摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校財務(wù)檔案信息化管理呈現(xiàn)出載體多樣性、信息安全環(huán)境愈加復(fù)雜、工作制度與方式的政策性突出的特點，信息化管理方式所帶來的工作便利也給高校財務(wù)檔案管理工作提出更高要求。對此，該文從財務(wù)檔案信息資源、管理以及利用層面分析高校財務(wù)檔案信息化管理存在的問題，并提出對策，以供同人參考。

關(guān)鍵詞：高校;財務(wù)檔案;互聯(lián)網(wǎng)+;信息化

高校財務(wù)檔案體現(xiàn)了高校發(fā)展、壯大的真實歷程，同時也直接或間接地體現(xiàn)了高校各項活動運行的財務(wù)狀況，是高校管理者制定發(fā)展計劃、做出戰(zhàn)略決策最重要的參考依據(jù)之一，是高校教學(xué)、科研、日常管理等各項活動順利開展的基礎(chǔ)。此外，高校財務(wù)檔案也是體現(xiàn)高校是否遵守財經(jīng)紀(jì)律、是否存在違紀(jì)情況的直接憑證。[1 ]“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，網(wǎng)絡(luò)化傳輸、數(shù)字化存儲、集成化的管理平臺都給高校財務(wù)檔案信息化管理帶來新的思路。為提高高校財務(wù)檔案信息化管理水平，更好地遵守上級下達的各項財會制度，高校財務(wù)檔案管理部門應(yīng)進一步明晰“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案管理的特點、現(xiàn)狀及管理對策，為高校的發(fā)展提供良好條件。

1 互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校財務(wù)檔案管理的特點

1.1 載體多樣性

“互聯(lián)網(wǎng)+”在財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用是依托學(xué)校信息化開展的，其所面臨的管理環(huán)境、特點、流程和方式也取決于學(xué)校整體的信息化水平。相對于傳統(tǒng)的信息化管理，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下財務(wù)檔案的載體更加多樣。除常用的紙質(zhì)、磁盤、光盤等載體外，依托物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新興信息技術(shù)的存儲載體也更多。隨著我國社會信息化進程的不斷加快，電子發(fā)票、電子存根的效力得到保障，高校財務(wù)檔案管理越來越多地涉及到對數(shù)字化載體的審核與管理。[2 ]這也說明了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校財務(wù)檔案不僅呈現(xiàn)載體多樣性的態(tài)勢，每個載體的效力也在逐漸得到保證，要求了紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔。

1.2 信息安全環(huán)境愈加復(fù)雜

“互聯(lián)網(wǎng)+”為高校財務(wù)檔案管理帶來的巨大便利，主要體現(xiàn)在檔案資源管理和工作流程的改革上。數(shù)字化載體、網(wǎng)絡(luò)化傳輸以及自動化相應(yīng)大大拓展了財務(wù)檔案的管理與服務(wù)范圍，異地辦公、線上審核等財務(wù)檔案的前端應(yīng)用增多，財務(wù)檔案面臨著更多開放互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的安全問題?？陀^環(huán)境上包括物理層、鏈路層、傳輸層、網(wǎng)絡(luò)層等，如存儲載體自身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等條件的限制。主觀上包括對財務(wù)檔案的人為篡改、系統(tǒng)攻擊等。[3 ]這也提醒高校要充分重視財務(wù)檔案的信息安全管理，保障數(shù)據(jù)安全，加強財務(wù)管理系統(tǒng)的內(nèi)部控制。

1.3 工作制度與方式的政策性

相對于自由度相對較高的高校教學(xué)、科研和日常管理等活動來說，財務(wù)會計工作具有極強的政策性，這也要求了財務(wù)檔案的管理必須符合國家、省市以及高校等多個層面的管理政策與制度。無論是人工的審核與歸檔還是線上的調(diào)閱與保管，各項工作流程都要嚴(yán)格遵照相關(guān)制定執(zhí)行。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”下財務(wù)檔案的信息化管理要特別注意由于資源管理方式和工作流程改變而帶來的違規(guī)風(fēng)險。

1.4 檔案內(nèi)容的專業(yè)性

與其他業(yè)務(wù)類檔案有所不同的是，高校財務(wù)檔案有著極高的專業(yè)性。從內(nèi)容上看，高校財務(wù)檔案管理主要包括兩個方面：一是對財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)的管理。如單證賬表類、發(fā)放清單等。這一部分信息化管理的重點在于表單的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用則可以打通各部門之間的信息壁壘，建立統(tǒng)一的管理與共享平臺，大大提高核算憑證的規(guī)范性;二是財務(wù)收支票據(jù)類，如學(xué)生學(xué)費收據(jù)、助（獎）學(xué)金發(fā)放清冊、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)等，這一部分工作的重點在于將該類憑證進行數(shù)字化整合，提供便利的查詢與傳輸服務(wù)。[4 ]“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用則能夠建立一套高效的管理系統(tǒng)，更直觀地反映學(xué)校財務(wù)狀況與各類活動的經(jīng)濟過程，兩部分內(nèi)容上的專業(yè)性也要求了專業(yè)人才以及定制化信息系統(tǒng)的支持。

2 互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校財務(wù)檔案信息化管理存在的問題

2.1 財務(wù)檔案信息資源層面

財務(wù)檔案信息資源層面的問題主要是檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不足?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不應(yīng)追求所有細節(jié)的絕對統(tǒng)一，而是從系統(tǒng)和整體的角度實現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，應(yīng)更多地考慮到技術(shù)給管理與業(yè)務(wù)帶來的改變，以開放性的內(nèi)容適應(yīng)靈活的業(yè)務(wù)調(diào)整，以使基于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立的數(shù)據(jù)內(nèi)容能被開放地交換、復(fù)用和擴展。目前，很多高校對財務(wù)檔案垂直領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)較為完善，但與高校或其他單位協(xié)同管理與利用時的標(biāo)準(zhǔn)還不足，這也是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景財務(wù)檔案信息化管理亟需解決的問題。

2.2 財務(wù)檔案信息化管理層面

一是管理載體仍以紙質(zhì)文件為主?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字化載體的應(yīng)用更加廣泛，國家層面上也開始推行電子票據(jù)和電子財務(wù)管理。但目前，仍有很多高校存在重紙質(zhì)載體輕電氣文件的情況，具體表現(xiàn)為不承認(rèn)電子憑證效力、線上審核流程形同虛設(shè)等，嚴(yán)重影響了財務(wù)檔案管理效率;二是管理“頭輕腳重”。注重財務(wù)檔案的后續(xù)管理，而放松了前臺管理，包括原始憑證的填寫、審核等工作。部分高校疏于建立會檔案入庫前的審查監(jiān)督制度，導(dǎo)致前期財務(wù)檔案管理的薄弱。

2.3 財務(wù)檔案利用層面

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校信息化建設(shè)進一步深化發(fā)展，高校財務(wù)檔案具有極強的政策性、專業(yè)性和保密性特征，同時又受限于各類憑證的效力以及唯一性，因此其線上利用開發(fā)較為謹(jǐn)慎。高校財務(wù)檔案利用方式目前還較為單一，線上多局限于互聯(lián)網(wǎng)，而線下利用的審核與經(jīng)辦流程較為復(fù)雜，而且還容易出現(xiàn)年底集中辦理、業(yè)務(wù)量巨大，這也給財務(wù)檔案的信息化管理帶來壓力。

3 互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校財務(wù)檔案信息化管理的建議

3.1 完善標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，強化資源整合

3.1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案信息化管理的政策性和專業(yè)性等特點都對標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)提出更高要求。檔案部門應(yīng)準(zhǔn)確把握“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下財務(wù)檔案信息化管理的技術(shù)應(yīng)用趨勢，根據(jù)不同技術(shù)的特點有針對性地進行標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計。當(dāng)前，在技術(shù)方面應(yīng)用的較為廣泛的為云計算和大數(shù)據(jù)，集中在數(shù)據(jù)存儲與分析領(lǐng)域，在此方面應(yīng)著重考慮財務(wù)檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。此外，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案與其他業(yè)務(wù)檔案的整合利用頻繁，應(yīng)針對不同管理、不同類型以及不同平臺的檔案進行應(yīng)用層面的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計，促進多個主體間的協(xié)同利用。

3.1.2 在資源整合方面，針對財務(wù)檔案管理的內(nèi)容，加強對財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)的收集與管理，在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)上形成統(tǒng)一的清單模板并發(fā)放給各個二級學(xué)院或職能部門。定期對兼職檔案館員進行培訓(xùn)，強化其對財務(wù)檔案資源管理與收集的意識，著力提高其專業(yè)水平和管理意識。

3.2 健全管理制度，提升管理意識

3.2.1 建立完善的內(nèi)控制度。針對管理意識不足和財務(wù)檔案管理“頭輕腳重”的現(xiàn)狀以及“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案信息化管理面臨的全新信息安全環(huán)境，進一步明確和落實財務(wù)檔案管理的崗位職責(zé)，區(qū)分信息技術(shù)環(huán)境下新的不相容崗位，做到職責(zé)分明、權(quán)限清晰。根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境及技術(shù)特點，及時更新身份認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)，提升防火墻及防病毒能力。

3.2.2 建立流程化思維，對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案信息化管理的各項流程進行重構(gòu)，從計劃、執(zhí)行、檢查、改進的角度開展循環(huán)管理。該部門工作的重點在于對整體流程的優(yōu)化，包括財務(wù)檔案的前期和后續(xù)管理，將審查監(jiān)督制度貫穿財務(wù)檔案管理的各個方面，保證信息化管理持續(xù)推進。

3.2.3 加強常規(guī)管理制度的執(zhí)行。逐步確立電子憑證的認(rèn)證效力，加強線上審核的推廣與運用，從雙軌制運行逐步過渡到單軌制運行，以充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的管理效益。此外，在保管方面應(yīng)針對數(shù)字化資源的可復(fù)制性應(yīng)用新技術(shù)，去區(qū)塊鏈的分布式賬本和非對稱加密，保證每一次修改或調(diào)閱的留痕管理。

3.3 加強需求調(diào)研，豐富利用形式

3.3.1 加強前端需求調(diào)研。由高校財務(wù)處牽頭對當(dāng)前財務(wù)檔案前端應(yīng)用的利用情況進行綜合研判，形成可視化的數(shù)據(jù)報表，以此為基礎(chǔ)制定調(diào)查問卷，并由檔案管理部門委托兼職檔案館員進行各二級學(xué)院和職能部門的分發(fā)與回收?；诙糠治鼋Y(jié)果，運用層次分析法對各項利用需求的緊迫程度進行排序，制定財務(wù)檔案利用開發(fā)長期規(guī)劃。

3.3.2 依托“互聯(lián)網(wǎng)+”豐富利用形式。借助高校信息化建設(shè)的便利，推動財務(wù)檔案與高校其他信息服務(wù)的深度融合，提供面向用戶的信息化精準(zhǔn)服務(wù)功能。針對財務(wù)的憑據(jù)和票據(jù)兩大工作內(nèi)容創(chuàng)新財務(wù)檔案利用形式，包括檔案內(nèi)容查詢、個性化檢索等內(nèi)容服務(wù)以及在線審核、自動歸檔等流程服務(wù)。此外還應(yīng)充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)優(yōu)勢開發(fā)模塊化的定制服務(wù)，定期對利用情況進行量化分析，促進高校財務(wù)檔案利用的持續(xù)改進與發(fā)展。

參考文獻：

[1]談亞紅.新時期高校財務(wù)檔案管理優(yōu)化路徑探析[J].江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2020（01）：36—38.

[2]李二勇.高校財務(wù)共享服務(wù)平臺建設(shè)研究[J].廊坊師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2019，19（04）：66—69.

[3]徐光輝.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)檔案信息化管理[J].中國管理信息化，2019，22（19）：42—44.

[4]林祝娥.高校財務(wù)檔案管理存在的問題及優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：124+127.

作者簡介：方小麗（1969.06— ），大學(xué)學(xué)歷，海南醫(yī)學(xué)院計財處會計師，研究方向：高校會計檔案管理。