摘 要：在國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)下，推動(dòng)了和諧社會(huì)建設(shè)進(jìn)程不斷獲得新進(jìn)展。為了更好地推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，兒童福利院建設(shè)與管理成為和諧社會(huì)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。福利院作為收養(yǎng)無(wú)人撫養(yǎng)的兒童，屬于社會(huì)上的福利事業(yè)單位，肩負(fù)著重要的社會(huì)責(zé)任。如何管理兒童檔案對(duì)于福利院發(fā)展顯得尤為重要。本文基于當(dāng)前社會(huì)背景，對(duì)福利院孤殘兒童檔案管理工作進(jìn)行研究，基于新時(shí)代檔案規(guī)范化管理工作提出有效的措施，意在推動(dòng)福利事業(yè)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：兒童福利院;孤殘兒童;檔案工作;規(guī)范化管理

福利院屬于國(guó)家組建的，具有福利性質(zhì)的事業(yè)單位，能夠保障收養(yǎng)的兒童受到法律的保護(hù)。孤殘兒童檔案包含兒童從入院到離院等一系列原始憑證記錄。孤殘兒童的檔案分類，涉及的內(nèi)容較多，具有一定的復(fù)雜性。其中包含兒童本人照片、成長(zhǎng)記錄、收養(yǎng)家庭、相關(guān)程序的信息記錄等。這些記錄對(duì)于兒童有重要意義，進(jìn)行檔案規(guī)范管理尤為重要。

一、孤殘兒童檔案概述

1.概念

孤殘兒童的準(zhǔn)確理解并不是孤兒+殘疾，關(guān)于孤殘兒童缺少權(quán)威的定義，也使得很多人不了解其真正的概念。當(dāng)前在《民政辭典》中提出了孤殘兒童的準(zhǔn)確概念，在兒童福利院生活，其公民權(quán)利、教育等受到法律保護(hù)的兒童。因此其檔案可以理解為福利院將孤殘兒童在院期間到其后成長(zhǎng)過(guò)程中，具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息記錄的有效憑證。

2.分類

孤殘兒童檔案分類與其他檔案分類管理原則相同，這也是保障孤殘兒童檔案有效管理的關(guān)鍵性因素。根據(jù)兒童離開(kāi)福利院的情況不同，孤殘兒童檔案可以分為如下幾種類型。

（1）孤殘兒童被國(guó)外家庭收養(yǎng)，檔案歸納到國(guó)外收養(yǎng)檔案中，并將檔案永久的保管起來(lái)。

（2）孤殘兒童被國(guó)內(nèi)家庭收養(yǎng)，檔案則歸納到收養(yǎng)分類中，也將其檔案永久的保管起來(lái)。

（3）福利院中，兒童的年齡滿14周歲或者小學(xué)義務(wù)教育完成的兒童，其檔案會(huì)根據(jù)條例辦法，找到兒童收養(yǎng)的實(shí)際地區(qū)，將其檔案轉(zhuǎn)回到其家鄉(xiāng)實(shí)際地區(qū)，并由當(dāng)?shù)氐拿裾钟谰帽９?，屬于轉(zhuǎn)院兒童檔案。

（4）已死亡的兒童檔案，會(huì)將其檔案保管起來(lái)，特別是醫(yī)療記錄，期限時(shí)間較長(zhǎng)，但不具備永久保管的特性。

3.歸檔范圍

為了保證后期檔案資料的完整性，需要加強(qiáng)對(duì)孤殘兒童檔案管理的工作力度。根據(jù)國(guó)家制定的管理制度，需要在管理過(guò)程中遵循以下幾點(diǎn)原則，對(duì)于檔案歸檔也有著明確的要求。

（1）入院前的信息

孤殘兒童在入院前的信息，包含兒童入院前個(gè)人信息證明，如生辰條、殘疾狀況等證明、公安機(jī)關(guān)出示相關(guān)的證明材料。此類信息包含兩種，一是兒童被遺棄，福利院就要針對(duì)棄嬰的身份向有關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)。撿拾到棄嬰的人，會(huì)在公安機(jī)關(guān)備案?jìng)€(gè)人的基本信息;二是孤兒相關(guān)資料，包含兒童當(dāng)時(shí)的照片，撿拾棄嬰證明等，這些需要當(dāng)?shù)氐拿裾峙c相關(guān)部門開(kāi)具有效證明材料。

（2）入院后信息記錄

兒童被福利院收養(yǎng)后，還需要入院信息記錄。內(nèi)容包含兒童在院期間的資料與其成長(zhǎng)記錄。此類信息與兒童成長(zhǎng)過(guò)程有著直接聯(lián)系，包含兒童定期身體檢查記錄、成長(zhǎng)記錄、康復(fù)治療記錄，以及兒童在福利院中接受到的義務(wù)教育情況，后期被家庭收養(yǎng)后，也需要詳細(xì)的記錄。這些信息與兒童之間有重要的聯(lián)系，需要認(rèn)真收集。

（3）離院后跟蹤信息記錄

該信息記錄指的是，兒童離開(kāi)福利院后的相關(guān)記錄信息。包含兒童離開(kāi)福利院后生活情況，以及具備獨(dú)立能力參與社會(huì)工作等情況的真實(shí)反饋。其中，還包含兒童回訪，與尋找兒童在世親人的記錄等。

二、孤殘兒童檔案規(guī)范化管理的重要性

孤殘兒童檔案信息開(kāi)展規(guī)范化管理，是各單位基于社會(huì)發(fā)展，落實(shí)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。規(guī)范管理檔案，能夠保證兒童的相關(guān)權(quán)益，推動(dòng)社會(huì)更好發(fā)展。社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中。福利院作為專門收養(yǎng)兒童的特殊機(jī)構(gòu)，只有規(guī)范化管理才能推動(dòng)和諧社會(huì)的建設(shè)腳步。通過(guò)檔案信息規(guī)范化管理，可以有效地將兒童在福利院的成長(zhǎng)軌跡、生活實(shí)際情況、醫(yī)療康復(fù)情況等記錄下來(lái)，是維護(hù)兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)。可以為社會(huì)保障工作提供更加真實(shí)可靠的信息，同時(shí)也為相關(guān)制度建立提供參考數(shù)據(jù)。推動(dòng)相關(guān)機(jī)構(gòu)針對(duì)制度與政策進(jìn)行有效的調(diào)整和優(yōu)化，為維護(hù)孤殘兒童公民權(quán)利，提供堅(jiān)實(shí)的法律保障。

三、孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理的原則

基于福利院的角度來(lái)看，想要實(shí)行檔案規(guī)范化管理，需要從不同角度入手，采取科學(xué)的管理方式。單一管理手段，很容易給管理工作造成影響。根據(jù)傳統(tǒng)管理工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了孤殘兒童檔案規(guī)范化管理原則，分別為如下幾點(diǎn)。

1.有效落實(shí)社會(huì)保障工作的必然要求

兒童福利院作為福利單位，是國(guó)家開(kāi)展社保工作的重要內(nèi)容，也是社會(huì)救濟(jì)、福利等工作的對(duì)象之一。在當(dāng)前的國(guó)家發(fā)展形勢(shì)下，收養(yǎng)孤殘兒童工作不斷擴(kuò)大，成為社會(huì)中龐大的群體。對(duì)此，需要建立規(guī)范化的孤殘兒童檔案管理工作，為社保福利等工作提供具有完整性、說(shuō)服力的檔案信息。也可以基于檔案管理，更好地對(duì)當(dāng)前收養(yǎng)兒童的生活情況有全面的把握，為相關(guān)的制度確立提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息。檔案管理反饋出的信息，可以給予相關(guān)部門知曉真實(shí)情況，并根據(jù)反饋情況對(duì)制度和政策做出調(diào)整。由此可以看出，推動(dòng)福利院開(kāi)展檔案規(guī)范化管理，符合社會(huì)發(fā)展需求，也是落實(shí)社保工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

2.對(duì)未成年人基本權(quán)益的有利保障

孤殘兒童是我國(guó)未成年人群體中的重要組成部分，是未成年法律要重點(diǎn)保護(hù)的對(duì)象。在法律的規(guī)定下，孤殘兒童作為未成年人，擁有屬于自己的合法權(quán)益，這是任何機(jī)構(gòu)與單位都無(wú)法剝奪和侵犯的。通過(guò)對(duì)孤殘兒童檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，才更有利于對(duì)兒童的生活軌跡進(jìn)行詳盡的記錄，為將來(lái)維護(hù)兒童合法權(quán)益提供確切的生活記錄依據(jù)。這也是福利院對(duì)孤殘兒童負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，想要實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，才能更好的基于未成年的孤殘兒童，提供堅(jiān)實(shí)可靠的權(quán)益與法律保護(hù)。

四、孤殘兒童檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

1.管理理念較為落后

當(dāng)前社會(huì)中，有許多福利院在對(duì)孤殘兒童檔案進(jìn)行管理時(shí)，存在管理理念落后的現(xiàn)象。因?yàn)楦＠簩?duì)于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致福利院在管理孤殘兒童檔案時(shí)，缺少有效的管理質(zhì)量與效率，為管理孤殘兒童也造成了影響。傳統(tǒng)檔案管理方式，不再適用于當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景，為了進(jìn)一步滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，需要提升管理理念，帶動(dòng)人員行為，加強(qiáng)管理，推動(dòng)檔案管理工作開(kāi)展。

2.傳統(tǒng)的管理方式

檔案管理中，工作方式對(duì)于管理水平也造成影響。管理方式通過(guò)管理工作得以呈現(xiàn)出來(lái)，兒童福利院在檔案管理上存在老舊觀念，導(dǎo)致管理中依舊是人工管理的方式為主，人工管理方式造成的管理效率低下，無(wú)法保證管理質(zhì)量。在檔案中進(jìn)行資料查詢時(shí)，會(huì)帶來(lái)極大的工作量與工作難度，導(dǎo)致工作人員無(wú)法開(kāi)展有效的查詢，進(jìn)而對(duì)其他部門工作造成影響。

3.缺少相關(guān)部門的協(xié)同配合

孤殘兒童檔案材料性質(zhì)特殊，需要多個(gè)部門出示有效證明材料。與其相關(guān)的有醫(yī)院、家庭寄養(yǎng)中心等，都會(huì)在兒童成長(zhǎng)過(guò)程中涉及到與兒童相關(guān)的歷史信息，這份信息具有保存價(jià)值。在工作人員收集材料的時(shí)候，檔案管理人員缺乏與其他部門的有效溝通，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行材料交接活動(dòng)，導(dǎo)致兒童的檔案出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象，造成檔案管理質(zhì)量差的現(xiàn)象。

4.建檔時(shí)間滯后

兒童福利院在歸納兒童檔案的時(shí)候，未能做到兒童入院就建立專屬檔案，都是在后期利用服務(wù)時(shí)才開(kāi)始建立。兒童入院初期，未能針對(duì)兒童當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況建立檔案，并進(jìn)行規(guī)范化管理。導(dǎo)致兒童在離開(kāi)福利院后，依舊缺少有效的檔案內(nèi)容，無(wú)法按照戶籍遷移檔案，對(duì)兒童未來(lái)的權(quán)益造成影響。

五、福利院殘孤兒童檔案管理工作的有效途徑

1.建立完善的檔案管理制度

（1）孤殘兒童檔案信息需要建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，才能不斷加強(qiáng)檔案管理能力。這就需要孤兒院以完善孤殘兒童檔案為目標(biāo)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息目錄以及聯(lián)合的檔案目錄，確保檔案可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理模式。借助檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的目的。社會(huì)體制改革工作不斷提升，福利機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段兒童實(shí)際情況開(kāi)展管理，確保管理有針對(duì)性，并建立健全的檔案管理工作，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)兒童資料不完整的現(xiàn)象。管理人員也應(yīng)該在短時(shí)間內(nèi)，將管理的科室與兒童的檔案資料整理出來(lái)，并積極與相關(guān)機(jī)構(gòu)的人員進(jìn)行交流，給予其管理上的相關(guān)指導(dǎo)。相關(guān)保障機(jī)構(gòu)與醫(yī)院需要針對(duì)兒童檔案管理工作進(jìn)行配合，將具有保存價(jià)值的歷史數(shù)據(jù)等材料妥善保管起來(lái)，在第一時(shí)間與管理人員進(jìn)行材料交接工作，保障信息的反饋功能。福利院也應(yīng)該在兒童入院的初期，收集關(guān)于兒童的重要資料，將資料整合在第一時(shí)間交付到檔案管理人員的手中，并將材料妥善保管起來(lái)。

（2）在現(xiàn)階段的福利院中，進(jìn)行檔案管理時(shí)，存在較大的差異。傳統(tǒng)方法與管理標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)在的發(fā)展背景相比較，不但毫無(wú)管理效率，還會(huì)造成管理期間的疏漏現(xiàn)象，影響管理質(zhì)量。孤殘兒童的檔案開(kāi)展規(guī)范化管理，是新時(shí)代發(fā)展背景下的必然之舉。

首先，在管理方案實(shí)行過(guò)程中，需要多角度入手，確保工作開(kāi)展的有效性。借助先進(jìn)的技術(shù)，通過(guò)云技術(shù)將數(shù)據(jù)更好的儲(chǔ)存起來(lái)，避免工作中出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象。信息化管理也能為工作帶來(lái)便利，獲得較高的管理效率;其次，實(shí)行方案規(guī)范化管理，需要針對(duì)特殊檔案加強(qiáng)重視，對(duì)于傳統(tǒng)管理過(guò)程中，本就存在的問(wèn)題，要摒棄原有的管理方法，賦予管理方法創(chuàng)新性和創(chuàng)造性，堅(jiān)持以創(chuàng)新方法，拓展方案管理的發(fā)展空間;最后，需要對(duì)孤殘兒童檔案加以分類，兒童檔案是福利院工作中的重要工作內(nèi)容，需要結(jié)合福利院實(shí)際，遵照科學(xué)、實(shí)用等原則對(duì)檔案進(jìn)行分類。這也是確保福利院兒童檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為了更好地管理檔案，需要將孤殘兒童的相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效保管。國(guó)家針對(duì)福利院做出了相關(guān)規(guī)定，結(jié)合福利院的情況制定了檔案歸檔范圍，主要是根據(jù)兒童的實(shí)際情況對(duì)檔案進(jìn)行分類，其中包含兒童入院信息、病歷、護(hù)理記錄、康復(fù)記錄、收養(yǎng)記錄、死亡記錄、轉(zhuǎn)院、找回親人等分類，對(duì)于孤殘兒童的檔案管理，涉及到的所有檔案內(nèi)容，在管理過(guò)程中，都具有永久的保管權(quán)限。

2.實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理方法

國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，給予福利事業(yè)單位更多的保障，這也使得福利事業(yè)不斷發(fā)展，孤殘兒童在社會(huì)上受到大眾的廣泛關(guān)注。但是隨著福利院數(shù)量擴(kuò)張，龐大的檔案管理工作與工作量，帶給管理人員極大的麻煩。傳統(tǒng)管理模式無(wú)法有效應(yīng)用于當(dāng)前的檔案管理工作中，需要通過(guò)轉(zhuǎn)變理念，以現(xiàn)代化的方式進(jìn)行管理，在原有管理模式上推陳出新，緩解當(dāng)前管理中存在問(wèn)題。

傳統(tǒng)檔案管理工作，是經(jīng)由工作人員手工錄入，會(huì)因?yàn)楣ぷ髁看蠖霈F(xiàn)失誤現(xiàn)象無(wú)法被有效察覺(jué)。在檔案管理模式中，可以使用信息化技術(shù)，通過(guò)與互聯(lián)網(wǎng)建立有效的管理系統(tǒng)，將全國(guó)范圍內(nèi)的孤殘兒童信息收集在一起，進(jìn)行整合，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)重要的內(nèi)容進(jìn)行有效管理。也方便兒童被收養(yǎng)等過(guò)程與各個(gè)部門進(jìn)行工作上的有效銜接，方便收養(yǎng)家庭對(duì)兒童的基本信息進(jìn)行篩選，減輕工作人員的工作壓力。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作不是單純的管理檔案，對(duì)于管理員自身的素質(zhì)要求比較高，同時(shí)需要管理人員具備專業(yè)知識(shí)，在管理方面有著優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，并且具備責(zé)任感。細(xì)心對(duì)待管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，對(duì)此需要保障管理人員的素質(zhì)才能推動(dòng)福利院檔案管理工作更好地開(kāi)展。

孤殘兒童的檔案資料會(huì)在初期交付到福利院的業(yè)務(wù)部門，經(jīng)由業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一收集和整理，在整理后將檔案轉(zhuǎn)交到檔案室進(jìn)行保管。管理人員需要具備明確的管理意識(shí)，針對(duì)檔案管理進(jìn)行妥善管理，基于檔案的分類情況做到心中有數(shù)，才能更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，以確保兒童檔案的完整性。管理人員作為檔案管理的重要角色，是檔案管理能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的決定性因素。對(duì)此，需要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。國(guó)家需要定期對(duì)福利院的檔案管理進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，并為兒童福利院配置應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施與管理軟件，根據(jù)兒童設(shè)計(jì)管理程序。管理人員需要基于現(xiàn)代化管理技術(shù)，明確掌握管理軟件的各項(xiàng)操作，保障檔案管理的精細(xì)化操作，使兒童檔案數(shù)據(jù)具有完整性。

4.加強(qiáng)檔案管理工作的保密性

檔案管理人員應(yīng)該明確知曉自己的崗位職責(zé)，做好檔案的保密工作，這是管理人員的基本素養(yǎng)要求，需要管理人員嚴(yán)格執(zhí)行。福利院中的兒童是社會(huì)中的弱勢(shì)群體，在得到國(guó)家關(guān)懷的同時(shí)更需要得到有效地保護(hù)。管理人員要確保兒童可以得到外界的尊重，避免任何組織或者個(gè)體假借公益口號(hào)的噱頭來(lái)打擾兒童的正常生活，更不允許兒童的身份信息被暴露出去，發(fā)現(xiàn)破壞社會(huì)秩序的人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理。檔案管理人員作為福利院重要的一員，更應(yīng)該知曉信息泄露的危害，要知法懂法，在管理中加強(qiáng)保密工作的意識(shí)，避免外界因素對(duì)兒童的心靈造成傷害。

六、結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前福利院發(fā)展情況尚好，取得了較好的成果。福利院中的兒童都是身世波折、沒(méi)有依靠的兒童，需要得到福利院、國(guó)家的幫助才能更好的生存下去。對(duì)此，福利院應(yīng)該盡全力給予兒童溫暖與關(guān)懷，重視兒童成長(zhǎng)，并且對(duì)兒童的孤殘檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案管理對(duì)于兒童具有重要的意義，應(yīng)該基于當(dāng)前管理工作加強(qiáng)管控，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。為兒童保留歷史信息依據(jù)，推動(dòng)福利事業(yè)單位更好發(fā)展。

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（作者單位：南昌市社會(huì)福利院）

基金項(xiàng)目： 2009年南昌市科技計(jì)劃立項(xiàng)項(xiàng)目（2009171）。

作者簡(jiǎn)介：梁英（1972—），女，江西吉安人，漢族，本科，館員，研究方向：檔案管理。