古力扎尓·賽來

摘 要：為更直觀地顯現(xiàn)醫(yī)院歷年經(jīng)營的狀況以及管理各部門的工作，妥善保管醫(yī)院私密文件和重要資料，加強(qiáng)檔案的管理。因此，需要醫(yī)院相關(guān)人員根據(jù)《檔案法》具體完善檔案管理制度。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)建體系;加強(qiáng)培訓(xùn);重視開發(fā);具體管理

一、創(chuàng)建原因

目前，許多大型醫(yī)院的紀(jì)律檔案保護(hù)管理工作都非常不規(guī)范，其中也就存在了許多的問題。因此，醫(yī)院應(yīng)該要加強(qiáng)健全檔案的管理體系，使得醫(yī)院各個(gè)部門的管理更加地制度化、專業(yè)化。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案管理體系制度化、專業(yè)性建設(shè)非常必要。利于規(guī)范本單位及部門的基礎(chǔ)性工作。明確了檔案管理人員的責(zé)任職務(wù)，提高了醫(yī)院人員的專業(yè)素養(yǎng)。

二、適用范圍

此系統(tǒng)包括醫(yī)院行政部門檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)計(jì)檔案、照片檔案，科研項(xiàng)目檔案、病員病例檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案等檔案的管理工作。

三、管理工作現(xiàn)狀

1.制度不健全，收集率不高

在醫(yī)院管理方面，檔案的管理沒有一個(gè)科學(xué)統(tǒng)一的系統(tǒng)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院設(shè)備水平的提高。舊制度已無法全面概括如今醫(yī)院所有部門工作的全部內(nèi)容，并且大多數(shù)人員不重視檔案的收集，導(dǎo)致收集率很低，造成醫(yī)院工作人員檔案不全、病員檔案丟失等情況。因此，使病員無法及時(shí)就醫(yī)以至于耽誤病員時(shí)間造成不必要的麻煩。

2.人員意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率太低

一些檔案管理人員在工作中，他們對于檔案保護(hù)方面的意識(shí)較為淡薄，思想觀念和管理水平都跟得上了新的時(shí)代進(jìn)步，因此，不太重視這份工作。究其根源就在于沒有從根本上正確地認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的意義和重要性。正是由于這種態(tài)度，造成檔案信息開發(fā)不完全，檔案利用率太低。不利于醫(yī)院檔案的綜合利用與分散管理。

3.界定不清，范圍不明

隨著醫(yī)院人員的增加，檔案也隨之增多。由于醫(yī)院檔案管理沒有具體統(tǒng)一的系統(tǒng)，界定不清，范圍不明。因此，醫(yī)院檔案管理工作者會(huì)按自己的意愿給各類檔案分類整理，造成檔案整理不規(guī)范，納入不完整。例如：行政部門檔案歸類到人事部門中，不知道將病員檔案歸到哪一方面。

四、管理工作對策

1.創(chuàng)建檔案管理體系

為了促進(jìn)檔案規(guī)范管理，健全檔案管理制度，創(chuàng)建科學(xué)統(tǒng)一的管理體系。在遵守國家和公司的保密規(guī)定及相關(guān)規(guī)程以此管理體系為標(biāo)準(zhǔn)，重新規(guī)劃管理工作。各個(gè)機(jī)關(guān)、各個(gè)部門等組織具體實(shí)行此項(xiàng)管理體系即管理工作需具體到每個(gè)管理工作者。讓管理體系真正發(fā)揮作用，使檔案根據(jù)每個(gè)部門、每種類型正確歸檔。

2.集中學(xué)習(xí)《檔案法》，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

《檔案法》規(guī)定檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。宣傳和實(shí)行國家有關(guān)檔案管理工作的政策和方針。集中檔案管理工作者共同學(xué)習(xí)《檔案法》表明了對醫(yī)院制度完善的決心，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理工作者都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

管理人員的整體素質(zhì)決定工作時(shí)的態(tài)度。有些管理工作者在工作中無組織無紀(jì)律，對待工作也是侃侃而談。因此造成醫(yī)院管理工作不到位，檔案分類不明確的現(xiàn)象。因此，醫(yī)院需設(shè)立專門課程，加強(qiáng)人員培訓(xùn)。從工作人員出發(fā)，切實(shí)提高管理工作的能力。

3.檔案整理與鑒定

醫(yī)院所有部門人員具有的檔案數(shù)量還是一個(gè)很大的數(shù)據(jù)，在收集是大多都是無理無序的，這就需要檔案管理員體現(xiàn)其作用，花費(fèi)大量的時(shí)間整理檔案并將其編目、排列，形成檔案目錄，同時(shí)還需要根據(jù)每個(gè)人員的具體情況進(jìn)行核查與鑒定，以防有些小部門的人員利用偽造的假檔案為了蒙混過關(guān)而濫竽充數(shù)。有利于保護(hù)有實(shí)際意義的檔案而篩選并刪除無用檔案，解決倉庫檔案量過多的問題。

定期對各類檔案信息資料進(jìn)行全面的檢查，資料不完整的要及時(shí)地進(jìn)行填寫和補(bǔ)全、對于破損檔案則要運(yùn)用復(fù)印等技術(shù)進(jìn)行檔案的搶救和修復(fù)，并切實(shí)做好各類檔案信息的保護(hù)和維修。

4.重視開發(fā)、加強(qiáng)利用

檔案信息資源開發(fā)是根據(jù)檔案信息建立信息研究與數(shù)字化統(tǒng)計(jì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的開發(fā)顯得格外重要。檔案是跟隨人的一生的，是一個(gè)人一生中最重要的標(biāo)簽。在任何單位、任何部門都需要檔案的扶持。這就需要檔案管理工作者需要重視檔案開發(fā)，為每個(gè)部門整理好個(gè)人檔案，加強(qiáng)檔案利用。

5.檔案妥善保管

檔案的收集、管理、統(tǒng)計(jì)、分類等工作都是妥善保管檔案的必要步驟。有時(shí)，在人員外出與其他外來人員交流工作時(shí)可能會(huì)用到檔案。為了防止檔案在此過程中遺失，在人員完成任務(wù)時(shí)，及時(shí)將自己的檔案交予檔案管理部門歸檔。或者檔案管理員將醫(yī)院各部門人員檔案先進(jìn)行備份，就算人員外出遺失檔案也不至于造成不必要的損失。檔案管理員需要定時(shí)檢查檔案，在檔案出現(xiàn)意外時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并聯(lián)系相關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)檔。安全保管的工作精神要做到位，檔案保管條件需要嚴(yán)格執(zhí)行，另外檔案工作人員要做到防盜和防火以及防潮的準(zhǔn)備，隨時(shí)打掃灰塵，而且要防失密，保持通風(fēng)以及嚴(yán)禁存放易燃和易爆物品。保證檔案的完整性。

6.檔案定期清理

管理工作者負(fù)責(zé)檔案借調(diào)工作。做到提供準(zhǔn)確、及時(shí)主動(dòng)。用后及時(shí)清退，按時(shí)入庫歸位。例如：有些重要檔案涉及病員隱私內(nèi)容，在為他們完成治療后要定期清理、在每次開完重要會(huì)議后需將會(huì)議報(bào)告入檔，在經(jīng)過長時(shí)間后，這些檔案將降低利用率變成無用文檔，既占用空間，又會(huì)在檔案管理員整理檔案時(shí)增加不必要的麻煩。因此，在每次整理檔案是在經(jīng)過相關(guān)部門的同意時(shí)，將不必要的檔案定時(shí)清理。

五、結(jié)束語

檔案本身便是國家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人來進(jìn)行相關(guān)信息和內(nèi)容記錄的載體，對于搞好檔案資源管理與利用非常有意義。無論是什么行業(yè)都會(huì)對其進(jìn)行一個(gè)記錄，它所要記錄的內(nèi)容也是比較廣泛。在現(xiàn)代社會(huì)中人們在生活中碰到一些困難和疑惑的時(shí)候，可以利用檔案資料的查看和分析方法來幫助他們了解一些相關(guān)問題，并且能夠找到有效地解決問題的方法和策略。所以，我們必須充分地認(rèn)識(shí)和考慮到檔案保存管理工作對于開展的意義和重要性，并進(jìn)一步做好與此相關(guān)的準(zhǔn)備和工作，切實(shí)地提高自身的檔案保存管理工作的效率和質(zhì)量。