韓仁瑞 范君君

摘 要：圍繞國家自然科學基金項目申請形式審查工作重點，一方面調(diào)查統(tǒng)計了近5年國家自然科學基金項目申請初審不予受理情況，另一方面以地方省屬高校為案例，從形式審查角度對2021年度國家自然科學基金項目申請存在的問題進行了梳理統(tǒng)計，通過對比分析國家自然科學基金委初審反饋情況和依托單位形式審查結(jié)果，建議依托單位從強化責任意識、加強人員培訓、實行分級審查和注重技術(shù)應(yīng)用等方面提高項目申請書的形式審查質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：國家自然科學基金;項目申請書;形式審查

中圖分類號：G322 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1673-260X（2021）07-0030-06

1 前言

國家自然科學基金（以下簡稱科學基金）在基金申請領(lǐng)域具有較高威望，對申請單位學科建設(shè)、人才培養(yǎng)、學術(shù)核心競爭力培育等工作具有重要意義[1]。獲得科學基金資助項目數(shù)和資助額度多少也成為衡量一個單位科研發(fā)展水平的常用指標[2]。雖然國家自然科學基金委員會（以下簡稱基金委）于每年1月中旬發(fā)布國家自然科學基金項目指南（以下簡稱申報指南），并詳細說明了項目申請規(guī)定、各學部資助領(lǐng)域和注意事項以及各類別項目申請的具體要求，各依托單位也制定相應(yīng)的形式審查標準，但每年仍有大量項目申請不予受理。2020年度，基金委在項目申請集中接收期間共接收各類型項目269671項，由于項目申請存在形式審查問題，初審不予受理項目申請達2137項[3]，給依托管理單位和項目申請人帶來了很大損失。因此，各高校都將項目申請的形式審查工作列為年度科學基金申請工作中的重中之重。

2 研究思路

科學基金項目申請形式審查工作是年度科學基金申報工作的重要環(huán)節(jié)，為了進一步降低科學基金項目申請初審不予受理數(shù)，提高項目申請質(zhì)量，本研究以地方省屬高校為案例，從形式審查實際工作出發(fā)，詳細記錄了2021年度科學基金項目申請形式審查工作中發(fā)現(xiàn)的各種問題，并進行分類統(tǒng)計，在調(diào)查統(tǒng)計近5年科學基金初審不予受理情況的基礎(chǔ)上，進行綜合分析，提出強化責任意識、加強人員培訓、實行分級審查和注重技術(shù)應(yīng)用等四個方面的工作建議，力求在依托單位申請書提交前解決各類“形式”問題，盡最大努力降低初審不予受理數(shù)量，減輕基金委初審工作負擔。

3 結(jié)果分析

3.1 近5年科學基金項目申請初審不予受理情況

基金委每年定期在官網(wǎng)上發(fā)布科學基金項目申請初審結(jié)果，內(nèi)容包括每年接收項目數(shù)和不予受理項目數(shù)。經(jīng)過統(tǒng)計，近5年基金委共接收各類項目申請1088932份，其中有16141份項目申請書因為各種形式問題初審不予被受理，平均不予受理比例為1.48%（表1）。由統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，近年來不予受理項目數(shù)呈逐年下降趨勢，2020年項目申請初審不予受理項目數(shù)最低，占項目總數(shù)的0.79%，這可能與基金委在試點部分類別項目無紙化申報有關(guān)，避免了紙質(zhì)申報材料初審產(chǎn)生的各種不予受理情況，但不予受理項目數(shù)仍占有一定的比例，不可忽視。

調(diào)查統(tǒng)計了近5年基金委不予受理的主要原因，排除紙質(zhì)材料審核要點，將排名前十的不予受理情況進行了匯總和排序（表2）。可以看出，排名前兩位的不予受理原因是“不屬于項目指南資助范疇”和“申請代碼或研究領(lǐng)域選擇錯誤”，占所有不予受理原因的41.67%，是項目申請形式審查工作的重要內(nèi)容，也是難點內(nèi)容。受專業(yè)領(lǐng)域和學科領(lǐng)域限制，給科研管理工作者帶來了很大挑戰(zhàn)，尤其是許多項目申請的研究內(nèi)容涉及多個學科，研究領(lǐng)域的選擇難以把握，極有可能導致選擇不準確[4]。其他不予受理原因中，各種證明材料、研究計劃與研究期限和簡歷內(nèi)容等信息的審查比較直觀，通過技術(shù)手段一般能達到快速、準確審核的目的。

3.2 2021年度依托單位科學基金項目申請形式審查情況

3.2.1 形式審查指標體系構(gòu)建

根據(jù)2021年度科學基金申報指南、基金委相關(guān)管理辦法、填報說明與撰寫提綱和簡歷模板格式規(guī)范，以科學基金項目申請書為框架，構(gòu)建了科學基金項目申請形式審查指標體系（圖1）。指標體系合計設(shè)立6個一級指標、25個二級指標，內(nèi)容涵蓋了科學基金項目申請書基本信息部分、項目組主要參與者、經(jīng)費預(yù)算、報告正文、人員簡歷和附件材料等六個部分。

3.2.2 形式審查結(jié)果

按照計劃安排，形式審查工作實行項目申請人初審、二級單位工作人員復審、學?？蒲泄芾砣藛T終審三級審查機制，對某地方省屬高校224份科學基金申請書進行了形式審查。對照上述形式審查指標體系，采用系統(tǒng)反饋、電話溝通、網(wǎng)絡(luò)交流等方式將形式審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題反饋給項目申請人，項目申請人根據(jù)修改意見重新修改提交項目申請書，學?？蒲泄芾砣藛T終審無誤后將申請書提交至基金委。由于不方便記錄項目申請人初審和二級單位工作人員復審反饋內(nèi)容，僅對學?？蒲泄芾砣藛T終審過程均進行了詳細記錄，主要記錄了申請人基本信息、申請書退回次數(shù)和申請書退回原因等內(nèi)容。

調(diào)查統(tǒng)計了該地方省屬高校2021年度科學基金項目申請人合計224人，其中青年科學基金申請人106人，面上項目申請人118人。高級、中級、初級職稱申請人分別為123人、69人和32人，所占比例分別是54.91%、30.8%和14.29%。博士、碩士、學士學位申請人分別為114人、104人和6人，所占比例分別是50.89%、46.43%和2.68%（表4）。

退回次數(shù)方面，各類項目申請書退回修改總次數(shù)為581次，平均每份申請書退回修改2次以上。根據(jù)記錄顯示，沒有進行退回修改操作的項目申請有14項，僅占申請書總數(shù)的6.25%，退回次數(shù)在5次（含5次）以上的項目申請合計有23項，占項目申請總數(shù)的10.27%。從項目類別來看，面上項目退回次數(shù)較多，合計為365次，占總退回修改次數(shù)的62.82%，平均每份申請書退回3次。從申請人職稱來看，高級職稱申請人較多，合計123人，申請的項目類別主要是面上項目，各類項目申請書退回修改359次，占總退回修改次數(shù)的61.79%。由此可見，高級職稱申報的面上項目是形式審查工作的主要內(nèi)容。

退回原因方面，對照形式審查指標體系，調(diào)查統(tǒng)計得到各類退回原因合計21個，按照存在問題的申請數(shù)量倒序?qū)⑴琶笆耐嘶卦蜻M行梳理如下（表5），由下表可以看出，排名第一的是教育/工作經(jīng)歷和主持/參與項目情況填寫存在問題，有87份申請書出現(xiàn)類似情況，大多數(shù)申請書是因為申請人未按照相應(yīng)的格式要求填寫，小部分存在漏填、填寫信息不完整或與項目組參與者職稱等信息前后不一致情況;排名第二的是代表性研究成果和學術(shù)獎勵情況填寫存在問題，有85份申請書出現(xiàn)類似情況，主要原因是許多申請人沒有認真對照簡歷格式要求，直接復制知網(wǎng)或萬方數(shù)據(jù)庫等平臺參考文獻內(nèi)容，沒有修改文獻格式;排名第三的是附件材料中上傳的代表性論著存在問題，存在問題的57份項目申請中，有23項沒有上傳代表性論著，占項目申請總量的10.27%，尚有一部分上傳的代表性論著數(shù)量不足或上傳的文件錯誤;排名第四的是項目申請人主持科研項目填寫信息不規(guī)范，沒有嚴格按照格式要求書寫相關(guān)內(nèi)容，或者填寫的內(nèi)容格式符合規(guī)范，但表達的含義與實際情況存在較大出入。例如，不少教師主持的省自然科學基金項目，資助機構(gòu)部分應(yīng)填寫“安徽省科學技術(shù)廳”，實際形式審查過程中發(fā)現(xiàn)該部分填寫的資助機構(gòu)有“安徽省”“科技廳”“教育廳”或“省科協(xié)”等，均責令退回修改。另外，該部分內(nèi)容最終會在項目申請書申請人簡歷中顯示，和參與人簡歷中主持/參與項目情況填寫要求一致，區(qū)別在于填寫位置不同。除以上退回原因外，仍有較多項目申請書存在預(yù)算說明表述不規(guī)范、報告正文填寫不完整或參與人簡歷填寫不規(guī)范等問題。

3.3 對比分析

通過對比基金委初審和依托單位形式審查反饋排名結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)兩者存在一定的相同點和不同點。

3.3.1 相同點

依托單位形式審查發(fā)現(xiàn)的項目申請中，年度研究計劃與研究期限不一致、申請人或主要參與者填寫的信息前后不一致的情況，在基金委初審過程中仍然是重要檢查內(nèi)容且為數(shù)較多;雖然在依托單位形式審查過程中發(fā)現(xiàn)少數(shù)項目申請未上傳推薦信、導師同意函、知情同意函等證明材料，但在基金委初審過程中仍發(fā)現(xiàn)有較多項目申請不符合要求。

3.3.2 不同點

從形式審查時間來看，依托單位形式審查工作時間主要消耗在項目申請?zhí)顚懯欠褚?guī)范方面，尤其是簡歷模板和簡歷內(nèi)容的填寫，如教育/工作經(jīng)歷、主持/參與項目情況、代表性研究成果和學術(shù)獎勵情況等內(nèi)容填寫都有固定格式，申請人填寫時如不仔細對照格式要求，極易出錯。

從基金委初審不予受理原因排名來看，項目申請是否屬于項目指南資助范疇和申請代碼的填寫是否正確是基金委審查的首要內(nèi)容，研究領(lǐng)域的選擇直接決定項目申請的后期評審流程，申請代碼填寫錯誤意味著該項目申請不在該領(lǐng)域資助范疇內(nèi)，無須審查申請書其他內(nèi)容，直接不予受理項目申請。此外，申請人是否具有申報資格、相關(guān)申報證明材料是否齊全也是基金委初審主要內(nèi)容。

從工作流程來看，依托單位形式審查工作是基金委初審的前期準備，依托單位形式審查工作質(zhì)量的高低決定了基金委初審工作量的大小，基金委初審反饋內(nèi)容可以作為依托單位提高形式審查工作質(zhì)量的決策參考，但不能簡單地將基金委初審不予受理原因替代項目指南作為依托單位形式審查工作的主要評判標準。

4 對策建議

通過對近5年基金委初審反饋意見和依托單位形式審查結(jié)果進行梳理分析，依托單位形式審查工作依舊任重道遠。如何進一步做好形式審查工作，提高項目申請質(zhì)量，建議從以下幾個方面采取措施。

4.1 強化責任意識，實行項目申請責任制

依托單位要認真履行職責，進一步加強形式審查工作力度，在基金申請過程中精心組織、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，避免通過下指標、發(fā)獎勵等方式出現(xiàn)項目申請“重申請、輕管理”“重數(shù)量、輕質(zhì)量”狀況[5]，嚴把項目申請質(zhì)量關(guān)，從“教育、引導、規(guī)范、監(jiān)督、懲戒”五個方面構(gòu)建依托單位科研誠信建設(shè)體系[6]，明確項目申報各審核環(huán)節(jié)人員職責，簽訂項目申請責任書，進一步加強對申請人的申請資格審查，確保申請材料的真實性、完整性和合規(guī)性。對項目申請過程中玩忽職守、糊弄應(yīng)付、弄虛作假的人員，應(yīng)根據(jù)依托單位科研誠信建設(shè)體系按問題程度給予通報或懲處，以案警示，提醒項目申請人和管理人員嚴肅、嚴格、嚴謹對待形式審查工作。

4.2 結(jié)合申報指南，做好項目申請全方位培訓工作

科學基金項目申請書填報內(nèi)容量大、涉及面廣、規(guī)范性強，為了進一步幫助項目申請人完成申請書撰寫，減輕申請人工作負擔，依托單位管理部門要做好四個方面的培訓工作。（1）政策宣講。圍繞科學基金申報指南內(nèi)容和相關(guān)管理辦法，舉辦政策宣講報告。（2）申請書撰寫輔導。圍繞申請書內(nèi)容撰寫和在線填報要求，可以邀請科學基金領(lǐng)域權(quán)威專家，圍繞申請書撰寫方法與技巧，對項目申請人進行輔導，并安排科研管理人員針對申請書線上填報流程和注意事項開展培訓。（3）同行專家點評。同行專家點評是提高項目申請書質(zhì)量的主要途徑之一，建議依托單位邀請相同學科領(lǐng)域的科學基金評審專家對項目申請書進行深度的點評與指導。（4）形式審查培訓。對照依托單位形式審查指標體系，面科研管理人員和廣大項目申請人，尤其是高級職稱申請人，對形式審查工作主要內(nèi)容進行深入培訓。以上各方面培訓工作基本上涵蓋了項目申請全過程，有利于項目申請人多角度完善項目申請書，提高申報質(zhì)量。為了加強學習培訓效果，建議依托單位在每次培訓時，制作培訓手冊和相關(guān)知識問答題冊，并要求參會人員填寫反饋，從而加深對培訓內(nèi)容的理解。

4.3 注重系統(tǒng)應(yīng)用，建立線上三級形式審查機制

首先，借助科學基金管理系統(tǒng)功能，依托單位管理員可以為依托單位所轄院系所管理員開通審核管理權(quán)限，設(shè)置院系所管理員賬號，添加項目申請人賬號，從而在項目申請系統(tǒng)管理流程中建立三級用戶體系。其次，形式審查指標體系是項目申請是否符合申報指南規(guī)定的主要判斷標準，是能否通過基金委初審的決定因素，依托單位管理部門要根據(jù)當年的申報指南和相關(guān)管理辦法制定形式審查通用標準，院系所管理員再根據(jù)本單位所轄申請人研究領(lǐng)域和基金委各學部的具體要求對形式審查標準進行充分完善，形成本院系所特有的一套形式審查指標體系。最后，對照形式審查指標體系，項目申請人完成自查后，將項目申請書提交至院系所管理員，由所在院系所管理員復審，最后經(jīng)依托單位管理員終審后提交至基金委。

4.4 加強分工協(xié)作，注重形式審查技術(shù)應(yīng)用

科學基金申請書形式審查要點多，工作量大，機械式的審核工作容易使工作人員身心疲勞，容易遺漏審核要點，影響審核質(zhì)量。受協(xié)同辦公思想啟發(fā)，借助一定的技術(shù)手段，加強形式審查人員分工協(xié)作，可以有效提高形式審查工作效率和質(zhì)量。

4.4.1 工作思路

按照項目申請書內(nèi)容結(jié)構(gòu)，設(shè)計科學基金項目申請書形式審查任務(wù)分工表（表6），表格內(nèi)容主要包括項目名稱、項目類別、申請人姓名、任務(wù)完成情況和審核意見等內(nèi)容。其中，依托單位管理員可通過科學基金管理系統(tǒng)導出項目名稱、項目類別和申請人姓名，任務(wù)完成情況和審核意見需要形式審查工作人員手工填寫。任務(wù)完成情況可以細分為分為五個子任務(wù)，根據(jù)現(xiàn)有工作人員數(shù)量，每個子任務(wù)可以分別安排給一位工作人員，也可以將某幾個子任務(wù)安排給一位工作人員。分工表制作完成后，可通過當前主流分檔共享軟件（如騰訊文檔等）進行在線協(xié)同分享、編輯，每位工作人員審核完成一項任務(wù)后，如果沒有發(fā)現(xiàn)問題，可將該任務(wù)對應(yīng)的單元格填充為深灰顏色或其他統(tǒng)一顏色，否則在反饋意見中填寫修改意見，不做填充操作，編輯結(jié)果會實時地展現(xiàn)在各工作人員電腦屏幕中。待五項任務(wù)都完成后，由指定人員將該項目申請書提交至基金委審核。

4.4.2 注意事項

科學基金項目申請書中基本信息部分與簡歷、附件材料、報告正文等內(nèi)容均存在不同程度的邏輯關(guān)系，實際形式審查過程中，應(yīng)首先完成基本信息內(nèi)容的審查，再進行參與者列表和簡歷內(nèi)容的檢查，經(jīng)費預(yù)算、報告正文和附件材料可以放在最后審查。

4.4.3 技術(shù)應(yīng)用

對照形式審查指標體系，可以充分利用各類辦公軟件，提高審核效率與準確率。（1）匯總項目申請基本信息。使用依托單位管理員賬號下載依托單位當年申請項目人員信息EXCEL表，通過EXCEL軟件篩選功能，可以快速檢查基本信息部分中申請代碼、參加人員單位、職稱和學位等內(nèi)容填寫是否準確。（2）建立形式審查搜索關(guān)鍵詞句庫。根據(jù)任務(wù)分工和申請書內(nèi)容結(jié)構(gòu)，建立形式審查檢索關(guān)鍵詞句庫，如報告正文部分中設(shè)置的相關(guān)關(guān)鍵詞包括：“報告正文”“年度研究計劃”“預(yù)期研究結(jié)果”和“申請人和項目組主要參與者”等。（3）軟件校對。下載所有項目申請書，并按任務(wù)分工表進行申請書排序，使用PDFbinder軟件合并項目申請書，用CAJViewer軟件打開合并后的項目申請書，根據(jù)前面已建立的關(guān)鍵詞庫和CAJViewer軟件檢索功能，逐條進行查找核對，并將核對結(jié)果在任務(wù)分工表中進行標記或填寫，最后將反饋意見整理完畢后發(fā)送給項目申請人，由項目申請人重新進行修改提交。

5 結(jié)語

形式審查工作不僅是科學基金項目申請通過基金委初審的前提條件，而且是提高項目申請質(zhì)量的重要手段。依托單位要強化責任意識，建立科學合理的形式審查指標體系，做好項目申請形式審查培訓，注重形式審查工作中信息化技術(shù)應(yīng)用，多措并舉，有組織、有計劃地做好形式審查工作，不斷提高科學基金申報工作水平。

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