于雪

摘 要：面對新的形勢、任務(wù)和要求，黨校檔案工作存在一些工作不規(guī)范的問題，制約著檔案及檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、科研、管理中發(fā)揮有效的作用。我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待并深入研究黨校檔案工作不規(guī)范問題，采取多種切實有效的措施，解決體制不順、立卷歸檔不規(guī)范等問題，規(guī)范和提升黨校檔案管理工作，更好地為黨校工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新時代;檔案工作;黨校;規(guī)范;提升

進(jìn)入新時代，黨校檔案工作面臨全新的發(fā)展環(huán)境、工作任務(wù)和要求。面對新的形勢、任務(wù)和要求，黨校檔案工作還存在一些工作不規(guī)范的問題，直接制約著檔案及檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作中發(fā)揮積極的作用。我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待并深入研究黨校檔案工作不規(guī)范問題，采取多種切實有效的措施，解決這些問題，規(guī)范和提升黨校檔案管理工作，更好地為黨校工作及其發(fā)展服務(wù)。

1 解決管理體制不順問題，理順黨校檔案管理工作體制機(jī)制

體制不順，是制約黨校檔案工作的一個關(guān)鍵問題。主要是黨校檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體制不健全，一些涉及檔案工作的重大問題不能及時得到解決;檔案管理體制不順，未能實行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，存在分散管理檔案的問題;檔案管理制度不健全，一些檔案管理工作無章可循或者有章不循。體制問題是黨校檔案管理帶有根本性的問題，應(yīng)引起我們的高度重視，切實加以理順。

1.1 理順黨校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制

應(yīng)由校領(lǐng)導(dǎo)班子統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作，將其納入黨校工作的議事日程，安排一名副職主管檔案工作，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和校領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時研究解決工作中面臨的重大問題，保證對檔案工作的人力、財力、物力投入，確保檔案工作的正常秩序。

1.2 理順黨校檔案管理體制

應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理檔案的原則和體制，確保對全校檔案的集中統(tǒng)一管理。實行這種管理體制，就是將黨校的文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、學(xué)員檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等都集中到校檔案室統(tǒng)一管理，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，統(tǒng)一保管和保護(hù)，防止檔案分散和遺失。

1.3 理順黨校檔案工作組織機(jī)制

應(yīng)當(dāng)實行學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案室組織協(xié)調(diào)、各部門積極配合、教職工全員參與的學(xué)校檔案工作組織機(jī)制，使黨校各方面檔案工作都有人抓。應(yīng)建立黨校檔案工作組織協(xié)調(diào)體系，日常工作由校檔案室負(fù)責(zé)進(jìn)行總協(xié)調(diào)，各部門安排一名兼職檔案員，協(xié)助檔案室做好與本部門有關(guān)的檔案管理工作，完成相應(yīng)的本部門文件前期保管、整理歸檔、協(xié)助鑒定等項工作。

1.4 建立健全黨校檔案管理制度

應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，確保檔案管理各方面工作有章可循。建立黨校檔案管理制度，對黨校檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體制、管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)、保管要求等作出明確規(guī)定，明確檔案管理的總體框架和要求;制定黨校文件材料立卷歸檔制度，明確規(guī)定各類文件材料的歸檔時限、范圍和要求;制定檔案查閱利用制度，明確規(guī)定檔案利用的主體、權(quán)限、范圍、審批手續(xù)等事項;制定檔案安全保密制度，明確規(guī)定檔案保護(hù)、保密、安全保障要求。在此基礎(chǔ)上，認(rèn)真執(zhí)行這些制度，維護(hù)檔案工作的正常秩序。

2 解決立卷歸檔不規(guī)范問題，確保歸檔文件材料規(guī)范有序

歸檔工作不規(guī)范，是目前一些黨校檔案管理工作中存在的一個重要問題。如歸檔主體責(zé)任不明確、歸檔范圍不清楚、歸檔要求不明確等，直接導(dǎo)致黨校一些文件材料立卷歸檔不及時、歸檔文件材料不齊全完整、已歸檔的檔案雜亂無章，不便查考利用，必須加以規(guī)范。

2.1 明確黨校檔案歸檔范圍

歸檔范圍是黨校開展文件材料立卷歸檔工作，確保歸檔文件材料齊全完整的重要前提。應(yīng)根據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，在對黨校各方面工作所形成文件材料成分和內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上，制定黨校《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，以此作為收集、整理、歸檔黨校文件材料范圍的依據(jù)，確保歸檔文件材料齊全完整。

2.2 確保文件材料按期歸檔

應(yīng)明確黨校各類文件材料歸檔的具體時限，做到全校各類檔案及時歸檔，避免因拖延歸檔造成的檔案缺漏。每年6月底前整理歸檔上一年度文書檔案;每年第一季度整理歸檔上一年度教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、教師業(yè)務(wù)檔案;科技檔案在每項有關(guān)工作結(jié)束后，隨時或定期整理歸檔;每年3月底前整理歸檔上一年度會計檔案，并把保存一年的會計檔案移交校檔案室。

2.3 規(guī)范文件材料整理技術(shù)方法

規(guī)范有序，是檔案移交歸檔、保存管理、檢索利用的基本前提。應(yīng)明確各類檔案的分類方法，確保檔案分類科學(xué)合理。文書檔案和教學(xué)檔案一般采用年度——保管期限——問題（機(jī)構(gòu)）分類法，學(xué)員檔案一般采用年度——班次——姓氏分類法，科技檔案一般采用類別屬性分類法，會計檔案一般采用年度——保管期限——載體類型分類法。還應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》等檔案整理細(xì)則的規(guī)定，規(guī)范進(jìn)行檔案的排列、編號，使黨校檔案成為規(guī)范的整體。

3 解決教學(xué)科研檔案管理不善問題，為教學(xué)科研提供檔案支撐

重視文書檔案，忽視教學(xué)科研檔案，是當(dāng)前黨校檔案工作中存在的又一個重要問題。教學(xué)科研檔案其實是黨校檔案主體，長期被忽視，實屬不應(yīng)該。如教學(xué)、科研檔案長期在各教學(xué)部門，甚至教員手中保管，一些十分珍貴的教學(xué)科研檔案已經(jīng)遺失，給黨校檔案的有效保管和利用造成了非常不利的影響，應(yīng)當(dāng)盡快加以改變。

3.1 突出教學(xué)科研檔案地位

應(yīng)把教學(xué)科研檔案納入黨校檔案管理工作的突出位置，切實加強(qiáng)對黨校教學(xué)科研檔案的管理。在研究推進(jìn)黨校檔案工作時，應(yīng)首先考慮教學(xué)科研檔案管理工作，采取各項有力措施，確保黨校教學(xué)科研檔案有人管、管理標(biāo)準(zhǔn)和要求明確、歸檔的教學(xué)文件材料齊全完整、教學(xué)科研檔案保護(hù)管理措施到位、教學(xué)科研檔案利用高效便捷。

3.2 將教學(xué)科研檔案納入黨校檔案室統(tǒng)一管理

分散管理，是黨校教學(xué)科研檔案管理最重要、最緊迫的問題。各個黨校應(yīng)將教學(xué)科研檔案納入校檔案室的統(tǒng)一管理范疇，實行統(tǒng)一的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理要求和其他各項管理措施。黨校各教學(xué)、科研主管部門應(yīng)明確教學(xué)檔案管理的直接責(zé)任，在安排人員兼職管好教學(xué)科研檔案管理工作的同時，組織本部門有關(guān)人員和全體教師參與教學(xué)科研檔案管理工作，形成教學(xué)科研檔案管理良性協(xié)調(diào)配合機(jī)制。

3.3 普及教學(xué)科研檔案管理基本常識

教師全員參與教學(xué)檔案管理，需要教師了解教學(xué)檔案管理的基本知識和常識，這樣才能協(xié)助教學(xué)主管部門和檔案部門做好教學(xué)檔案管理工作。應(yīng)采用舉辦培訓(xùn)班、以會代訓(xùn)、舉辦講座等方式，使各位教師了解教師檔案的歸檔范圍、工作內(nèi)容和流程、需要配合的相關(guān)工作內(nèi)容及要求等，使大家對教學(xué)檔案管理方面的協(xié)調(diào)配合順暢有效。

4 解決檔案信息化滯后問題，加快推進(jìn)黨校檔案管理信息化建設(shè)

信息化建設(shè)滯后，是當(dāng)前黨校檔案管理工作面臨的又一個重大問題。主要是檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)滯后、硬件設(shè)施設(shè)備陳舊、檔案信息資源共享不足等，整個檔案管理工作還處在傳統(tǒng)落后的工作狀態(tài)。

4.1 將黨校檔案信息化建設(shè)納入黨校檔案工作重要議事日程

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和黨校教學(xué)信息化的發(fā)展，黨校檔案信息化建設(shè)不適應(yīng)教學(xué)信息化的問題日益突出，檔案數(shù)字化進(jìn)展遲緩、電子文件管理嚴(yán)重滯后，亟待改變。應(yīng)將檔案信息化納入黨校檔案工作重要議事日程，與教學(xué)信息化同步研究、同步推進(jìn)。

4.2 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)根據(jù)黨校檔案信息化建設(shè)的實際需要和有關(guān)檔案行業(yè)規(guī)范關(guān)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，開發(fā)符合黨校檔案管理實際的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，滿足開展黨校電子文件及檔案管理工作的需要。這個系統(tǒng)應(yīng)包括電子文件管理、文件材料在線立卷歸檔、電子文件分類排列編號、編目、檢索、日志管理等功能，滿足電子文件檔案管理的實際需要。

4.3 積極推進(jìn)黨校檔案數(shù)字化

應(yīng)全面推進(jìn)過去傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，把傳統(tǒng)載體檔案變成數(shù)字檔案。應(yīng)按黨校檔案的不同種類，分別建立檔案數(shù)據(jù)庫，將已數(shù)字化的檔案分別納入不同的數(shù)據(jù)庫。應(yīng)優(yōu)化檔案數(shù)字化工作流程，優(yōu)化各流程及環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢查，確保數(shù)字檔案與所對應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案保持一致，排列和編號一一對應(yīng)。

4.4 抓好黨校電子文件檔案管理

應(yīng)在抓好黨校存量載體檔案數(shù)字化的同時，抓好增量電子文件的管理。應(yīng)做好前端管理和控制，確保所形成的電子規(guī)范;應(yīng)對全校電子文件進(jìn)行登記管理，防止電子文件散失;應(yīng)實現(xiàn)電子文件的在線管理和歸檔;應(yīng)加強(qiáng)對電子文件管理的監(jiān)督，確保電子文件的真實、完整、可用和安全。

4.5 大力推進(jìn)檔案信息共享

應(yīng)在黨校檔案管理信息系統(tǒng)建立信息共享平臺，通過在線咨詢、在線檢索查詢、在線公布檔案、在線進(jìn)行檔案展覽等方式，共享檔案信息資源，讓黨校教職員工能夠更方便、更廣泛、更深入地查考利用黨校檔案，更好地助力黨校教學(xué)科研和管理的發(fā)展。

（作者單位：大安市委黨校）