許振哲

一、引言

射頻識別技術(shù)（Radio Frequency Identification，RFID），是自動識別技術(shù)的一種，通過無線射頻方式進(jìn)行非接觸雙向數(shù)據(jù)通信，利用無線射頻方式對記錄媒體（電子標(biāo)簽或射頻卡）進(jìn)行讀寫，從而達(dá)到識別目標(biāo)和數(shù)據(jù)交換的目的。RFID誕生于20世紀(jì)40年代，隨著雷達(dá)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步衍生而來，從80年代開始逐漸廣泛應(yīng)用于物流、交通等諸多領(lǐng)域[1]。

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起、“智慧檔案館”概念的提出，越來越多的學(xué)者開始探討RFID是否可以用于檔案實體管理，并就此展開一系列研究。

二、RFID的效益分析

任何一項技術(shù)的應(yīng)用，效益的高低是首要考慮因素。效益也即投入與產(chǎn)出關(guān)系，如果一項技術(shù)的投入過高而產(chǎn)出偏低，那么對于是否需要應(yīng)用該技術(shù)則須加以謹(jǐn)慎的考量。

RFID的投入主要體現(xiàn)為軟、硬件架構(gòu)成本以及實際應(yīng)用過程中的人力成本，RFID的整體架構(gòu)包括：電子標(biāo)簽、讀寫器、天線、檔案密集架、館員終端設(shè)備、智能安全檢測門以及RFID智能檔案管理系統(tǒng)等。電子標(biāo)簽作為信息存儲媒介，其芯片中存儲該檔案的基本信息和借用、歸還記錄;RFID讀寫器與后臺數(shù)據(jù)庫管理終端相配合，完成中轉(zhuǎn)數(shù)據(jù);出入口處的智能安全檢測門有自動防盜和檔案出入庫確認(rèn)功能;系統(tǒng)負(fù)責(zé)對所有信息進(jìn)行統(tǒng)計匯總，實時監(jiān)控，出現(xiàn)突發(fā)情況時立即發(fā)出警報[2]。其中終端設(shè)備、智能安全檢測門以及RFID檔案管理系統(tǒng)均屬于一次投入，后期只需少量維護(hù)成本;而標(biāo)簽成本則涉及到館藏檔案總量、標(biāo)簽類型選取、標(biāo)簽失效更換等諸多因素，需要不斷追加投入，因此RFID的應(yīng)用成本主要源自于標(biāo)簽。

根據(jù)標(biāo)簽的供電方式，RFID標(biāo)簽可以分為無源標(biāo)簽和有源標(biāo)簽兩類。有源標(biāo)簽含有電池可自行供電，但需要更換電池維護(hù)，與無源標(biāo)簽相比體積較大，成本也較高，因此檔案館所使用的RFID標(biāo)簽多為無源標(biāo)簽，無源標(biāo)簽從讀寫器產(chǎn)生的磁場中獲得工作所需的能量[3]。根據(jù)工作頻率的不同，又可以將RFID標(biāo)簽進(jìn)一步細(xì)化分為低頻、中頻、高頻和超高頻標(biāo)簽，目前使用的主要是起步較早且應(yīng)用較多的高頻（HF）和起步較晚但發(fā)展較快的超高頻（UHF）。曾有學(xué)者分析過兩種標(biāo)簽的價格，高頻HF電子標(biāo)簽在2007年時價格為4元/枚[1]。超高頻UHF電子標(biāo)簽在2015年時價格大約0.5元/枚[4];筆者在網(wǎng)上檢索后發(fā)現(xiàn)，如今高頻HF電子標(biāo)簽的價格在0.7-0.9元/枚，超高頻UHF電子標(biāo)簽的價格在0.39-0.5元/枚。隨著科技的進(jìn)步，雖然RFID電子標(biāo)簽的價格有了大幅下降，但這個價格乘以檔案館巨大的館藏基數(shù)，仍然是一個不小的數(shù)目。

如今RFID標(biāo)簽采用常見的EEPROM（電可擦除可編程只讀存儲器），寫入壽命約為10萬次/10年[5]，也就是說，每隔十年必須給RFID標(biāo)簽批量換新，否則RFID標(biāo)簽就會失效。按照這個標(biāo)準(zhǔn)推算，RFID應(yīng)用成本將呈幾何級數(shù)攀升;再者，標(biāo)簽本身帶有磁性，更換標(biāo)簽時必須完全撕去舊標(biāo)簽方可粘貼新標(biāo)簽，否則可能因磁性干擾影響讀取。反復(fù)更換RFID標(biāo)簽，必然導(dǎo)致檔案盒或檔案本身受損，需要更換新的檔案盒或修補(bǔ)檔案紙張，由此產(chǎn)生新的成本損耗，也將耗費大量的人力。

檔案管理的根本目的是利用，因此RFID的產(chǎn)出應(yīng)當(dāng)從其能否方便利用的角度來進(jìn)行衡量。一些學(xué)者認(rèn)為，傳統(tǒng)手工提供查（借）閱檔案服務(wù)，勞動強(qiáng)度高，查找檔案繁瑣耗時，使用RFID能夠幫助檔案查詢定位，快捷高效，省時省力[6]。但筆者以為不然。首先，檔案不同于圖書，尤其在我國檔案數(shù)字化進(jìn)程初見成效的今天，檔案利用已逐漸擺脫了對檔案實體的依賴性，提供利用方式也由復(fù)印檔案原件轉(zhuǎn)變?yōu)榇蛴?shù)字化掃描件，并不需要進(jìn)入庫房查找檔案，因此從利用的角度而言，RFID的應(yīng)用并不能顯著提升利用效率。其次，根據(jù)國家檔案局公布的數(shù)據(jù)，截至2019年底，全國共有各級各類檔案館4234個;2019年度，全國各級國家綜合檔案館接待利用者716.4萬人次[7]，將這個數(shù)據(jù)平均到一年365天及全國4234個檔案館，則每天每個檔案館的利用者不足5人。如果全面應(yīng)用RFID，耗費數(shù)十萬乃至上百萬的財力以及大量的人力，只是為了滿足每天5名用戶的來訪，筆者認(rèn)為這個投入和產(chǎn)出是極端不對等的。田雷曾在文章中指出：“可以預(yù)見的是未來檔案實體的調(diào)卷量將會逐年降低，并最終趨近于0，那么我們現(xiàn)在耗費大量成本打造的檔案實體物聯(lián)化將面臨很快廢棄的前景[4]。綜上所述，RFID投入高昂而產(chǎn)出較低，筆者認(rèn)為，從效益的角度而言，RFID并不適用于檔案實體管理。

三、RFID的技術(shù)瓶頸

曾經(jīng)有學(xué)者分析認(rèn)為，RFID具有諸多優(yōu)勢，體現(xiàn)為非接觸式數(shù)據(jù)采集、快速掃描、穿透性無屏障閱讀等方面，可以對檔案入庫、盤點、查閱等業(yè)務(wù)流程做出優(yōu)化[8]。但在實際應(yīng)用過程中，RFID仍存在很多技術(shù)瓶頸，導(dǎo)致其優(yōu)勢無法全面發(fā)揮：浙江省麗水市檔案館作為全國較早應(yīng)用RFID進(jìn)行檔案管理的單位，對RFID的實際應(yīng)用做了大量的對比實驗，實驗結(jié)果顯示RFID應(yīng)用的實際效果，并不如人們想象中樂觀。

麗水市檔案局的王正媛、朱悅?cè)A在文章中明確指出：實驗證明，檔案館庫房存在高密度干擾因素，不可能實現(xiàn)對密集架內(nèi)大批量標(biāo)簽的定位，運用RFID管理檔案實體，在出（入）庫管理和檔案盤點上有其他技術(shù)不可比的優(yōu)勢，但在標(biāo)簽定位上，因其外部環(huán)境的特殊性，脫離數(shù)字檔案館系統(tǒng)是不可能有效實現(xiàn)的[9]。正如前文所述，當(dāng)前應(yīng)用較為廣泛的RFID標(biāo)簽分為高頻（HF）和超高頻（UHF）。高頻標(biāo)簽的頻率波長可以穿透大多數(shù)材料，對液體、灰塵等懸浮顆粒物有一定抗干擾能力，但無法穿透金屬;超高頻標(biāo)簽的波長不能通過許多材料，特別是液體和灰塵，一旦遇到建筑物或其他障礙物，波會出現(xiàn)明顯的衰減和反射[1]。當(dāng)前檔案庫房普遍使用的仍是金屬密集架，且?guī)旆坑捎诿荛]性原因，空氣中灰塵、懸浮顆粒物密度往往大于外界環(huán)境，因此在檔案庫房中，RFID標(biāo)簽很難被讀寫器有效識別，精準(zhǔn)定位。很多文章中描述的“檔案工作者攜帶手持讀寫器進(jìn)入庫房尋找檔案，自動定位檔案所在密集架并亮燈提醒”的場景，不具備實現(xiàn)的技術(shù)條件。

2001年1月1日，《歸檔文件整理規(guī)則》正式施行，提出文書立卷改革的中心是將以“卷”為保管單位改為以“件”為保管單位。以件為單位進(jìn)行管理，意味著需要給每一件檔案都粘貼RFID標(biāo)簽，一方面會導(dǎo)致標(biāo)簽數(shù)量急劇增加，成本飆升;另一方面件與件之間排放緊密，會造成RFID標(biāo)簽互相干擾，影響信息的讀取，出現(xiàn)漏讀、錯讀現(xiàn)象，從而極大地降低檔案盤點效率。再者，RFID不僅是給每一份檔案粘貼電子標(biāo)簽，檔案密集架同樣需要嵌入天線，用于信號的讀取與接收。由于密集架管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩套截然不同的系統(tǒng)，實際應(yīng)用中必然會出現(xiàn)系統(tǒng)兼容性問題，從而給檔案盤點帶來諸多不便。

四、RFID的實際困境

根據(jù)國家檔案局公布的數(shù)據(jù)，截至2019年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬卷、件，全國各級國家綜合檔案館開放13171.6萬卷、件[7]，已經(jīng)開放的檔案只占到了綜合檔案總數(shù)的15.8%，有限的開放率是RFID實際應(yīng)用面臨的一大困境：如果一個檔案館真正開放對外的檔案不足館藏總量20%，那么是否需要對80%不對外開放的檔案實體進(jìn)行RFID管理？須知，應(yīng)用RFID的目的是方便從庫房定位檔案提供利用，不開放的檔案幾乎不會出庫，長年處于靜止?fàn)顟B(tài)。給不開放的檔案粘貼RFID標(biāo)簽既不會為檔案出入庫減輕負(fù)擔(dān)，也不會給檔案盤點提供便捷，唯一的作用在于檔案未經(jīng)登記被帶出庫房時，RFID門禁會發(fā)出警報。按照國家檔案局的數(shù)據(jù)，不開放檔案的數(shù)量約為開放檔案數(shù)量的5倍左右，耗費5倍的RFID標(biāo)簽及人力勞動，卻只能實現(xiàn)檔案防盜報警功能，對不開放檔案進(jìn)行RFID管理是否具有實際意義？

正如前文所述，RFID標(biāo)簽采用常見的EEPROM（電可擦除可編程只讀存儲器），寫入壽命約為10萬次/10年，RFID無源標(biāo)簽從讀寫器產(chǎn)生的磁場中獲得工作所需的能量[3]。RFID標(biāo)簽的理論使用壽命是10年，但不開放的檔案由于不會出庫，因此無法通過桌面讀寫器進(jìn)行充能，電子標(biāo)簽使用不足10年就會因沒電而失效。電子標(biāo)簽一旦失效，RFID管理系統(tǒng)就會因感應(yīng)不到檔案實體信息發(fā)出警報，需要檔案工作人員進(jìn)入庫房查看，并更換新的電子標(biāo)簽。電子標(biāo)簽逐漸失效，要求檔案工作人員更加頻繁地出入庫房進(jìn)行更換，增添了很多不必要的工作，這與應(yīng)用RFID的初衷背道而馳。

此外，全面應(yīng)用RFID技術(shù)，意味著今后所有入庫的檔案，都新增了寫入檔案信息、粘貼電子標(biāo)簽這一工作流程;而十年之后，每年不僅要對新入庫的檔案粘貼電子標(biāo)簽，還要批量更換十年前入庫檔案的電子標(biāo)簽，防止失效。對于保密期滿，可以對外開放的檔案，則需逐一在電子標(biāo)簽中更改信息。RFID的應(yīng)用意味著逐年遞增的經(jīng)濟(jì)成本以及頻繁瑣碎的人力勞動，一旦有一天終止使用，又面臨硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的全盤廢棄，無疑是極大的資源浪費。不僅如此，涉密檔案粘貼RFID標(biāo)簽是否存在信息泄露的隱患？光盤等介質(zhì)檔案粘貼RFID標(biāo)簽會不會導(dǎo)致內(nèi)容信息受損？這些實際問題都有待進(jìn)一步研究和探討，檔案管理部門務(wù)必綜合考慮RFID應(yīng)用可能面臨的實際困境，防止陷入進(jìn)退兩難的境地。

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作者單位：上海理工大學(xué)檔案館