龐程元

摘 要：新修訂的《檔案法》明確了電子檔案的法律地位，是全面依法治國新理念新思想新戰(zhàn)略的重要體現(xiàn)。如何在依法治國大環(huán)境下，順應(yīng)信息時代發(fā)展的新要求，進行電子檔案收集管理創(chuàng)新，確保其蘊含的依據(jù)、憑證、參考等價值，成為高校檔案工作者面臨的一個重要課題。

關(guān)鍵詞：依法治國;高校;電子檔案;收集

新修訂的《檔案法》對電子檔案的合法要素、作用、安全性和信息化建設(shè)等內(nèi)容做出了明確規(guī)定。該法及相關(guān)法律法規(guī)的實施，明確了電子檔案在檔案管理工作中的地位和作用，明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可作為憑證使用。但與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的獲取途徑與保存形式等要復(fù)雜得多，為確保其憑證作用還需要符合一系列的相關(guān)要求。因此，如何在新的法治框架下對電子檔案進行規(guī)范化收集，確保電子檔案的存證價值，是我們當前面臨的一項重要課題。針對這一情況，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，對在全面推進依法治國背景下高校電子檔案收集中存在的問題及改進思路進行探析。

1 高校電子檔案收集中存在的問題分析

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。高校電子檔案收集的對象常見的有文本文件、圖像、照片、視頻等形式。其收集途徑主要是：各部門歸檔的聲像類檔案，如照片、視頻等，主要來自宣傳部門;校史館歸檔的口述校史等，主要是光盤;數(shù)字化掃描的電子圖像及檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)對接的辦公文檔在線歸檔。高校電子檔案收集雖有較大進展，但仍存在一些問題。

1.1 電子檔案收集與整理的有效性和質(zhì)量有待規(guī)范提高

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的收集整理相對更豐富、復(fù)雜一些，如舉辦“2020級新生開學(xué)典禮”活動過程中形成的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最終收集歸檔的可能僅有幾頁紙的文字內(nèi)容。與之相比，這個活動形成的電子檔案不僅涉及照片、視頻等不同形式內(nèi)容，還需要從不同拍攝來源中甄選所需照片、視頻并整理歸類，工作量的增加不僅導(dǎo)致工作難度的增大，還會導(dǎo)致如甄選的活動照片重復(fù)等檔案質(zhì)量及有效性的降低;同時，收集到的相關(guān)電子檔案還會受拍攝者水平、時機選擇、拍攝器材差異等因素影響，出現(xiàn)影像素材內(nèi)容不清晰、主題不統(tǒng)一、像素不達標等質(zhì)量問題。此外，由于對活動整體安排、檔案最終歸檔整理的要求了解不夠等因素，檔案素材收集者收集的部分素材缺乏完整性與針對性，影響電子檔案的質(zhì)量與有效性。

1.2 易導(dǎo)致所收集電子檔案類型的缺失

電子檔案類型多樣，檔案工作人員如基于認知局限性與慣例進行檔案收集，易導(dǎo)致電子檔案類型的缺失?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十五條明確規(guī)定“高校應(yīng)當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，并列明11類歸檔范圍。此外，最高人民法院新修改的《決定》中也列明電子數(shù)據(jù)還包括：（1）網(wǎng)頁、博客、微博客等網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布的信息;（2）手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)的通信信息;（3）用戶注冊信息、身份認證信息、電子交易記錄、通信記錄、登錄日志等信息;（4）文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件;（5）其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實的信息。但在實際工作中，檔案管理人員習(xí)慣性認為電子檔案僅指照片、視頻，忽視了其他數(shù)據(jù)信息的收集歸檔。

1.3 電子檔案收集歸檔過程的專業(yè)技術(shù)水平有待提高

一方面，檔案工作人員計算機信息技術(shù)水平參差不齊，缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化的培訓(xùn)學(xué)習(xí);另一方面，所配置的軟硬件系統(tǒng)及設(shè)備不齊或得不到有效利用。上述因素，都會影響電子檔案管理的質(zhì)量和效率。此外，高校即使經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)或新館建設(shè)后，包括數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、存儲備份系統(tǒng)、殺毒軟件、安全檢測工具等軟硬件設(shè)施相對齊全后，由于缺乏專人使用維護，也會導(dǎo)致其難以被充分利用，電子檔案收集無法完全到位。

1.4 電子檔案收集歸檔方法缺乏有針對性的統(tǒng)一規(guī)范

2016年國家發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》從“電子檔案系統(tǒng)、范圍、收集整理、編目、存儲備份、處置”等方面從總體上對電子檔案管理方法進行了統(tǒng)一，然而缺乏對高校檔案管理工作自身特點有針對性的管理規(guī)范，高校實際的電子檔案收集歸檔只能參照文書檔案歸檔的方式進行，制約了電子檔案收集歸檔的規(guī)范性。

2 高校電子檔案收集管理方法的改進思路

2.1 將電子檔案收集納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中

將檔案信息化納入高校信息化發(fā)展規(guī)劃中，保證檔案工作的投入，完善資源配置，從上至下提高電子檔案歸檔意識，實現(xiàn)從被動到主動，從無效到有效，從量少單一到豐富的轉(zhuǎn)變。此外，可依托學(xué)校制定檔案管理目標績效考核實施方案，將每年檔案歸檔情況納入績效考核細則中并實現(xiàn)量化評分。加強和改進黨政職能部門、院系檔案管理機構(gòu)的檔案收集工作，促使其工作規(guī)范化、標準化、制度化、科學(xué)化。

2.2 完善歸檔制度，擴大歸檔范圍并細化歸檔要求

在明確必須保證電子文檔憑證作用的前提下，歸檔范圍可參照紙質(zhì)文件執(zhí)行，同時要求電子文件的形成、積累、收集、鑒定、著錄、背景等信息的記錄也一并歸檔。參照國家有關(guān)檔案管理標準，結(jié)合高校自身情況，從電子文件的獲得途徑、類型、特點入手，以統(tǒng)一管理為原則，明確歸檔電子文件的管理機制，全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的著錄和組卷為主要內(nèi)容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護，以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗關(guān)，從而制定出包括電子文件的產(chǎn)生、整理、鑒定、歸檔、保護、利用等內(nèi)容的科學(xué)的管理規(guī)章制度。

2.3 豐富收集來源，提高檔案質(zhì)量

在條件允許的情況下，檔案管理部門應(yīng)鼓勵各部門各單位積極移交歸檔，并且基于“應(yīng)收盡收”的原則，豐富電子檔案的來源與范圍。檔案部門還可積極拓展思路，通過制作宣傳手冊或利用“6·9”國際檔案日等時機加強宣傳，普及電子檔案的有關(guān)知識與管理的法律法規(guī)，主動從各部門單位傳統(tǒng)來源之外的其他途徑收集征集電子檔案;檔案管理人員還可深入基層部門了解電子檔案形成保存情況，指導(dǎo)基層兼職檔案員有效歸檔;以豐富校史資料為契機，走訪校友、深入離退休教師中“淘寶式”搜集材料，可從幫助整理歸納私人保存的相關(guān)材料開始，鼓勵其捐贈或制作口述校史視頻等電子檔案;高校檔案部門還可考慮在配備相關(guān)攝影器材、人員的同時，與相關(guān)宣傳部門等協(xié)作，更多地參與到高校各項工作中，確保以更專業(yè)的檔案視角第一時間記錄下涉及學(xué)校各項活動的有效完整的電子文件。

2.4 依托數(shù)字化建設(shè)，完善檔案信息系統(tǒng)平臺建設(shè)

目前，電子檔案主要以離線歸檔即物理歸檔為主，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)向在線歸檔即邏輯歸檔轉(zhuǎn)變。邏輯歸檔需要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲管理服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等支撐。高校在開展檔案數(shù)字化工作的同時，應(yīng)將本校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)一并納入計劃范疇，加強檔案信息系統(tǒng)平臺開發(fā)建設(shè)，在推進檔案數(shù)字化的同時，實現(xiàn)電子文件檔案在線歸檔。

2.5 利用相關(guān)技術(shù)構(gòu)建安全屏障

針對電子檔案的易變、易改性，為保證其憑證作用，應(yīng)利用合規(guī)合法的措施及技術(shù)，保障電子檔案的安全及其憑證效力。應(yīng)利用區(qū)塊鏈技術(shù)的存證溯源、不可篡改性、分布式存儲等特點，將電子檔案安全保存，做到過程全備份，在線、離線備份，多套備份及異質(zhì)備份進行存儲。應(yīng)利用hash運算對檔案數(shù)據(jù)做完整性校驗計算，形成完整性校驗值，第一時間獲取電子檔案數(shù)字信息的特征值。應(yīng)進行數(shù)字簽名或加蓋時間戳，時間戳能夠自動在檔案數(shù)據(jù)上形成唯一的精確時間戳，也使相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)記入同一條時間鏈，還能對每一次檔案查詢、利用等行為按照時間順序自動記錄，及時留下利用痕跡。應(yīng)開展電子文件的四性檢測，即真實性、完整性、可用性、安全性檢測，確保電子檔案的真實、完整、可用、安全。

2.6 注重人才隊伍建設(shè)

高校人事部門在增補檔案人員時，可有意識補充具有系統(tǒng)的檔案學(xué)專業(yè)知識，同時具有一定計算機專業(yè)背景且具有良好的信息素養(yǎng)和信息技能的工作人員，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。高校檔案部門可考慮增設(shè)信息技術(shù)團隊，配備具有相關(guān)專業(yè)技術(shù)的人員，配合檔案管理人員完善電子檔案收集歸檔、檔案信息化建設(shè)、設(shè)備工具使用維護等工作。

高校檔案工作者應(yīng)適應(yīng)新時代的發(fā)展，改變觀念，創(chuàng)新工作方法，完善電子檔案的收集，提高檔案信息化建設(shè)水平，服務(wù)高校師生，助力高校發(fā)展。

參考文獻：

[1]向陽，吳廣平.檔案工作實務(wù)[M].2版.北京：北京大學(xué)出版社，2013.

[2]袁嘉欣，楊安榮.基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理應(yīng)用[J].中國檔案，2020（10）：28—30.

（作者單位：遵義醫(yī)科大學(xué)）