張立云

摘? 要：當(dāng)前電子檔案管理模式運(yùn)用于企事業(yè)單位檔案管理中，以往紙質(zhì)檔案管理模式逐步退出運(yùn)用。電子檔案的特點(diǎn)是高效、便捷，大大提升了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率。為此，本文分析了企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作的特點(diǎn)，以及電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用存在的問題及對策，旨在體現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢作用，推動(dòng)企事業(yè)單位的檔案管理工作更上一層樓。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 企事業(yè)? 檔案管理? 運(yùn)用

中圖分類號(hào)：D630 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）04（c）-0185-03

The Application of Electronic Archives in the Archives Management of Enterprises and Institutions

ZHANG Liyun

（Jining Yanzhou District People's Hospital， Jining， Shandong Province， 272100 China）

Abstract： The current electronic archives management mode is used in the archives management of enterprises and institutions， while the previous paper archives management mode is gradually withdrawn. Electronic archives are characterized by high efficiency and convenience， which greatly improves the accuracy and efficiency of archives management. Therefore， this paper analyzes the characteristics of the application of electronic archives in the archives management of enterprises and institutions， as well as the problems and countermeasures in the application of electronic archives in the archives management of enterprises and institutions， in order to reflect the advantages of electronic archives and promote the archives management of enterprises and institutions to a higher level.

Key Words： Electronic archives; Enterprises and institutions; Archives management; Application

傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案對紙質(zhì)材料的標(biāo)準(zhǔn)十分高，要確保紙質(zhì)材料不易破損、質(zhì)量優(yōu)、可以耐腐蝕等。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們愈加注重大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，電子信息技術(shù)得以普遍的應(yīng)用，這使企事業(yè)單位的管理工作變得更加便捷化。當(dāng)前時(shí)期，企事業(yè)單位逐步關(guān)注電子檔案管理技術(shù)，廣泛地運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，不但提升了工作效率、降低了勞動(dòng)力成本支出，而且提高了信息資料查詢的便捷性，從而能夠推動(dòng)企事業(yè)單位在激烈的現(xiàn)代化社會(huì)競爭中處在優(yōu)勢地位。

1? 電子檔案的優(yōu)勢作用

1.1 降低了環(huán)境污染率，提升了工作效率

相比紙質(zhì)檔案，電子檔案跟綠色發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，能夠重復(fù)應(yīng)用，以及無需紙質(zhì)材料傳輸和記錄信息，這使紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存空間顯著節(jié)省，降低了碳排放，形成了可應(yīng)用、方便溯源和探究的高質(zhì)大數(shù)據(jù)信息[1]。不但節(jié)省了財(cái)力、物力、人力，而且切實(shí)實(shí)現(xiàn)了檔案管理效率的提升。

1.2 提高了存儲(chǔ)空間，可以尤為便捷和精準(zhǔn)地應(yīng)用檔案

應(yīng)用電子檔案，確保檔案擺脫地域和實(shí)體（件、卷等）的制約，例如能夠以電子檔案管理系統(tǒng)分類管理以及應(yīng)用開放檔案或涉密檔案，檔案的應(yīng)用和提供非常準(zhǔn)確，檔案管理工作者能夠授權(quán)應(yīng)用者，以及能夠指定檔案信息為某個(gè)頁或某一行。在如此的模式之下，檔案應(yīng)用者可以在異地應(yīng)用檔案，以及檔案應(yīng)用者僅僅可以應(yīng)用自身權(quán)限范圍或被許可瀏覽的檔案內(nèi)容，這不但提升了檔案的保密性水平，而且可以為應(yīng)用者提供尤為精準(zhǔn)和高效的服務(wù)。

1.3 減小了人工操作的失誤率，提升了歸檔效率和質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)的社會(huì)發(fā)展形勢下，電子檔案的應(yīng)用非常廣泛，結(jié)合自身的歸檔需要和歸檔范圍，針對業(yè)務(wù)和辦公系統(tǒng)生成的元數(shù)據(jù)或電子文件，根據(jù)行業(yè)或國家指標(biāo)設(shè)計(jì)有關(guān)系統(tǒng)的自動(dòng)檢測、接收、采集、校驗(yàn)等功能[2]，系統(tǒng)根據(jù)既定的歸檔原則自動(dòng)對電子檔案實(shí)施分類，劃定編號(hào)、組件、保管期限等[3]。結(jié)合計(jì)算機(jī)程序一致地處理檔案數(shù)據(jù)信息，不但減小了人為判斷的失誤概況，由源頭搞好歸檔工作，保障體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值，大大提升了檔案的歸檔效率和質(zhì)量。

2? 企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作的特點(diǎn)

2.1 企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作具備普遍化特點(diǎn)

信息化社會(huì)使人們的生活行為習(xí)慣出現(xiàn)了非常大的變化，其深刻影響到企事業(yè)單位的檔案管理?？v觀我國檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀而言，電子檔案“單套制”[4]管理業(yè)已逐步推廣和運(yùn)用，檔案歸檔并非運(yùn)用以往的方式，而是結(jié)合現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)體系，運(yùn)用信息化處理方式，這提升了工作效率和降低了工作者的勞動(dòng)量。并且，電子檔案跟綠色發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，能夠重復(fù)復(fù)制、運(yùn)用，勿需紙張傳遞和記錄信息。鑒于此，企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作普遍化特點(diǎn)。

2.2 企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作具備集成化特點(diǎn)

電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)營，僅僅需要做好整理以及錄入工作，檔案管理工作就可以完成。因此，數(shù)據(jù)的整理、錄入、運(yùn)用都具備集成化特點(diǎn)，如此的集成化特點(diǎn)使電子檔案能夠共享，從而提升了電子檔案信息的服務(wù)價(jià)值。高效性和完整性是電子檔案信息系統(tǒng)的顯著特點(diǎn)，換言之，企事業(yè)單位運(yùn)用電子檔案管理模式進(jìn)行檔案管理工作，能夠有效地體現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的高效性和完整性。鑒于此，企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作具備集成化特點(diǎn)。

2.3 企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作具備動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)

企事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案開展檔案管理工作具備動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)，具體來講，主要體現(xiàn)在下面幾點(diǎn)。一是電子檔案可以動(dòng)態(tài)化采集信息。在采集完數(shù)據(jù)信息之后，可以實(shí)時(shí)向數(shù)據(jù)庫放置，此過程要求的時(shí)間十分短暫，因此，檔案數(shù)據(jù)庫有著實(shí)時(shí)更新的作用，如此的動(dòng)態(tài)化采集檔案信息的作用是以往檔案管理模式難以企及的。二是電子檔案信息處理的動(dòng)態(tài)化。在數(shù)據(jù)庫放置檔案信息之后，數(shù)據(jù)庫能夠迅速處理收集的數(shù)據(jù)信息，并且在數(shù)據(jù)處理過程中防范人為操作失誤形成，從而大大提升了檔案管理效率。三是電子檔案信息公布的動(dòng)態(tài)化。在收集和處理完數(shù)據(jù)信息之后，相關(guān)數(shù)據(jù)信息應(yīng)用者能夠結(jié)合自身的要求選擇數(shù)據(jù)信息，從而提升了數(shù)據(jù)運(yùn)用的靈活性。

3? 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用存在的問題及對策

3.1 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用存在的安全問題

無論是以往的紙質(zhì)檔案，還是當(dāng)前的電子檔案，檔案安全問題一直是我們開展檔案管理工作者需要高度關(guān)注的一個(gè)問題。由于電子檔案具備操作簡便和靈活性等特點(diǎn)，企事業(yè)單位運(yùn)用電子檔案提高了便捷性和數(shù)據(jù)信息的可改動(dòng)性。同時(shí)，電子檔案管理的媒介載體是網(wǎng)絡(luò)，因此較易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，并且由于電子檔案可以被重復(fù)復(fù)制，因此較易泄露或流失數(shù)據(jù)信息[5]。鑒于此，電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用需要實(shí)施下面的一些安全對策：一是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理技術(shù)水平的持續(xù)提升。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)有效地整合各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)信息，確保統(tǒng)一、集中、準(zhǔn)確處理檔案數(shù)據(jù)信息，并且實(shí)時(shí)更新和升級(jí)管理系統(tǒng)，從而不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)的缺陷。二是注重建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的安全保障機(jī)制。應(yīng)根據(jù)我國有關(guān)信息系統(tǒng)安全級(jí)別保護(hù)規(guī)范和涉密信息分級(jí)保護(hù)要求實(shí)現(xiàn)安全保障機(jī)制建設(shè)的規(guī)范開展，及時(shí)對服務(wù)器的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)測，強(qiáng)化電子檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)，定期升級(jí)殺毒軟件以防范病毒感染。三是實(shí)施電子檔案的異地異質(zhì)備份。轉(zhuǎn)換電子檔案管理系統(tǒng)中存入的電子檔案為適宜長期保存標(biāo)準(zhǔn)的儲(chǔ)存格式，結(jié)合數(shù)據(jù)信息的重要性大小應(yīng)用離線、在線等各種備份形式，應(yīng)用各種備份介質(zhì)（磁盤、磁帶、光盤等）時(shí)需定期對電子檔案的安全進(jìn)行檢測?？傊鲜龅挠嘘P(guān)對策可以保障電子檔案的安全，增強(qiáng)檔案管理工作者的安全觀念，是提高電子檔案管理效果的理想舉措。

3.2 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用存在規(guī)章制度缺乏的問題

因?yàn)榇髷?shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用還處在初級(jí)階段，盡管企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)能夠明確電子檔案管理的價(jià)值和意義，注重在企事業(yè)單位運(yùn)用電子檔案，可是企事業(yè)單位未曾建構(gòu)一套標(biāo)準(zhǔn)、完善的電子檔案管理規(guī)章制度，這導(dǎo)致相關(guān)工作者在工作過程中缺少可以遵循的根據(jù)，從而較易形成各種問題。例如，由于沒有制定電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和范圍，因此較難判定電子數(shù)據(jù)信息的收集是否準(zhǔn)確、完善，這往往要求拿出更多的時(shí)間和精力去收集信息，并且收集的不少電子文件可能不屬于歸檔的范圍，要么是電子文件跟歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)不符合;企事業(yè)單位的電子檔案管理規(guī)章制度缺乏，企事業(yè)單位的相關(guān)工作者難以明確自身可以查看或擁有的電子檔案是否可以下載和傳輸，企事業(yè)單位電子檔案的管理與運(yùn)用缺少共享性，存在無序狀態(tài)。為此，企事業(yè)單位電子檔案的管理和運(yùn)用務(wù)必完善一套規(guī)章制度。具體如下所述：一是制定電子檔案的歸檔管理制度。清楚界定一系列電子檔案的歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔程序、歸檔范圍等，保障電子檔案的應(yīng)歸盡歸，以及確保電子檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量與長期保存標(biāo)準(zhǔn)相符合。二是制定電子檔案的應(yīng)用制度。明確電子檔案的應(yīng)用審批程序、應(yīng)用權(quán)限以及電子檔案管理的義務(wù)與責(zé)任。三是制定電子檔案的保密和安全制度。依規(guī)管理電子檔案的系統(tǒng)運(yùn)維、信息發(fā)布審核、保密管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)接收、數(shù)據(jù)移交等工作[6]。四是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層有效落實(shí)電子檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理地位和作用的提升，讓有關(guān)工作者高度重視，懂得以電子檔案管理數(shù)據(jù)信息。

3.3 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用存在的人才缺乏問題

當(dāng)前時(shí)期，企事業(yè)單位檔案管理工作者的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力都較低，不少工作者只是熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案管理工作，或者是僅僅懂得簡單的電腦操作，他們的信息處理技能和專業(yè)素養(yǎng)亟需完善，他們的信息化素養(yǎng)跟電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)還存在非常大的差距。也恰恰是由于相關(guān)工作者素質(zhì)和能力的參差不齊，因此才阻礙了企事業(yè)單位電子檔案管理工作的有序開展。我國非常注重人才的培養(yǎng)，電子檔案的管理也要求具備高素質(zhì)和高技能的專業(yè)人才[7]。國家檔案局在數(shù)字檔案館建設(shè)中滲透人才保障的內(nèi)容，需要各單位根據(jù)實(shí)際需要主動(dòng)組織檔案管理工作者的信息化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。為了強(qiáng)化電子檔案的管理和應(yīng)用，務(wù)必培養(yǎng)一批具備強(qiáng)烈責(zé)任心、實(shí)際操作技能、豐富理論知識(shí)的管理人才，只有培養(yǎng)懂得電腦操作和檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，才可以有效地解決企事業(yè)單位電子檔案管理中碰到的挑戰(zhàn)或問題。其中，對于企事業(yè)單位電子檔案管理缺少高素質(zhì)和高技能人才需要做到下面兩點(diǎn)：一是吸收優(yōu)秀的技術(shù)人才。電子檔案管理的人才吸收需要以各大高校的學(xué)生為主導(dǎo)來源，也能夠吸收外國的人才。二是定期組織培訓(xùn)教育活動(dòng)。企事業(yè)單位應(yīng)有效地體現(xiàn)自身的資源優(yōu)勢，有目的性地培訓(xùn)有關(guān)工作者的信息化技能、檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)工作者綜合素質(zhì)的提升，建設(shè)一支高素質(zhì)和高技能的電子檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，從而以人才和技術(shù)上支持企事業(yè)單位電子檔案的管理和應(yīng)用。

4? 結(jié)語

綜上所述，電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用具備普遍化、集成化、動(dòng)態(tài)化等特點(diǎn)。當(dāng)前的信息化社會(huì)發(fā)展背景下，電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中體現(xiàn)了非常關(guān)鍵的優(yōu)勢作用，企事業(yè)單位利用電子檔案開展檔案管理工作是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢的典型表現(xiàn)。為此，企事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)根據(jù)電子檔案應(yīng)用存在的安全問題、規(guī)章制度缺乏問題、人才缺乏問題，實(shí)施有效的對策，從而更加有效地服務(wù)于企事業(yè)單位的檔案管理工作。

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