文/北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學院 陳曉月 焦有權(quán) 楊林林

在高職院校辦公室管理中，印章使用是其中最基本、最頻繁也是最重要的一個辦公環(huán)節(jié)。印章，亦稱圖章，是印于文件上表示鑒定或簽署的文具。在高職院校中是二級單位進行教學、科研、日常管理工作及對外活動的重要憑證和承諾，其管理的重要性不言而喻。現(xiàn)階段高職院校的印章管理日趨規(guī)范，但其下屬的二級單位對于印章的使用管理規(guī)范程度仍存在疏漏，基于此，高職院校二級單位的印章管理規(guī)范化十分必要，下面對此項工作進行一些分析和思考。

一、二級單位印章管理現(xiàn)狀

（一）執(zhí)行力度不高，制度形同虛設(shè)。高職院校二級單位印章一般分為單位行政公章、黨總支章及領(lǐng)導人名章。單位行政公章一般保管存放在二級單位辦公室，由辦公室人員進行管理，黨總支章由黨總支進行管理，領(lǐng)導人名章由領(lǐng)導自行管理。大部分高職院校對印章管理作了相關(guān)規(guī)定，明確了印章的管理及使用范圍、審批權(quán)限，但在二級單位用章的執(zhí)行過程中，總會出現(xiàn)簡化程序、不按制度規(guī)定用章、唯領(lǐng)導是從的現(xiàn)象，對印章制度的執(zhí)行要求大打折扣。

（二）用章流程不明確，使用不規(guī)范。二級單位往往沒有規(guī)定明確的用章流程，在印章的使用過程中，常常出現(xiàn)由印章管理的辦公室人員根據(jù)經(jīng)驗及日常情況蓋章，甚至出現(xiàn)為了節(jié)省時間蓋“空白章”、用章不登記或登記不完全的情況，喪失了印章的權(quán)威性和責任性。

（三）維護不到位，印章存放過于隨意。二級單位日常用章范圍較廣，如各類上報信息文件、成績單及各類證明等，印章使用比較頻繁，為了減少麻煩，本應按保密要求妥善存放的印章常常會被放到未上鎖的抽屜里、柜子里，或者放到人人知道鑰匙的柜子里，甚至是被隨意擺放到桌面上，印章的安全無從保障。

二、加強二級單位印章管理的途徑

（一）強化責任意識，明確管理責任人。加強用章制度的建設(shè)，嚴格按照已制定的用章管理規(guī)定執(zhí)行用章管理，選擇政治素質(zhì)高、責任心強，有一定處事能力的人員擔任印章的保管人，對印章保管人進行一定的思想教育、保密教育及法律知識培訓，提高印章管理人員的責任意識和法律意識。定期組織印章使用制度的學習，讓印章管理人明確什么樣的章可以蓋、什么樣的章不能蓋、可以蓋的怎么蓋、蓋了章后怎么做等問題。

（二）加強使用規(guī)范，借助信息化細化用章流程。針對用章方式隨意、責權(quán)不明確，容易出現(xiàn)管理漏洞等問題，明確辦事規(guī)范，細化用章流程能夠起到立竿見影的效果，他能夠?qū)徟鷻?quán)、執(zhí)行人、申請方明確區(qū)分開來，保證了責權(quán)分離，從一定的程度上杜絕了隨意用章的現(xiàn)象，同時結(jié)合信息化手段來執(zhí)行具體用章流程，能進一步起到行之有效的結(jié)果。具體的用章流程見“圖1”。

圖1 用章流程圖

（三）提高保密意識，做好維護工作。二級單位要高度重視印章的保密工作，存放時要專人、專柜保管，不能放到人人觸手可及的地方，按照用章審批流程，對通過審批的用章文件才可蓋章，用章完畢后要及時收好，不能隨意擺放到桌面等不安全的地方。為了保證用印的清晰度，印章保管人要定期對印章進行維護，要使用專用印油，添墨時要少量均勻，要經(jīng)常清洗印章，輕拿輕放，用印時切忌蠻干，以保證用印字跡清晰、圖形完整。

隨著高職院校的不斷發(fā)展，二級單位各方面工作標準及要求不斷提高，堅持用章規(guī)范化是保障二級單位工作成果、工作內(nèi)容的有效性和嚴肅性的重要條件之一，我們應該在日常工作中以嚴謹?shù)膽B(tài)度不斷積累經(jīng)驗，積極探索更新更高效的工作方式和方法，以適應高職院校的不斷發(fā)展，結(jié)合實際更好地為師生提供服務(wù)。