xiàn)檔案信息資源價值的最大化具有重大的意義。

一、知識管理與檔案信息資源管理的關(guān)系

對于以原始信息為主要管理對象的檔案學(xué)領(lǐng)域而言，知識管理自誕生以來就與其有著非常高的契合度和耦合性。知識管理在檔案學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用和研究，與該學(xué)科的發(fā)展進程大體一致，兩者存在著密不可分的聯(lián)系。

（一）檔案信息資源是知識管理的內(nèi)容來源

從檔案信息資源的內(nèi)容和載體特征來看，一方面，檔案信息資源內(nèi)容來源于人類社會活動的原始記錄，根植于歷史，服務(wù)現(xiàn)代，面向未來。在不同的時代，檔案信息的解讀空間和應(yīng)用價值均呈現(xiàn)出多元化、差異化的基本特征。另一方面，信息技術(shù)的快速發(fā)展帶動了檔案載體的變遷，由甲骨、泥版、金石、竹簡、木簡、紙張等傳統(tǒng)文書，逐步演變到膠片、光盤等電子文檔，反映了各自所處時代的社會發(fā)展水平，讓信息資源價值的解讀和利用有了更多的可能性。

知識管理是以理念、內(nèi)容和技術(shù)為客體的，檔案信息資源能為其提供豐富的內(nèi)容以作為管理活動的主要目標和重點支撐。在人類社會的漫長發(fā)展歷程中，檔案學(xué)領(lǐng)域積累了豐富的信息資源。將知識管理引入檔案信息資源的管理過程，有利于不斷調(diào)整、優(yōu)化檔案部門的管理職能，為政府部門提供決策依據(jù)，以適應(yīng)檔案信息資源開發(fā)利用的社會需求變化。

（二）檔案信息資源管理優(yōu)化以知識管理為必然指向

檔案是文明社會的產(chǎn)物，記載著人類社會發(fā)展進步的軌跡和歷程，其信息資源來源于實踐、應(yīng)用于實踐，具有極高的社會價值和歷史價值。在現(xiàn)代信息技術(shù)和知識經(jīng)濟的共同作用下，檔案信息資源管理呈現(xiàn)出嶄新的發(fā)展局面。知識管理和檔案信息資源管理在內(nèi)容、方式、原則、目標等方面，呈現(xiàn)出諸多的共性特征：兩者均以信息資源為管理對象，通過內(nèi)容獲取、資源整理、開發(fā)應(yīng)用、保存管理等環(huán)節(jié)，不斷挖掘知識內(nèi)容和信息資源的應(yīng)用價值。檔案信息資源管理的基礎(chǔ)內(nèi)容和發(fā)展規(guī)律決定了引入知識管理這一研究視野，是優(yōu)化檔案管理方式、提升發(fā)展水平、挖掘資源價值的必由之路。

二、檔案信息資源管理傳統(tǒng)模式面臨的挑戰(zhàn)

加快推進知識管理學(xué)科對檔案信息資源管理傳統(tǒng)模式的優(yōu)化和改造，是順應(yīng)知識經(jīng)濟時代發(fā)展趨勢和社會公共需求變化的必然要求，而當前，檔案信息資源管理傳統(tǒng)模式仍面臨著一系列挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化變革挑戰(zhàn)

隨著時代進步和技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理必將走向現(xiàn)代化，這進一步要求檔案信息資源管理的各個環(huán)節(jié)必須適應(yīng)外部條件和內(nèi)部革新的變化形勢，推動檔案信息資源管理向知識化、信息化、高效化、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。不同于高度依賴人工操作的傳統(tǒng)檔案管理，現(xiàn)代檔案管理活動主要受到信息手段和網(wǎng)絡(luò)的深入影響而發(fā)生改變。檔案基礎(chǔ)設(shè)施對信息技術(shù)的適應(yīng)和支持，是促進檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要前提。但部分檔案部門的既有技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和條件，還無法完全適應(yīng)檔案信息資源現(xiàn)代化管理的需求，還存在網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施落后、電信設(shè)備更新遲緩、辦公自動化水平較低、技術(shù)手段應(yīng)用不足、信息化水平不高等現(xiàn)實問題。

（二）“重管理、輕開發(fā)”的觀念意識轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)

在信息化時代，網(wǎng)絡(luò)信息資源數(shù)量呈爆炸式增長，對檔案管理和開發(fā)利用提出了新的挑戰(zhàn)。然而，海量信息中并非所有資源都符合社會發(fā)展及開發(fā)利用的需求，這就要求檔案管理主體在開展科學(xué)、系統(tǒng)的管理工作的同時，加快傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，要具備利用信息技術(shù)手段進行基礎(chǔ)分析研判的能力，以有效發(fā)揮檔案信息資源的價值。在實際工作中，部分檔案工作者未能及時適應(yīng)檔案管理的新形勢和新變化，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案“重保管、輕利用”的固有模式，缺乏主動創(chuàng)新和服務(wù)意識，在檔案的開發(fā)利用過程中處于被動狀態(tài)，對社會需求變化缺乏足夠的了解，服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)模式相對單一，導(dǎo)致檔案信息資源價值的利用率不甚理想。

（三）檔案管理模式的轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信的發(fā)展為傳統(tǒng)檔案存儲形式、管理手段的變革提供了新的機遇。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文本載體為主，常規(guī)利用方式主要為檔案查閱、復(fù)印與外借、開具證明、信息咨詢等。當今，相對于檔案室紙質(zhì)信息查詢模式，人們更習(xí)慣和傾向于直接通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息的模式。社會對紙質(zhì)檔案的利用和依賴程度整體呈下降趨勢，這對檔案管理模式提出了更高要求，需要重新構(gòu)建與之相適應(yīng)的檔案管理模式，以行之有效的信息化基礎(chǔ)工程建設(shè)，為檔案管理的優(yōu)化升級提供基本支撐。

三、基于知識管理的檔案信息資源管理優(yōu)化路徑

知識管理是對知識要素的新型管理思潮和方式方法，它充分回應(yīng)了知識經(jīng)濟時代提出的新挑戰(zhàn)，將其運用于檔案信息資源管理之中，能夠有效提升檔案信息的處理和傳遞效率，提高信息資源配置、共享的成效，進而能夠以更加豐富多元的方式充分挖掘和利用檔案信息資源的潛在價值。

（一）優(yōu)化檔案知識庫

檔案知識庫存儲和管理著海量信息資源，其構(gòu)建需要以技術(shù)、管理和內(nèi)容為重點支撐，以豐富的信息資源為核心依托，這要求檔案管理主體必須根據(jù)信息資源的知識屬性特征，應(yīng)用知識管理手段對其進行編研。檔案知識庫涉及的學(xué)科領(lǐng)域和要素種類繁多，分類方法靈活多樣，其整理者和研究者可依托知識庫的支持環(huán)境、檔案編研專業(yè)方法、有效工具和系統(tǒng)模型，通過搜集和確定公共需求，搜集與檢索檔案信息資源，分析和集成檔案知識庫框架結(jié)構(gòu)，對檔案知識庫進行編研、歸檔和開發(fā)利用。這樣，既可依托既有檔案數(shù)據(jù)庫進行升級建設(shè)，又可依據(jù)不同信息資源的知識屬性重新配置和構(gòu)建。同時，應(yīng)充分考慮目標受眾的實際需求和便捷應(yīng)用，以實現(xiàn)知識庫信息資源價值的最大化。

（二）推動檔案資源共享

知識管理以共享性為重要特征。部分檔案封閉的管理狀況與知識管理存在一定程度的現(xiàn)實沖突，這就要求檔案管理主體必須打破信息資源共享的桎梏，使不同社會主體能夠公平共享檔案信息資源。從具體實踐路徑上看，可以以館際合作與資源共享為重點突破口，打通不同檔案機構(gòu)之間的交流、互通和協(xié)作渠道，讓不同機構(gòu)、平臺、地域的檔案知識充分流動起來。當前，大部分檔案管理機構(gòu)均已具備基礎(chǔ)的信息技術(shù)條件，這為開展檔案信息資源跨機構(gòu)流通共享奠定了基礎(chǔ)。為構(gòu)建高效的信息資源共享平臺，各檔案管理機構(gòu)應(yīng)提前梳理館藏資源，按照統(tǒng)一的檔案編碼標準進行初步維護，進行頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)互利共贏的原則開展多方合作，對各檔案機構(gòu)所持有的信息資源進行整合，集中提供服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的公平配置和高效流通。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

基于知識管理理念的檔案信息資源管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式有較大的創(chuàng)新，其工作理念、工作制度和工作方法均發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案機構(gòu)應(yīng)利用信息資源給社會公眾提供服務(wù)，充分吸收信息技術(shù)的發(fā)展成果，采用更智能化的技術(shù)，提高檔案知識服務(wù)的智慧化水平。當前，大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)已在眾多學(xué)科領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)及時吸收這些技術(shù)發(fā)展成果，創(chuàng)新服務(wù)理念和方式方法，促進檔案事業(yè)良性發(fā)展。對此，檔案管理主體應(yīng)樹立服務(wù)意識，將滿足社會需求作為檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的根本導(dǎo)向，利用智能技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化；利用社交媒體構(gòu)建實時交互平臺，通過不斷探索、拓展檔案信息資源服務(wù)的邊界，為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四、總結(jié)

在知識經(jīng)濟時代，傳統(tǒng)檔案信息資源管理模式已無法完全適應(yīng)社會發(fā)展的需要，亟須注入新鮮血液以保持其學(xué)科的活力。因此，應(yīng)積極吸收知識管理既有研究成果，以知識管理為主要導(dǎo)向，創(chuàng)新檔案管理理念和方式方法，引入信息技術(shù)手段，激活“沉睡”的信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用、高效流通和公平配置，提升檔案服務(wù)水平，推動檔案事業(yè)快速健康發(fā)展。

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作者單位：河南省中醫(yī)院（河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院）