李彩霞

摘要：檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是非常重要 的，檔案作為一種無(wú)形的資產(chǎn)影響著 企業(yè)的整體發(fā)展，同時(shí)對(duì)企業(yè)的管理 運(yùn)營(yíng)也具有重要的意義，當(dāng)前各個(gè)領(lǐng) 域?qū)n案的管理工作不太重視，沒(méi)有 從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性， 同時(shí)每個(gè)企業(yè)對(duì)檔案管理的水平也存 在不同，管理水平參差不齊，存在許 多的漏洞和不足，這樣會(huì)阻礙企業(yè)未來(lái)發(fā)展。收集整理是檔案后期開(kāi)發(fā)利用的重要基礎(chǔ)。只有做好檔案收集整理工作，后期檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用才有保障。

關(guān)鍵詞：收集整理;檔案研究;策略研究

檔案收集是指檔案管理部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案收集范圍內(nèi)的相關(guān)部門(mén)和單位所形成各類(lèi)有價(jià)值的檔案材料進(jìn) 行查找、匯集的過(guò)程。當(dāng)前部分基層單位在檔案收集整理工作中還存在重視程度不足、執(zhí)行和操作出現(xiàn)偏差等問(wèn)題，需要引起我們的重視，采取有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，及時(shí)加以解決，推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展。

一、當(dāng)前檔案收集整理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

檔案收集整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，雖然國(guó)家已經(jīng)針對(duì)檔案收集整理工作出臺(tái)了相關(guān)法規(guī)細(xì)則，但在具體落實(shí)過(guò)程中存在一些問(wèn)題，直接制約了檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)利用。

1.檔案收集不完整

檔案資料收集不全而缺少必要材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一些單位檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案收集把關(guān)不嚴(yán)，未嚴(yán)格落實(shí)檔案歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定和制度，將一些必須歸檔的檔案作為一般材料處理，并沒(méi)有納入到檔案收集范圍之內(nèi)。一些單位對(duì)于檔案收集工作重視不夠，檔案收集馬馬虎虎，有的 常見(jiàn)的檔案資料都沒(méi)有收集齊全。特別是在單位人事考察 和干部調(diào)動(dòng)時(shí)，由于檔案內(nèi)容不全，不僅影響干部提拔和 人事調(diào)動(dòng)，由于也需要檔案部門(mén)迅速補(bǔ)齊相關(guān)檔案，工作人員不得不為此焦頭爛額———不僅影響了檔案工作的正常開(kāi)展，也影響了檔案部門(mén)的形象。

2.檔案整理不規(guī)范

雖然國(guó)家針對(duì)檔案整理出臺(tái)了各項(xiàng)制度、辦法及細(xì)則，檔案部門(mén)也針對(duì)檔案整理出臺(tái)了配套措施，但仍然有基層檔案管理部門(mén)在檔案整理過(guò)程中并沒(méi)有嚴(yán)格按照各項(xiàng)制度和技術(shù)要求加以落實(shí)，檔案材料排列無(wú)序，卷內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，檔案材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號(hào)，很多檔案材料“眉毛胡子一把抓”，缺少重點(diǎn)。在材料鑒定方面，歸檔材料鑒定缺失，部分檔案材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定，缺少關(guān)鍵要素，很多檔案材料缺少公章、意見(jiàn)、簽名、時(shí)間等。由于關(guān)鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實(shí)性，相關(guān)人員不得不重新對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)錄，不僅耽誤了時(shí)間，也影響檔案管理后續(xù)工作的開(kāi)展。

二、檔案收集整理工作中常見(jiàn)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視檔案收集整理工作，明確檔案收集整理工作的價(jià)值和意義，采取積極有效的應(yīng)對(duì)策略， 推進(jìn)檔案收集整理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)一步提升檔案質(zhì)量。

1.堅(jiān)持檔案收集整理工作的基本要求

檔案收集的基本要求。在檔案收集工作實(shí)踐中，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案收集的相關(guān)要求，盡量保證檔案收集的完整性和系統(tǒng)性，確保所收集檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確。特別是面對(duì)復(fù)雜錯(cuò)綜的檔案收集工作時(shí)，一定要耐心細(xì)致，確保檔案收集不遺漏、不偏差。

檔案整理的基本要求。整理過(guò)程中既要遵循檔案整理的相關(guān)要求，也要對(duì)檔案內(nèi)容的真假進(jìn)行辨別，有疑問(wèn)的及時(shí)考證。按照分類(lèi)細(xì)化的原則對(duì)檔案資料進(jìn)行組合和編目，確保檔案整理工作的系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性和有序性。應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)合作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)有 效，分類(lèi)整理科學(xué)合理、符合實(shí)際。

2.完善檔案收集整理工作制度

應(yīng)結(jié)合檔案收集整理工作出現(xiàn)的新情況新問(wèn)題，進(jìn)一步完善檔案收集整理工作制度。進(jìn)一步細(xì)化明確檔案的收 集時(shí)間、收集范圍、保管期限、注意事項(xiàng)等，為檔案收集整理工作開(kāi)展提供制度依據(jù)。同時(shí)，檔案形成部門(mén)也應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，明確具體責(zé)任分工，認(rèn)真落實(shí)相應(yīng)的配套 措施及配合收集工作任務(wù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)加大對(duì)收集整 理工作制度的落實(shí)力度，確保各個(gè)部門(mén)都嚴(yán)格按照相關(guān)制 度落實(shí)檔案收集整理任務(wù)。此外，檔案管理部門(mén)也應(yīng)該加 大對(duì)各個(gè)部門(mén)兼職檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提 升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，為檔案收集整理工作開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的組織人力基礎(chǔ)。

3.建立差異性收集機(jī)制

在檔案收集整理工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)避免“眉毛胡子一把抓”現(xiàn)象，正確地看待檔案收集整理工作的差異性，明確不同類(lèi)型的檔案應(yīng)采取不同的收集方式方法。特別是很多部門(mén)在工作性質(zhì)和檔案類(lèi)型上會(huì)存在明顯的差異，這就需要結(jié)合檔案收集整理工作實(shí)際，制定差異性歸檔工作機(jī) 制。例如文書(shū)檔案可以按照月電子歸檔+年度紙質(zhì)歸檔模 式，文書(shū)檔案生成部門(mén)可以每月將電子檔案目錄提交給檔 案管理部門(mén)，讓檔案管理部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案形成部門(mén)的工作有具體的了解，在年終時(shí)移交所有的紙質(zhì)實(shí)體檔案，提升檔案工作的精準(zhǔn)度和系統(tǒng)性。而對(duì)于科研檔案和基建檔案而言，應(yīng)該按照科研項(xiàng)目和基建工程的進(jìn)程及時(shí)歸檔，并 明確歸檔渠道，落實(shí)好歸檔責(zé)任人。這樣采取差異性的收集機(jī)制，不僅能夠提升檔案收集效率，同時(shí)也有利于后續(xù)檔案管理工作的開(kāi)展。

4.發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了階段性成就，各地檔案部門(mén)也充分運(yùn)用信息化手段完善了檔案信息收集平臺(tái)。 在此背景下，應(yīng)該繼續(xù)發(fā)揮信息化手段的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，建立檔案信息化收集渠道，實(shí)行預(yù)歸檔機(jī)制，檔案形成部門(mén) 可以將每月生成的檔案以電子文件目錄的形式上傳到檔案管理系統(tǒng)，為年終統(tǒng)一歸檔做好準(zhǔn)備。同時(shí)檔案管理部門(mén) 也可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)各個(gè)部門(mén)的歸檔情況有全面了解，進(jìn)而更加精準(zhǔn)地掌握檔案流向，提升檔案收集的精準(zhǔn)性。此外，檔案部門(mén)也應(yīng)主動(dòng)作為，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，深入檔案形成部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)檔案工作情況進(jìn)行系統(tǒng)檢查和督導(dǎo)。檔案收集整理工作是檔案后續(xù)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，檔案機(jī)構(gòu)及其工作人員應(yīng)樹(shù)立認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度，運(yùn)用科學(xué)有效的工作方法開(kāi)展檔案收集整理工作，切實(shí)將其做好。

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